Организация совместной работы с документами в распределенной организации. Учебное пособие

образом, под технологией доступа будем понимать набор технических средств, призванный обеспечить сохранность, повысить доступность и создать условия для работы с информацией в виде, удобном для пользователя

Приведенные определения позволяют определить различия между доступом к документам посредством программного обеспечения электронной библиотеки и поисковой машиной сети Internet. При формировании базы данных электронной библиотеки происходит отбор информационных ресурсов, снабжение их метаданными, формирование системы ключевых слов, структура и содержимое контролируется сотрудниками библиотеки, что позволяет значительно сократить объем информации, которую должен воспринять и обработать пользователь при работе с системой и структурировать ее по следующим уровням детализации:

1.дерево ресурсов библиотеки;

2.метаданные о документах;

3.отреферированный документ.

Таким образом, можно определить технологию доступа к документам как сложную систему, включающую три обязательных компонента:

Пользователи системы

1.Модуль доступа к документам

2.Хранилище документов

Такое представление системы определяет необходимость учета всех трех составляющих при формулировке требований к технологии доступа (рис. 1).

41

специалистов и остаточного принципа их финансирования.

Высокая заинтересованность в возможностях технологий открытых архивов вследствие потребности в обмене информацией о последних научных достижениях.

Потребность в инструменте, обеспечивающем широкие возможности по разграничению доступа к персональным документам сотрудников,

являющимися результатом их работы.

На основании проведенного анализа технологий доступа к документам и особенностей работы с информационными ресурсами в научно-исследовательской организации, сформулируем следующие основные требования к технологии доступа к документам:

1.Открытость и расширяемость. Данное требование призвано обеспечить мультиплатформенность и расширить возможности работы с информационными ресурсами различных поставщиков информации. Обеспечивается использованием протоколов семейства Z39.50, формата библиографических данных RUSMARC и открытых Web-технологий.

2.Простота управления. Обеспечивается применением модульной структуры работы систем, объединенных общими информационными процессами, используемыми технологиями и централизованным способом доступа к ресурсам – единым информационным окном. Модульный принцип построения также позволяет повысить отказоустойчивости системы, сократить время ее разработки и упростить дальнейшее развитие.

43

3.Децентрализованный принцип хранения и управления доступом к документам

4.Интегрируемость. Обеспечивает группировку ресурсов различных коллекций документов.

5.Внедрение метаданных для документов и обеспечение многофункционального поиска по ним.

6.Внедрение единого формата хранения документов, позволяющего выполнять семантический и синтаксический его содержимого.

7.Вариативность форматов вывода на экран результатов поиска документов.

8.Возможность формирования заявки на предоставление доступа к документу с последующей его оцифровкой (если требуется) и пересылкой абоненту.

Разработка технологической модели доступа к документам

Информация, содержащаяся в системе, может быть разделена на следующие две группы:

условно-постоянная информация (метаданные, документы и правила их группировки);

условно-переменная информация (поисковые запросы пользователей, заказы документов и т. д).

Сучетом определённых выше требований к технологии доступа, можно построить общую логическую схему технологии доступа к документам (см. рис. 2), выделить основные модули системы и информационные потоки.

В состав входного информационного потока входят:

информация о поисковом запросе пользователя;

сведения о коллекциях документов и выбранном пользователем их наборе;

44

метаданные и ресурсы, подлежащие хранению.

Рисунок 2. Логическая схема технологии доступа к документам

В состав выходной информации входят полные тексты искомых документов в электронной форме или сведения о способах получения доступа к документу, если доступ не может быть предоставлен немедленно.

При описании логической схемы технологии, различают следующие два типа модулей:

функциональные, реализующие информационные процессы;

хранилища данных или информационные ресурсы. Функциональные модули характеризуются

однородностью применяемых для их создания информационных технологий, средств реализации и контингентом специалистов, осуществляющих работу с ними.

45

Среди информационных ресурсов различают следующие два основных типа:

Документы.

Описательные метаданные документов.

Основные функциональные модули технологии

Единая точка доступа. Позволяет воплотить идеологию «единого окна» доступа к ресурсам и является пользовательским интерфейсом для осуществления доступа к ним. Логическая схема информационных потоков изображена на рисунке 3.

Рисунок 3. Логическая схема модуля «точка доступа»

Точка доступа оперирует тремя информационными потоками:

46

1.Запросы пользователей.

2.Массивы метаописаний.

3.Запросы на получение требуемых документов. Поисковая система. Одним из основных требований к

информационной поисковой системе является возможность осуществления распределенного поиска по массивам метаданных, глобальной сети Интернет.

Логическая схема модуля, представленная на рисунке 4, содержит два функциональных блока и базу данных IR-Explain описаний массивов метаданных. Основные информационные потоки модуля:

1.Запросы пользователей.

2.Информация о массивах метаданных.

3.Лингвистическое обеспечение поиска.

Рисунок 4. Логическая схема модуля поисковой системы

47

База данных IR-Explain – специальное средство, содержащее метаописание массивов данных – является неотъемлемой частью протоколов, для извлечения данных использует инструменты Z39.50, и поэтому отнесено также к поисковому модулю системы по признаку общности используемых программных средств.

Формирование метаданных. Модуль формирования метаданных предназначен для обработки полных текстов документов перед размещением их в хранилище. В процессе обработки документа блоком формирования метаданных создается вторичный информационный ресурс, называемый библиографическим описанием документа.

Рисунок 5. Логическая схема модуля формирования метаданных

48

Модуль содержит три функциональных блока и обслуживает следующие потоки информации (рис. 5):

Формирование описательных метаданных в формате MARC.

Формирование метаданных в формате Dublin

Core.

Доставка. Работа модуля доставки зависит от вида требуемого документа и прав доступа к нему.

Рисунок 6. Логическая схема модуля доставки

Логическая схема модуля, представленная на рисунке 6, содержит функциональные блоки модуля и определяет следующие информационные потоки:

49

Доставка электронного документа.

Доставка электронного документа с ограничениями в доступе.

Доставка печатного документа пригодного для оцифровки.

Если документ существует только в печатном виде и не может быть конвертирован, то в точке доступа просто отсутствуют средства вызова модуля доставки. Но в окне результатов имеется информация о наличии или отсутствии документа по месту его хранения. Для обеспечения этой функции необходим полный электронный каталог печатных документов хранилища, и реализована функция электронной книговыдачи с регистрацией факта выдачи в метаданных.

Выводы

Таким образом, модель информационных процессов технологии доступа к документам можно представить как взаимосвязанный комплекс функциональных модулей (рис. 7).

Разбиение на модули определяется функциональностью

ииспользуемым в каждом из них программным обеспечением. Использование распределенного хранилища документов

иметаданных, а также объектной модели документа дает возможность сформировать описание широкого набора документов. Универсальность используемой модели данных позволяет варьировать программное обеспечение модулей, создавая желаемые сочетания.

50