Внутренний контроль и аудит. Теория и практика применения в финансово-хозяйственной деятельности организации. Монография
.pdfмобилизующую. Обеспечивает рациональное и целевое использование имеющихся средств и ресурсов для достижения поставленной цели;
воспитательную. Приобщает людей к управлению производством, воспитывает у работников потребность соблюдения законодательства и исполнения своих должностных обязанностей.
Перед контролем стоят следующие основные задачи:
укрепление правопорядка, государственной и финансовой дисциплины; обеспечение сохранности принадлежащего организации имущества; достижение целевого и рационального использования средств, нахо-
дящихся в распоряжении организации; выявление и использование резервов повышения эффективности
производства; выявление путей совершенствования работы организации.
Одной из разновидностей контроля является внутренний контроль организации.
Внутренний контроль организации - это осуществление субъектами организации таких действий, как:
определение фактического состояния организации (объекта контроля); сравнение фактических данных с планируемыми; оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты
функционирования организации; выявление причин зафиксированных отклонений.
Цель внутреннего контроля - информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.
Особенность внутреннего контроля в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно
61
интегрирована с контрольной. Поэтому теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.
На стадии планирования реализуются следующие контрольные функции: оценка рациональности возможных вариантов плановых решений; соответствие плановых решений принятым установкам и намеченным
ориентирам, а также общей стратегии.
Для обеспечения рациональности и адекватности окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии, для обеспечения соответствия управленческих решений самой возможности их успешной реализации (с точки зрения потенциалов организации) также необходим контроль. Если в стадию планирования не "включить" элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования.
На стадиях организации и регулирования реализации управленческих решений необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления организации и регулирования принятых решений.
На стадии учета должен быть обеспечен контроль за: наличием и движением имущества;
рациональным использованием производственных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
состоянием выданных и полученных обязательств; целесообразностью и законностью хозяйственных операций организации
и т.д.
Данные учета служат информационной базой для контроля. C другой стороны, необходим контроль качества самого учета.
На стадии анализа осуществляется оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные
62
составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированы. Данные контроля часто являются основой для проведения анализа. На стадии анализа реализуются и контрольные функции, например контроль уровня обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы анализа, используемые на стадиях осуществления контрольной деятельности, оценивают степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Контроль качества проведения анализа - необходимый этап при оценке информации относительно результатов выполнения управленческих решений.
Таким образом, внутренний контроль организации является: неотьемлемым элементом каждой стадии процесса управления; "обособленной" стадией, обеспечивающей информационную
прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.
Внутренний контроль – это система мер, которые применяются руководством предприятия для наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их значение для организации.
Прежде всего менеджеры компании должны поставить цели и определить задачи организации и отдельных подразделений, затем построить структуру организации. Для достижения поставленных целей и решения задач менеджерам организации необходимо обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделение полномочий.
Прежде чем говорить о результатах контроля, необходимо знать его цели. Внутренний контроль полезен только тогда, когда направлен на достижение определенных целей.
Целями внутреннего контроля в организации являются:
63
1)осуществление эффективной деятельности организации;
2)обеспечение соблюдения требований руководства каждым работником организации;
3)обеспечение сохранности имущества организации.
Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает определенный контроль.
В состав бухгалтерского учета входят сбор данных, их регистрация и обработка. Организации на свое усмотрение выбирают метод ведения таких процедур: вручную либо с помощью компьютеров.
Компьютерная система обычно включает в себя процедуры как ручные, так и компьютеризованные. Именно взаимодействие двух методов обеспечивает регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу. Ведение бухгалтерского учета обеспечивается автоматизированной программой учета «1С Бухгалтерия».
Эффективная система бухгалтерского учета должна обеспечивать:
1)отражение в учете всех без исключения факторов хозяйственной деятельности;
2)недопустимость расхождений между хозяйственной операцией и фактом хозяйственной деятельности при отражении их в первичных документах;
3)точность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (валюте РФ);
4)отражение хозяйственных операций в момент их совершения и отнесение к этому моменту фактов хозяйственной деятельности;
5)своевременное формирование внешней и внутренней отчетности. Вышеперечисленные задачи устанавливают, что между бухгалтерским
64
финансовым и бухгалтерским управленческим учетом с системой внутреннего контроля существует неразрывная связь.
Ручная система бухгалтерского учета может использоваться для обработки счетов-фактур на реализацию продукции. Целью использования данной системы является контроль за процессом реализации в случае, если:
1)все счета-фактуры и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;
2)были выявлены отсутствующие или неподходящие документы и откорректированы лицами, которые не имеют отношения к отгрузке или составлению счетов-фактур;
3)персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеуказанные процедуры.
Система внутреннего контроля – это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения организации, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника организации.
В зависимости от структуры организации, численности персонала, наличия дочерних компаний, степени централизации бухгалтерского учета и других причин определяется степень сложности внутреннего контроля.
Этапы деятельности организации – снабжение, производство, реализация
–являются объектами внутреннего контроля.
Выполнение работниками организации своих должностных обязанностей является важнейшей функцией внутреннего контроля.
При осуществлении внутреннего контроля используются различные методы, они включают в себя такие элементы, как:
1)бухгалтерский финансовый учет (инвентаризация и документация, счета и двойная запись);
2)бухгалтерский управленческий учет (распределение обязанностей, нормирование издержек);
3)аудит, контроль, ревизия (проверка документов, проверка верности
65
арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);
4) теория управления.
Все вышеперечисленные методы составляют единую систему и используются в целях управления организацией.
Руководству организации и управленческому персоналу данные внутреннего контроля помогают быстро получить полную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций.
Проведение внутреннего контроля является обязательным для каждой организации. В крупных организациях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля – отделы внутреннего аудита.
Информация, полученная в ходе внутреннего контроля, используется внутри организации. Она необходима для руководителей и менеджеров организации.
Контроль включает в себя проверку соблюдения требований экономических законов, оптимальности пропорций распределения и перераспределения стоимости валового общественного продукта и национального дохода; составления и исполнения бюджета (бюджетный контроль); финансового состояния и эффективного использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов организаций, бюджетных учреждений, а также налоговый контроль; другие направления.
Контроль следует проводить не только на плохо функционирующих организациях, но и в организациях, имеющих нормальные результаты деятельности.
На протяжении последних лет в России наряду с внутренним контролем наблюдается устойчивый рост интереса к внутреннему аудиту.
В современных условиях российской экономики службы внутреннего аудита существуют в большинстве крупных и многих средних компаниях. Немало руководителей компаний, где таких подразделений еще нет,
66
задумываются об их создании.
Интерес к внутреннему аудиту обусловлен, по нашему мнению, рядом факторов.
Во-первых, это желание и насущная необходимость для собственников и менеджмента упорядочить бизнес-процессы в компании, что во многих случаях может привести к весьма ощутимой экономии средств.
Во-вторых, это потребность совета директоров или другого наблюдательного органа в независимом и объективном источнике информации о состоянии дел в компании.
В-третьих, что особенно важно для развивающихся рынков, в частности, для России, наличие в компании внутреннего аудита является актуальным для собственников компаний, которые передают бразды правления в руки профессиональных управленцев, но при этом стараются «держать руку на пульсе».
Внутренний аудит, по определению международного Института внутренних аудиторов (The Institute of Internal Auditors), есть деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.
Данное определение охватывает основные характеристики внутреннего аудита.
1. Независимость и объективность. На этих двух фундаментальных качествах основывается профессия внутреннего аудитора. Под независимостью имеется в виду организационная независимость, которая определяется в значительной степени уровнем подчиненности службы внутреннего аудита в компании. Под объективностью понимается индивидуальное качество
67
внутреннего аудитора, заключающееся в том, насколько аудитор беспристрастен в своих оценках и выводах.
2.Совершенствование деятельности организации – это цель внутреннего аудита. Главное в деятельности внутреннего аудита - не выявить нарушения и ошибки для последующих оргвыводов и наказания виновных, не написать отчет в объеме нескольких десятков страниц, а увидеть и оценить риски, слабые стороны в работе организации и дать рекомендации, направленные на снижение уровня риска и повышение эффективности систем и процессов.
3.Предоставление гарантий (assurance) и консультаций (consulting) заказчикам (клиентам) внутреннего аудита. Предоставление гарантий, в данном случае, есть объективный анализ аудиторских доказательств с целью осуществления независимой оценки и выражения мнения о достоверности информации и эффективности систем и процессов. Основное отличие консультирования от предоставления гарантий заключается в том, что в первом случае характер, объем работы и форму отчетности определяет клиент, а во втором – сам аудитор по согласованию с заказчиком. При этом сфера предоставления гарантий и консультаций за последние годы существенно расширилась и включает в себя:
управление рисками, внутренний контроль, корпоративное управление.
Внутренний аудит – применяемая внутри организации система контроля, отвечающая за правильность ведения бухгалтерского учета и осуществление внутреннего контроля. Внутренний аудит проводится работниками данной фирмы. В небольших организациях проведение внутреннего аудита можно поручить ревизионной комиссии или аудиторской фирме на основе договора.
Объекты внутреннего аудита могут быть различными. Это зависит от особенностей организации и требований его руководства. Внутренний аудит является частью управленческого контроля фирмы. Внутренний аудит может подчиняться внешним учредителям, а не исполнительному органу организации.
68
Руководство не имеет возможности заниматься повседневным контролем деятельности организации. Поэтому возникает потребность во внутреннем аудите. Он подтверждает достоверность отчетов менеджеров организации. По результатам внутреннего аудита проводят необходимые изменения внутри организации.
Основными функциями внутреннего аудита являются:
1)проверка бухгалтерской и оперативной информации, изучение отдельных статей отчетности, остатков по бухгалтерским счетам;
2)проверка точности ведения бухгалтерского учета и внутреннего контроля, рекомендации по улучшению этих систем.
Кроме того, к функциям внутреннего аудита также относятся: проверка деятельности различных структур управления;
проверка соблюдения законов, требований учетной политики, решений и указаний руководства организации;
проверка наличия, состояния и обеспечения сохранности имущества организации;
оценка проведения внутреннего контроля; изучение и оценка контрольных проверок в дочерних компаниях;
контроль за отдельными элементами системы внутреннего контроля; оценка используемого предприятием программного обеспечения; специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в
хищении, краже, злоупотреблении своими полномочиями; разработка предложений по устранению выявленных недостатков и
рекомендаций для структуры управления.
Все вышеперечисленные функции определяют нормы поведения аудитора.
На аудитора возлагается ответственность за проведенную работу перед руководством и собственниками организации.
При проведении внутреннего аудита происходит контроль не только за наличием активов, но и за политикой и качеством менеджмента.
69
Согласно Правилу (стандарту) № 29 «Рассмотрение работы внутреннего аудита», утвержденному постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 г. № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», при достижении понимания и осуществлении оценки эффективности функций внутреннего аудита нужно учитывать следующие важные критерии:
1)организационный статус, то есть конкретный статус службы внутреннего аудита в структуре аудируемого лица и влияние этого статуса на способность такой службы быть объективной (в идеальной ситуации служба внутреннего аудита отчитывается перед высшим руководством аудируемого лица и освобождена от другой управленческой подотчетности; любые ограничения, налагаемые руководством на службу внутреннего аудита, должны быть тщательно изучены, в частности, внутренние аудиторы должны иметь возможность свободного общения с внешним аудитором);
2)объем функций, то есть характер и объем поручений, выполняемых службой внутреннего аудита (внешний аудитор также определяет, следует ли руководство аудируемого лица рекомендациям службы внутреннего аудита и как это подтверждается);
3)профессиональная компетентность (выполняется ли внутренний аудит лицами, имеющими адекватные профессиональные навыки и опыт, достаточные для работы в качестве внутренних аудиторов, например, внешний аудитор может проанализировать принципы и конкретные процедуры найма и обучения внутренних аудиторов, их опыт и профессиональный уровень);
4)должная профессиональная добросовестность (надлежащим ли образом внутренний аудит планируется, контролируется и оформляется документально, то есть должно быть рассмотрено наличие адекватных аудиторских пособий, рабочих программ и рабочих документов).
Насколько внутренний аудит нужен собственникам бизнеса? Чем внутренний аудит может быть полезен менеджерам компании? Решение о том, необходим ли в компании внутренний аудит, принимают собственники и
70