Внутренний контроль и аудит в системе экономической безопасности хозяйствующего субъекта. Учебное пособие

Глава 3. Внутренний контроль в системе экономической безопасности

кретной проверки, а также для подтверждения расчетов в рамках проверок других организаций, которые являлись контрагентами проверяемой организации.

3.5. Проверяющие несут ответственность за достоверность результатов проводимых ими проверок.

4. Порядок инициирования и организации проверок

4.1.План проверок на календарный год формируется службой внутреннего контроля на основе указаний инициатора проверки и предложений структурных подразделений.

4.2.При направлении предложений по включению

âплан проверок инициатор должен указать тип и период проверки, а также приложить проект задания в случае проведения целевой проверки.

4.3.При составлении плана проверок необходимо учи- тывать следующие факторы:

а) значимость объектов контроля; б) уровень рисков неплатежеспособности и банкрот-

ства; в) показатели деятельности (чистые активы, выручка,

прибыль).

4.4.План проведения проверок на календарный год, а также вносимые изменения утверждаются генеральным директором.

4.5.Инициатор готовит служебную записку, содержащую обоснование необходимости проведения проверки, цель проверки, сроки начала и окончания проверки и представления отчета, и задание на проведение проверки, согласовывает их с руководством, заинтересованными структурными подразделениями.

4.6.По каждой проверке разрабатывается общий план проверки, который включает:

– основание для проведения проверки;

– цель проверки и осуществляемых в ее рамках действий;

– вопросы, охватывающие содержание проверки;

61

Раздел II. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ...

–перечень проверяемых объектов (при необходимо-

ñòè);

–план-график;

–уровень существенности;

–сроки начала и окончания проверки;

–состав проверяющих;

–сроки представления отчета, и программа проверки, которые утверждаются руководителем проверки.

4.7. В случае возникновения дополнительных факторов в процессе проверки утвержденная программа может быть дополнена и (или) сокращена по решению руководителя проверки.

4.8. Проверяющие во время проведения проверок имеют право:

–беспрепятственно входить в любые кассовые, административные, производственные, складские, торговые

èканцелярские помещения в соответствии с требованиями по защите государственной тайны;

–получать копии необходимых документов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну;

– затребовать письменные пояснения работников по вопросам проверки;

– при обнаружении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений составлять акт с одновременным заверением копий соответствующих документов уполномоченными лицами организации.

4.9.Требования проверяющих, связанные с исполнением своих служебных обязанностей, являются обязательными для исполнения другими сотрудниками.

4.10.В случае отказа в допуске проверяющих на проверяемый объект или в представлении необходимой информации, а также в случае задержки с предоставлением необходимой информации руководитель проверки обязан незамедлительно оформить акт об отказе в допуске на объект и (или) в представлении информации с указанием даты, времени, места, данных работника, допустившего

62

Глава 3. Внутренний контроль в системе экономической безопасности

вышеуказанные действия, и иной необходимой информации. Акт об отказе в представлении информации в течение срока не более суток с момента составления должен быть направлен руководителю проверяемой организации и приложен к отчету.

5. Порядок оформления результатов проверки

5.1.По итогам проверки в течение 10 (десяти) рабочих дней готовится отчет. Отчет должен содержать описание, оценку и выводы в отношении выявленных нарушений

èнедостатков. Отчет подписывается всеми проверяющими

èутверждается руководителем проверки.

5.2.Выводы и рекомендации по итогам проверки, подписанные проверяющими и включающие в себя краткое описание выявленных нарушений и недостатков (далее — выводы), представляются на ознакомление ответственным должностным лицам, после ознакомления и подписания (процедура подписания должна фиксировать факт ознакомления) должностными лицами выводы возвращаются в бухгалтерскую службу. Срок для ознакомления и подписания выводов не должен превышать 5 (пяти) рабочих дней.

5.3.В качестве отказа должностных лиц организации от подписи в ознакомлении с выводами квалифицируются следующие случаи:

невозврат руководителю проверки направленных в адрес должностных лиц организации выводов в сроки, указанные в пункте 5.2 настоящего порядка;

отсутствие письменного ответа от должностных лиц организации, обосновывающего причины задержки подписания выводов;

возврат руководителю проверки выводов без подписи должностных лиц организации;

5.4. В случае несогласия должностного лица с выводами и рекомендациями, должностному лицу предлагается их подписать с указанием на наличие замечаний. Должностное лицо организации может направить возражения, касающиеся выявленных нарушений и недостатков

63

Раздел II. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ...

и предлагаемых рекомендаций. Замечания излагаются в письменном виде и направляются руководителю проверки в течение 5 (пяти) рабочих дней после представления выводов для ознакомления. Письменные замечания должностных лиц организации являются неотъемлемыми приложениями к отчету.

5.5.Внесение в подписанные проверяющими отчеты каких-либо изменений на основании замечаний ответственных должностных лиц организации и вновь представляемых ими материалов не допускается.

5.6.Оригинал отчета хранится в службе внутреннего контроля.

5.7.После ознакомления и подписания ответственными должностными лицами организации служба внутреннего контроля представляет выводы и рекомендации на рассмотрение генеральному директору для возможного принятия управленческих решений.

5.8.Непосредственный контроль за исполнением решений генерального директора, принятых по итогам проверки, осуществляется работниками службы внутреннего контроля.

5.9.Ответственность за устранение недостатков, выявленных в ходе проверки, несет руководитель структурного подразделения.

5.10.Служба внутреннего контроля представляет ежеквартальный отчет о своей работе по контролю за устранением нарушений и недостатков, выявленных по результатам проверок, содержащий информацию, как о ходе выполнения вышеуказанных мероприятий, так и о мероприятиях, которые служба внутреннего контроля предпринимала для осуществления контрольных функций (с обязательным указанием реквизитов исходящих документов) генеральному директору.

5.11.Методика выполнения работ при осуществлении внутреннего контроля включает следующие методы:

а) общенаучных методических приемов исследования объектов контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция,

64

Глава 3. Внутренний контроль в системе экономической безопасности

аналогия, моделирование, абстрагирование, редукция, эксперимент и др.);

б) собственных эмпирических методических приемов (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, логическая проверка, сканирование, письменный и устный опросы и др.);

в) специфических приемов смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-мате- матические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).

Примерные внутренние стандарты «Цель и основные принципы внутреннего аудита», «Планирование», «Существенность», «Применение выборочного метода», «Документирование», «Кодекс этики внутренних аудиторов» приведены в приложениях ¹ 1–6.

Далее рассмотрим роль Положения о структурных подразделениях в обеспечении эффективности работы хозяйствующего субъекта.

Цели, полномочия и ответственность службы внутреннего контроля должны быть закреплены во внутреннем документе хозяйствующего субъекта (Положение о службе внутреннего контроля), соответствующем миссии и Кодексу этики хозяйствующего субъекта.

Положение о службе внутреннего контроля является официальным поручением подразделению выполнять свою работу. Положение должно быть создано (и периодически обновляться) руководителем подразделения, рассмотрено и утверждено руководством и одобрено Советом директоров, с занесением такого решения в протокол заседания.

Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях хозяйствующего субъекта. Одной из наиболее распространенных моделей является модель, которая содержит следующие разделы:

65

Раздел II. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ...

1.Общие положения.

2.Структура и штатная численность подразделения.

3.Задачи подразделения.

4.Функции подразделения.

5.Права и полномочия подразделения.

6.Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.

7.Подотчетность подразделения;

8.Ответственность подразделения.

Подразделение службы внутреннего контроля должно быть подотчетным такому уровню в управленческой структуре хозяйствующего субъекта, который был бы достаточ- но высоким для того, чтобы обеспечить эффективную текущую деятельность службы. Кроме того, подразделение службы внутреннего контроля должно быть независимым от тех функций, которые будут являться объектами контрольных мероприятий. Это означает, что в идеальном слу- чае руководитель подразделения службы внутреннего контроля должен подчиняться непосредственно руководителю хозяйствующего субъекта. В этом смысле заместитель Генерального директора по экономике или финансовый директор, как правило, не могут рассматриваться в качестве подходящего уровня подотчетности.

Как видно из рис. 1, основные задачи структурного подразделения вытекают из основных целей хозяйствующего субъекта. После определения задач структурного подразделения происходит формирование функций, конкретизирующие виды выполняемых работ. Далее функции структурного подразделения разбиваются на должностные обязанности сотрудников, которые они должны выполнять ответственно.

Логическая взаимосвязь между миссией, Положением о структурном подразделении и должностными обязанностями представлена на рис. 1

66

Глава 3. Внутренний контроль в системе экономической безопасности

Миссия

Задачи

Функции

Должностные обязанности

Рис. 1. Логическая взаимосвязь между миссией, Положением о структурном подразделении

и должностными обязанностями

Как показывает практика аудиторской работы, хорошо написанное Положение способствует соблюдению принципа организационной независимости, так как если цели, полномочия и ответственность подразделения прописаны в Положении четко и ясно, то он будет свободен от вмешательства третьих лиц в свою работу. Если же, напротив, Положение написано плохо и цели, полномочия и сфера ответственности подразделения в нем определены нечетко, то деятельность службы внутреннего контроля не будет рассматриваться руководителями и сотрудниками в каче- стве важной и обладающей значительной ценностью. В результате эффективность службы внутреннего контроля будет снижена из-за отношения тех сотрудников, которые не будут считать себя обязанными сотрудничать со службой внутреннего контроля.

Аудиторская проверка Положений показывает, что количество установленных основных задач по каждому подразделению превышает сложившуюся практику управления, эффективной организации работы и контроля (рекомендуется до трех единиц по количеству).

67

Раздел II. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ...

Модель взаимодействия службы внутреннего контроля с другими структурными подразделениями при организации системы внутреннего контроля представлена в табл. 4.

Таблица 4

Модель взаимодействия службы внутреннего контроля с другими структурными подразделениями при организации

системы внутреннего контроля

Роль службы внутреннего контроля в таких проектах может заключаться в обнаружении пробелов контроля

èмониторинге процессов их устранения. При внедрении самооценки тестирование эффективности контроля и мониторинг выполнения плана действий являются предметом ответственности владельцев бизнес-процессов.

Метод системы внутренних оценок применяется для определения эффективности системы управления рисками

èпроцесса контроля. Самооценка помогает службе внутреннего контроля и собственникам повысить эффективность систем контроля и управления рисками, снизить затраты с учетом имеющихся ограничений.

68

Глава 3. Внутренний контроль в системе экономической безопасности

Таким образом, ключевым элементом функционирования системы внутреннего контроля является эффективное взаимодействие между подразделениями хозяйствующего субъекта.

3.2. Место и роль внутреннего аудита в системе экономической безопасности

Экономической основой создания службы внутреннего аудита является финансово-хозяйственная деятельность хозяйствующего субъекта. Это означает, что организация системы экономической безопасности и ее функционирование направлена прежде всего на выявление неиспользованных возможностей роста производства, которые существовали в отчетном периоде, но не были реализованы,

èна определение величины (размера) каждого вида резерва, устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, которые угрожают достижению любой из этих вышеуказанных целей.

Таким образом, под экономической безопасностью в контексте изучаемой дисциплины понимается обеспечение устойчивого развития экономики хозяйствующего субъекта на основе полного использования всех имеющихся резервов роста с учетом действия внутренней и внешней среды.

Внутренняя среда в широком смысле включает факторы, условия, силы, субъекты, влияющие на ситуации внутри хозяйствующего субъекта.

Факторы внутренней среды подразделяются на прямые

èкосвенные. Прямые факторы оказывают непосредственное влияние на достижение как стратегических, так и тактических целей хозяйствующего субъекта, косвенные — опосредованное.

Для факторов внутренней среды характерны:

–взаимосвязанность;

–сложность;

–подвижность;

–неопределенность.

69

Раздел II. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ...

Взаимосвязанность факторов внутренней среды озна- чает взаимовлияние различных факторов на хозяйственную деятельность хозяйствующего субъекта. Например, ошибка в принятии управленческих решений по разработке линейки новых продуктов может привести к росту издержек производства и, следовательно, к росту цен на товары, работы.

Сложность внутренней среды характеризуется множеством факторов, на которые хозяйствующий субъект должен реагировать.

Подвижность внутренней среды означает скорость изменений среды в зависимости от действия внешней среды (например, появление новых видов машин и оборудования, новых технологий и других достижений научно-тех- нического процесса).

Неопределенность внутренней среды связано с объемом располагаемой информации о конкретном факторе, степенью достоверности информации.

К внутренним факторам косвенного воздействия можно отнести:

–неэффективное управление;

–неразвитость маркетинговых, финансовых служб;

–недостаточное планирование,

–неэффективность использования производственных мощностей, наличие скрытых резервов улучшения деятельности хозяйствующего субъекта.

Таким образом, оценка внутренних условий деятельности хозяйствующего субъекта позволяет выявить возможные ошибки органов управления, связанные с применяемыми способами организации деятельности, а также оценить ресурсный потенциал, необходимый для возможности выхода из кризиса и эффективного продолжения деятельности в будущем.

Опыт показывает, что наличие внутреннего аудита является важным фактором для потенциальных инвесторов

èкредиторов и повышает экономическую безопасность хозяйствующего субъекта.

70