Аутсорсинг как инструмент повышения эффективности деятельности компании. Учебное пособие

Поэтому на пятом этапе проводится детальный анализ аутсорсеров по заданным критериям. Оценка аутсорсеров осуществляется с помощью методики, применяемой в товарной политике фирмы – выбор наилучшего товара по совокупности показателей.

В усовершенствованной методике широко используется метод экспертных оценок. Экспертный метод содержит комплекс логических и математикостатистических процедур и методов, направленных на получение информации от специалистов в определенной области, требующейся для подготовки и принятия обоснованных компетентных решений. В большинстве случаев этот метод принятия управленческого решения используется, когда обоснование и оценка последствий решения не могут быть выполнены на основе расчетов и точных показателей. Таким образом, применение этих методов в разработанной методике достаточно целесообразно, так как эффективность аутсорсинга невозможно определить только с помощью количественных показателей [18].

На этапе обоснования и принятия решения о применении аутсорсинга в организации необходимо провести оценку рисков и эффектов от использования аутсорсинга. Этот этап является ключевым в процедуре принятия решения об аутсорсинге, поскольку выводы, сделанные в результате расчетов, будут содержать либо решение о выносе процесса на аутсорсинг, либо отклонении данной инициативы. На шестом этапе определяются реальные выгоды и возможности от внедрения аутсорсинга на предприятии и реальные угрозы, связанные с ним, после чего возможна корректировка целей аутсорсинга.

После утверждения кандидатуры поставщика услуг (приложение 1), осуществляется оценка возможностей и рисков от использования аутсорсинга для каждого процесса отдельно на основе реальных данных, закрепленных в контракте. Для определения эффекта от внедрения аутсорсинга предлагается анализ преимуществ и недостатков использования этого инструмента управления (таблица 6.3).

Таблица 6.3 – Анализ преимуществ и недостатков аутсорсинга

61

Входе анализа формируется дополнительный поток информации о вероятности проявление угроз и возможностей, который может быть использован на этапах 7 и 8 процедуры принятия решения.

Врезультате проведенного анализа по каждому процессу формируется перечень процессов, которые можно передать на аутсорсинг уже с учетом эффектов и рисков. Для принятия окончательного решения предлагается использовать матрицу аутсорсинга, адаптированную для делегирования процессов на аутсорсинг. Описание матрицы было изложено в предыдущей главе.

Для осуществления позиционирования на матрице аутсорсинга необходимо определить способы расчета осей матрицы. Предложенный подход Д. Хлебникова к оценке осей, по мнению автора, имеет существенный недочет

–отсутствие четких границ при отнесении процесса в тот или иной квадрант. Результат, полученный в ходе такого расчета, может быть неточен и субъективен. Поэтому предлагается авторская оценка осей матрицы аутсорсинга с целью снижения субъективности расчетов и повышения их точности.

Оценка стратегической важности и качества выполнения процесса осуществляется с привлечение экспертной группы. Для отнесения процесса в одну из трех групп (низкая, средняя и высокая) эксперты используют личный опыт. В качестве дополнительного материала предлагается использовать классификацию процессов на основные и вспомогательные.

Качество выполнения процесса экспертам предлагается оценить по четырем направляющим системы сбалансированных показателей (ССП). ССП позволяет обозначить стратегию развития организации и способствует ее реализации на практике. В классическом варианте ССП содержит 4 проекции (перспективы), представляющие собой стратегически важные аспекты деятельности организации:

1) финансы («как оценивают компанию инвесторы?»);

2) клиенты («как оценивают компанию клиенты?»);

3) внутренние процессы («какие процессы позволят компании реализовать конкурентные преимущества?»); 4) обучение и рост («какие возможности существуют для роста и развития компании?»).

Каждая проекция должна дать ответ на ключевой вопрос. Ответы, по сути, являются целями организации, выполнение которых будет сигнализировать о степени достижения стратегии. Между целями четырех проекций и показателями существует причинно-следственная связь [65].

Для каждой перспективы разрабатываются показатели результативности, которые позволяют отслеживать реализацию стратегии и корректировать ее в соответствии с изменяющимися условиями, в то же время обеспечивают основу для планирования и оценки (например, аутсорсинга). Но необходимо определится с тем, какие именно показатели будут использоваться для оценки результатов и мониторинга за процессом осуществления аутсорсинга, решить

62

вопрос, как именно использовать данные, поступающие от аутсорсера. Для решения поставленных задач в работе предлагается системный анализ [13,50].

Оценка качества выполнения процесса начинается с постановки задачи определения весомости каждой перспективы для рассматриваемого процесса в рамках системы сбалансированных показателей. Перспективы для каждого конкретного процесса будут иметь различную весомость, поскольку часть процессов в организации существенно отличатся друг от друга. Возможен вариант анализа процесса, когда исследование будет проводиться не по всем четырем составляющим ССП. Расчет может выполняться с помощью метода экспертных оценок [50].

В ходе проведенных расчетов локальных показателей выполняется расчет интегрального показателя, который будет варьироваться в интервале от 0 до 15 с делением на три группы, соответствующих осям матрицы аутсорсинга.

Вторая ось матрицы аутсорсинга – стратегическая важность процесса. Оценка важности осуществляется экспертами исходя из технологической вовлеченность и доходности процесса, и социально-экономического аспекта. Немаловажное значение играет классификация процессов, принятая в организации (например, таблица 6.1).

Подобному анализу подвергаются все процессы, которые компания предполагает вынести на аутсорсинг.

Определение значений интегрального показателя и стратегической важности позволяет сделать вывод о целесообразности выхода на аутсорсинг, используя матрицу аутсорсинга.

Вопросы для самопроверки:

1.Назовите группы процессов, выполняемых в организациях телекоммуникационной отрасли.

2.Перечислите четыре проекции согласно ССП, представляющие собой стратегически важные аспекты деятельности организации.

3.Какие квадраты Матрицы аутсорсинга рекомендуют вынести процесс на аутсорсинг?

4.Какие преимущества для организации телекоммуникационной отрасли дает аутсорсинг? Какие риски могут возникнуть?

63

7 Тестовые вопросы для самоподготовки к итоговому тестированию

1. Что означает термин «аутсорсинг»?

A. Предоставление определенной услуги в сфере менеджмента;

B. Наука, изучающая бизнес-процессы во внешней среде компании с целью нахождения наиболее эффективных методов управления;

C. Передача сторонней компании некоторых функций или частей бизнеспроцесса организации.

2. Что представляет собой аутсорсинг-контракт?

A. Передача третьей стороне некоторой бизнес-функции или частей бизнеспроцесса компании;

B. Целенаправленное изменение конфигурации бизнес-системы на основе методологии аутсорсинга;

C. Наука, изучающая изменение бизнес-системы и процессов в ней с учетом влияния факторов внешней среды организации с целью нахождения наиболее эффективных методов управления.

3. Как переводится термин “аутстаффинг”?

А. Внештатный; В. Внеплановый; С. Внеочередной;

D. Внепроизводственный.

4. Какая компания впервые ввела и использовала термин “аутсорсинг»?

А. McKinsey;

B.PricewaterhouseCooper;

C.EDS;

D.Boston Consulting Group.

5.В какой сфере впервые применили аутсорсинг?

А. Производственная деятельность; B. Юридические услуги;

C. Информационные технологии; D. Охранная деятельность.

6.В какой сфере впервые применили аутсорсинг в России?

А. Частные охранные предприятия; В. Автомобильная промышленность; С. Консалтинговые услуги;

D. Юридические услуги.

64

7.Какая самая главная причина использования аутсорсинга в организации?

А. Модернизация производственного процесса; В. Приведение фирмы в большее соответствие современным требованиям

рынка; С. Увеличение прибыли в краткосрочной перспективе;

D. Расширение рынка сбыта товаров/услуг.

8.Отметьте причины обращения компании к аутсорсингу:

А. Доступ к передовым технологиям;

B.Сокращение издержек;

C.Сокращение организационной структуры фирмы;

D.Повышение качества выполнения основных процессов.

9.Какой самый распространенный вид аутсорсинга?

А. Аутсорсинг бизнес-процессов; B. Аутсорсинг ИТ-услуг;

C. Промышленный аутсорсинг; D. Нет правильного ответа.

10.Суть максимального/полного аутсорсинга заключается в:

А. Сохранении лишь юридической независимости компаний друг от друга;

B.Сохранении значительной части подразделений в ведении клиента;

C.Заключении контракта, на основании которого штат сотрудников и, возможно, активы, передаются поставщику услуг на определенное в договоре время.

11. Суть частичного/выборочного аутсорсинга заключается в:

А. Закреплении ответственности аутсорсера только за выполнение отдельных видов работ, оговоренных в контракте;

B. Сохранении значительной части подразделений в ведении клиента;

С. Заключении контракта, на основании которого штат сотрудников и, возможно, активы, передаются поставщику услуг на определенное в договоре время.

12.Что характерно для частичного аутсорсинга?

А. Реструктуризация бизнеса;

B. Снижение стоимости услуг за счет аутсорсинга;

C. Сохранении значительной части подразделений в ведении клиента.

13.Что характерно для внутреннего аутсорсинга?

А. Сохранении значительной части подразделений в ведении клиента;

B.Сохранение финансового контроля у компании;

C.Компания может влиять на цену услуг;

65

D. Все выше перечисленное.

14. Что характерно для промышленного аутсорсинга?

А. Сохранении значительной части производственных подразделений в ведении клиента;

B.Передача отдельной производственной цепочки или всего цикла производства сторонней компании (аутсорсеру) при определенных условиях;

C.Передача аутсорсеру стратегически малозначимых процессов с целью снижения издержек.

15. Что характерно для полного аутсорсинга?

А. Оптимизация организационной структуры и уменьшение уровней управления;

B.Сохранении значительной части производственных подразделений в ведении клиента;

C.Заключении контракта, на основании которого штат сотрудников и, возможно, активы, передаются поставщику услуг на определенное в договоре время.

16. Что характерно для совместного аутсорсинга?

А. Сохранении финансового контроля;

B.Сохранении значительной части производственных подразделений в ведении клиента;

C.Заключении контракта, на основании которого штат сотрудников и, возможно, активы, передаются поставщику услуг на определенное в договоре время.

17.Какой срок действия краткосрочного аутсорсингового контракта с поставщиком услуг?

А. До 6 месяцев; B. До 1 года;

C. До 3 лет; D. До 5 лет.

18.Какой срок действия долгосрочного аутсорсингового контракта с поставщиком услуг?

А. До 1 года;

B. От 1 года до 3 лет; C. От 3 до 5 лет;

D. От 5 до 10 лет.

66

19.Перечислите основные разделы контракта об аутсорсинге:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

20.Какие критерии выбора поставщика услуг аутсорсинга являются самыми главными?

А. Опыт работы на рынке; В. Компетентность сотрудников;

С. Цена аутсорсинговых услуг;

D. Надежность и гарантии выполнения обязательств; E. Расширенная география;

F. Возможность расширения пакета предоставляемых услуг; G. Все выше перечисленное.

21.В качестве примера аутстаффинга можно привести:

А. Функции найма, собеседования, увольнения персонала; В. Оптимизация работы службы, которая занимается кадровыми вопросами;

С. Передача некоторых производственных процессов сторонней организации; D. Передача некоторых информационных процессов сторонней организации;

22.В качестве примера использования ИТ-аутсорсинга можно привести:

А. Проектирование систем безопасности в организации; В. Модернизация и установке программного обеспечения; С. Развитие информационных связей внутри организации;

D. Проектирование автоматизированных бизнес-процессов; E. Все выше перечисленное.

23.В качестве примера использования аутсорсинга в сфере производства можно привести:

А. Передача вспомогательных производственных процессов сторонней организации;

B.Передача персонала основных производственных процессов сторонней организации;

C.Передача складских операций, в том числе обслуживание погрузочной техники;

D.Всё вышеперечисленное.

24. С какой целью была создана ассоциация аутсорсинговых компаний?

А. Обмен опытом между участниками рынка; В. Создание и проведения совместных проектов;

С. Контроль за деятельностью всех аутсорсинговых компаний; D. Мониторинг и сбор информации о рынке аутсорсинга.

67

25. Сколько человек входит в состав комитета по управлению соглашением об аутсорсинге?

А. 2; В. 3; С. 4; D. 5.

26.Среди рисков аутсорсинга, возникающих в ходе реализации проекта, выделяют:

А. Прямые риски; B. Косвенные риски;

C. Риск отказа от услуг аутсорсера; D. Правовые риски.

Е. Всё вышеперечисленное.

27.К доконтрактным рискам аутсорсинга относят:

А. Финансовый риск;

B.Риск составления неверного договора;

C.Риск потери контроля над поставщиком;

D.Правовые риски;

Е. Всё вышеперечисленное.

28.К пост-контрактным рискам аутсорсинга относят:

А. Финансовый риск;

B. Риск прекращения договора;

C. Риск потери контроля над поставщиком; D. Правовые риски;

Е. Всё вышеперечисленное.

29.Вспомогательный процесс – это:

А. Процесс, направленный на сокращение производства; В. Процесс, направленный на удовлетворение потребностей конечного

потребителя; С. Процесс, направленный на удовлетворение потребностей самой компании.

30. Основной процесс – это:

А. Процесс, направленный на удовлетворение потребностей самой компании; В. Процесс, направленный на удовлетворение потребностей конечного

потребителя; С. Процесс, направленный на управление организацией в заданном

направлении в соответствии с миссией.

68

31. Основными преимуществами аутсорсинга можно назвать:

А. Снижение рисков; В. Отсутствие законодательной базы, позволяющее находить обходные пути; С. Повышение доходов;

D. Повышение качества.

32. В числе основных недостатков, по которым компании отказываются от аутсорсинга, можно назвать:

А. Возможное повышение цены на услуги аутсорсера;

B.Повышение издержек;

C.Отрыв руководства от деятельности;

D.Увеличение количества рисков; Е. Все вышеперечисленное.

33. В числе основных недостатков, по которым фирмы отказываются от аутсорсинга, можно назвать:

А. Снижение издержек у компании-заказчика;

B.Повышение издержек у аутсорсинговой компании;

C.Привлечение и введение внешнего персонала в структуру компании;

D.Ни один ответ из вышеперечисленных.

34. Структура процесса аутсорсинга состоит из следующих этапов (расположить в порядке осуществления):

А. Выбор аутсорсинговой компании;

B.Анализ внешней среды;

C.Заключение контракта;

D.Анализ внутренней среды.

35.Какие группы методов оценки эффективности использования аутсорсинга выделяет автор?

А. Экономическая группа методов; B. Графическая группа методов; C. Центрическая группа методов; D. Стратегическая группа методов.

36.Какие графические методы оценки целесообразности использования аутсорсинга выделяют?

А. Графики; B. Таблицы; C. Матрицы; D. Алгоритмы.

69

37.В чем заключается главный недостаток экономической группы методов?

А. Отсутствие наглядности полученных результатов;

B. Отсутствие конкретных количественных результатов; C. Наличие только затратной составляющей;

D. Нет верных ответов.

38.В чем заключается главное преимущество экономической группы методов?

А. Наглядное представление полученных результатов; B. Получение конкретных количественных результатов;

C. Присутствие в оценке как количественных, так и качественных показателей; D. Все вышеперечисленное.

39.В чем заключается главный недостаток графической группы методов?

А. Отсутствие наглядности полученных результатов;

B. Отсутствие конкретных количественных результатов; C. Наличие только затратной составляющей;

D. Нет верных ответов.

40.В чем заключается главное преимущество графической группы методов?

А. Наглядное представление полученных результатов; B. Получение конкретных количественных результатов;

C. Присутствие в оценке как количественных, так и качественных показателей; D. Все вышеперечисленное.

41.Какое решение вы примите, если при расчете эффекта организационных форм коэффициент эффекта будет меньше 1?

А. Предпочтительнее использовать аутсорсинговую форму;

B.Предпочтительнее использовать традиционную форму (отказаться от аутсорсинга);

C.Предпочтительнее использовать форму частичного аутсорсинга;

D.Нет верных ответов.

42. Какое решение вы примите, если в Матрице аутсорсинга окажетесь в центре?

А. Предпочтительнее использовать аутсорсинг;

B.Предпочтительнее развивать собственные компетенции и отказаться от аутсорсинга;

C.Предпочтительнее создать дочернее предприятие и стать аутсорсером;

D.Необходимо повторно провести анализ.

70