Учебное пособие «Подготовка профессиональных писем специалистами-логистами на английском языке»

потребителей осуществляется без участия посредников, на основе прямых хозяйственных связей;

2.эшелонированные – в таких системах материальный поток на пути от производителя к потребителю проходит по крайней мере через одного посредника;

3.гибкие – в этом случае доведение материального потока до потребителя осуществляется как по прямым связям, так и с участием посредников. Например, снабжение запасными частями: отгрузка деталей редкого спроса обычно производится с центрального склада непосредственно в адрес получателя, а отгрузка стандартных деталей – со склада посредника.

Микрологистические системы представляют собой структурные составляющие макрологистических систем, класс внутрипроизводственных логистических систем, в состав которых входят технологически связанные производства, объединенные единой инфраструктурой (производственные и торговые предприятия, территориально-производственные комплексы).

3. Принципы логистики

Принципы логистики представляют собой исходные положения, на основе которых осуществляется построение и функционирование логистических систем.

1. Принцип системности предполагает формирование интегрированной системы управления материальными потоками в рамках производственно-сбытовой системы. Данный принцип находит свое отражение в разработке и осуществлении на практике единого технологического процесса выполнения производственных заказов на стадиях закупки, производства и сбыта продукции.

2.Принцип обратной связи предусматривает, что цели и задачи логистической системы определяются требованиями рынка продуктов и услуг. Исходя из ожидаемых заказов, необходимого качества и сроков поставок устанавливаются масштабы и ассортимент производимой продукции, формируются заказы на материалы. В свою очередь, в соответствии с принятой стратегией закупок определяется величина текущего и необходимого запаса и т.д. Реализация

11

принципа обратной связи требует выделения в составе логистической системы соответствующего блока, который бы осуществлял сбор и обработку информации об эффективности действий управляющей системы и требованиях товарного рынка.

3.Принцип оптимальности заключается в достижении такой согласованности стадий процесса товародвижения и действий участников, при которой обеспечивается наибольшая

приспосабливаемости логистической системы к условиям ее функционирования и специфическим запросам потребителей. Реализация принципа гибкости требует проведения работ по прогнозированию тенденций изменения состояния внешней экономической среды и выработки адекватных им действий.

5.Надежность поставок как принцип логистики предполагает создание таких организационно-экономических условий, которые обеспечивали бы бесперебойное снабжение предприятия необходимыми материальными ресурсами и безусловное выполнение графика поставок готовой продукции. Принцип надежности поставок предполагает необходимость синхронизации всех стадий товародвижения, координации действий по управлению поставками и перевозками, создания производственных и резервных запасов.

6.Принцип компьютеризации заключается в том, что все логистические функции и процесс товародвижения в целом должны выполняться с максимальной степенью автоматизации. Автоматическая система призвана осуществлять контроль за передвижением материалов и накапливать информацию о наличии полуфабрикатов, выпуске готовой продукции, состоянии производственных запасов, объеме поставок, степени выполнения заказов и др. Наибольший эффект «уплотнения времени» и гарантию высококачественного обслуживания потребителей дают информационно-управленческие системы, осуществляющие контроль и регулирование товародвижения с момента закупки

12

материала до поступления готового продукта заказчику.

Вопросы для повторения

1.Характеристика функций логистики.

2.Главная цель логистики.

3.Сущность логистики.

4.Определение материального потока.

5.Понятие информационного потока в логистике.

6.Виды логистических операций и функций.

7.Определение логистической цепи.

8.Понятие и виды логистических систем.

9.Принципы логистики и направления их реализации.

2. BUSINESS COMUNICATION. EXERCISES ON WRITING LETTERS

ОФОРМЛЕНИЕ СТАНДАРТНОГО ПИСЬМА. АДРЕС, ДАТА, ОБРАЩЕНИЕ, ОКОНЧАНИЕ, ПОДПИСЬ, ПРИЛОЖЕНИЕ. СПЕЦИАЛЬНЫЕПОЧТОВЫЕ ОТПРАВЛЕНИЯ

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать акку- ратным и чётким почерком.

Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей

13

компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

∙Золотое правило:

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:

Адрес компании отправителя отпечатан типографским образом

или

Адрес отправителя (ваш адрес) Дата

Регистрационный номер Регистрационный

Ваш номер получателя

Адрес получателя

Обращение

Тема письма или Subject line

Attention line

Текст письма

Окончание письма Ваша подпись Ваше имя и должность Приложение

Отправить копию

14

Адрес отправителя

Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании. В таком случае адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма. Например:

Cambridge School of Languages

119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK

Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то этот адрес должен быть напечатан в правом верхнем углу письма.

Cambridge School of

Languages

119 Mill Road Cambridge

CB1 2AZ UK

Безусловно, Вы хотите скорее получить ответ на свое письмо. В таком случае будет полезно привести номер Вашего телефона, адрес Вашей электронной почты и домашней страницы, если таковая имеется.

∙Золотое правило:

В адресе не должно быть никаких знаков препинания. как для GB, так и для US современных стандартов.

Здесь и далее везде сокращение GB соответствует стандартам Великобритании, a US — США.

Если адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя.

Если Вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.

10 July 2004 10-th July 2004 July 10, 2004

Первые две даты приняты для GB, последняя для US.

∙Золотое правило:

Во избежание путаницы в датах, месяц в обоих случаях пишется полностью буквами и никогда цифрами.

15

Адрес получателя

Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом.

Вначале пишется имя, затем должность адресата:

Ms Smith

Recruitment Manager

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line».

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

For the attention of the Recruitment Manager

Таким образом, «адресная» часть письма выглядит следующим образом:

Cambridge School of

Languages

119 Mill Road Cambridge

C81 2AZ UK

10 July 2000

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

For the attention of the Recruitment Manager

Или так, если письмо пишется на бланке компании, и Вы не знаете

16

точного имени адресата:

Cambridge School of Languages

119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK

Newnham Language Centre

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK

10 July 2004

For the attention of the Recruitment Manager

Обращение

Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.

∙Золотое правило:

Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.

Различие в пунктуации обращения

В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов.

Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации. Ниже приведены современные стандартные обращения.

Обращаться Mrs принято к замужней даме. Ms — более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.

Окончание, подпись

При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.

Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.

GB

Dear Mrs Smith, Dear Sir, Dear Sir/Madam,

Very truly yours,

Подпись

Ivan Petrov

Должность

∙Золотое правило:

Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely

18

(GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).

Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать:

Variant 1

Вы, Henry Reynard, Export Sales Manager at Fox Industries, 234 Hogden Rd, Bristol BS 79 S UK. Ответьте на письмо, полученное Вами из Purchasing Department of Rodent International (адрес компании: 56 West

Road, Cardiff, CFU 2FT, UK). Письмо написала Leila Parton, Purchasing Manager.

Извинитесь за доставленные неприятности, пообещайте проверить работу инженеров, ответственных за обслуживание аппаратуры. Заверьте, что в будущем обслуживание будет отличным и т.д.

20 May

Dear Mr. Reynard,

As you know, we have bought several machines from your company and been quite satisfied with their performance. We have even recommended Fox machines to other companies. Recently, however, the standard of your after-sales service has got much worse.

Our two HD 55Cs were installed in 1999 and your regular twiceyearly service together with our own maintenance programme has kept them in perfect working order. When there was a breakdown, your service agents used to send an engineer at 48 hours' notice. Now the situation has changed and the engineer promises to come «in about 10 days» and is usable to tell us exactly when he will be arriving. Last week he arrived at 4 pm on Friday afternoon and our own maintenance engineer was unable to leave work until your man had finished.

Let me say that we are not satisfied with this state of affairs. We have already spoken to your service agents about this, but there has been no change

19

so far.

We look forward to hearing from you and hope that you can promise an immediate improvement in your after-sales service.

Yours sincerely

Leila Parton

Variant 2

Вы Sales Director at Island Silks, (77 Hennessay Road, Hong Kong). Сообщите в официальном письме в Buying Department of Trendsetters

Inc., 40 West 20th Street, New York, NY 10011-4211, USA.

Ваши условия: цена за 1 шарф — $US 50, поставку товара можете осуществить не ранее 25 ноября (объясните причины). Количество узоров

— 15, цветов — 6. Скидки при покупке до 50 000 шарфов — 2% , более 50 000 — 3%, более 100 000 — 4% ( можете изменить скидки по своему усмотрению). Вы пишите это письмо в ответ на телефонный разговор с представителем компании (имя не указано). Ваше имя Jun Mizuno.

Island Silks, a medium-sized clothing company based in Hong Kong, operates in a highly competitive environment and is in danger of losing market share to Thai silk manufacturers. As Sales Director, you are delighted, therefore to have the chance of a contract with Trendsetters Inc., a major American clothing retail chain, based in New York. Trendsetters is interested in buying 50,000 silk scarves from your new «Miriam Designer Collection» at a unit price of SUS50, including the cost of insurance and shipping to the US.

You have some temporary cash flow problems at the moment. It is November 1, and you really need a deal which will bring in some money quickly. You know that Trendsetters will require the scarves as soon as possible as the company is approaching its peak selling period (the six weeks before Christmas). Despite your cash flow problems, however, you would prefer to deliver before early December, as you are behind schedule with your orders and must give priority to existing customers. Also, you know Trendsetters will expect a wide range of colours and patterns, and, although your factory can cope with this, it will cost more and mean employing extra staff.

Variant 3

Trendsetters Inc. is a major American clothing retail chain, based in New York. As Chief Buyer, you have not previously done business with Island Silks, a medium-sized clothing manufacturer based in Hong Kong, but you were

20