Планирование как механизм управления деятельностью Академии стандартизации, метрологии и сертификации. Методическое руководство по планированию направ

АКАДЕМИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

Б.С. Мигачёв

ПЛАНИРОВАНИЕ КАК МЕХАНИЗМ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ АКАДЕМИИ СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

Методическое руководство по планированию направлений образовательной, экономической, финансово-хозяйственной деятельности Академии

Москва

2010

1

ВВЕДЕНИЕ

Рыночные механизмы регулирования экономики не отвергают идею планирования. В условиях нестабильности рыночной конъюнктуры место и роль планирования возрастают. Любое хозяйственное решение принимается в условиях риска, требует тщательного технико-экономического обоснования и прогнозирования, что можно осуществить только с помощью средств и методов планирования.

Деятельность Академии стандартизации, метрологии и сертификации (АСМС) ведется в рамках рынка оказания образовательных услуг. Этому рынку присущи все преимущества и недостатки, как и любому другому рынку промышленной продукции или товаров народного потребления, где главенствующую роль играют оценки цены и качества, конкурентоспособности и сервиса и т.д.

В представляемом методическом пособии популярно описана роль планирования в механизме управления АСМС, доступно изложены практические аспекты стратегического, тактического и бюджетного планирования общеобразовательной деятельности, а также отражены отдельные вопросы финансового планирования.

Изучение и применение этого пособия в практической деятельности планово-экономического отдела, бухгалтерии, руководителей структурных подразделений, сотрудников экономикоуправленческого профиля АСМС поможет создать активную, гибкую и работоспособную систему планирования, которая в достаточной степени приближения отразит все процессы и направления экономической и хозяйственной деятельности Академии.

3

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПЛАНИРОВАНИЯ

Планирование определяет: Что именно, к какому сроку, какими способами и с помощью каких средств можно решить поставленную задачу.

Главное — постановка цели: что именно нужно сделать. Далее — ход производственного процесса.

Процесс управления организацией — это реализация следующих функций:

планирование и прогнозирование; организация (структура и взаимоотношения); координация и регулирование (СМК);

учет, контроль и анализ (обратная связь, подведение итогового баланса);

стимулирование, развитие процесса.

Сам процесс планирования состоит из 4 этапов: разработка общих целей; определение конкретных целей (детализированных);

определение путей и средств их достижения; контроль за достижением поставленных целей путем сопо-

ставления плановых показателей с фактическими.

Корректировка целей

По своему существу планирование носит вероятностный характер, так как некоторые аспекты функционирования экономики не поддаются оценке, например, действия конкурентов, политическая обстановка и др.

Противоположность планированию — это импровизация, однако квалификация плановиков должна быть на таком уровне, чтобы использовать интуитивный опыт для отслеживания проблем, которые возникают при отсутствии объективной, достоверной и достаточной для разработки плана информации.

Планирование на предприятии является одним из важнейших организационных факторов интенсификации производства. Этот дополнительный эффект определяется:

возрастанием умения каждого работника (квалификация, опыт);

экономией времени при переходах; специализацией и возможностью автоматизации процессов

труда (специализация и кооперация).

4

Планирование увеличивает эффективность и производительность труда. Подход к планированию должен быть системным и комплексным.

Планирование охватывает разработку системы сбалансированных показателей, характеризующих взаимосвязи процессов производства и реализации на намеченный период как в целом на предприятии, так и в его структурных подразделениях.

По содержанию плановых решений выделяют: стратегическое содержание (5, 10, 15 лет); тактическое содержание (1 год и более); оперативно-календарное содержание (в течение года).

План организации по своему содержанию представляет совокупность взаимосвязанных мероприятий по повышению прибыли за счет увеличения эффективности использования всех применяемых ресурсов и реализации результатов работы.

Кадровые плановые работники должны:

ставить и балансировать кратко- и долгосрочные цели предприятия;

увеличивать свою долю рынка путем повышения производительности;

установить, во что инвестировать новые средства — в повышение рентабельности действующего производства или в открытие новых направлений деятельности (услуг).

ГЛАВА 2. СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Цели стратегического планирования: доходы Академии (величина, прибыль);

эффективность (издержки, себестоимость, рентабельность, производительность);

положение на рынке (доля рынка, объем реализации услуг); ресурсы Академии — финансовые, материальные, трудо-

вые, кредиторская и дебиторская задолженность и др.; производственная мощность (в АСМС объем услуги); услуги АСМС — показатели качества, конкурентоспособ-

ность;

НИР — величина затрат, эффект;

5

организационные изменения в Академии (штатное расписание, структура, возможные изменения функциональных обязанностей штатных работников на уровне руководства);

качество работы со слушателями (скорость обслуживания, жалобы, количество претензий, судебные издержки);

потребности сотрудников (оплата труда, условия труда, социальное развитие коллектива);

развитие Академии (темпы роста материального оснащения учебного процесса и всей хозяйственной деятельности).

План разработки общей стратегии практически решает три вопроса: какие виды деятельности прекратить, какие продолжить, в какой бизнес перейти. Три направления формирования стратегии:

достижение лидерства в области минимизации издержек; специализация в определенном виде деятельности; фиксация определенного сегмента рынка и концентрация

усилий фирмы на этом направлении.

Чтобы сделать стратегический выбор, руководители высшего уровня должны иметь четкую, разделяемую всеми концепцию развития АСМС.

Главный результат стратегического планирования — качественное описание состояния, к которому должна стремиться Академия в будущем, чтобы ответить на главный вопрос: выживет или нет Академия в конкурентной борьбе в будущем.

Одновременно на стадии стратегического планирования составляются еще два плана: план инноваций и план инвестиций. Причем планирование инноваций рассматривается как промежуточный этап между планированием стратегии и детальным планированием инвестиций.

Планирование и реализация стратегии проходят в условиях неопределенности, порождаемой внешней средой. Неопределенность является источником риска. Решения (плановые) в условиях вероятностной неопределенности базируются на теории статистических решений. Неполнота и недостоверность информации могут дополняться путем рассмотрения случайных процессов и событий, которые могут произойти во внешней и внутренней среде предприятия.

Чем жестче система планирования, тем меньше риск. Степень риска определяет предвидение объемов работ, доход, цену и общие финансовые результаты.

6

Фактор риска служит сильным стимулом и ограничением при принятии плановых решений. Риск всегда связан с потерей ресурсов. Степень потерь определяет конкретно степень ответственности, а план должен предусматривать эти потери в дополнительных расходах.

Наибольшему риску в рыночной экономике подвержены цены. Поэтому планирование цены на услуги влияет на самую значительную долю хозяйственного рынка. Это определяется либо конкретными убытками, либо упущенной выгодой.

Существуют 3 группы рисков:

1. Внешние риски

1.1. Непредсказуемые:

–изменения в сферах налогообложения, ценообразования, землепользования;

–природные катастрофы;

–уголовные и экономические преступления (терроризм, саботаж, вымогательство);

–внешние эффекты — аварии, экономические (банкротства клиентов, срыв оплат и т.д.), политические (запрет на деятельность).

1.2. Предсказуемые:

–рыночный риск (изменение цен, валютных курсов, требований заказчика, конъюнктура рынка, конкуренция, инфляция, потери позиций на рынке услуг);

–операционный риск (нарушение правил эксплуатации и техники безопасности, правил внутреннего распорядка, невыполнение директивных документов по объемам и срокам, невозможность поддержания в надлежащем состоянии здания, условий работы, технологического и информационного оборудования).

2. Внутренние риски

2.1. Организационные риски:

–срывы работ из-за недостатка рабочей силы и других ресурсов, изменение ранее согласованных требований, ошибки в планировании, неудовлетворительное оперативное управление и контроль за процессом реализации стратегии;

–перерасход средств вследствие срыва планов работ, неэффективная работа вспомогательных и обеспечивающих служб, низкая квалификация персонала, ошибки в составлении смет и бюджетов, предъявление претензий со стороны заказчика.

7

2.2. Внутренние технические риски:

–изменения правил и порядка выполнения работ, недоработки в определении функций персонала, поломки техники, низкое качество приобретаемого технологического и вспомогательного оборудования.

3. Прочие риски

–правовые риски (возникающие в связи с приобретением па-

тентов, лицензий, торговых марок и др.);

–транспортные инциденты;

–риски, связанные со здоровьем людей. Показатели риска в зоне риска:

–зона допустимого риска (зона = расчетная прибыль);

–зона критического риска (зона = расчетная выручка);

–зона катастрофического риска (зона = имущественное состояние).

ГЛАВА 3. ТАКТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Тактическое планирование — это средство реализации стратегического планирования. Тактическое планирование происходит с меньшим риском.

Тактический план — это не самостоятельный законченный этап стратегического плана, так как он содержит решения по распределению резервов для достижения стратегических целей.

Тактический план — это развернутая программа всей хозяйственной деятельности предприятия, направленный на выполнение заданий стратегического плана.

Тактический план охватывает период 1 год.

Если стратегический план определяет, чего хочет добиться Академия в перспективе, то тактическое планирование должно ответить на вопрос, как предприятие может достичь такого состояния.

Если стратегическое планирование является обязанностью высшего управленческого персонала, то тактическое планирование входит в функции среднего звена.

Особое внимание в тактическом плане должно уделяться по-

казателям эффективности и качества работы: росту произво-

дительности труда, рентабельности, снижению себестоимости услуг, экономии материальных ресурсов, повышению конку-

8

рентоспособности наших услуг. Это главные цели тактического плана.

Коммерческий расчет предполагает:

установление прямой зависимости между расходом ресурсов, эффективностью работы и доходами, которыми располагает Академия;

самостоятельное обеспечение технического, производственного, организационного и социального развития Академии за счет собственных источников финансирования;

полную экономическую ответственность Академии перед трудовым коллективом за организацию производственно-хозяй- ственной деятельности;

самостоятельное формирование стратегии и тактики своего развития на основе потребностей рынка и установленных государством правил ведения производственно-хозяйственной деятельности.

Одна из главных задач тактического планирования — развить

сопричастность всех членов трудового коллектива к делам Академии. В целом тактический план выполняет три функции:

прогнозирование; координация; контроль.

При хорошей организации контроля (отчетность, оценка, методы измерений) создается возможность управления по отклонениям. Здесь существенную роль должна сыграть запрограммированная система информации.

Вариант технического плана:

оказание услуг заявителю, экономическая эффективность от оказания услуг;

материально-техническое обеспечение услуг; персонал и оплата труда; финансовый план.

Экономическая эффективность

Показатели экономической эффективности планируются с учетом следующих внутренних резервов:

рациональное использование трудовых ресурсов (снижение трудоемкости производимых услуг);

9

рациональное использование средств труда (увеличение выработки сотрудника с учетом улучшения условий труда и технической оснащенности, сокращение затрат на содержание и обслуживание учебно-испытательного оборудования);

повышение качества и конкурентоспособности услуг; использование общепроизводственных резервов (повыше-

ние ритмичности работы, улучшение качества обработки информации, повышение культуры оказания услуг и управления).

Тактический план должен разрабатываться на основе прогрессивных, технически и экономически обоснованных норм и нормативов затрат живого труда, организации производственных процессов, расхода инженерных составляющих.

Нормы и нормативы разрабатываются по следующим основным видам:

нормы затрат живого труда; нормы затрат предметов труда (расходы вспомогательных

материалов для технологических нужд, материалов для ремонтных эксплуатационных нужд, расход инженерных составляющих);

нормы и нормативы использования средств труда (коэффициенты использования учебно-производственного оборудования, нормы выработки при поверке);

нормы и нормативы движения цикла оказания услуг (заявка, набор слушателей, время учебного процесса, время подготовки к учебному процессу).

Реализация услуг

Основная задача этого раздела плана — определение оптимального объема услуг, который может быть реализован в планируемом периоде при наиболее полном удовлетворении спроса на услуги Академии, эффективном использовании производственных мощностей, основных фондов и т.д. План производства (оказания услуг) является основой, на которой разрабатываются все остальные разделы тактического плана, включая баланс производственных мощностей и их использование.

Материально-техническое обеспечение работ Академии

Исходными данными для этого раздела плана являются планируемые объемы услуг, намечаемые мероприятия по техническому и организационному развитию, капитальному строительству (ремонту), а также нормативная база.

10