• Отдельных слов, фраз или символов.

Чтобы пометить такие объекты, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, выделите его. Чтобы ввести в качестве элемента предметного указателя собственный текст, щелкните нужное место вставки элемента указателя.

2. Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.

3. Чтобы создать основной элемент предметного указателя, введите или измените текст в поле Основной. Можно изменить элемент указателя, создав дополнительныйэлемент или перекрестную ссылку на другой элемент.

4. Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив в группе Формат номера страницы. Если требуется отформатировать текст указателя, щелкните нужный текст в поле Основной или Дополнительный правой кнопкой мыши и выберите команду Шрифт. Затем выберите нужные параметры форматирования.

5. Чтобы пометить элемент предметного указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку Пометить все.

6. Чтобы пометить другие элементы предметного указателя, выделите нужный текст, перейдите в диалоговое окно Определение элемента указателя и повторите шаги 3-5.

• Разделов, которые располагаются на нескольких страницах; Для этого:

1. Выделите фрагмент текста, на который должен ссылаться элемент предметного указателя.

2. В меню Вставка выберите команду Закладка.

3. В поле Имя закладки введите имя и нажмите кнопку Добавить.

4. В документе щелкните конец текста, помеченного закладкой.

5. Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.

6. В поле Основной введите элемент указателя для помеченного текста.

7. Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив в группе Формат номера страницы. Если требуется отформатировать текст указателя, щелкните нужный текст в поле Основной или Дополнительный правой кнопкой мыши и выберите команду Шрифт. Затем выберите нужные параметры форматирования.

8. В группе Параметры выберите параметр Диапазон страниц.

9. В поле Закладка введите или выберите имя закладки, указанное на шаге 3.

10. Нажмите кнопку Пометить.

• Ссылок на другие элементы, помеченные с помощью файла словаря.

Чтобы пометить такие объекты, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Создайте файл словаря.

2. Откройте документ, для которого следует создать предметный указатель.

3. В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Указатель.

4. Нажмите кнопку Автопометка.

5. В поле Имя файла введите имя файла словаря, который требуется использовать.

6. Нажмите кнопку Открыть.

Файл словаря создается следующим образом:

1. На панели инструментовСтандартная нажмите кнопку Добавить таблицу.

2. Выделите два столбца с помощью перетаскивания.

3. В первый столбец введите текст, который следует найти и пометить как элемент указателя. Убедитесь, что текст введен в точности так, как он представлен в документе, после чего нажмите клавишу TAB.

4. Во втором столбце введите элементы указателя текста, введенного в первый столбец, а затем нажмите клавишу TAB. Если требуется создать дополнительныеэлементы указателя, введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.

5. Повторите шаги 3 и 4 для всех остальных элементов указателя.

6. Сохраните файл словаря.

Чтобы Microsoft Word пометил весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста. Например, введите слова время, времени и временем в три разные ячейки левого столбца, а затем введите слово время в соответствующие ячейки правого столбца.

Чтобы ускорить создание словаря, откройте файл словаря и документ, для которого следует создать предметный указатель. Выберите команду Упорядочить все в меню Окно, чтобы одновременно видеть и словарь, и документ. Затем скопируйте текст, который требуется отметить, в первый столбец словаря.

Таким образом, автоматическая пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря происходит следующим образом:

1. Создайте файл словаря.

2. Откройте документ, для которого следует создать предметный указатель.

3. В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Указатель.

4. Нажмите кнопку Автопометка.

5. В поле Имя файла введите имя файла словаря, который требуется использовать.

6. Нажмите кнопку Открыть.

Microsoft Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Microsoft Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Специальные знаки, такие как @, помещаются в начало предметного указателя. Если выбран вид указателя, включающий заголовки для алфавитных групп, то знаки группируются под заголовком # (знак номера).

При использовании данных полей предоставляются дополнительные возможности по созданию предметного указателя. Например, можно создать индекс только для части документа.