Лабораторная работа 1. Автоматизация офиса: основные возможности текстового процессора 2

1.Шаблоны документов 2

Общие шаблоны 2

Шаблоны документов 2

2.Стили 2

Создание стилей 3

Изменение стиля 3

Удаление стиля 3

3.Оглавление, указатели, списки иллюстраций и таблица ссылок 4

Создание оглавления 4

Создание предметного указателя 4

Создание списка иллюстраций 7

4.Использование разрывов страниц и разделов 7

5.Использование главного документа 8

Создание структуры нового главного документа 9

Сохранение главного документа 9

Работа с главными документами 9

Работа с вложенными документами 10

6.Вставка объектов 10

Вставка рисунков 10

Вставка организационных диаграмм 10

7.Контрольные вопросы 11

Лабораторная работа 1. Автоматизация офиса: основные возможности текстового процессора

1. Шаблоны документов

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dotсодержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.

Общие шаблоны

При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.

Загруженные шаблоны выгружаются при завершении работы Microsoft Word. Надстройки и шаблоны, которые требуется загружать при каждом запуске Microsoft Word, следует скопировать в подпапку Startup папки Microsoft Office.

Шаблоны документов

Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны. Чтобы создать в диалоговом окне Шаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.

При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Расположение). По умолчанию используется папка Шаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окне Шаблоны.

Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны, также используется как шаблон.

2. Стили

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования.

Например, вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.

Вся работа со стилями производится в области задач, которая открывается из главного меню: Формат→Стили и форматирование…

Создание стилей

Стиль создается нажатием кнопки «Создать стиль» в области задач. Новому стилю задается имя и тип.

Ниже приведены типы стилей, которые можно создать и применить.

• Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков.

• Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

• Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

• Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Если в качестве основы для создания стиля списка, стиля абзаца или стиля знака требуется использовать уже отформатированный текст, выделите этот текст, а затем создайте новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста. Следует учитывать, что в случае изменения в документе какого-либо элемента форматирования базового стиля в этом документе будут соответствующим образом изменены также все стили, основанные на базовом стиле.

Затем задается стиль следующего абзаца и форматирование, применяемое к создаваемому стилю. Форматирование стиля можно настроить более точно, используя кнопку «Формат»

Чтобы использовать измененный стиль в документах, основанных на том же шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон. Измененный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

Существует также возможность автоматического обновления стилей, когда Microsoft Word отслеживает изменение форматирования текста, в котором содержится некоторый стиль, а затем обновляет данный стиль и соответствующим образом изменяет формат всех элементов текста, оформленных этим стилем. Автоматическое обновление стилей рекомендуется выполнять опытным пользователям, которые уже работали со стилями.