Глава 1.

Информационные системы и их роль в управлении предприятием

1.1.Понятие информационной системы управления предприятием.

Все объекты могут представлять собой так называемую систему.

Система - это образующая единое целое совокупность материальных и нематериальных объектов, объединенных некоторыми общими признаками, назначениями, свойствами, условиями существования, жизнедеятельности, функционирования и т.д.

Функционирование системы - процесс переработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер во времени.

Подсистема - часть любой системы.

Свойства системы (в т.ч. ИС):

• сложность - система зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так же сложности внутренних и внешних связей;

• делимость - система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающих конкретным целям и задачам;

• целостностьсистемы - означает то, что все элементы системы функционируют как единое целое;

• многообразие элементов системы и различие их природы - свойство связано с функционированием элементов, их спецификой и автономностью;

• структурность - определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

• адаптивностьсистемы - означает приспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

• интегрируемость - означает возможность взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (табл.1.1).

Табл.1.1 - Примеры различных систем

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование, материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.	Обработка данных
Телекоммуникационная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.	Передача информации
Информационная система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение	Производство профессиональной информации

Информационная система – это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, которые все вместе оказывают информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Особо хотелось бы акцентировать внимание читателя на том, что информационная система – это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет.

Руководство любой компании, внедряющей у себя новую информационную систему, должно для себя определить в первую очередь кто будет пользователем, администратором и поставщиком данных, а также как эксплуатация системы будет вписываться в существующее штатное расписание, согласовываться с действующими нормативными документами и, наконец, соответствовать текущим целям и миссии компании в целом. Только ответив на эти вопросы, можно задумываться о том, какие потребуются аппаратные средства, и сколько будет стоить программное обеспечение.

Итак, чаще всего мы сталкиваемся с автоматизированными информационными системами – системами, которые требуют участия людей в процессах управления собой. Системы, которые не требуют контроля со стороны человека, называются автоматическими информационными системами. Это не означает, что автоматические системы не имеют пользователей, а означает лишь то, что их работа действиями пользователей не управляется. Из наиболее доступных примеров информационных систем, работающих практически в автоматическом режиме, можно назвать поисковые системы в интернете, такие как Google или Яндекс, которые самостоятельно занимаются поиском новой и сортировкой существующей информации, а их пользователи являются всего лишь источниками запросов и потребителями ответов. Все информационные системы можно грубо поделить на информационно-поисковые, к коим и относятся упомянутые выше интернет сервисы, и системы обработки данных, где пользователи уже имеют возможность корректировать контролируемую системой информацию.

По назначению информационные системы можно классифицировать на:

Автоматизированные системы управления (АСУ) используются для автоматизации управления бизнес процессами на предприятии (АСУП) от финансов, бухгалтерии и документооборота и до конкретных технологических процессов на производстве или в обслуживании производственных активов. В базе данных систем, автоматизирующих технологические процессы (АСУ ТП), как правило, содержатся паспортные данные оборудования, данные о событиях, связанных с его эксплуатацией (осмотры, ремонты), результаты измерений, испытаний и прочая информация, влияющая на управление всем этим производственным хозяйством. Автоматизированные системы управления состоят из большого количества различных подсистем, в том числе тех, что будут описаны далее. Все эти подсистемы являются источниками данных для АСУ. Информация, накапливаемая в автоматизированной системе управления предприятием, должна также использоваться для анализа эффективности деятельности предприятия и планирования его развития в перспективе.

Географические информационные системы (ГИС) дают возможность хранить информацию о целевых объектах в форме пространственных данных и представлять эту информацию в виде электронной карты. ГИС позволяют работать с объектами в терминах пространственных запросов - отбирать данные в соответствии с заданными пространственными критериями (принадлежность к заданной территории, удаленность от указанной точки и т.д. и т.п.).

Диспетчерские системы управления призваны предоставлять соответствующему персоналу компании (диспетчерам) возможность мониторинга и удаленного оперативного управления производственными активами предприятия, а также позволять управлять чрезвычайными ситуациями, в том числе контролировать развитие аварий и прочих непредвиденных событий.

Системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD) – это основной инструмент персонала, занимающегося инженерным проектированием. Подобные системы позволяют создавать чертежи объектов проектирования в электронном виде как в двух, так и в трехмерных проекциях и делать это в соответствии с принятыми стандартами и с требуемой точностью.

Современные информационные системы все сложней относить к какому-то одному конкретному виду в силу их сложности и многофункциональности.

Соотношение между информационными системами (ИС) и информационными технологиями (ИТ).

Информационная технология - процесс различных операций и действий над данными. Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационная система - среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Свойства информационных систем:

• любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

• при построении ИС необходимо использовать системный подход;

• ИС является динамичной и развивающейся системой;

• ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

• выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;

• участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационной системе:

• ввод информации из внешних и внутренних источников;

• обработка входящей информации;

• хранение информации для последующего ее использования;

• вывод информации в удобном для пользователя виде;

• обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Информационные системы управления предприятием (ИСУП) можно определить также как открытую интегрированную автоматизированную систему реального времени по автоматизации бизнес-процессов компании всех уровней, в том числе, и бизнес-процессов принятия управленческих решений.

Основная цель создания информационной системы управления предприятием - повышение прибыли компании за счет наиболее эффективного использования всех ресурсов компании и повышения качества принимаемых управленческих решений. ИС управления предприятием как правило является «комплексной» и охватывает все сферы деятельности предприятия.

ИС управления предприятием включают в себя набор интегрированных приложений (компоненты), которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий - планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

Табл.1.1. – Типы классификация информационных систем

Вид классификации	Название типа	Описание типа
По архитектуре	настольные (desktop), или локальные	все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) находятся на одном компьютере;
	распределённые (distributed)	компоненты распределены по нескольким компьютерам.
по степени автоматизации	автоматизированные	информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала)
	автоматические	информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.
по характеру обработки данных	информационно-справочные, или информационно-поисковые	нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде
	ИС обработки данных, или решающие ИС	данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.
по сфере применения	Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС. Перечислять все эти типы не имеет смысла
по охвату задач (масштабности)	Персональная	предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.
	Групповая	ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.
	Корпоративная	в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности, безызбыточности и прозрачности. Системами комплексной автоматизации предприятия.

Основными требованиями, предъявляемыми к ИС управления предприятием являются:

1) Централизация данных в единой базе;

2) Близкий к реальному времени режим работы;

3) Сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей;

4) Поддержка территориально-распределенных структур;

5) Работа на широком диапазоне аппаратно-программных платформ и СУБД.

6) Позволяют осуществлять управление полным операционным циклом компании и охватывать все фазы бизнес-процессов.

7) Возможность пользователю менять систему управления компанией.

ИС управления предприятием позволяют снизить операционные, управленческие и коммерческие затраты, сократить цикл реализации, увеличить оборачиваемость материальных запасов, улучшить утилизацию основных фондов и т.д.

Глобальная интеграция всех информационных потоков в рамках единой системы обеспечивает оптимальное использование информации, напрямую влияя на оперативность принятия управленческих решений и быстроту реакции на рыночные изменения¹.

ИСУП позволяют сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение, за счет технологии «клиент-сервер» и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы).

Кроме того, ИСУП обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию².

Системы управления ресурсами способствуют переориентации пользователей на анализ информации, а не только тактическое использование, реализуют интеграцию данных различных подразделений, обеспечивая системное видение происходящих процессов. Функции учёта и отчётности переносятся непосредственно в функциональные подсистемы, повышая оперативность обновления данных и их достоверность.

В то же время ИСУП обладают и рядом недостатков. В первую очередь это высокая сложность и стоимость внедрения ERP систем при неизвестном заранее эффекте от их использования. Необходимость перестройки бизнес-процессов при внедрении интегрированных систем управления является причиной дополнительных рисков и затрат предприятия.

Кроме того, недостатками в ИСУП могут стать и очевидные на первый взгляд плюсы. Так, хранение данных в единой базе снижает живучесть информационной системы, так как неполадки отражаются сразу на всех подразделениях. По этой же причине велики риски, связанные с нарушением информационной безопасности системы. В случае недостаточно гибких решений, связанных с пользовательским интерфейсом, в системе может значительно увеличиваться объём вводимых данных и, как следствие, время выполнения стандартных операций по сравнению с использованием специализированных систем управления³.

Сложность интерфейсов ИСУП для создания нестандартных запросов и огромные объёмы баз данных приводят к необходимости создания хранилищ данных с различными «облегчёнными» проекциями центральной базы и своим инструментарием создания и обработки запросов. Потребность в значительных вычислительных ресурсах, необходимых для генерации сложных отчётов, и высокая лицензионная стоимость автоматизированных рабочих мест вынуждают компании создавать порталы и размещать на них уже полученные отчёты, чтобы обеспечить к ним доступ большего числа пользователей.

Уменьшение роли персонала в непосредственном управлении процессами компании превращает ИСУП в своеобразный «чёрный ящик». Часть процессов скрыта от сотрудников, что может вызывать ошибки в работе предприятия. С сокращением бухгалтерских служащих функции учёта перекладываются на сотрудников, выполняющих подлежащие учёту операции. Это может потребовать их переподготовки, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями⁴.

Одновременное изменение бизнес-процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе ИСУП в эксплуатацию иногда приводит на первых порах к значительному снижению производительности компании — пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не приспособится к новым условиям работы (в среднем, такой период спада длится около 6 месяцев).

Наконец, ИСУП не всегда позволяют использовать компоненты разных производителей, ставя компанию в зависимость от единственного поставщика решений. Это не только не обеспечивает необходимой гибкости системы управления, но и привносит дополнительные риски, связанные с развитием продуктов поставщика и его положением на рынке.