Проверка расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицамивозникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и компенсации расходов на служебные командировки.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

- установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

- выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

- соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира, Главная книга, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые имеют право получать деньги в подотчет. Список лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом руководителя организации.

Авансы в подотчет выдаются из кассы организации для оперативно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использование подотчетных сумм по целевому назначению. Проверяется также наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм.

По регистрам аналитического учета (журналам-ордерам, оборотным ведомостям), авансовым отчетам с приложенными к ним документами ревизор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не выдавались ли деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходовна операционно-хозяйственные потребностисопоставляют данныеавансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполненные погрузочно-разгрузочных работ, а также за приобретение материальных ценностей с данными документами, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад организации.

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на командировку.

При проверке подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

- наличие сметы на представительские расходы, утвержденной на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

- наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

- наличие оправдательных документов.

Заканчивается ревизияподотчетных сумм выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать по назначению.

При ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ с работниками необходимо установитьправильность и обоснованность:

1. расчетов с подотчетными лицами. Проверяется правильность оформления авансовых отчетов работников (в том числе наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, особенно при расчетах банковскими картами), производится сверка учетных данных счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и авансовых отчетов в части сумм выданных (как наличными деньгами, так и путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица), израсходованных и возвращенных средств по каждому подотчетному лицу, а также целевое использование подотчетных сумм (устанавливаются остатки задолженности);

2. расчетов с персоналом по оплате труда. Для этого проверяется правильность отражения задолженности перед работниками на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом выявляют суммы заработной платы, не выплаченные работникам в срок (из-за их неявки) и незадепонированные, а также суммы и причины возникновения переплат работникам;

3. остатки по субсчету «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для этого проверяется соответствие остатка по этому счету суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников, по карточкам депонентов, кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

По итогам инвентаризации расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами, в бухгалтерском учете организации могут быть оформлены следующие записи (таблица 2).

Таблица 2

Содержание операций	Корреспонден- ция счетов		Первичные документы
	Дебет	Кредит
Отражение ошибочно незадепонированной невыплаченной заработной платы, выявленной в результате инвентаризации	70	76/4	Приказ руководителя об урегулировании инвентаризационных разниц, бухгалтерская справка-расчет, расчетно-платежная ведомость
Списана сумма депонентской задолженности в связи с истечением срока исковой давности	76/4	91/1	Приказ руководителя об урегулировании инвентаризационных разниц
Списан остаток неизрасходованной суммы, выданной под отчет и своевременно не возвращенной работником (в дальнейшем такой остаток можно удержать из зарплаты подотчетного лица, нарушившего кассовую дисциплину)	94	71	Приказ руководителя об урегулировании инвентаризационных разниц, бухгалтерская справка-расчет
Отражена выдача банковской пластиковой карты подотчетному лицу из кассы (в результате инвентаризации выявлено отсутствие данной учетной записи)	71	50/3	Приказ руководителя об урегулировании инвентаризационных разниц, бухгалтерская справка-расчет
Отражено выявленное в результате инвентаризации списание денег с карточного счета, не подтвержденное первичными документами	71	55,субсчет	Приказ руководителя об урегулировании инвентаризационных разниц, бухгалтерская справка-расчет, выписка по специальному карточному счету