Тема 2. Системный анализ в исследовании управления.
Для выявления специфики работы организаций и выработки мероприятий, направленных для улучшения производственно-хозяйственной деятельности, применяется системный анализ.
Системный анализ – это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятия по совершенствования системы управления.
Системный анализ проводится на ранних стадиях работ, осуществляемых по созданию конкретной системы управления, что непосредственно связано с достаточно большой продолжительностью и трудоемкостью работ на этапе предпроектного обследования.
Управленческое обследование – это метод, используемый для комплексного исследования внутренних проблем и различных функциональных зон организации.
В управленческое обследование рекомендуется включить 5 функциональных зон:
1) маркетинг
2) финансы и бухгалтерский учет;
3) производство
4) персонал
5) организационную культуру и имидж организации.
Системный анализ должен быть направлен на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения.
При анализе маркетинговой деятельности особое внимание следует уделить ассортименту и качеству выпускаемой продукции или оказываемых услуг, исследованию рынка, конкурентоспособности организации, сбыту, продвижению товаров на рынок, рекламе.
Анализ финансового состояния организации во многом определяется особенностями выбранной стратегии ее развития. В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны деятельности организации, а также ее потенциальные возможности.
Анализ состояния производства позволяет оценить технический уровень производства предприятия, возможность производства продукции с меньшими издержками по сравнению с конкурентами, степень оптимальности производственного процесса и т.д.
При анализе персонала организации анализируется кадровый состав на текущий момент и потребность в кадрах в будущем, компетентность и подготовка высшего руководства, система мотивации работников, соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.
Анализ организационной культуры и имиджа организации дает возможность оценить неформальную структуру организации, систему общения и поведения работников, положение предприятия по сравнению с другими организациями, способность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Системный анализ деятельности организации требует подбора информации для проведения исследования, выбора места исследования, обоснования целесообразности его проведения и разработки компьютерных программ. Для системного анализа может быть использован передовой опыт других организаций.
Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.
В процессе системного анализа необходимо определить:
1) роль и место данной организации в отрасли;
2) состояние ее производственно-хозяйственной деятельности;
3) производственную структуру предприятия;
4) систему управления и ее организационную структуру;
5) особенности взаимодействия организации (предприятия) с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;
6) инновационные потребности;
7) формы и методы стимулирования и оплаты труда работников.
Системный анализ начинается с формулирования целей конкретной системы управления, а также определения критерия эффективности организации.
Цель организации– это конкретное конечное состояние или знакомый результат, которого хотела бы добиться группа сотрудников организации, работая вместе.
Критерий – нормы, с которыми можно сопоставить альтернативные варианты достижения конечных результатов деятельности организации.
Критерий желательно выразить в виде конкретного показателя.
Например: увеличить прибыль организации на 10%, снизить издержки производства на 5%, рост объема производства в 2 раза, увеличить объем продаж на 500 тыс.руб.
Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми.
Первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели (миссии) организации и целей ее функционирования.
Миссия организации– основная общая цель организации, четко выраженная причина ее существования. Цели вырабатываются для осуществления миссии.
Миссия должна быть официально сформулирована и о ней должно быть сообщено сотрудникам организации.
Выбор слишком узкой миссии может сузить возможности руководства при принятии решений. Выбор слишком обширной миссии может повредить успеху организации.
Пример миссии: предоставление людям дешевого транспорта, предоставление людям высококачественной одежды по низким ценам.
Для систематизации целей строится дерево целей, а также анализируются факторы, способствующие или препятствующие достижению этих целей.
Цель 1
Увеличение прибыли организации
Цель 1.2
Совершенствование организации
производства
Цель 1.1
Увеличение объема продаж
Цель 1.3.
Совершенствование системы управления
Рис. Фрагмент дерева целей организации
Для достижения указанных целей необходимо разработать цели более низкого уровня.
Цели должны быть доведены для каждого подразделения организации и исполнителя. Это является залогом успешной реализации успешной стратегии организации.
На основе сформулированных и систематизированных целей разрабатывается программа исследований.Например,программа системного анализа может включать следующие разделы:
- анализ предприятия в целом;
- анализ технико-экономических показателей деятельности предприятия;
- анализ подразделения предприятия, выпускающих продукцию (услуги);
- цехи основного производства;
- анализ вспомогательного и обслуживающего производства;
- анализ системы управления предприятием;
- анализ технологии обработки документов и документооборота, действующего на предприятии.
Каждый раздел программы представляет собой исследование и начинается с постановки целей и задач анализа.
Основные принципы системного анализа:
целостность (система – это единое целое и в то же время система является подсистемой для вышестоящих уровней);
иерархичность (подчинение нижерасположенных элементов элементам высшего уровня. Любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Управляемая подсистема подчиняется управляющей.);
структуризация (наличие конкретной организационной структуры);
множественность (использование множества кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом).
При системном анализе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристику «входа», «процесса» и «выхода» (см. стр. 6, 7).
Исследования проводятся в следующем порядке:
Сначала исследуются параметры «выхода» - что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене;
Затем определяют параметры «входа»,т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных, трудовых, финансовых и информационных);
И, наконец, исследуются параметры «процесса»,преобразующего ресурсы в готовую продукцию: процессы производства и процессы управления.
Таким образом, системный анализ позволяет комплексно оценить деятельность любой системы управления на уровне канкретных характеристик и наметить предложения по обоснованию целесообразности совершенствования системы управления организацией.