2. Бухгалтерский учет движения денежных средств в ооо «Мастер-Сервис»

2.1 Документальное оформление и учет кассовых операций

Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

В ООО «Мастер-Сервис» порядок и организация учета кассовых операций ведется в соответствии с положением «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 г. № 373-П и в соответствии с рабочим планом счетов, разработанным на основе типового.

В рабочем плане счетов предусматриваются следующие субсчета по учету наличных денежных средств:

• 50.01— касса организации в рублях;

• 50.03 — денежные документы.

Учет кассовых операций осуществляет бухгалтер-кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственностью; в соответствии с договором на кассира возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные денежные средства и денежных документы (почтовые марки, авиа- и железнодорожные билеты) хранятся в кассе — специально оборудованном помещении организации.

С 01. 01. 2012 г. организация (ИП) должна самостоятельно определить, каким образом она будет обеспечивать сохранность наличных денег и порядок ревизии кассы. Указанные положения должны быть закреплены в локальном нормативном акте. В ООО «Мастер-Сервис» такие внутренние регламенты отсутствуют, в связи с этим рекомендуем их разработать. Это будет способствовать организационному обеспечению деятельности бухгалтерии.

Однако, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы ООО «Мастер-Сервис» отвечает следующим требованиям: изолированно от других служебных и подсобных помещений; расположено на втором этаже здания офиса; закрывается на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы; оборудовано специальным окошком для выдачи денег; имеет сейф для хранения денег и ценностей; находится под охранной сигнализацией и имеет пожарные датчики.

Наличные денежные средства поступают в кассу организации в следующих случаях:

• оплата от покупателей, заказчиков в пределах лимита;

• возврат неиспользованного аванса от подотчетного лица;

• получение наличных денежных средств с расчетного счета в банке;

• погашение материального ущерба и др.

Каждая операция по движению денежных средств отражается в определенном документе. Следует отметить, что организация движения документов в ООО «Мастер-Сервис» не закреплена во внутренних регламентах бухгалтерии. В связи с этим нами рекомендован график документооборота по учету наличных денежных средств (см. приложение 2).

Несмотря на то, что в Порядке ведения кассовых операций № 373-П не закреплено положение о необходимости ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, считаем, что его необходимо включить в состав элементов графика документооборота. Это связано с осуществлением текущего контроля и сохранностью документов в печатном виде, если возникнет ситуация утери электронного варианта документов.

Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются приходным кассовым ордером.

До 01. 01. 2013 г. (до даты вступления в силу) Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ ООО «Мастер-Сервис» использовало унифицированные формы документов по учету движения денежных средств, утвержденные Госкомстатом РФ. В настоящее время организация продолжает использовать прежние формы, однако рекомендуется разработать формы, отвечающие специфике деятельности ООО «Мастер-Сервис».

Для учета поступления и расхода денежных документов нами адаптированы документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», предлагаемые программой «1 С: Предприятие 8.2».

В форматы документов добавлены строки «Основание» и «ответственный исполнитель». Строка «Основание» показывает наименование, номер, дату документа, на основании которого принимается к учету денежный документ. Строка «Ответственный исполнитель» позволяет контролировать регистрацию и движение документа, исключающее выдачу денежного документа иным лицам. (приложение 3, 4).

Для отражения фактов хозяйственной жизни по поступлению наличных денежных средств бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывная часть (квитанция) и приходный кассовый ордер заверяется печатью, квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписанный приходный кассовый подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги) и передается в бухгалтерию.

Рассмотрим на практических примерах учет поступления наличных денежных средств в ООО «Мастер-Сервис».

Пример 1. По договору № 53 от 15. 01. 2011 г. поступила оплата от ЗАО «СтройСтрой» за выполненные работы по внешнему благоустройству территории на сумму 44 500 руб.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Приходный кассовый ордер № 16	Поступила выручка по договору № 53	44 500	50.01	62.01

Пример 2. На основании авансового отчета № 56 от 06. 02. 2011 г., в кассу организации возвращена неиспользованная сумма от подотчетного лица Мельникова М. Л. в размере 1 700 руб.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Приходный кассовый ордер № 21	Возврат неиспользованной подотчетной суммы	1 700	50.01	71.01

Пример 3. Работником организации Смирновым Н. М. была погашена сумма недостачи блока № 1012 в размере 7 800 руб.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Приходный кассовый ордер № 33	Погашена сумма недостачи Смирновым Н. М.	7 800	50.01	73.02

Пример 4. С расчетного счета, открытого в ОАО «Байкальский Банк Сбербанка России», получены наличные в размере 30 000 руб. на хозяйственные нужды.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Приходный кассовый ордер № 35	Получение наличных из банка	30 000	50.01	51

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются расходным кассовым ордером. Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например, на выплату зарплаты оформляется платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

Выписанный расходный ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Выдача наличных денег из кассы ООО «Мастер-Сервис» происходит в следующих случаях:

• оплата поставщику за выполненные работы, поступившие материалы, основные средства и др.;

• выдача аванса подотчетному лицу на различные цели;

• выплата заработной платы по платежным ведомостям, выплата депонированной заработной платы;

• взнос наличными в банк;

• прочий расход (расчеты с различными дебиторами и кредиторами и др.).

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Деньги из кассы выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой невыданной, суммы кассир от руки вписывает слово: «Депонировано» и невыданные суммы, заносит в реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах, выплаченных и депонированных.

Исправления в документах по учету кассовых операций в ООО «Мастер-Сервис» не имеют место, что соответствует п. 2. 1 порядку организации работы по ведению кассовых операций Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 24. 11. 11 г. № 373-П.

Рассмотрим на практических примерах учет выдачи наличных денежных средств из кассы ООО «Мастер-Сервис»

Пример 5. Была произведена оплата ООО СКФ «Экобест» по договору № 7 от 24. 01. 2011 г. в сумме 5 400 руб. за строительные материалы.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Расходный кассовый ордер № 19	Оплата поставщику по договору № 7	5 400	60.01	50.01

Пример 6. 10. 02. 11  г. Работнику организации Иванову Ю. А. выдано в подотчет на канцелярские, почтовые, прочие расходы в сумме 3 100 руб.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Расходный кассовый ордер № 20	Выдача в подотчет на хозяйственные нужды	3 100	71.01	50.01

Пример 7. 21. 02. 11 г. было осуществлено инкассирование выручки. Денежные средства в сумме 50 000 руб. выданы инкассаторам. На расчетный счет организации денежные средства поступили на следующий день.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	РКО № 31, квитанция к сумке № 0025	Сданы инкассаторам наличные денежные средства	50 000	57	50.01
2	Выписка банка № 20, накладная к сумке № 0025	Зачислены на расчетный счет инкассированные денежные средства	50 000	51	57

Пример 8. На основании платежной ведомости № 2 выплачена депонированная заработная плата Попову С. А. в размере 25 000 руб.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Расходный кассовый ордер № 39	Выплата депонированной заработной платы работнику	25 000	76.04	50.01

Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге. ООО «Мастер-Сервис» имеет одну кассовую книгу, которую ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая — копия — как второй. В ООО «Мастер-Сервис» кассовая книга ведется автоматизировано в бухгалтерской программе, распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями. Такая техника ведения кассовой книги противоречит порядку ведения кассовых операций № 373-П и нарушает кассовую дисциплину. Рекомендуем распечатывать листы кассовой книги ежедневно в соответствии с п. 5. 3 положения № 373-П.

На субсчете 50.03 «Денежные документы» организация учитывает находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты.

ООО «Мастер-Сервис» в составе денежных документов учитывает бланки трудовых книжек, что не соответствует Инструкции к применению Плана счетов бухгалтерского учета. Рекомендуем трудовые книжки вывести из состава денежных документов, поскольку они являются бланками строгой отчетности, и вести их учет на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности».

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов в ООО «Мастер-Сервис» осуществляет за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Пример 9. 30. 03. 12 г. приобретен электронный авиабилет «Иркутск-Москва» в сумме фактических затрат 23 650 руб. Билет выдан подотчетному лицу Короткевич К. Г., направленному в командировку.

№ п/п	Документ	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция
				Д	К
1	Приходный кассовый ордер № 57	Приобретен авиабилет у ЦАВС	23 650	50.03	76
2	Выписка из расчетного счета № 36 (платежное поручение № 65)	Оплачен авиабилет	23 650	76	51
3	Расходный кассовый ордер № 65	Авиабилет выдан подотчетному лицу	23 650	71	50.03

Каждая организация самостоятельно определяет остаток лимита кассы. Лимит остатка кассы — предельно допустимый остаток наличных денежных средств, который может храниться в кассе предприятия (организации). Все наличные деньги сверх данного остатка, должны быть в обязательном порядке сданы в банк на расчетный счет. Исключение составляют только денежные средства для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии. Они могут храниться в кассе организации сверх суммы установленного лимита не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Предприятия имеют право хранить денежные средства, но не накапливать выручку сверх установленных лимитов для предстоящих расходов (в том числе, и для выплаты заработной платы).

В 2012 г. руководство ООО «Мастер-Сервис» установило лимит на остаток денежных средств в кассе 30 000 руб.(????) До 2012 г. лимит устанавливался обслуживающем банком по согласованию с руководством ООО «Мастер-Сервис».  

В организации нет разработанной формы документа «Лимит остатка кассы наличных денег в кассе», расчет ведется в электронных таблицах Excel, а приказ руководителя включает только распоряжение об установке лимита, его расчет не прилагается. Отсутствие документально закрепленного расчета лимита остатка наличных средств нарушает кассовую дисциплину и , в соответствии со ст. 15. 1 КоАП влечет наложение штрафа. До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций № 373-П расчет лимита осуществлял банк, после вступления в силу указанного регламента за банком сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе по документальному оформлению лимита. Рекомендуемое документальное оформление расчета и утверждения лимита остатка денежных средств в кассе приведено в приложении 5.

Если наличные денежные средства в кассе превышают установленный лимит, то организация сдает наличные в банк для пополнения средств на расчетном счете. В ООО «Мастер-Сервис» заключен договор с Российским объединением инкассации (РОСИНКАС) ЦБ РФ. Таким образом, РОСИНКАС в определенные дни и в определенное время (в 16-30) проводит инкассацию организации и сдает денежные средства в банк для зачисления на расчетный счет. Стороны для этого назначают ответственных лиц.

Сдача денежной наличности кассиром инкассаторам происходит в следующем порядке:

• кассир заполняет комплект бланков препроводительной ведомости и проставляет необходимые подписи;

• перед сдачей денежной наличности инкассатору кассир проверяет служебное удостоверение и доверенность на право приема мешков (сумок) с денежной наличностью;

• инкассатор производит прием денег полистным пересчетом, после чего при соответствии суммы, указанной в объявлении на взнос, денежная наличность упаковывается инкассатором в присутствии кассира в сумку, сумка опломбируется пломбиром кассира, соответствующим образцу;

• в приеме денежной наличности у кассира инкассатор расписывается в расходном кассовом ордере, кассир делает запись в журнале, где указывает дату и время сдачи денег, фамилии инкассаторов, сумму цифрами и прописью, номер пломбира и скрепляет запись росписью;

• кассир сличает подпись инкассатора на расходном ордере с образом его подписи на служебном удостоверении;

Договор на оказание инкассаторских услуг оформлен на 3 года. По истечению срока существует возможность продлить его. Для учета инкассирования выручки в ООО «Мастер-Сервис» открыт счет 57 «Переводы в пути». Счет 57 «Переводы в пути» служит для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути. Для зачисления денежных средств на счет 57 подтверждением является квитанция препроводительной ведомости к сумке.

Подтверждением о зачислении наличных денежных средств на расчетный счет служит выписка банка с приложенной копией препроводительной ведомости к сумке, которая поступает в организацию в день зачисления средств на расчетный счет. Практический пример в ООО «Мастер-Сервис» рассмотрен ранее (пример 7).

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации № 373-П обеспечение сохранности наличных денежных средств определяется на руководителем организации. Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве ООО «Мастер-Сервис» 5 лет, при этом один отчетный год документы находятся в архиве бухгалтерии, затем сдаются в архив организации.

В ООО «Мастер-Сервис» бухгалтерский учет ведется автоматизировано с помощью использования компьютерной программы «1С: предприятие» версии 8.2.

Программа «1 С» одна из лучших программ по автоматизации учета.

«1С» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (, оказание услуг, производство и т.д.

В состав конфигурации 8.2 включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31. 10. 2000 г. № 94-н. Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

«1С» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

В «1 С» в части денежных средств поддерживается ввод и печать платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров. Реализован учет денежных документов. На основании кассовых документов формируется кассовая книга установленного образца.

В ООО «Мастер-Сервис» находится десять компьютерных мест в бухгалтерии. Операционная система «Windows 7», частота процессора составляет 1 Ггерц, ОЗУ 2 Гбайта. Реализован механизм обмена информацией с программами типа «Банк-Клиент».

Рассмотрим контрольный пример по автоматизации движения денежных средств в ООО «Мастер-Сервис».

Для осуществления учета кассовых операций необходимо открыть вкладку «Касса».

Для учета поступлений наличных денежных средств в кассу необходимо сформировать документ «Приходный кассовый ордер». В открывшемся окне выбираем вид поступления: оплата от покупателя, возврат от подотчетного лица, возврат от поставщика, получение наличных в банке, расчеты по кредитам и займам или прочий приход. В табличной части вводим дату операции (05. 02. 2011 г.), вводим сумму (44 500 руб.). В закладке «реквизиты платежа» заполняем необходимую информацию — договор (№ 53), контрагента (ЗАО «СпецСтрой»), счет учета (62.01) и прочее. В закладке «печать» — принято от (информация о том, от кого приняты денежные средства в кассу — ЗАО «СпецСтрой»), основание (содержание хозяйственной операции — оплата по договору № 53), приложение (перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления). После введенной информации необходимо нажать «записать», «ок» и провести документ. Печатная форма — приходный кассовый ордер № 16 (приложение 6). В программе формируется корреспонденция счетов Д 50.01 К 62.01.

Таким образом, формируется следующая информация:

1. Входная информация — приходный кассовый ордер;

2. База данных — справочники: контрагенты, договор, статьи движения денежных средств, подотчетное лицо;

3. Выходная информация — кассовая книга, анализ счета 50.01. оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.01.

Для учета выдачи наличных денежных средств из кассы организации формируется расходный кассовый ордер. В открывшемся окне выбираем вид выбытия денежных средств: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача подотчетному лицу, выплата заработной платы по ведомостям, выплата заработной платы работнику, взнос наличными в банк, расчеты по кредитам и займам, инкассация, выплата депонированной заработной платы, прочий расход. В табличной части вводим дату операции (07. 02. 2011 г.), вводим сумму (5 400 руб.). В закладке «реквизиты платежа» заполняем необходимую информацию – договор (№ 7), контрагент (ООО СКФ «Экобест»), счет учета (60.01) и прочее. В закладке «печать» — выдать (информация о том, кому выданы денежные средства из кассы — ООО СКФ «Экобест»), основание (содержание хозяйственной операции — оплата поставщику), приложение (перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления — договор № 7 от 24. 01. 2011 г.). После введенной информации необходимо нажать «записать», «ок» и провести документ. Печатная форма — расходный кассовый ордер № 19 (приложение 7). В программе формируется корреспонденция счетов Д 60.01 К 50.01.

Таким образом, формируется следующая информация:

1. Входная информация — расходный кассовый ордер;

2. База данных — справочники: контрагенты, договор, счет на оплату покупателю, подотчетное лицо;

3. Выходная информация — кассовая книга, анализ счета 50.01. оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.01.

Для учета поступлений денежных документов в кассу (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.) формируется документ «Поступление денежных документов». В открывшемся окне выбираем вид поступления денежных документов: поступление от поставщика, поступление от подотчетного лица, прочее поступление. В табличной части заполняем дату поступления (10. 02. 11 г.). В первой вкладке указываем необходимую информацию — счет учета (50.03), подотчетное лицо (Смирнов Н. М.), принято от (Смирнов Н. М.). Во вкладке «денежные документы» нажимаем кнопку «добавить», таким образом мы создаем необходимый денежный документ: заполняем наименование, указываем вид и стоимость. Затем выбираем. В табличной части указываем необходимое количество, а сумма встает автоматически. После введенной информации необходимо нажать «заполнить» и провести документ. Печатная форма — приходный ордер от 10. 02. 11 г. (приложение 8). В программе формируется корреспонденция счетов Д50.03 К 50.01.

1. Входная информация — приходный кассовый ордер;

2. База данных — справочники: подотчетное лицо, денежные документы;

3. Выходная информация — кассовая книга, анализ счета 50.01. оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.03.

Для учета выбытия денежных документов в кассу (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.) формируется документ «Выдача денежных документов». В открывшемся окне выбираем вид выбытия денежных документов: выдача подотчетному лицу, возврат поставщику, прочее выбытие. В табличной части заполняем дату выбытия (07. 02. 11 г.). В первой вкладке указываем необходимую информацию — счет учета (50.03), подотчетное лицо (Попов С. А.). Во вкладке «денежные документы» нажимаем кнопку «добавить», таким образом мы создаем необходимый денежный документ: заполняем наименование, указываем вид и стоимость. Затем выбираем. В табличной части указываем необходимое количество, а сумма встает автоматически. После введенной информации необходимо нажать «заполнить» и провести документ. Печатная форма — приходный ордер от 07. 02. 11 г. (приложение 9). В программе формируется корреспонденция счетов Д71.01 К 50.03.

1. Входная информация — приходный кассовый ордер;

2. База данных — справочники: подотчетное лицо, денежные документы;

3. Выходная информация — кассовая книга, анализ счета 50.01. оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.03.

Для регистрации приходных и расходных кассовых документов создается отчет (журнал регистрации кассовых документов). Отчет формируется на основании всех записанных кассовых документов. Указываем необходимый для анализа период и нажимаем «сформировать» (приложение 11).

Для контроля поступивших и выданных денежных документов формируем отчет по движению денежных документов. Указываем необходимый для анализа период и нажимаем «сформировать» (приложение 12).

Для формирования кассовой книги указываем необходимый для анализа период (день, месяц, квартал, полгода, девять месяцев, год) и нажимаем «сформировать». (приложение 13). Печатная форма состоит из двух частей: оригинал и копия. Оригинал является непосредственно кассовой книгой и хранится в кассе организации. Копия — отчет кассира. К этому документу прилагаются первичные кассовые документы и передаются в бухгалтерию.

Таким образом, по всем первичным документам составляются анализ счета (50.01 — приложение 14, 50.03 — приложение 15, 57 — приложение 16), оборотно-сальдовая ведомость (50.01 — приложение 17), которые обобщают данные аналитического учета и способствуют формированию отчетной информации.