Технология создания серийных писем

1. Открыть окно документа, на основе которого будет создан основной документ.

2. Задать команду Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. Отображается диалоговое окно «Слияние» (рис. 1). На этом этапе выбирается тип создаваемого документа, который влияет на способ создания составного документа.

Рис. 1. Окно мастера Слияния

3. Нажать кнопку Далее. Открытие документа. Использовать активный (текущий) документ или открыть созданный ранее основной документ.

4. Нажать кнопку Далее. Выбор получателей для выбора источника данных. На этом этапе можно создать новый или открыть созданный ранее источник данных.

5. Добавить поля слияния к основному документу, а затем ввести или изменить текстовую или графическую информацию в нем для придания ему законченного вида.

6. Выбрать и отсортировать записи источника данных, предназначенные для создания составных документов.

7. Проверить составные документы на наличие ошибок.

8. Объединить источник данных с основным документом.

Создание основного документа

Различают следующие типы основного документа.

Письмо используется при необходимости создать письмо, приглашение, счет или любой другой документ, который необходимо распечатать по одной копии для каждой записи источнику данных.

Электронный документ используется при необходимости создания электронных писем для отправления по электронной почте.

Наклейки выбираются при создании наклеек или документов, содержащих повторяющиеся блоки данных, размещаемые на одной странице документа (например, бейджи).

Конверты предназначены для создания почтовых конвертов, по одному для каждой записи источнику данных.

Каталог предназначен для создания списков или каталогов телефонных номеров, заказчиков, сотрудников и т.д.

Примечание. Тип основного документа слияния можно изменить на любом этапе работы с ним, кроме того, допустимо и преобразование его в обычный документ. При проведении преобразований содержимое документа не меняется.

Существует два способа создания основного документа.

• Предварительное создание документа (например, бланка) с последующим выбором его в качестве основного документа в окне диалога «Слияние».

• Создание пустого документа с помощью окна диалога «Слияние» для использования его в качестве основного документа.

Рассмотрим первый способ.

1. Открыть документ, содержащий введенную ранее текстовую или графическую информацию.

2. Выбрать команду Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

3. В диалоговом окно «Слияние» выбрать тип создаваемого документа, нажать кнопку Далее. Открытие документа, найти и открыть созданный ранее документ, используя пункт Существующий документ или использовать в качестве основного текущий документ.

4. Открытый на данный момент файл рассматривается как основной документ.

Рассмотрим второй способ.

1. Создать новый файл.

5. Выбрать команду Сервис Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.

2. В диалоговом окно «Слияние» выбрать тип создаваемого документа – Письма, нажать кнопку Далее. Открытие документа, выбрать – Текущий документ.

3. Открытый на данный момент файл рассматривается как основной документ.