Создание источника данных
При задании источника данных происходит присоединение указанного источника данных к основному документу. На любом этапе работы с основным документом для него можно задать новый источник данных, при этом связь со старым источником данных разрывается.
Выбрать команду Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.
. Отображается диалоговое окно «Слияние» (рис. 1).
Нажать кнопку Далее. Выбор получателей и выбрать команду Создание списка и нажать кнопку Создать. Отображается диалоговое окно «Новый список адресов», в котором приведен список имен полей, наиболее часто используемых при создании источника данных (рис 2).
Выбрать поля из списка стандартных. Для того, чтобы добавить недостающие или удалить лишние поля используется кнопка Настройка столбцов (рис. 3). Выбранные поля должны обеспечить размещение всей требуемой информации. Нажать кнопку ОК.
Ввести записи, используя форму данных. После ввода одной записи, нажать кнопку Создать запись и повторить эти же действие для каждой вводимой записи.
Нажать кнопку ОК для завершения и закрытия окна диалога «Ввод данных адреса» и для возврата в окно редактирования основного документа. При этом потребуется сохранить источник данных.
Задать имя файла для сохранения источника данных и нажать Сохранить. После сохранения файла откроется окно «Получатели слияния» (рис 4), позволяющее просмотреть, отредактировать или удалить записи. Здесь источник данных представлен как обычная таблица. Каждая строка таблицы соответствует одной записи источника данных.
Рис. 2. Окно «Новый список адресов»
Рис. 3. Окно «Настройка списка адресов»
Рис. 4. Окно формы
Вставка полей слияния в основной документ
При редактировании основного документа отображается панель инструментов «Рассылки» (рис. 5).
Рис. 5. Панель инструментов «Рассылки»
Для вставки поля слияния необходимо установить курсор в требуемое место основного документа.
Нажать кнопку Вставить поле слияние на панели инструментов «СЛИЯНИЕ» (рис. 5). Появится список полей слияния в соответствии с их вводом при создании источника данных.
Выбрать поле слияние, вставляемое в документ. Имя поля отобразится в документе в кавычках (например, «Фамилия»).
Добавить в документ остальные поля.
Примечание. Поля слияния вставляются в основной документ во встречных кавычках «». Поля слияние можно просмотреть в так называемых кодах полей. Например, поле в кодах полей будет отображено в виде { MERGEFIELD Обращение }. Для вывода и скрытия всех кодов полей в документе используется комбинация клавиш ALT+F9. Нажатие на панели инструментов «Рассылки» кнопки Просмотр результата переводит в режим просмотра значений полей слияния, вставленных из источника данных, вместо их имен. Это позволяет получить более точное представление о будущем виде документа слияния.
Создание составных документов
Создание составных документов основывается на объединении основного документа и данных из присоединенного источника, для этого используется кнопка Найти и объединить / Изменить отдельные документы на панели инструментов «Рассылки» или на шестом этапе слияния выбирается кнопка Изменить часть писем. При выполнении слияния появляется окно «Составные новые документы» (рис. 6). В этом окне задается объединений всех записей, только текущей или записей с указанными номерами. В результате произойдет формирование составного документа, который в общем случае содержит столько страниц, сколько записей в источнике данных (если не было фильтрации или отбора диапазона номеров записей).
Рис. 6. Окно «Составные новые документы»
Перед объединением данных при необходимости можно задать условия отбора (фильтрации и сортировки) записей, вставляемых в основной документ из источника данных, выбрать тип составного документа: новый документ, на принтер, передать по электронной почте, проверить проект слияния на наличие ошибок.
Для задания условий отбора следует:
Вызвать окно адресатов слияния (Кнопка Изменить список получателей),
Выделить источник данных,
Нажать кнопку Фильтр,
Задать условия фильтрации.
нажать кнопку ОК