Занятие №4 «Работа с первичными документами. Создание шаблонов документов. Создание списка рассылки»
Цель задания: освоить технологии создания типовых и оригинальных прикладных документов средствами MS Word.
Общие сведения
В качестве носителей исходной информации на предприятиях используются преимущественно обычные первичные документы. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в них информация. На практике применяют анкетный, зональный, табличный (табельный) и комбинированный принципы построения формы документов.
При проектировании первичной документации на предприятии обычно не приходится заново создавать формы документов. Работа сводится к пересмотру действующих форм, их упрощению и замене нескольких однородных форм одной, более рациональной и удобной для автоматизированной обработки.
Поэтому можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов в документе: постоянные, справочно-группировочные и переменные (количественные), расценочные и итоговые. Расценочные и количественные показатели располагаются рядом для удобства вычислительной обработки. Во всех документах по одному разделу учета (например, документы по учету труда и заработной платы, материалов и др.) должно быть унифицированное расположение одинаковых реквизитов. Это облегчает последующую обработку таких документов и составление отчетных сводок.
При разработке документа вначале определяется необходимый минимальный состав реквизитов, далее выбирается форма построения и формат документа.
Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения документа по всем инстанциям и исполнителям, начиная с момента поступления на предприятие и кончая моментом сдачи его в архив. Прохождение документа может быть разделено на три этапа: выписка документа, обработка документа, сдача в архив. Движение каждой формы массовых документов внутри организации целесообразно изображать в виде схемы документооборота с указанием конкретных исполнителей и операций обработки.
Серийные письма (составные документы)— это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Команда Рассылки – Начать слияние позволяет автоматически объединять текст документа с именами, адресами и другой информацией для создания персонализированных писем, почтовых наклеек и другой печатной продукции.
Чаще всего эта команда используется для создания писем, конвертов и почтовых наклеек. Тем не менее, поскольку поля могут быть вставлены в любой текстовый документ, и документы можно форматировать в соответствии с конкретными потребностями, ее можно использовать для создания каталогов, заказов, телефонных списков и многих других документов.
Для создания составного документа необходимо наличие двух объектов:
Основного документа, содержащего подлежащий распространению текст, а также поля слияния, указывающие на места подстановки данных из второго документа — Источника данных,
Источника данных, содержащего имена, адреса и другую информацию, подлежащую вставке в документ. Источник данных представляет собой таблицу, первая строка которой — имена полей слияния. Остальные строки, называемые записями, включают информацию, которая будет отличать одно письмо от другого. Источниками данных могут быть файлы Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft OutLook и файлы многих других типов
При выполнении слияния эти два объекта объединяются, формируя составные документы, отличающиеся для каждого из адресов или других записей в источнике. Создается по одной копии документа для каждой записи, содержащейся в файле источника данных, другими словами, количество составных документов определяется количеством строк в источнике данных.
Если не требуется создавать отдельные документы для каждой из записей источника данных, перед выполнением слияния можно выполнить сортировку или применить фильтр к данным источника.
Задание:
Создать серийное письмо (типовое и индивидуальное). Номер варианта индивидуального задания согласуется с преподавателем (номер по порядку в списке группы).