книги из ГПНТБ / Брага, В. В. Основы технологии машинной обработки статистической информации [учеб. пособие]
.pdfсумма данных с шифром 3 равна данным строки с шифром 2; сумма данных с шифром 4 равна данным строки с шифром 3; сумма данных с шифром 5 равна данным строки с шифром 4. В перфорационных машинах этот знак служит для подсчета
итога составляющих строк, а при обработке на ЭВМ позволяет организовать программы контроля правильности вхождения дан ных одних строк в другие.
В системе ЦСУ'СССР действуют также единые коды профессий рабочих и должностей ИТР и служащих, специальностей и др.
Составление информационных таблиц. Каждую работу, выпол няемую на ЭВМ, экономисты вычислительных Центров начинают с информационной таблицы, составляемой по специальной инструк ции на бланке определенной формы. Информационная таблица представляет собой полную характеристику отчетов отчитываю щихся организаций в кодовом выражении. В этой таблице указы вается, например, шифр министерства, к которому относится пред приятие, главка, территории и т. д. Информационная таблица ха рактеризует не только деятельность отчитывающегося предприятия, но его статистический отчет. Например, в информационной табли це показано, в составлении каких сводных таблиц участвует пер вичный отчет. Кроме первичных отчетов в информационных таб лицах характеризуются также сводные таблицы по данной работе: признак ее передачи в вышестоящую организацию, количество эк земпляров и др.
Рассмотрим технику составления информационных таблиц на примере формы № 1-сн. Если формы отчетов другие, добавляются только дополнительные специфические характеристики отчета. Вна чале составляется полный список отчитывающихся организаций в
определенной |
последовательности: по |
министерствам, а внутри — |
по главкам. |
Каждому предприятию |
(или отчету) присваиваются |
шифры. Шифры строятся по серийной системе. Каждому мини стерству (главку) отводится определенная серия номеров, вклю чая резервные, а сводным отчетам присваиваются следующие но мера. Каждый вычислительный центр присваивает отчитывающим
ся организациям свои номера. Их |
значность |
зависит |
от количе |
ства отчитывающихся организаций на данной |
территории. Внутри |
||
одного вычислительного центра не |
может быть двух |
отчетов с |
одним и тем же номером. Для входных отчетов номер отчета яв ляется одновременно шифром предприятия (см. табл. на стр. 93).
В каждой строке информационной таблицы для формы № 1-сн записываются следующие шифры:
1)номер отчета (отчитывающейся организации);
2)шифр категории отчета; вводятся следующие шифры кате
горий: |
1 |
— отчет |
по |
предприятию |
(базе, |
складу), 2 — отчет по |
главку, |
3 —отчет |
по |
министерству, |
4 — отчет |
по совету министров, |
5 — отчет по области, 6 — отчет по республике, 7 — отчет по СССР;
3) шифр министерства (трехзначный); проставляется в соответ ствии с едиными кодами министерств и ведомств;
90
Шифры министерства Шифры главков Шифры организаций (номера отчетов)
101 |
01 |
0001 |
|
(серия номеров |
01 |
0002 |
|
0001—0320) |
01 |
0003 |
|
|
01 |
0045 |
резерв 0046-0050 |
|
02 |
0051 |
|
|
02 |
0052 |
|
|
014 |
0310 |
резерв |
0311—0320 |
102 |
01 |
0321 |
|
|
(серия номеров |
01 |
0322 |
|
|
0321—С800) |
01 |
0323 |
|
|
|
01 |
0400 |
резерв |
0401—0410 |
|
02 |
0411 |
|
|
020412 и т. д.
4) |
шифр |
подчинений |
(однозначный): 1 — дл я |
союзных |
мини |
||||||
стерств, |
2 |
— для |
союзной |
части |
союзно-республиканских |
мини |
|||||
стерств, |
3 |
— для |
республиканской |
части |
союзно-республиканских |
||||||
министерств, 4 и 5 — для республиканских |
и местных |
министерств; |
|||||||||
5) |
шифры |
главков (двузначные); они |
одинаковы |
внутри ми |
|||||||
нистерства |
на всех уровнях; |
|
|
|
|
|
|||||
6) |
шифр района (двузначный); устанавливается |
на ВЦ; |
|
||||||||
7) |
шифр |
территории: |
области, |
республики (двузначный, |
еди |
||||||
ный для всей |
страны); |
|
|
|
|
|
|
8)признак выходного отчета (проставляется 1);
9)признак поступления отчета по форме № 3-сн; если отчет
поступает, проставляется 1, в остальных случаях — 0;
10)признак выходного отчета: проставляется 1, в остальных случаях — 0;
11)признак передачи информации в вышестоящую организа цию (проставляется «1», если отчет представляется в вышестоя щий уровень системы);
12)количество печатаемых экземпляров сводных таблиц (не более трех);
13)номера выходной формы и граф отчета; заполняются для выходных отчетов, в которых исключается ряд граф;
14)шифр входимости — порядковый номер отчета, в свод по которому включается данный отчет.
91
По каждой строке информационной таблицы подсчитывается контрольная сумма. Резервные строки должны быть незаполнен ными. Информационная таблица заполняется один раз. Все ее ко довые обозначения подлежат перфорации и вводу в ЭВМ. Таким образом, в машине будет постоянно храниться характеристика всех статистических отчетов, первичных и сводных, по данной работе.
Перфорация информационной таблицы производится на перфо
картах |
или перфолентах по специальному макету. |
При вводе их |
в ЭВМ |
производится распечатывание содержания |
информацион |
ных таблиц, которые передаются экономистам для проверки и кор ректировки.
Использование информационных таблиц изменяет порядок шиф ровки входящих отчетов путем проставления только номера отчета вместо всех признаков, сокращает время перфорации, контроля и ввода данных в ЭВМ, а также дает возможность получать в ЭВМ всевозможные сводки по подчинениям и дополнительные разра ботки.
Для внесения коррективов в информационные таблицы эконо мист должен за какой-то период до начала разработки отчетов заполнить бланки той же формы. Если надо какие-то отчеты ис
ключить, |
то в строках |
записываются их |
кодовые характеристики |
в том же |
порядке, как |
и первоначально, |
и делается надпись «ис |
ключить». Для ввода нового документа на бланке также записы вается новый документ со всеми его признаками и шифрами со гласно инструкции по составлению информационных таблиц и делается надпись «включить». При корректировке должен соблю даться тот же порядок возрастания признаков и шифров, что и при составлении информационных таблиц.
В случае изменения шифров документов производится анало гичная запись на бланке со старыми шифрами для удаления из информационной таблицы и с новыми для ввода.
Бланки с коррективами снова подлежат перфорации. Новые данные вводят в ЭВМ и вносят необходимые изменения в инфор мационную таблицу, которая всегда должна быть готова для ис пользования при решении данной задачи на ЭВМ.
Общесоюзные классификаторы. При создании общегосударст венной автоматизированной системы важное значение приобретает наличие общесоюзных классификаторов экономической информа ции, обеспечивающих взаимодействие отдельных автоматизирован ных систем.
При функционировании АСГС статистическая информация бу дет кодироваться в соответствии со следующими едиными общесо юзными классификаторами и системами обозначений:
общесоюзным классификатором промышленной и сельскохозяй ственной продукции;
системой обозначений стандартов и технических условий на ос нове общесоюзного классификатора промышленной и сельскохо зяйственной продукции;
92
общесоюзным классификатором работ и услуг;
общесоюзным |
классификатором |
профессий |
рабочих, должно |
стей служащих и тарифных разрядов; |
|
||
общесоюзным классификатором |
природных ресурсов; |
||
общесоюзным |
классификатором |
предприятий |
и организаций; |
общесоюзным классификатором отраслей народного хозяйства; системой обозначений органов государственного управления
Союза ССР и союзных республик; системой обозначений объектов административно-территори
ального деления Союза ССР и союзных республик, а также насе ленных пунктов;
системой обозначения единиц измерения, используемой в авто матизированных системах управления;
общесоюзным классификатором управленческой документации. Работа по составлению общесоюзных классификаторов возло
жена на ряд организаций.
Под руководством Госплана СССР и Государственного коми тета стандартов Совета Министров СССР разработаны общесоюз ный классификатор промышленной и сельскохозяйственной про дукции (ОКП) и его высшие классификационные группировки (ВКГ ОКП), которые сейчас внедряются на предприятиях, в орга низациях и ведомствах страны, в том числе и в системе ЦСУ. Для разработки шифров ОКП и ВКГ ОКП использована десятичная система кодирования; при этом максимальная значность ОКП — 10 знаков, ВКГ ОКП — б знаков. В коде ОКП четко выделены сле
дующие |
признаки: класс — 2 знака, |
подкласс — 1 знак, |
группа — |
1 знак, |
подгруппа—1 знак, вид — 1 знак, внутривидовые груп |
||
пировки |
качественных показателей |
и типоразмеров — 4 |
знака. |
Кроме общесоюзного классификатора промышленной и сель скохозяйственной продукции разрабатываются и другие общесоюз ные классификаторы. Ответственность за разработку и использо вание единых систем классификации и кодирования возложена на министерства и ведомства СССР.
Например, в НИИ ЦСУ СССР ведутся работы по составлению общесоюзного классификатора предприятий, учреждений и органи заций (ОКПО). Классификатор строится по комбинированной си стеме кодирования, в нем выделяются следующие признаки: от расли народного хозяйства, министерства и ведомства, главные управления, территория, объект.
На ЦСУ СССР также возложена разработка общесоюзного классификатора отраслей народного хозяйства, системы обозначе ний органов государственного управления СССР и союзных респуб лик, системы обозначений объектов административно-территори ального деления СССР и союзных республик, а также населенных пунктов, общесоюзного классификатора технико-экономических по казателей.
93
§ 4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПЕРВИЧНЫХ И СВОДНЫХ
СТАТИСТИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ
Работа по унификации форм и таблиц и проектированию их для машинной обработки является составной частью постановки задачи. Отраслевые управления (отделы) ЦСУ СССР ответствен ны за унификацию форм и таблиц. Пересмотр действующих форм отчетности производится, как правило, ежегодно. При изменении программы разработки статистической задачи соответственно вно сятся коррективы и в формы отчетности.
Разработка новых и внесение изменений в действующие формы статистической отчетности происходит в следующем порядке. Сна чала управления (отделы) ЦСУ СССР подготавливают проекты новых и изменецных форм и согласовывают их с Главным вычи слительным центром ЦСУ СССР, где отдел проектирования техно логии разработки статистической отчетности и отдел алгоритмиза ции и программирования совместо с экономистами приспосабли вают формы к требованиям машинной обработки.
Согласованные формы отчетности представляются в отдел уче та и отчетности ЦСУ СССР, который вносит в формы свои заме
чания и представляет |
их руководству ЦСУ СССР |
на рассмотрение |
|
и утверждение. Образцы утвержденных новых и измененных |
форм |
||
отчетности управления |
(отделы) в установленные |
сроки с |
визой |
(грифом) отдела учета и отчетности ЦСУ СССР сдают Главмехсчету, который обеспечивает изготовление тиражей бланков по за казам заинтересованных министерств, ведомств, организаций. Об разцы измененных и новых форм отчетности рассылаются стати стическим органам, где их изготавливают необходимым тира жом.
Проектирование статистических отчетов, определение содержа ния и порядка размещения в них показателей очень важно при со ставлении рабочего проекта комплекса электронной обработки ста тистических данных. Следует помнить, что каждое изменение форм
отчетности |
требует корректировки рабочих проектов, |
что влечет |
к значительной переделке машинных программ или |
составлению |
|
их заново |
и требует огромного труда инженеров по организации |
|
машинной |
обработки и программистов. |
|
Статистическая информация регистрируется на материальных носителях информации, к ним относятся статистические отчеты, перфокарты, перфоленты и машинные бланки. Их можно разде лить на три группы:
1) непригодные к автоматическому вводу в вычислительные машины первичные и сводные статистические отчеты. Под пер вичными отчетами здесь понимаются входящие, а под сводными — исходящие отчеты какого-либо уровня системы;
2) пригодные к автоматическому вводу в ЭВМ. Эти носители называются машинными; к ним относятся перфокарты, перфо ленты, магнитные носители и др.;
94
3) носители, совмещающие функции документа и машинного носителя. К ним относятся бланки, в которых информация, запи санная с соблюдением определенных условий, может автоматиче ски вводиться в ЭВМ или перезаписываться на перфоленты и пер фокарты.
Рассмотрим первую группу носителей информации — статисти ческие отчеты. Для того чтобы можно было обработать их на перфорационных или электронных машинах, вся содержащаяся в них информация предварительно должна быть перенесена на ма шинные носители.
Первичный статистический отчет, поступающий в органы ЦСУ
СССР от отчитывающихся организаций, является средством отра жения результата хозяйственных операций и составляется на бланке. В зависимости от степени механизации регистрации дан ных документы могут заполняться как вручную (или на пишущей машинке), так и при помощи специальных устройств. Однако пока не создано надежных технических устройств, позволяющих на практике производить автоматическую запись информации в доку менты. Заполнение статистического отчета, как и многих учетных документов, производится вручную, и отчет представляется в ор ганы государственной статистики на бланке.
При проектировании и создании АСГС будут разработаны воп росы ее взаимодействия с автоматизированными системами пред приятий, о предоставлении статистической информации в систему ЦСУ на машинных носителях (перфолентах, магнитных носителях) или об обеспечении ее ввода в ЭВМ непосредственно по каналам связи, соединяющим ВЦ предприятий и ВЦ системы ЦСУ. Этот вопрос может быть решен лишь при организации ВЦ на крупных организациях и внедрении там комплексной механизации всех ви дов учетно-плановых и статистических работ, т. е. при реализации там основных функций автоматизированных систем управления (АСУ).
Статистические отчеты имеют сложное построение. Отчеты представляют собой комбинацию нескольких форм построения: зональной, анкетной и табличной. В каждом отчете можно выде лить несколько зон.
В зоне |
1 дается характеристика отчета |
и отчитывающейся ор |
|
ганизации |
(номер формы, ее периодичность, срок представления, |
||
название |
отчитывающейся организации, ее подчиненность |
принад |
|
лежность |
к отрасли народного хозяйства |
и т. д.). Эти |
данные |
текстовые. Для переноса на машинные носители их надо закоди ровать. Для этого в верхнем правом углу документа выделена рамка, в которой проставляют постоянные признаки отчета. Рамка построена по зональной форме. Элементы рамки имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впеча
тано название признака, |
в другой — от руки проставляют его |
шифры. В основном это |
шифры тех группировочных признаков, |
по которым производится |
разработка. |
95
Так как по многим статистическим отчетам программа разра ботки аналогична, то рамка эта имеет стандартную форму:
Шифр министер |
Шифр глав |
Шифр |
Шифр |
Шифр пред |
Шифр |
ства, ведомства |
ного управле |
области |
района |
приятия |
отрасли |
|
ния |
|
|
|
|
Если в отчете какого-то признака нет, его исключают, иногда оставляют одну клетку свободной.
Для некоторых статистических отчетов, имеющих иную про грамму разработки, содержание рамки может быть изменено. На пример, для формы № 2-тр рамка выглядит следующим образом:
Шифр области |
Шифр типа |
Шифр подчинения |
Шифр автохозяй |
Отметка о хоз |
поселения |
ства |
расчете |
Данные, проставленные в рамке, подлежат переносу на машин ные носители, поэтому рамка обведена утолщенными линиями. Шифры проставляют'экономисты отделов (секторов) подготовки и выпуска статистических материалов. Они должны уделять самое серьезное внимание этой работе. Как показывает практика, зача стую в рамки проставляют не те шифры, которые положено, пере ставляют цифры в шифре, в некоторых клетках шифры вовсе отсутствуют. Каждый такой случай вызывает осложнения при ма шинной обработке. Операторы тратят много времени на выясне ние и дополнительный поиск ошибок. Все это влияет на сроки составления сводных отчетов и качество машинной обработки.
Зона 2 служит для расположения названий и данных статисти ческих показателей. Здесь проставляются плановые к отчетные данные, а также производные величины. Эта зона может иметь ан кетную, табличную или комбинированную форму построения.
При анкетной форме построения реквизиты размещены в до кументе построчно друг за другом. Наименование реквизита зани мает левую часть строки, а правая часть отведена для ответовзаписей данных. Анкетную форму построения имеют переписные листы, анкеты, а также статистические отчеты по естественному движению населения и механическому движению населения и др.
Анкетная форма неудобна для перфорации, так как перенос данных на машинные носители производится по вертикали. Она подходит для проектирования документов, приспособленных для автоматического считывания информации в ЭВМ (см. устройства «Бланк» и «Рута-701»).
При табличной форме построения показатели размещены в виде таблиц с графами по вертикали и строками по горизонтали. Стати стические отчеты имеют в своем составе одну или несколько мно гострочных и многографных таблиц.
96
Часто наряду с табличной формой в отчете используется и ан кетная форма построения, например в форме № 2-т. В этом слу чае можно считать, что отчет построен по комбинированной си стеме. Статистические отчеты в большинстве случаев имеют посто янный состав подлежащего и сказуемого, напечатанный типограф ским способом.
При проектировании статистических отчетов учитываются, преж де всего, общие требования к документам, а затем в зависимости от того, где предполагается разработать данный отчет: на кла вишных, перфорационных или электронных вычислительных маши нах, учитываются специфические требования машинной обработки для данного класса вычислительных машин.
Общие требования к проектированию статистических отчетов сводятся к следующему.
Прежде всего отчеты должны быть унифицированными, т. е.
едиными |
и обязательными |
для |
комплекса статистических задач |
||
во всей |
системе. Формы |
статистических отчетов |
проектируются |
||
только |
на |
стандартных листах |
на основании расчетов размеров |
строк, граф документа и всей его площади. Формы сводных ста тистических таблиц, получаемых на ЭВМ, ограничены размерами алфавитно-цифрового печатающего устройства машины. На бланке должно быть предусмотрено место для проставления всех подпи сей, названия отчета, разделов, таблиц и т. д.
Расположение показателей в отчете должно быть удобно для заполнения, обозрения и чтения. Для этого все показатели рас полагаются в определенной логической последовательности и вза имосвязи с учетом удобства выполнения логического контроля данных. В документе оставляется достаточно места для четкой записи. При проектировании сводной статистической отчетности следует исходить из того, что вся она должна заполняться на пи шущих, табличных машинах, табуляторах или ЭВМ.
Постоянные для отчета признаки располагаются в правом верх нем углу документа, в зоне 1, что весьма удобно и для автомати ческой перфорации постоянных признаков отчета на машинные но сители, и для ручной группировки документов. Все количественносуммовые показатели размещаются в зоне 2 отчета.
При монтаже форм отчетов нужно сначала изучить программу разработки и лишь после этого размещать показатели на бланке. Для этого при проектировании разработки отчетов на клавишных и перфорационных вычислительных машинах в первичных отчетах должно предусматриваться включение всех показателей, необходи мых для составления сводных отчетов. При обработке на ЭВМ это условие может не соблюдаться за счет выделения из документов постоянной информации, которая может быть записана в запоми нающее устройство машины и каждый раз подформировываться к текущим данным при составлении сводной статистической отчетно сти на ЭВМ. Здесь могут также использоваться данные из других задач, хранящихся в памяти машины.
4 Заказ Ш 321 |
97 |
Желательно в документ включать итоговые и балансовые стро ки, а если имеются позиции «в том числе», которые не дают ба ланса, вводить позиции «прочие». Введение итоговых и балансовых строк облегчает машинную обработку и позволяет автоматически выполнить арифметический контроль отчетов. Требования балан совой увязки статистических показателей особенно повышаются при обработке отчетности на ЭВМ.
Все производные строки и графы в отчете должны иметь под сказы. В тех случаях, когда в документах заполняются не все графы по строке, нужно поставить знак «X». Если в форме имеется двойная система единиц измерения, необходимо для каждой единицы измерения отвести отдельную строку. Для облегчения под счета на машинах производных или итоговых строк, кроме номера строки, желательно ввести «шифр строки». Например, итоговой строке присвоить шифр 1, а составляющим ее строкам — 2.
При проектировании статистических отчетов, разрабатываемых на КВМ, дополнительно учитываются требования рационального составления сводного отчета на этих машинах.
В отличие от учетных документов статистические отчеты для обработки на клавишны.х машинах проектируются многострочными, так как обработке подлежат не отдельные документы, а группа документов с общими признаками.
Документы проектируются с типографски напечатанным соста
вом подлежащего и сказуемого, |
причем расположение показателей |
в первичных и сводных отчетах |
делается по возможности одина |
ковым. Обрабатываемые показатели желательно располагать ря дом, а для записи вычисленных показателей нужно оставлять сво
бодные места. Если на одной странице |
отчета размещено несколь |
ко разделов (таблиц), то монтировать |
документ нужно так, чтобы |
графы различных таблиц по вертикали, а также строки по гори зонтали совпадали. Это условие обеспечивает рациональную тех нологию сводки отчета на клавишных машинах методом подгибки бланков.
Чтобы не делать повторной сводки на клавишных машинах, в
документе должны |
быть введены |
балансовые и итоговые |
строки. При этом |
итоговая строка |
и все входящие в нее |
строки располагаются на одной странице. Если число строк, вхо дящих в итог, велико и размещены они на разных стра ницах, то вводятся постраничные итоги. Все это позволяет сокра тить время обработки отчетов на клавишных машинах за счет
ликвидации повторных |
просчетов, путем |
проверки |
итоговых строк |
в сводных отчетах. |
|
|
|
При проектировании |
статистических |
отчетов, |
предназначенных |
к обработке на перфорационных машинах, необходимо учитывать следующее. Все данные, подлежащие переносу на перфокарты, должны быть представлены в цифровой форме, поэтому вводятся дополнительные графы для шифровки текста. Необходимо тща тельно отобрать все перфорируемые реквизиты. Обычно перфора-
38
ции подлежат те реквизиты, которые участвуют в составлении сводных статистических отчетов.
Перфорируемые реквизиты располагаются в одном месте, же лательно на лицевой стороне бланка, и обводятся утолщенными линиями. Если отчет состоит из нескольких таблиц, то перфорируе мые зоны выделяются в каждой таблице. В тех статистических от четах, где перфорации подлежат все показатели таблиц, нет на добности выделять зоны утолщенными линиями.
Состав подлежащего отчета можно делать как постоянным, так и переменным.
Проектирование размещения перфорируемых реквизитов в ста тистическом отчете происходит в полном согласовании с их раз мещением на перфокарте. Последовательность расположения рек
визитов в отчете и на перфокарте |
следующая: |
|
|
||
постоянные |
признаки для |
отчета |
(шифр подчинения, |
шифр |
от |
расли и т. д.) |
располагаются |
в зоне |
1, в верхней правой |
части |
до |
кумента в специальной рамке, в каждой клетке впечатано наиме нование признака, а от руки проставляется его шифр;
переменные признаки (шифр строки или подлежащего таблицы министерства, отрасли и др.) располагаются в таблицах и шиф руются. Шифры проставляются в специальных графах и подлежат перфорации. Если состав подлежащего таблицы постоянный, то эти шифры впечатаны типографским способом, если переменный — проставляются от руки;
количественно-суммовые показатели располагаются в графах таблиц. К ним относятся плановые и отчетные данные, а также производные величины (процент выполнения плана, темпы роста
ит. д.).
Встроке таблицы перфорируемые данные должны располагать ся слева направо по горизонтали без разделения их неперфорируемыми реквизитами. Учитывая, что перфорация отчетов ведется по строчно, в таблице не следует размещать более 7—8 семизначных граф. Такое количество граф может свободно разместиться на од ной перфокарте. При большом числе граф приходится пробивать дополнительную перфокарту на строку, что увеличивает расход перфокарт и время обработки.
Изложенные требования по проектированию статистических отчетов, подлежащих обработке на клавишных и перфорационных машинах, не содержат каких-либо коренных изменений в построе нии форм, ориентированных на ручную обработку. Все изменения в основном сводятся к выделению специальных мест для простав ления шифров, введению дополнительных строк, выделению пер форируемых реквизитов, более рациональному расположению по казателей в отчете и т. п.
При обработке на клавишныл и перфорационных машинах не ставятся такие вопросы, как изменение состава проставляемых данных, изменение способа записи информации, изменение струк туры подлежащего и сказуемого формы отчета. Все это обусловли-
4* |
99 |