книги из ГПНТБ / Кашаев, А. Н. Учет материалов

меняют комбинированную карту учета раскроя, приспо­ собленную для механизации учетно-вычислительных ра­ бот. Она состоит из нескольких разделов: задание на раскрой; расчет фактических результатов раскроя с вы­ делением по нормам и отклонениям от норм; учет вы­ работки и начисления заработной платы закройщикам; оприходование кроя изделий. Отрывными талонами-на­ кладными оформляется отпуск тканей со склада в за­ кройный цех,- а также возврат остатков. Комбинирован­ ное построение раскройной карты значительно расши­ ряет ее учетные и контрольные возможности, что способствует и более эффективному внедрению механи­ зации учета.

На некоторых обувных фабриках при переходе на нормативный метод учета в закройных цехах приме­ няют единый учетный документ на каждую партию рас­ кроенного материала — раскройную ведомость, которая совмещает два ранее обособленных документа (рас­ кройную ведомость и ежедневную карту закройщика), во многом друг друга дублировавших. Задания закрой­ щикам даются в форме отрывных талонов. По оконча­ нии месяца на М СУ по этим талонам разрабатывают табуляграммы (лицевые счета закройщиков), где ука­ зывают результаты использования материалов каждым закройщиком и его заработную плату (с учетом исполь­ зования материалов).

В механических и сборочных цехах контроль за ис­ пользованием деталей обычно ведется на основе пер­ вичных документов по учету выработки (маршрутные карты, сменные рапорты, ведомости выработки и др.) путем составления баланса движения деталей. Известен и опыт объединения в одном документе маршрутной карты с раскройным листом (раскройно-маршрутный лист). Этот комбинированный документ заменяет ряд документов (разовых требований, маршрутных листов, раскройных карт, накладных на сдачу заготовок и др.).

В тех случаях, когда метод партионного раскроя применять невозможно или нецелесообразно прибегают к инвентарному методу. Он заключается в том, что фак­ тический расход материала определяется с помощью

59

зом выявляются отклонения (экономия или перерасход). Причем отклонения должны выявляться по каждому виду материалов по отдельным исполнителям — брига­ дам, отделениям, участкам или в целом по цеху (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц). На прак­ тике, однако, отклонения выявляются в целом по всем изделиям укрупненными позициями за длительный про­ межуток времени.

Инвентарный метод широко применяется и для учета использования и выявления отклонений от норм расхода вспомогательных материалов в самых различных от­ раслях промышленности.

Вариант инвентарного метода нужно выбирать с уче­ том структуры управления производством, стоимости и дефицитности материалов, возможностей механизации учетно-вычислительных работ и других условий.

Следует отметить, что на одном и том же предприя­ тии различные методы применяются, как правило, в сочетаниях. Так, метод документального оформления чаще всего применяется в увязке с методом партионного раскроя или инвентарным. Элементы инвентарного ме­ тода в свою очередь присущи другим методам учета и контроля использования материалов, в частности пар­ тионному.

При любом методе учета цехи представляют в соот­

В них указываются и причины, и виновники выявлен­ ных отклонений (экономии или перерасхода). Рапорты и отчеты должны тщательно и всесторонне анализиро­ ваться в целях устранения недостатков,/экономного рас­ ходования сырья и материалов.

Таким образом, в основе эффективного контроля за использованием материалов лежат следующие важней­ шие принципы: сопоставление фактического расхода ма­ териала с нормативным (на единицу изделия и на весь выпуск); такое ѣсе сопоставление не только по изделию, но и по цеху, участку и отдельному рабочему месту; точный и оперативный учет отклонений от норм.

Как уже отмечалось, применение того или иного ме­ тода учета и контроля использования материалов в про­ изводстве зависит от многих факторов и прежде всего от специфики материала. Например, по металлу, расход

60

которого особенно велик на машиностроительных пред­ приятиях, рассмотренные выше методы могут приме­ няться в различных сочетаниях. Так, в условиях инвен­ тарного метода часть отклонений, учтенных по докумен­ там на замену и сверхлимитный отпуск, списывается непосредственно прямым путем на определенные изде­ лия, а остальные отклонения —• пропорционально нор­ мативному весу. Но целесообразнее всего в условиях нормативного метода учета применять метод партион­ ного раскроя, при котором определяются отклонения от норм по каждой раскраиваемой партии (по рабочим, бригадам, участкам и в целом по цеху, а также по при­ чинам, по маркам, сортам, профилям и т.д.).Такой ме­ тод позволяет отнестй расход материала на то изделие, на которое он фактически был израсходован.

Однако и при этом методе учета использования ме­ талла есть недостатки, которые заключаются в том, что нельзя правильно учесть отклонения, которые не зави­ сят от исполнителей. Это — отклонения из-за нерав­ номерности проката, т. е. плюсовые или минусовые до­ пуски по стандарту, которые отдельно не улавливаются, но на общую величину влияют значительно.

В связи с этим целесообразно применять систему учета использования металла по теоретическому весу, при котором металл от поставщиков поступает на склад по фактическому весу, а со склада в цех — тоже по фактическому весу с исчислением одновременно и тео­ ретического веса. Он определяется путем измерения длины (прутков) или площади (листа) металла, затем эти данные по справочникам переводятся в теоретиче­ ский вес. На участках и рабочих местах использование металла в этом случае учитывается только по теорети­ ческому весу и в метраже (погонных или квадратных метрах). Такой метод позволяет выявить разницы из-за неравномерности проката в момент отпуска металла со склада в цехи. Эти разницы на заготовительный цех не относятся, а включаются в затраты на производство пу­ тем распределения пропорционально стоимости теоре­ тического веса металла.

Вопросы учета и контроля использования сырья и материалов в производстве непосредственно примыкают к учету производства и калькуляции себестоимости про­ дукции.

61

7 . ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ МЕХАНИЗАЦИИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Учет материалов, как известно, один из наиболее трудоемких участков учетной работы на промышленных предприятиях. Поэтому именно здесь счетно-вычисли­ тельные машины получили относительно широкое при­ менение. Этому способствовало и то. обстоятельство, что операции с материалами имеют часто повторяемый, массовый и однородный (по видам) характер. Даже на самых различных промышленных предприятиях учет материалов в основном является однотипным. Его орга­ низуют по общей схеме.

Это же относится и к механизации учета. На маши­ нах одного и того же типа можно механизиройать учет материалов по единой схеме. В настоящее время на промышленных предприятиях во все более широких масштабах применяются новейшие вычислительные перфорационные и электронные вычислительные маши­ ны. Предприятия, которые не имеют собственных М СУ с такими машинами, могут пользоваться услугами М СУ системы Ц С У С С С Р .

Рассмотрим основные положения типовых проектов механизации учета материалов на базе применения вы­ числительных перфорационных машин (с табуляторами Т-5 и Т-5М, а также с алфавитным табулятором ТА80-1).

Типовые проекты механизации предусматривают учет материалов по учетным ценам (оптовым или по пла­ новой себестоимости). Складской учет ведется в обыч­ ном порядке. На материалы, оставшиеся в цехах на ко­ нец месяца неиспользованными, составляется акт, ко­ торый служит основанием для корректировочных запи­ сей по уточнению расхода материалов и их остатков на соответствующих счетах.

Для механизации учета материалов используются первичные документы, утвержденные Ц С У С СС Р . Когда из-за специфики предприятия типовые формы не могут быть применены, особенно в условиях их механизиро­ ванной обработки, применяют нетиповые документы, которые утверждают соответствующие министерства и ведомства.

Важнейшим вопросом механизации учетно-вычисли­ тельных работ является разработка шифров или кодов.

62

Так, при механизации учета материалов применяются следующие шифры: синтетических счетов и объектов аналитического учета, номенклатурных номеров мате­ риалов, единиц измерения, строк форм отчетности по материалам (№ 1-сн и 4-сн), лицевых счетов постав­ щиков, структурных подразделений, операций по дви­ жению материалов, причин и виновников отклонений и др.

Каждый шифр обозначается определенным числом знаков. Шифр синтетических счетов и объектов анали­ тического учета состоит из семи знаков: 1 и 2 — обозна­ чают синтетический счет; 3 — субсчет; 4, 5, 6 и 7 — шифр объекта аналитического учета (статьи расхода, номера лицевых счетов и т. п.). Шифры номенклатур­ ных номеров состоят из девяти знаков: 1 и 2 — синте­ тический счет; 3 — субсчет; 4 — группа материалов; 5 и 6 — подгруппа материалов; 7, 8 и 9 — характеристика материалов (сорт, размер и т. д.). Шифры материалам присваивают в соответствии с номенклатурой-ценником, применяемым на предприятии. Шифр операций по дви­ жению материалов состоит из двух знаков. Первый —• вид операции (остаток, приход, расход, сторно), вто­ рой — разновидность этих операций (остаток книжный, остаток фактический, поступление со стороны, поступ­ ление в порядке перемещения и т. д.).

Вцелях бесперебойного поступления документов на

МСУ на предприятиях устанавливается определенный

шорядок. В специальном графике указываются сроки сдачи первичных документов на М СУ для механизиро­ ванной разработки. График составляет начальник М СУ и утверждает главный бухгалтер предприятия.

Подготовка и сдача документов на М СУ возлагается на одного из работников бухгалтерии. Он обязан преж­ де всего контролировать поступление документов в бух­ галтерию со складов, из цехов и отделов, а также про­ верять, правильно ли они заполнены. Он же устанавли­ вает наличие и верность указанных шифров, а при их отсутствии шифрует документы. Затем документы под­ бираются в пачки (как правило, по складам и опера­ циям). На каждую пачку выписывается сопроводитель­ ный ярлык, в котором указываются постоянные для дан­ ной пачки признаки п количество документов (целесо­ образно не более 100 документострок). Пачки регистри­

63

руются в специальном журнале. В установленные гра­ фиком сроки пачки передаются на М СУ. В соответствии с этим же графиком непосредственно со складов пере­ даются на М СУ карточки складского учета, если уста­ новлен порядок их механизированной обработки.

Работник бухгалтерии должен контролировать также и своевременный возврат от М СУ обработанных первич­ ных документов и поступление всех установленных механизированных разработок (табуляграмм).

На М СУ документы подвергаются таксировке и пер­ форации по разработанным макетам, в результате чего получаются перфокарты. Перфорация проверяется с по­ мощью контрольных табуляграмм.

На основании проверенных, отсортированных и ском­ плектованных перфокарт составляются ежемесячные отчетные сводки-табуляграммы. Большинство из них

ведомость; оборотная ведомость по группам и синтети­ ческим счетам; ведомость прихода материалов по кор­ респондирующим счетам и шифрам аналитического уче­ та; ведомость расхода материалов по корреспондирую­ щим счетам, шифрам аналитического учета и группам материалов; ведомость отклонений фактической себе­ стоимости материальных ценностей от учетной; ведомость расхода материалов по корреспондирующим счетам и номенклатурным номерам в разрезе цехов; оборотная ведомость материалов в переработке (для расчетов с по­ ставщиками по переработке); сличительная ведомость по результатам инвентаризации (не реже 1 раза в год).

Ряд табуляграмм — отчетных сводок составляется в оперативно-аналитических целях: ведомость остатков материалов на складах в сопоставлении с нормами за­ пасов; ведомость отклонений от норм расхода материа­ лов по корреспондирующим счетам, шифрам аналити­ ческого учета и группам материалов; ведомость отходов по предприятию; ведомость отходов по цехам.

Эти ведомости составляются, как правило, за месяц. На наш взгляд, их надо разрабатывать (и анализиро­ вать) чаще—два-три раза в месяц.

Специальный отчет о движении материалов состав­ ляется на М СУ для заполнения установленной статисти­

64

ческой отчетности по' материалам: ф. № 1-сн (отчет об остатках и движении материалов) и ф. № 4-сн (то же, но по топливу).

Одним из важнейших моментов механизированного учета материалов является организация процесса свер­ ки данных складского учета с показателями учета в бухгалтерии. Типовые проекты предусматривают меха­ низацию и этого процесса. Карточки складского учета ежемесячно после выведения на них остатков материа­ лов на конец месяца передаются на М СУ. Они могут обрабатываться путем перфорации только количества остатка на конец месяца или же предварительно такси­ руются и по ним перфорируются остатки по количеству и сумме.

На основании перфокарт составляется сальдово-сли­ чительная ведомость «на итог» по номенклатурным но­ мерам по следующей форме.

Т А Б У Л Я ГРА М М А « С А Л Ь Д О В О -С Л И Ч И Т Е Л Ь Н А Я ВЕД О М О СТ Ь »

Разница между данными бухгалтерского учета по первичным документам и данными складского учета по складским карточкам печатается в ведомости автома­ тически в отдельной графе. Затем отбираются перфо­ карты тех номенклатурных номеров, по которым воз­ никли расхождения. По этим перфокартам составляется табуляграмма «на печать» (в разрезе каждого доку­ мента), которая служит основанием для выявления и исправления ошибок (в текущем-месяце).

При другом варианте автоматической сверки вместо сальдово-сличительной ведомости составляется оборот, но-сличительная ведомость по номенклатурным номерам

65

в количественно-суммовом выражении. Ведомость со­ ставляется по следующей форме.

В ходе составления этой ведомости перфокарты остатков по складским карточкам автоматически сопо­ ставляются с учетными остатками (по данным первич­ ных документов). Одновременно на итоговом перфора­ торе снимаются перфокарты отклонений, которые после выверки используются совместно с картами остатков при составлении такой же ведомости в следующем ме­ сяце.

Если складские карточки на М СУ не передаются, данные складского учета ц бухгалтерским сверяются вручную путем сопоставления остатков по карточкам складского учета ' с остатками по количественно-сум­ мовой оборотной ведомости.

Составлять сальдово-сличительные и оборотные ве­ домости (как и все другие табуляграммы) особенно удобно на алфавитном табуляторе, так как он печатает в табуляграммах названия граф и колонок, что делает их более наглядными и обозримыми.

■—" Для увязки учета материалов по учетным ценам с их учетом по фактической себестоимости и для выхода на сводный аналитический и синтетический учет использу­ ются ведомости прихода и расхода материалов по кор­ респондирующим счетам и шифрам аналитического уче­ та, а по расходу — и по группам материалов, а также ведомость отклонений от норм расхода материалов с те­ ми же показателями.

6 6

Чтобы выявить отклонения между стоимостью мате­ риалов по учетным цепам и их фактической себестоимо­ стью, составляется следующая табуляграмма.

Т А Б У Л Я ГРА М М А «-ВЕДОМ ОСТЬ О Т К Л О Н Е Н И Я Ф А К Т И Ч ЕСК О Й С Е Б Е С Т О И М О С Т И М А Т Е Р И А Л О В ОТ И Х У Ч Е Т Н О Й С Т О И М О СТ И »

Табуляграмма разрабатывается на основании пер­ фокарт прихода по учетной стоимости и перфокарт при­ хода по фактической стоимости. По ней получают суммы отклонений (транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановой себестоимости), которые затем используются в расчете их доли, относящейся к израс­ ходованным материалам (при составлении «Ведомости расхода материалов по корреспондирующим счетам, шифрам аналитического учета и группам материалов»). Кроме того, она составляется «на печать» (по каждому приходному документу) и поэтому служит также для контроля оприходования материальных ценностей.

Составлять статистическую отчетность об остатках и движении материалов по формам М 1-сн и 4-сн очень трудоемко. В условиях ручной техники учета данные об остатках берутся из ведомостей учета остатков мате­ риалов, а об оборотах — из данных подсчета первичных документов. Данные же об отпуске материалов на про­ изводство, необходимые для составления отчетности, получают балансовым методом с корректировкой на прирост или убыль остатков материалов на рабочих ме­ стах. Указанную отчетность можно составлять и непо­ средственно по данным карточек складского сортового учета, но это опять-таки сложно и громоздко. Значи-

67

тельпо облегчается этот процесс, если применить ПВМ . Как указывалось выше, в этом случае на М СУ разра­ батывается специальная табуляграмма и предваритель­ но устанавливается шифр каждой строки форм № 1-сн и 4-сн. При обработке первичных документов и карто­ чек складского учета на М СУ создается специальная картотека табличных перфокарт, на основании которых и составляется табуляграмма остатков, поступления и расхода материалов для заполнения статистических от­ четов.

Схемы механизации учета материалов на практике различаются по технологии, форме отчетных сводок, срокам их получения, содержанию технических носите­ лей информации, порядку обработки первичных доку­ ментов и т. д. Например, на многих предприятиях сфера механизированного учета охватывает лишь сырье и ма­ териалы и не распространяется на топливо, запасные части, отходы, которые учитываются вручную. Нередко механизация учета материалов ограничивается склад­ ским учетом, тогда как на других предприятиях она включает и весь процесс их заготовления, а также рас­ четы с поставщиками. Некоторые предприятия механи­ зируют учет лишь на общезаводских складах, а другие— и в цеховых кладовых.

Отчетные сводки-табуляграммы, как правило, долж­ ны представлять собой законченные регистры и отчет­ ные формы. Однако очень часто они служат лишь осно­ ванием для их заполнения. Особенно это проявляется в условиях журнально-ордерной формы учета, при кото­ рой итоговые данные табуляграмм записываются в жур­ налы-ордера. При применении таблгічно-перфокарточ- ной формы учета непосредственная связь информации по учету движения материалов с системой сводного ана­ литического и синтетического учета достигается полу­

тому необходима комплексная механизация не только материального, но и всего бухгалтерского, статистиче­ ского и оперативного учета, а также планирования, тех­ нико-экономических расчетов и анализа. Только тогда систему материального учета можно включить в общую

G8