книги из ГПНТБ / Кашаев, А. Н. Учет материалов

ных ценностей по учетным цепам на каждом общезавод­ ском складе.

Кроме ведомости № 10, при журнально-ордерной форме учета ведется ведомость № 11 <гДвижение мате­ риальных ценностей в цехах». Она предназначена для обобщения данных о движении материалов в цеховых складах, являющихся самостоятельными учетными еди­ ницами, а также в производстве (в цехах, на участках) и ведется по учетным ценам на основании цеховых отче­ тов (с приложенными документами). Сумма поступле­ ния с общезаводских складов в ведомости № 11 должна быть равна сумме, показанной в ведомости № 10 по рас­ ходу с общезаводских складов как внутренний оборот.

(в цехах).

Данные об остатках материалов служат для про­ верки показателей соответствующих сальдовых ведомо­ стей, поскольку записи в ведомости № 10 делаются по тем же документам, что и в складских карточках. При­ чины расхождений выявляются с помощью накопитель­ ных ведомостей (прихода и расхода), а пріьдругих ва­ риантах аналитического учета — путем сличения данных первичных документов с данными сортовых оборотных ведомостей и ведомости № 10.

Несколько по-иному обобщаются данные обработан­ ных первичных документов на предприятиях, применяю­ щих еще мемориально-ордерную форму учета. По окон­ чании месяца суммы оборотов из накопительных ведо­ мостей (прихода и расхода) переносятся в оборотные ве­ домости группового учета, которые ведутся только в де­ нежном выражении (по учетным ценам), по балансовым счетам в разрезе складов (материально ответственных лиц) и групп материалов, предусмотренных номенкла­ турами-ценниками. Форма групповой ведомости обыч­ ная, т. е. в ней показывается остаток на начало месяца, приход и расход, остаток на конец месяца. В групповой ведомости столько строк, сколько групп материалов.

Учет приобретения и заготовления материалов ве­ дется в специальной ведомости, по каждому виду опера­ ций (от поставщиков, через подотчетных лиц, из пере­ работки) или в целом. Как и по журналу-ордеру № 6,

39

записи в ведомости делаются линейно-позиционным спо­ собом. Здесь же выявляются и суммы транспортно-заго­ товительных расходов или отклонении от плановых цен. Данные ведомостей служат основанием для бухгалтер­ ских записей по соответствующим счетам.

Взаимосвязь учета в бухгалтерии со складским уче­ том. Как известно, при организации .учета материалов на принципах оперативно-бухгалтерского метода на складах ведется лишь количественный учет материалов, а в бухгалтерии только суммовой. Отсюда возникает проблема взаимосвязи этих видов учета. Бухгалтерский баланс не может быть составлен, если не достигнута полная тождественность и увязка количественных пока­ зателей на складе и стоимостных — в бухгалтерии.

В условиях применения ПВМ и ЭВМ данные бухгал­ терского учета сверяются с данными складского учета механизированным путем. Для этого карточки склад­ ского учета ежемесячно после выведения на них остат­

торой заполняется по данным остатков из складских карточек. Составление количественно-суммовой сортовой оборотной ведомости в условиях применения современ­ ной вычислительной техники (в сочетании с дополни­ тельной графой) не противоречит оперативно-бухгалтер­ скому методу аналитического учета материалов, а до­ полняет и расширяет его аналитические и контрольные возможности.

При механизации и автоматизации учета непосред­ ственно на складах с помощью . счетно-табличной ма­ шины,'агрегатированной с перфораторами карт или лент для получения соответствующего носителя информации (см. стр. 34), производится одновременное оформление первичного документа, запись в карточку и на носители информации. На основании последних разрабатываются

40

лица. Это подтверждает то положение, что многие на первый взгляд чисто учетные вопросы нельзя решать без увязки с правовыми аспектами. Если такое согла­ сие почему-либо не дано, на ЛЙСУ передаются только первичные документы. На их основе составляется табу­ ляграмма— оборотная ведомость (количественно-суммо­ вая). Полученные остатки вручную сверяются с ос­ татками в карточках складского учета. Таким образом и в этом случае две последние графы ведомости (коли­ чество и сумма остатка на конец месяца по каждому номенклатурному номеру) заменяют ведомость остатков (или сальдовую книгу).

Следовательно, в условиях механизированного учета взанмоувязка и тождество складского и бухгалтерского учета достигается с помощью сальдово-сличительнои, ІэбощзтжэюлНічительной или оборотной ведомостей, кото­ рые составляются по учетным ценам. При журнально­ ордерной форме учета их увязка с балансовыми дан­ ными и данными синтетических счетов осуществляется посредством ведомости № 10, где переход к фактической себестоимости происходит путем выявления в ней транс­ портно-заготовительных расходов или отклонений от плановых цен. При механизированной форме учета (таблично-перфокарточной) это делается путем состав­ ления специальных табуляграмм.

При отсутствии вычислительных машин для обеспече­ ния взаимосвязи складского количественного учета с бух­ галтерским суммовым применяется ведомость учета ос­ татков материалов на складе {ф.№ М -20), заменяющая сальдовую книгу. Она заводится на год. В ведомости ука­ зывается перечень всех номенклатурных номеров и на­ именований материалов, расположенных по учетным группам, единица измерения, учетная цена, а затем остатки по количеству и сумме на каждое 1-е число.

По окончании месяца ведомость остатков передается бухгалтерией на склад. Материально ответственное лицо заносит в нее из карточек количественные остатки мате­ риалов на начало следующего месяца, которые выве­ рены в результате систематической проверки складских карточек бухгалтером-контролером. В виде исключения перенос остатков в ведомость может сделать и бухгал­ тер, но тогда правильность записей должна подтверж­ даться материально ответственным лицом.

41

На некоторых предприятиях сальдовые ведомости печатают в МСБ с помощыо'фактурных' пли бухгалтер­ ских машин. Для этого карточки складского учета сдаются в бюро 1-го числа. Одни экземпляр ведомости передается в бухгалтерию, а второй — кладовщику, ко­ торый проверяет, правильно ли количественные остатки перенесены из карточек, расписывается в ведомости и передает ее в бухгалтерию.

При любом способе сверка данных складского и бух­ галтерского учета должна оформляться подписями ма­ териально ответственного лица и бухгалтера на соответ­ ствующих ведомостях (табуляграммах).

■ В бухгалтерии производится таксировка остатков в ведомости по учетным ценам и таким образом получают сумму остатка по каждому номенклатурному номеру, затем — по каждой группе и в целом по ведомости. Такую таксировку эффективно делать на вычислитель­ ных клавишных машинах. Итоговые, суммовые остатки материалов по каждой группе, полученные в ведомости остатков, должны сопоставляться с аналогичными дан­ ными в накопительных ведомостях или в групповых оборотных ведомостях. Если они совпадают, то это озна­

отклонений от плановых цен получают балансовые данные по фактической себестоимости.

Однако чаще всего между данными накопительных или оборотных ведомостей и данными ведомости учета остатков материалов на складе обнаруживаются рас­ хождения. Это свидетельствует об ошибках в учетных записях, которые должны быть выявлены и устранены до сдачи бухгалтерской отчетности за истекший период. Для быстрого и относительно более легкого обнаруже­ ния ошибок используется принцип их локализации, т. е. первоначально отграничиваются отдельные участки, на которых есть расхождения. Постепенно каждый из этих участков снова делится на несколько участков, среди которых выявляются такие, где есть наибольшая вероят­ ность ошибки. Таким образом постепенно сужается сфера поиска и ошибка локализуется на определенном участке, который затем и проверяется.

42

прибавляется сумма прихода, полученная непосредст­ венно на основе документов или по накопительной ведо­ мости (вспомогательной табуляграмме по приходу, груп­ повой оборотной ведомости), затем вычитается сумма расхода по этой же ведомости, полученный результат должен совпадать с остатком на конец месяца по ведо­ мости остатков. Ошибка выявляется по тем номерам, где оказались расхождения.

В некоторых случаях для ускорения обнаружения ошибок по ведомости (книге) остатков подсчитывают итог по каждой странице. Карточки в складской кар­ тотеке также подразделяются в порядке последователь­ ности страниц. Тогда число проверяемых номенклатур­ ных номеров сужается.

Выявлять ошибку рекомендуется в определенной по­ следовательности. Сначала устанавливают тождествен­ ность записей сумм по тем позициям, по которым не было'движения, затем проверяют подсчет итога по стра­ нице (группе). Лишь после этого целесообразно произ­ водить повторную таксировку по тем номерам, по кото­ рым получились расхождения, а в заключение прове­ ряется перенос остатков из карточек в сальдовую ведо­ мость. Конечно, число ошибок резко сокращается при двойной таксировке. Но из-за трудоемкости этой опера­ ции, особенно при ручной обработке документов, на не­ которых предприятиях ограничиваются одинарной так­ сировкой, тщательно разрабатывая схему и последова­ тельность обнаружения ошибок. При этом к повторной таксировке документов по тем номенклатурным номе­ рам, где выявились расхождения, прибегают только после использования всех других приемов.

На предприятиях, где имеются машины «Аскота» с электронно-вычислительной приставкой, целесообразно составлять ведомость остатков материалов на 1-е число в разрезе номенклатурных номеров. Причем это делается на основании сгруппированных первичных до­ кументов. Остаток показывается в двух суммах — полу­ ченной непосредственно по документам и контрольной, которая является результатом умножения количества на учетные цены. Расхождения этих двух сумм могут быть

43

из-за ошибки в таксировке первичных документов или неправильного указания цены. Ошибка устраняется тут же, так как всегда известно, где она произошла.

Этот пример свидетельствует о том, что применение различных счетно-вычислительных машин и устройств, не говоря уже о ПВМ и ЭВМ , резко снижает трудоем­ кость материального учета и повышает надежность и достоверность соответствующей информации о движении и состоянии материальных ценностей в объемах и раз­ резах, недоступных для обобщения и обработки при руч­ ной технике учета.

5. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ СВОДНОГО АНАЛИТИЧЕСКОГО

И СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

При оперативно-бухгалтерском методе учета мате­ риалов в систему аналитического учета органически включается как складской количественный учет, так и суммовой — в бухгалтерии. Складской учет в данном случае рассматривается как важнейшая органическая часть всей системы аналитического учета, которая осво­ бождает бухгалтерию от ведения дублирующего количе­ ственного учета. В этом суть оперативно-бухгалтерского метода учета материалов. Причем органическая взаимо­ связь количественного и суммового учета проявляется в ежемесячной сверке показателей карточек с данными, полученными бухгалтерией в результате обработки, группировки и сводки первичных документов. Выбор варианта сверки зависит от уровня механизации учета, но суть при этом не меняется. Оборотно-сличительные или оборотные ведомости, составляемые на ПВА4 и ЭВМ , по количеству и сумме в разрезе номенклатурных номеров имеют в основном именно учетно-связующее и контрольное значение. С их помощью можно сверить не только остатки на конец месяца, но и обороты по при­ ходу и расходу, что позволяет быстрее обнаруживать ошибки. Для аналитических и оперативных же целей на этих же машинах обычно разрабатывается ряд специ­ альных табуляграмм-сводок, которые обеспечивают не­ обходимой информацией в области материального снаб­ жения органы оперативного управления. Более того, со­

44

временные типовые проекты мёханйзации учета материа­ лов предусматривают, как правило, передачу карточек складского учета непосредственно для обработки на М СУ. Это лишний раз подтверждает тот факт, что склад­ ские карточки являются при оперативно-бухгалтерском методе регистрами бухгалтерского аналитического учета.

Таким образом, во всех случаях аналитический учет на предприятии (в целом) представляет собой количе­ ственный, групповой, или сортовой, и суммовой учет на базе единой органической совокупности складских кар­ точек и различных сальдовых и оборотных ведомостей, получаемых в бухгалтерии.

Группировочные ведомости по приходу и расходу являются связующим переходным звеном между анали­ тическим и синтетическим учетом, основанием для запи­ сей по счетам бухгалтерского учета. При журнально­ ордерной форме учета эту роль выполняет и ведо­ мость № 10.

В соответствии с экономической классификацией предметов труда для синтетического учета движения ма­ териалов применяется ряд счетов первого порядка, а также субсчетов. Это прежде всего счет 05 «Сырье и ма­ териалы». К нему предусмотрены следующие субсчета: 05-1 «Сырье и основные материалы»; 05-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия»; 05-3 «Вспо­ могательные материалы»; 05—4 «Запасы и продукция подсобного сельского хозяйства»; 05-5 «Тара и тарные материалы». Кроме того, есть отдельные синтетические счета: 06 «Топливо», 07 «Строительные материалы и оборудование к установке», 08 «Запасные части». На этих синтетических счетах и субсчетах отражается на­ личие и движение принадлежащих предприятию пред­ метов труда, предназначенных для обработки, перера­ ботки или использования в производстве и строитель­ стве, а также для хозяйственных нужд.

Материалы, принятые на ответственное хранение, ввиду отказа от акцепта расчетных документов постав­ щиков или по другим причинам отражаются на заба­ лансовом счете 004 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по Ценам, указан­ ным в этих документах. На забалансовом же счете 002 «Сырье и материалы, принятые в переработку» отра­ жается неоплачиваемое давальческое сырье.

45

В синтетическом учете материальные цённостй отра­ жаются по их фактической себестоимости, которая вы­ является по дебету соответствующих синтетических сче­ тов и субсчетов. В этих целях на счетах учитывается не только покупная стоимость, но также и все без исклю­ чения транспортно-заготовительные расходы, а также расходы на переработку. На дебет материальных счетов списываются и заготовительно-складские расходы, пред­ варительно учитываемые на предприятиях, заготовляю­ щих сельскохозяйственное сырье, на специальном синте­ тическом счете 11 «Заготовительно-складские расходы».

Приобретаемые от поставщиков материальные цен­ ности во всех случаях отражаются в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подряд­ чиками». Суммы же оплаты за поступившие материалы списываются в дебет счета 60 «Расчеты с поставщи­ ками».

На конец месяца может оказаться, что материалы не поступили (находятся в пути) или не вывезены со скла­ дов поставщиков, но расчетные документы на них акцеп­ тованы или даже оплачены. В этих случаях делаются такие же записи по счетам, что и по материалам, посту­ пившим на склад, но выделяют их как «материалы в пути». В начале следующего месяца эти записи сторни­ руются.

Отпуск материалов с общезаводских складов в цехо­ вые кладовые, являющиеся самостоятельными учетными единицами, относится к внутреннему обороту. Отпуск же материалов с этих складов цехам и участкам, не имею­ щим своих складов (кладовых), являющихся самостоя­ тельными объектами учета, а также отпуск их из цеховых складов и кладовых, являющихся учетными единицами, рассматривается как расход материалов на нужды про­ изводства и поэтому относится непосредственно на счета по учету соответствующих производственных затрат. Но отпуск, как правило, не совпадает с расходом материа­ лов в производстве, например, на сумму неиспользован­ ных и оставшихся у рабочих мест материалов. Поэтому в конце месяца на эту сумму делаются корректировоч­ ные (обратная или сторнировочная) записи.

В текущем учете материалы отражаются, как пра­ вило, по учетным ценам, которые предусмотрены номен­ клатурами-ценниками. На некоторых же предприятиях

46

материалы отражаются и в текущем учете по фактиче­ ской себестоимости.

В зависимости от принятой в текущем учете оценки существуют три варианта синтетического учета материа­ лов.

При первом варианте (см. схему 1) материалы при­ ходуются по покупной стоимости (оптовым ценам), а все транспортно-заготовительные расходы отражаются в аналитическом учете обособленно, отдельной учетной позицией к соответствующему материальному счету или субсчету. Материалы на производственные и иные нужды отпускаются также по оптовым ценам, но в конце месяца' определяется доля транспортно-заготовительных расходов, которая относится к израсходованным мате-

— >-3

Оборот — факти­ ческая себестои­ мость материалов

Остаток — факти­ ческая себестоимость материалов

47

риалам и отражается на тех же счетах, куда были спи­ саны материалы. Балансовый остаток материалов пока­ зывается по фактической себестоимости, получаемой сложением их покупной стоимости и оставшихся транс­ портно-заготовительных расходов.

При втором варианте (см. схему 2) материалы при­ ходуются по плановым ценам, а разница между факти­ ческой и плановой себестоимостью отражается в анали­ тическом учете обособленно отдельной учетной позицией к соответствующему материальному счету или субсчету. Материалы на производственные и иные нужды отпу­ скаются также по плановым ценам, а в конце месяца определяется доля отклонений, относящаяся к израсхо­ дованным материалам и списываемая па те же счета, на которых отражены и материалы. В результате, как и при первом варианте, на счете основного производства и других счетах дебетовый оборот материалов показы­ вается по фактической себестоимости. Балансовый оста­ ток материалов также отражается по фактической себе­ стоимости, которая получается путем алгебраического сложения их плановой себестоимости и остатка соответ­ ствующих отклонений.

При третьем варианте (см. схему 3) материалы при­ ходуются сразу по фактической себестоимости. По этой же себестоимости они списываются на производствен­ ные и иные нужды. Этот вариант трудоемок и сложен, ибо прежде чем сделать запись по расходу материалов, необходимо определить (скалькулировать) фактическую себестоимость каждого номенклатурного номера посту­ пившего материала. А таких номеров, как известно, ты­ сячи. Кроме того, себестоимость остатка материалов, поступивших в предыдущих отчетных периодах, как правило, отличается от себестоимости вновь поступаю­ щих материалов (в результате колебаний транспортно­ заготовительных расходов). Поэтому учет материалов по фактической себестоимости ведется на тех предприя­ тиях, где невелика их номенклатура или в обороте нахо­ дятся дорогостоящие материалы. Материалы, отпускае­ мые на производство, расцениваются по средневзвешен­ ной себестоимости. Опа определяется исходя из количе­ ства и фактической себестоимости остатка на начало месяца и количества и себестоимости поступивших за месяц материалов.

48