книги из ГПНТБ / Кашаев, А. Н. Учет материалов

ственных лиц обязательно должна проводиться инвен­ таризация материалов.

Важной задачей материального учета является раз­ работка и постоянное совершенствование норм хранения запасов, отпуска- и расходования материалов. Без на­ дежного нормативного хозяйства нельзя наладить конт­ роль за состоянием запасов, которые должны быть минимально достаточными для обеспечения бесперебой­ ности и ритмичности производственного процесса. Нуж­ на также тщательно продуманная система документо­ оборота по складским операциям.

Учет материалов на общезаводских складах и в кла­ довых осуществляется непосредственно материально от­ ветственными лицами (заведующими складами, кладов­ щиками) обычно только по количеству (в натуральных показателях) в сортовом разрезе в соответствии с при­ нятым порядком хранения материалов. Для такого уче­ та применяются карточки складского учета материалов

(ф. № М-17). Они заготавливаются бухгалтерией по мере поступления материалов на основе номенклатурыценника, а затем передаются материально ответствен­ ным лицам вместе с приходными документами. На кар­ точке ставится виза бухгалтера. Никаких реестров при этом вести не следует.

На каждый номенклатурный номер материала от­ крывается отдельная карточка. Если она заводится на укрупненный номенклатурный номер, то независимо от этого материалы на складе должны храниться раздель­ но по тем позициям, которые были укрупнены.

Полученные от бухгалтерии карточки с заполненны­ ми постоянными реквизитами кладовщик дополняет указаниями мест хранения материала (номера стелла­ жей, ячеек, полок и т. п.). К месту хранения прикреп­ ляется материальный ярлык (ф. № М-16). На укруш 'ненный номенклатурный номер заполняется столько ярлыков, сколько было объединено позиций материалов.

На складах с небольшой номенклатурой материалов учет часто ведется в специальных книгах (амбарные книги). Каждый лист книги — это карточка складского учета, а вся книга — комплект сброшюрованных кар­ точек.'

Записи по приходу и отпуску материалов ведутся в сортовых карточках на основании оформленных первич-

30

мых бухгалтерских документов (приходных ордеров, товарно-транспортных накладных, актов приемки, тре­ бований, дуаль-карт и т. п.). Это делается, как правило, в день совершения операции. После каждой операции на карточках должен выводиться остаток материалов. Исключение допускается лишь в отношении накопитель­ ных документов. Например, из лимитно-заборных карт записи могут переноситься в карточки складского учета по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа сле­ дующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты рекомендуется хранить вместе с соответствую­ щими карточками сортового учета, чтобы всегда можно было определить остаток материала.

Заведующий складом (кладовщик) обязан периоди­ чески сообщать отделу снабжения об отклонениях фак­ тического остатка материалов от установленной нормы запаса. Это делается на основании карточек складского учета путем выписки специальной сигнальной справки. Чтобы выявить излишние и ненужные материалы и принять меры к их реализации, материально ответ­ ственные лица должны сигнализировать об остатках материалов, находящихся длительное время без дви­ жения.

Для того чтобы складской оперативный учет приоб­ рел бухгалтерскую достоверность и был включен в еди­ ную оперативно-бухгалтерскую систему учета, работ­ ники бухгалтерии обязаны, как правило, ежедневно (или с иной периодичностью в зависимости от количества операций и документов), контролировать непосредствен­ но на складах '.в присутствии материально ответствен­ ного лица оформление первичных документов, а также записи в складских карточках. Особое внимание обра­ щается и на своевременность оприходования поступив­ ших за истекшие сутки материалов.

Бухгалтер проверяет каждый документ и каждую запись, в том числе и выведенные кладовщиком остатки. Такая проверка по каждой операции подтверждается визой бухгалтера на соответствующей строке карточки. Подпись бухгалтера одновременно служит подтвержде­ нием факта сдачи (приемки) первичных документов. Поэтому составлять специальные реестры нецелесооб­ разно (за исключением некоторых случаев, например при отдаленности складов и др.).

31

Лимитные карты должны сдаваться в бухгалтерию немедленно после использования лимита. В конце меся­ ца они передаются в бухгалтерию независимо от этого обстоятельства. Также поступают и с месячными отрыв­ ными талонами от карт, выписываемых на квартал. Если карты ведутся в двух экземплярах, то предвари­ тельно выверяются итоговые данные складских и цехо­ вых экземпляров.

Работники бухгалтерии обязаны не только контро­ лировать складской учет, но и оказывать необходимую помощь в его организации. Все это повышает уровень складского до достоверности бухгалтерского учета, что позволяет в любой момент знать книжные остатки мате­ риалов. Выборочные проверки наличия отдельных видов материалов придают контролю оперативность и дей­ ственность. Значительно ускоряются очередные инвен­ таризации, быстрее выявляются их результаты, так как не надо ждать книжных остатков от бухгалтерии. Не­ посредственный контроль работников бухгалтерии за всей оперативной работой складов способствует упоря­ дочению не только учета, но и всего складского хозяй­ ства.

Несколько по-иному ведется учет и контроль на скла­ дах и в кладовых, расположенных на далеком расстоя­ нии от бухгалтерии. В этом случае контроль проводится непосредственно в бухгалтерии предприятия. Первич­ ные документы в установленные сроки должны переда­ ваться в бухгалтерию при реестре сдачи документов, в котором указываются количество и номера сдаваемых первичных документов (отдельно по приходу и расхо­ ду). Работники бухгалтерии должны периодически (в сроки, установленные главным бухгалтером) посещать отдаленно расположенные склады и кладовые.

В конце месяца кладовщик представляет в бухгал­ терию в двух экземплярах ведомость остатка материа­ лов (по количеству). Бухгалтерия проверяет оформле­ ние документов и составление ведомостей, затем один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями воз­ вращается на склад. Если перечень материалов неболь­ шой, может применяться система материальных отчетов о поступлении, отпуске и остатках материалов (с при­ ложением первичных документов). Материально ответ­ ственные лица такие отчеты составляют ежедневно или

32

раз в несколько дней. В результате нет необходимости вести карточки сортового учета.

На многих предприятиях применяется система от­ пуска материалов без оформления расходных докумен­ тов (см. стр. 27) путем подписи получателей непосред­ ственно в складских карточках. В этом случае в форму карточки вводятся дополнительные графы для подписей получателей, а также указания направления расхода и цехов (см. ниже). При этом возможны различные варианты. При небольшой номенклатуре материалов и отсутствии М СС такие карточки открываются на месяц. В конце месяца они передаются в бухгалтерию для об­ работки. Вместо них открываются новые карточки, в которые переносятся данные об остатках из карточек за истекший месяц.

В условиях применения вычислительных перфора­ ционных машин и большой номенклатуры материалов карточки обрабатывают в конце месяца с таким расче­ том, чтобы к началу следующего дня вернуть их на склад. Возможно и ведение таких карточек в двух экземпля­ рах, первые из которых по окончании месяца предна­ значены для бухгалтерии. На некоторых предприятиях

К А РТО Ч К А С К Л А Д С К О Г О -У Ч Е Т А М А Т Е Р И А Л О В

1 1 1 1

Наименование материала

; j

1

33

ведут два комплекта карточек: один — па четные, дру­ гой •— на нечетные месяцы. Когда одни из них сдается

Если созданы условия и есть возможности, счетно­ табличные машины целесообразно устанавливать непо­ средственно на складах. Они агрегатируются с перфо­ рационными устройствами для получения технического носителя информации. При этом на основании первич­ ных документов каждая операция отражается учетчи- ком-оператором одновременно на карточках складского учета и на перфокартах (перфолентах), которые исполь­ зуются для составления бухгалтерских сводок и группи­ ровок. Тем самым достигается тождественность записей в складском и бухгалтерском учете. Трудоемкость ве­ дения складской картотеки резко снижается.

Автоматизация учета материалов приведет к отказу от карточек сортового учета на складе, так как ЭВМ ежедневно и за любой период времени может выдавать на основании документов в разрезе номенклатурных номеров сортовые оборотные ведомости (по количеству и сумме). Естественно, что автоматизация учета мате­ риалов должна сочетаться с автоматизацией всего склад­ ского хозяйства.

4. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

Контроль и обработка первичных документов. Вся первичная документация по учету движения материалов со складов и из кладовых поступает в бухгалтерию. Здесь она подвергается сплошному контролю как по существу совершенных операций и правильности их оформления, так и в отношении точности арифметиче­ ских подсчетов. Особое внимание обращается на полно­ ту и правильность проставленных в них шифров.

Важным моме'нтом является проверка тождествен­ ности данных базисных складов и цеховых кладовых, касающихся внутренней переброски материалов. Все выявленные расхождения должны немедленно устра­ няться.

Следующий этап обработки первичных документов— это их таксировка. Проводить ее надо особенно внима­ тельно, так как именно на этом этапе возможно наи­

34

большее количество ошибок, выявление которых связа­ но со значительными затратами труда. В настоящее время таксировка, как правило, проводится с помощью вычислительных машин. Для этого документы сдаются на машиносчетную установку. .

Если на предприятии установлен порядок передачи всех карточек складского учета для обработки на М СУ, картотеки с этими карточками после выведения остат­ ков на конец месяца, но не позже 1-го числа следую­ щего за отчетным передаются со складов на М СУ в соответствии с установленным графиком. Это целесооб­ разно делать в вечернюю смену работы М СУ, чтобы не нарушать бесперебойность ^выдачи материалов со скла­ дов.

При таксировке следует придерживаться определен­ ного порядка. Так, по многострочному документу такси­ руется каждая его строка, а по лимитно-заборным кар­ там — только общий итог (с учетом возврата, если он был).

Если таксировке подвергаются все карточки склад­ ского учета (при варианте их обработки с таксировкой), то ее результат записывается в карточке строкой ниже количественного остатка. Когда отпуск оформлялся не­ посредственно по складской карточке (без документа), расход в ней таксируется по общему итогу за месяц, а приход — построчно, что важно для сверки с данны­ ми о расчетах с поставщиками.

Порядок таксировки зависит' и от количества экзем­ пляров документов. Так, можно таксировать только пер­ вые экземпляры документов. подсчитывая' н контроли"-" руя общую сумму по пачкр. При выписке документов в "двух экземплярах таксировка" может производиться па­ раллельно по двум экземплярам двумя операторами, которые затем сличают результаты. Двойную такси­ ровку целесообразно проводить и в условиях ручной

обработки документов или применяя малую механиза­ цию. Дополнительные затраты времени на этом этапе, как правило, окупаются затем при выявления. ошиб.о.к.и.а. стадии выверки данных складского количественшгр_ и бухгалтерского суммового учета.

Контролируется таксировка документов и складских карточек на М СУ автоматически в процессе составле­ ния сальдово-сличительных ведомостей или с помощью

35

специальных, контрольно-таксировальных табуля­ грамм.

Важным этапом обработки документов является их группировка.} цель которой получить итоговые данные для записей"' в регистры бухгалтерского учета. В усло­ виях применения ПВМ и ЭВМ путем соответствующей механизированной обработки первичных документов или складских карточек составляются табуляграммы, кото­ рые представляют собой группировочные ведомости, необходимые для бухгалтерского учета материалов и его увязки с данными складского аналитического учета: обобщенных данных о заготовленных материальных цен­ ностях в разрезе складов, синтетических счетов и групп материалов; материалах, находящихся в пути; неотфак­ турованных поставках; отклонениях фактической себе­ стоимости от учетных цен; о расходе материалов по на­ правлениям и др. Порядок разработки и составления табуляграмм устанавливается типовыми проектами ме­ ханизации учета материалов.

Если документы обрабатываются вручную или с при­ менением вычислительных клавишных машин, то вторые экземпляры группируются в разрезе складов, групп и номенклатурных номеров. Документы помещаются в контрольную картотеку, предназначенную для различ­ ных справок, а также выверки аналитического сортового учета и составления статистической отчетности по мате­ риальным ценностям.

На первых экземплярах первичных документов бух­ галтерия проставляет учетные шифры видов операции, поставщика и т. д., а затем они группируются по необ­ ходимым признакам, т. е. видам операций, источникам поступления или направлениям расхода материалов. Это делается путем составления группнровочных ведомостей по приходу и ведомостей распределения расхода. JIp n - ходные документы используются для бухгалтерского, учета приобретения и заготовления материальных цен­ ностей, а расходные — для учета затрат на производство и калькуляции себестоимости продукции.

Обобщение данных первичных документов. Чтобы получить необходимые данные для аналитического и синтетического учета, бухгалтерия (в условиях ручной обработку и малой механизации) ведет накопительные ведомости синтетического учета,

36

Эти ведомости заводят по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и групп материалов. Они ведутся на основании первичных документов по принятым учетным ценам. Суммы по на­ кладным на внутреннее перемещение материалов выде­ ляют по особой строке. В ведомости указывают началь­ ные и конечные остатки материалов. По окончании отчетного месяца (а можно, например, и раз в пять дней или декаду) итоговые данные по приходу и расходу (при журнально-ордерной форме учета) переносятся в соот­ ветствующие разделы специальной ведомости № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выра­ жении)». Данные по приходу отражаются в разделе 2 (поступление и остаток на начало месяца), а по рас­ ходу— в разделе 3 (расход и остаток на конец месяца по синтетическим счетам и учетным группам).

Ведомость № 10 предназначена для учета движения

иостатков материалов по местам их хранения по учет­ ным ценам. Одновременно в ней отражается и факти­ ческая себестоимость поступивших и выбывших мате­ риальных ценностей, выявляются отклонения от приня­ тых учетных цен. Если не ведутся накопительные ведо­ мости, то ведомость Kg 10 составляется на основании первичных документов. Стоимость как поступивших, так

ивыбывших материалов приводится по учетным ценам

вразрезе синтетических счетов или учетных групп (ме­ таллы черные, цветные и т. п.) и, кроме того, на лице­

37

вой стороне по отдельным общезаводским складам (без разбивки по синтетическим счетам или группам), т. е. в целом по каждому складу. Общие итоги остатков, прихода и расхода по синтетическим счетам или учет­ ным группам по второму и третьему разделам должны быть равны соответствующим итогам первого раздела.

Во втором разделе ведомости из общего итога по­ ступления выделяется приход от поставщиков по учет­ ным ценам. Эти данные сверяются с соответствующими данными журнала-ордера № 6 по кредиту счета 60 «Рас­ четы с поставщиками», в котором также по учетным ценам в отдельной графе отражается поступление мате­ риалов от поставщиков. Кроме того, в этом же разделе ведомости № 10 в конце месяца из общей суммы поступ­ ления на общезаводские склады выделяется внутренний оборот по предприятию (возврат с цеховых складов, из производства, переброска с других складов).

В таком же порядке, как и поступление во втором разделе, отражается и расход материалов в третьем раз­ деле ведомости. Данные о внутреннем обороте по при­ ходу и расходу должны быть тождественны.

Чтобы выявить отклонения фактической себестои­ мости поступивших и выбывших в течение месяца мате­ риалов от их стоимости по учетным ценам, во втором разделе ведомости приводится и фактическая себестои­ мость поступивших материалов в разрезе синтетических счетов или учетных групп. Она указывается на основа­ нии итоговых данных соответствующих журналов-орде­ ров. Для сводки этих данных в ведомости предусмот­

иприхода материалов по фактической себестоимости и по учетным ценам во втором разделе выявляются суммы

ипроцент отклонений по каждому синтетическому счету или учетной группе материалов. С помощью этого про­ цента в журнале-ордере № 10/1 определяется сумма фактической себестоимости израсходованных материа­ лов, которая показывается и в ведомости № 10 (в треть­ ем разделе). Здесь же выводится остаток материалов на конец месяца по отдельным счетам и группам (по учет­ ным ценам и по фактической себестоимости). Эти дан­ ные используются и для выявления остатков материаль­

38