книги из ГПНТБ / Кашаев, А. Н. Учет материалов

ценам, синтетическим счетам, субсчетам, складам и кла­ довым (материально ответственным лицам) и группам

и бухгалтерским учетом, которая, подтверждается пу­ тем сверки показателей количественного и суммового учета, сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным це­ нам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При такой организации бухгалтерский учет не дуб­ лирует складской учет, а осуществляется в органиче­ ской взаимосвязи между ними, позволяет быстро дать необходимые данные для оперативного руководства про­ изводством.

На предприятиях применяются разновидности ана­ литического учета материалов. Например, на счетных машинах составляют развернутые 'сортовые количест­ венно-суммовые оборотные ведомости, используют сис­ тему материальных отчетов. При этом в одних случаях отчеты составляют непосредственно на основании доку­ ментов, а в других — по данным карточек складского учета. Однако во всех случаях эти методы следует орга­ нически сочетать с перечисленными выше принципами оперативно-бухгалтерского учета материалов.

2. ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

Общие принципы. Все операции, связанные с дви­ жением материалов, оформляются первичными доку­ ментами, которые обеспечивают правильность и свое­ временность их учета.

Первичные документы — основа материального уче­ та, его база. Они могут быть однострочными (однопо­ зиционными) и многострочными (многопозиционными).

Первые фиксируют операцию с материалом одного но­ менклатурного номера, вторые — с несколькими номен­ клатур ны ми иом ерам и.

На разных этапах развития учета предпочтение от-

10

давалось то одним, то другим документам. Основными положениями по учету материалов, утвержденными в 1956 г., регламентировано применение прежде всего однострочных документов, а с известными оговорками и лишь в условиях механизации учета — многостроч­ ных документов. В то время это было оправданно, ибо недостаточно была развита механизация учета. Однако в связи с быстрым ростом масштабов производства по­ ток документов увеличивался в геометрической прогрес­ сии. В этих условиях разрабатывались новые способы и методы учета, многие из которых в своей принци­ пиальной основе и модифицированных вариантах при­ меняются и сейчас. К ним, в частности, относится опе­ ративно-бухгалтерский метод аналитического учета ма­ териалов. При его применении использовались только однострочные документы, которые позволяли в усло­ виях ручной техники или малой механизации учета (вы­ числительных клавишных машин) производить расклад­ ку, таксировку, группировку и подборку документов в самых различных разрезах и прежде всего по номен­ клатурным номерам. Эта положительная сторона одно­ строчных документов в итоге превалировала над отри­ цательными моментами — возрастающим количеством документов, трудоемкостью их оформления и обработ­ ки, расходом бумаги, многократным повторением одних и тех же данных и т. д.

Научно-технический . прогресс привел к появлению новейших средств механизированного учета. Однако принципы, заложенные в существе и форме первичных документов (обычных, бумажных), остаются незыбле­ мыми и переносятся на новые технические носители ин­ формации при изменении, конечно, техники их состав­ ления и передачи. Поэтому первичные документы должны быть многострочными, особенно в условиях при­ менения вычислительных перфорационных и электрон­ ных машин. И лишь в целях экономии бумаги и более полного использования полезной площади документа и в тех случаях, когда совершается операция с материа­ лами только одного номенклатурного номера, следует применять однострочный документ.

Для упрощения и облегчения учета разработаны разновидности многострочных документов. Например, документы с отрывными талонами. Каждый талон пред-

11

назначен для одного номенклатурного номера и играет роль однострочного документа (при раскладке и груп­ пировке). Экономия достигается при заполнении рекви­ зитов верхней части документа, а также в оформлении подписей. Весьма эффективны в условиях ручной тех­ ники и многострочные документы, выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ). Но превалирующее использование многострочных доку­ ментов не исключает и применения однострочных доку­ ментов.

Одной из важнейших проблем, без решения которой невозможно рационально использовать ЭВМ , является

кументации (в том числе и по учету сырья и материалов),

В целях упорядочения снабжения предприятий и ор­ ганизаций необходимыми бланками документов в си­

документов устанавливается министерствами и ведом­ ствами в зависимости от особенностей и характера пред­ приятий, организаций снабжения, уровня механизации учета и т. п. Но в принципе первичные бухгалтерские документы следует выписывать в минимальном числе. За небольшими исключениями (банковские документы, товарно-транспортные накладные), достаточно, как'пра­ вило, двух экземпляров, а в некоторых случаях и одно­ го. При этом следует, естественно, исходить из требо­ ваний обеспечения контроля за движением материаль­ ных ценностей.

Правила оформления документов регламентированы Положением о документах и записях, а также другими „нормативными актами. Первичные документы на полу­ чение и отпуск материалов должны быть особенно тща­

12

тельно оформлены, заранее пронумерованы и иметь со­ ответствующие подписи. Особый порядок устанавли­ вается, когда отпускаются (принимаются) дефицитные и дорогостоящие материалы. Перечень таких материа­ лов и список лиц, имеющих право подписи на их выда­ чу, устанавливает руководитель предприятия. Количе­ ство полученных материалов указывается на первичных документах цифрами и прописью.

На многих предприятиях на основании первичных документов с помощью средств механизации состав­ ляется различная сводная, накопительная, группировочная и т. п. документация, которая обычно является осно­ ванием для последующих записей в бухгалтерском уче­ те. .Эти документы, кроме самого содержания, должны иметь наименование, определяющее содержание и наз­ начение, а также подписи лиц, отвечающих за соответ­ ствие данных, имеющихся в документации, составлен­ ной механизированным способом, данным первичных документов.

К современным техническим носителям информации, отвечающим требованиям механизированной обработки экономической информации, относятся дуаль-карты, ко­ торые применяются при наличии вычислительных пер­ форационных или электронных машин в качестве оправ­ дательных документов. Как и все другие технические носители информации, дуаль-карты должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправда­ тельного документа, вместо которого составляются. Предварительно в централизованном порядке разраба­ тываются карты-шаблоны, а на их основании специаль­ ные картотеки карт-заготовок (на складах и в цехах) с постоянными показателями, кодированными перфора­ ционными отверстиями. Для удобства чтения в верхней полосе дуаль-карты эти же данные записываются в обычных цифровых и буквенных значениях, т. е. приме­ няются макетированные перфокарты. Нужная дуалькарта извлекается из картотеки и в отведенных на ней зонах фиксируются соответствующие переменные дан­ ные, представляющие дополнительную информацию об операции (количество, номер документа и т. д.). Один' и тот же макет перфокарт может быть использован для оформления операций как приемки, так и отпуска мате­ риалов. Оформленные дуаль-карты поступают в машин­

13

I

ную обработку (после проверки бухгалтером-контроле- ром, как и всех обычных документов).

Применение дуаль-карт и других технических носите­ лей информации в качестве оправдательных документец требует большой подготовки и значительной перестрой­ ки обычного документооборота. Поэтому предприятия вводят их постепенно, начиная с небольших участков.

При механизации сбора учетной информации эффек­ тивна выписка первичных документов на пишущих или счетно-табличных машинах, агрегахированных с лен­ точными перфоприставками для одновременного нанесе­ ния нужных показателей на перфоленты, которые по каналам связи передаются для обработки на ЭВМ .

Дальнейшая автоматизация учетного процесса при­ ведет к тому, что первичная информация о движении материалов, минуя стадию ручного составления доку­ ментов, будет передаваться в вычислительные центры на ЭВМ .

Оформление приходных операций. Поступление ма­ териалов оформляется приходными документами. Эти документы делятся на внешние (полученные от постав­ щиков) и внутренние (оформленные внутри предприя­ тия-получателя в период приемки и оприходования ма­ териалов).

Материалы на предприятия поступают в соответствии с планами материально-технического снабжения на основе хозяйственных договоров с поставщиками. Рас­ четные документы (платежные требования, счета-фак­ туры с соответствующими приложениями-специфика­ циями, сертификатами, отвесами, качественными удосто­ верениями и др.),,цо_стуцающне от поставщиков, направ­ ляются в финансовый отдел или в бухгалтерию предприя­ тия. Здесь они проверяются, а затем записываются

вспециальном журнале регистрации документов постав­ щиков и номеруются. Формы журнала, порядок реги­ страции и прохождения документов устанавливаются отраслевыми инструкциями по учету материалов. При этом важно избежать многократной передачи докумен­ тов из одних отделов в другие и обратно, а также дуб­ лирующей записи в нескольких журналах. На практике устанавливают и такой порядок, при котором докумен­ ты сначала поступают в отдел снабжения, а уже затем

вбухгалтерию..

14

выполнением плана материально-технического снабже­ ния и за своевременностью и полнотой поступления и оприходования материалов. В частности, проверяется, соответствуют ли документы поставщика условиям до­ говора поставки по ассортименту материалов, их коли­ честву, цене, упаковке, срокам отгрузки и т. п. В карточ­ ках или в книге оперативного учета реализации фондов и выполнения договоров поставки делаются необходи­ мые записи. Такой учет имеет большое значение для своевременности и надежности предъявления поставщи­ кам претензий и исков, если они нарушают условия до­ говора.

Обычно на каждый договор открывается отдельная карточка или страница в журнале (книге). Записи в нее делаются по мере поступления документов. Если на предприятии нет отдела снабжения, то такой учет мо­ жет вести другой отдел, которому поручено контроли­ ровать операции заготовления и приобретения мате­ риалов.

Отдел снабжения акцептует счета-платежиые требо­ вания поставщиков или отказывается (полностью или ча­ стично) от такого акцепта, а затем документы переда­ ются на склад для руководства при приемке и опри­ ходовании материалов. Одновременно оформляются и передаются уполномоченному лицу (экспедитору транс­ портного цеха или отдела снабжения) распоряжения (обычно это квитанции транспортной накладной) на по­ лучение и доставку груза.

Экспедитору для получения материалов со склада поставщика или. транспортной организации, кроме того, выдаются наряд (разнарядка) и доверенность на полу­ чение материалов установленной типовой формы. Мате­ риалы от органов транспорта и связи по количеству и качеству принимаются в порядке, действующем в этих органах.

При приемке грузов экспедитор должен, в частнос­ ти, проверить, соответствует ли количество фактически прибывших мест и знаков маркировки на них количе­ ству и знакам, указанным в транспортной накладной, а также состояние тары и упаковки. Если вагоны пов­ реждены, на них нет пломб, повреждена тара и т. д.,

15

экспедитор должен проверить сохранность всего груза. В случае несоответствия между наименованием, весом или количеством мест в натуре и данными поставщика, повреждения или порчи груза, обнаружения груза без документов и т. п. экспедитор обязан потребовать, что­ бы транспортная организация составила коммерческий акт и получить копию этого акта.

Если в установленный срок материалы не поступили на станцию назначения, то на квитанции транспортной накладной делается подтверждение. Это дает возмож­ ность предъявить иск транспортной организации.

Уполномоченное лицо (экспедитор) сдает доставлен­ ные материалы на один из центральных (базисных) складов или непосредственно на цеховой склад под рас­ писку заведующего складом, кладовщика или лица, от­ ветственного за приемку материалов (в цехе).

Большое значение имеет организация на предприя­ тиях контроля за поступлением материалов, а также за

точные сведения о прибывших материалах и т. д. При этом нужно добиваться простоты и оперативности та­ кого контроля.

Прибывшие на предприятие материалы должны своевременно приходоваться на соответствующих скла­ дах. Если же материалы поступают непосредственно в цех, то они также проводятся по документам' через центральный склад, но в документах об этом делается отметка.

' Ассортимент, количество и качество поступающих ма­ териалов должны тщательно проверяться. При этом фак­ тические показатели сопоставляются с данными, ука­ занными в документах поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству установ­ лены инструкцией, утвержденной Государственным ар­ битражем при Совете Министров С ССР .

Материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объем­ ных, линейных или счетом), но бывает, что материал поступает (например, листовое железо) в одной едини­ це измерения, (по весу), а расходуется в другой (по счету). В таких случаях он учитывается одновременно

16

вдвух единицах измерения. Материалы принимает й проверяет на складе заведующий складом (кладовщик)

вдень их поступления, а в некоторых случаях совмест­

но с представителем отдела технического контроля. При необходимости технической экспертизы или лабо­ раторной проверки приемка производится специальной постоянно действующей комиссией, которую назначает руководитель предприятия.

Оприходование материалов и тары (под материала­ ми) оформляется различными способами.. Чаще всего это делается путем выписки приходных ордеров (формы № М-3 и М-4) на фактически принятое количество цен­ ностей. При поступлении массовых однородных грузов (руда, уголь, известняк и т. п.) от одного и того же поставщика несколько раз в день целесообразно оформ­ лять за день один приходный ордер, предварительно вы­ писывая небольшие квитанции. На некоторых предприя­ тиях это делается путем соответствующих записей па

деров, особенно если они применяются как одностроч­ ные. Поэтому существуют различные варианты, когда приемка материалов оформляется без них. Например, если при поступлении материалов обнаружены расхож­ дения фактического количества, ассортимента и каче­ ства против указанных в документах поставщика, со­ ставляется акт о приемке материалов (ф. № М-7) в по­ рядке, предусмотренном договором поставки. В таких случаях приходный ордер не оформляется. Это же от­ носится и к оформлению приемки материалов, постав­ ляемых на предприятие автотранспортом и приходуе­ мых на основе товарно-транспортной накладной, полу­ чаемой от грузоотправителя. Если же расхождений при приемке не обнаружено, приход материалов целесооб­ разно оформлять проставлением на поступившем доку­ менте штампа, оттиск которого повторяет основные рек­ визиты приходного ордера.

В условиях применения современных средств меха­ низированного учета приходные ордера на ряде пред­ приятий заменяют дуаль-картами или другими техни­ ческими носителями информации. Совершенствование учета и особенно его механизация создают условия для

научно-тэхничес;-.‘п библиотека С П О Р

сокращения числа первичных приходных документов. Этому же способствует и улучшение транспортировки и доставки материалов (контейнеризация перевозок, при­ менение новейших видов мерной тары и упаковки и т. д.), а также методов и техники приемки материалов (нали­ чие специальных приборов для измерения, подсчета,

( лов. В некоторых случаях материалы могут принимать­ ся на временное ответственное хранение. Например, когда они находятся в процессе технической приемки или лабораторного анализа, а также если был отказ' от акцепта счета. Эти материалы учитываются на скла­ де в специальной книге (с указанием причин взятия на хранение), складируются обособленно и не могут рас­ ходоваться до получения результатов приемки.

Некоторые виды материальных ценностей могут по­ ступать на склад не только от поставщиков, но и, на­ пример, из цехов после переработки или изготовления, а также сдачи ими неизрасходованных материалов,

Оформление расходных операций. Расходные опера­ ции с материалами заключаются прежде всего в их от­ пуске на прямые нужды технологического процесса или же на потребности, связанные с организацией, обслужи­ ванием и управлением производством. Кроме того, ма­ териалы могут отпускаться на сторону, а также пере­ мещаться внутри предприятия. В последнем случае пе­ редающая сторона (склад, цех) оформляет у себя рас­ ходные операции, а принимающая — приходные.

Правильное документальное оформление отпуска материалов в производство требует предварительного внедрения ряда предпосылок. Так, работники складов должны иметь утвержденные по согласованию с глав­ ным бухгалтером списки и образцы подписей лиц, имею­ щих право затребовать материалы.. Отпускаемое сырье и другие виды материалов должны обязательно взве­ шиваться, измеряться или подсчитываться.

18