книги из ГПНТБ / Кашаев, А. Н. Учет материалов

Важнейшей предпосылкой' контроля за отпуском, а затем и за использованием материалов в производстве

за состоянием запасов, снижением себестоимости про­ дукции. Нормы расхода материалов должны ле­ жать и в основе организации отпуска материалов в про­ изводство.

Независимо от способов документального оформле­ ния, материалы отпускаются на основе предварительно установленных лимитов. При их расчете нужно исхо­ дить из объема производственной программы цехов и норм расхода материалов на единицу изделия или работ. Следует при этом учесть и остатки материалов, не из­ расходованных цехами на начало планируемого месяца. Лимит отпуска материалов обычно устанавливает отдел снабжения, используя расчеты планово-производствен­ ного отдела. В текущем периоде лимит в некоторых слу­ чаях может корректироваться, например, на остаток ма­ териалов в незавершенном производстве на начало ме­ сяца или при замене материалов. Установленный лимит служит основой контроля за отпуском материалов в производство. При применении лимитно-заборных карт он указывается в верхней их части, а при использова­ нии разовых расходных документов лимитирование от­ пуска оформляется в виде групповых ведомостей (карт) учета использования лимитов.

Первичные расходные документы по порядку фикса­ ции и количеству отражаемых однородных операций делятся на накопительные, заводимые,- как правило, на один вид материальных ценностей на определенный пе­ риод, и разовые, оформляемые каждый раз, когда со­ вершается очередная операция. Внедрение накопитель­ ных документов (как, например, комбинированных и некоторых сводных) является одним из эффективных путей сокращения и упрощения первичной докумен­ тации.

К накопительным документам относятся лимитно-за­ борные карты (формы'№ М-8 и М-9), которые предна­ значены, во-первых, для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых при производстве продукции в- данном цехе систематически, а. во-вторых,

19

для текущего контроля за лимитами отпуска материа­ лов на производственные нужды.

Внедрению лимитно-заборных карт обычно предше­ ствует ряд организационных мероприятий. Кроме раз­ работки самого лимита, о чем говорилось выше, следует раскрепить все цехи по соответствующим складам. В связи с этим следует учитывать оптимальное решение проблемы специализации и универсализации складов, их территориальное расположение, систему снабжения цехов и ряд других факторов.

Лимитно-заборные карты выписываются обычно от­ делом снабжения или плановым отделом. Они чаще бы­ вают индивидуальными, но могут быть и групповыми. Индивидуальная карта оформляется на один номенкла­ турный номер материала, а групповая (см. стр. 22) на несколько номеров, но, как правило, на один шифр затрат (заказа). Лимитные карты выписываются на ме­ сяц, но целесообразно применять и квартальные карты с отрывными месячными талонами. При стабильности производства и хорошо поставленном нормировании материалов можно применять полугодовые іи годовые лимитные карты. Это, конечно, сокращает трудо­ емкость работ по составлению карт и уменьшает их количество.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух эк­ земплярах. Один из них до начала месяца передается цеху — потребителю материалов, а второй — складу или кладовой цеха. Записи в оба экземпляра производит кладовщик, который отпускает материал в присутствии представителя цеха. При этом же выводится и остаток лимита по карте. Представитель цеха расписывается в экземпляре склада, а кладовщик — в экземпляре цеха.

Удобен и вариант, когда лимитно-заборные карты выписываются в одном экземпляре. Тогда представитель цеха расписывается непосредственно в складской кар­ точке. По лимитно-заборной карте отражается и возврат цехом на склад неиспользованных материалов. Это де­ лается путем соответствующей записи в карте без оформления каких-либо дополнительныхдокументов.

При использовании лимитно-заборных карт должен быть контроль за тем, чтобы склады и цехи в конце месяца сдавали их в бухгалтерию. В этой связи целесо­ образно, чтобы отдел снабжения ежемесячно передавал

20

в бухгалтерию специальный Перечень (реестр) выдан­ ных карт.

Лимитно-заборные карты могут быть в различных вариантах. Так, существуют просто лимитные карты, но есть и лимитно-заборные, а также заборные карты. Основное отличие их состоит в том, что лимитные кар­ ты обычно оформляются на один номенклатурный но­ мер, а заборные — на несколько, хотя и те и другие являются накопительными документами, но известны и групповые лимитные карты. Поэтому разница между лимитными и заборными картами в этом смысле сти­ рается. На некоторых предприятиях вместо карт при­ меняют заборные книжки. Но самым важным, является то, чтобы во всех случаях указывался бы лимит отпус­ ка, а в заборных картах это делается не всегда.

Интересен опыт применения на предприятиях с ма­ лой номенклатурой несложных изделий лимитных карт, с помощью которых удается сочетать контроль не толь­ ко за отпуском материалов в пределах лимита, но и за их расходом на производство. Такие карты выписыва­ ются не на каждый номенклатурный номер материала, а на все материалы, нужные для производства данного изделия. Кроме того, в ней указывают нормы расхода

идругие показатели, которые превращают ее и в отчет об использовании материалов.

На предприятиях с длительным производственным циклом известен опыт применения заборных листов, комбинированных с показателями технологических спе­ цификаций. Такие листы предназначены для получения материалов по данному заказу на весь период его про­ изводства. Отметки о фактическом отпуске материалов делаются в отведенных графах. Одновременно вносится запись в суточный рапорт отпуска материалов, который служит как расходный документ для текущего контроля

ипоследующей обработки в бухгалтерии, а также для записей в карточки складского учета. С помощью таких заборных листов в одном документе контролируется ис­ пользование лимитов материалов в течение всего вре­ мени производства заказа.

Применение лимитно-заборных карт, несмотря на известную громоздкость некоторых из них, дает боль­ шие преимущества. Они резко сокращают число разо­ вых первичных документов. Имеет значение и контроль-.

Отпустил Лавров

ный момент за отпуском материалов в пределах уста­ новленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов или замена одних их видов другими допускается только по разрешению директора и главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных. Такое разрешение, естест­ венно, связано с выяснением притин недостаточности лимита (перевыполнение производственной программы, перерасход материалов сверх норм расхода в произ­ водстве, выпуск брака и т. д.). Поэтому подготовка к введению лимитно-заборных карт, расчет лимитов от­

на предприятии. В связи с этим лимитно-заборные кар­ ты должны применяться как можно шире (с учетом особенностей отрасли и предприятия).

В условиях специализации производства и развития кооперирования на многих предприятиях растет удель­ ный вес использования комплектующих изделий. Для контроля за их отпуском применяют комплектовочные ведомости, которые обычно оформляются на всю нор­ мативную потребность изделий по данному заказу. В них фиксируется и фактический отпуск изделий на заказ, который затем отражается в карточках складского уче­ та. При необходимости срок действия ведомости прод­ левается до полной комплектации заказа. Формы таких ведомостей различны. Они устанавливаются отраслевы­ ми инструкциями по учету материалов. Практика пока­ зывает их высокую эффективность.

Материал, потребность в котором у цехов возникает нерегулярно, отпускается по требованиям форм № М-10 и М-11. Их основными реквизитами является количе­ ство затребованного и фактически отпущенного мате­ риала. Между ними расхождений не должно быть. Исключения допускаются только в тех случаях, когда это связано с состоянием упаковки материалов, их раз­ мером, развесом и т. п. Специальными требованиями (ф. № 'M-lOâ) оформляется сверхлимитный отпуск, а также замена материалов.

На предприятиях может быть установлен такой по­ рядок, при котором при отпуске дефицитных и дорого­ стоящих материалов на первом экземпляре требований ставится виза уполномоченного бухгалтера. Если мате­ риал в цех был получен по разовому требованию и воз­

никла необходимость возвратить его на склад, то этот возврат оформляется накладными (формы № М-12 и М-13).

Применение только разовых требований приводит к росту числа первичных документов, которые особенно в условиях ручного труда и малой механизации учета чрезвычайно трудно своевременно и правильно обрабо­ тать. Достаточно сказать, что на крупных предприя­ тиях число разовых документов за месяц может до­ стигать нескольких сот тысяч. Вот почему их надо за­ менять лимитно-заборными картами. Кроме того, в соответствующих условиях вместо них надо применять дуаль-карты и другие технические носители информации.

На требованиях в отличие от лимитных карт не мо­ жет быть указан лимит отпуска материалов. Это приво­ дит к необходимости организации специального контро­ ля, что делается с помощью ведомостей (карт) учета использования лимитов (см. стр. 25). Они заполняют­ ся на основе требований и накладных на внутреннее перемещение материала, но являются лишь оператив­ ными документами, имеющими только контрольное зна­ чение. Целесообразнее всего их выписывать отделу снабжения на несколько номенклатурных номеров ма­ териалов, получаемых цехом с одного склада. Срок дей­ ствия ведомостей — месяц, а лучше квартал или период выполнения определенного заказа. Выписываются они в одном экземпляре (для цеха). Цех при получении ма­ териала по требованию должен предъявить и указанную ведомость, в которой кладовщик делает соответствую­ щую отметку.

Возможен и такой вариант, когда эти ведомости находятся в отделе снабжения, представитель которого после проверки остатка лимита делает разрешительную надпись на требовании.

На многих предприятиях используются массовые материалы, которые хранятся на открытых, специально оборудованных площадках, под навесами и т. д. Н а­ пример, руда, кокс, уголь, известняк, песок и пр. Если их невозможно отпускать по фактическому весу или обмеру, то расход определяется посредством ежемесяч­ ных инвентаризаций остатков расчетным путем по ба­ лансовому методу. Он равен остатку на начало (по дан­ ным предшествующей инвентаризации) плюс приход

24

ю

Оі

(по документам) минус остаток на коней месяца (по данным последней инвентаризации).

Конечно, расчетный метод хотя и упрощает учет, тем не менее недостаточно точен и ненадежен в контро­ ле за сохранностью материальных ценностей. Вот поче­ му и при отпуске массовых навалочных материалов сле­ дует внедрять весоизмерительные устройства (где это целесообразно).

Выписка, оформление и обработка расходных доку­ ментов на предприятиях очень трудоемки. И это связано прежде всего с большим количеством первичных доку­ ментов и их разнообразием. Поэтому применяют раз­ личные способы, направленные на сокращение, упроще­ ние и ускорение работы с расходной документацией. Например, при наличии ПВМ применяется централи­ зованная выписка первичных документов по отпуску материалов. На основании технологической документа­ ции по изготовлению продукции на машиносчетной ус­ тановке делается расчет материалов, необходимых для каждого цеха на месяц. Исходя из этого, на машинах заранее выписывается нужное количество первичных документов для данного цеха, которые передаются ему предварительно. Затем цех использует их для получе­ ния материалов со складов. Такой порядок позволяет упорядочить оформление документов, повышает общую культуру учета.

Если применяется централизованная доставка мате­ риалов со склада в цеховые кладовые или на рабочие места, то заранее разрабатывается специальный опера­ тивный документ на отпуск (план-карта), в котором указываются' лимиты и календарные сроки подачи ма­ териалов. План-карта представляет собой график раз­ воза материалов данным складом по цехам. Работники склада оформляют накладную (или дуаль-карту) на отпуск материалов в пределах месячного лимита, кото­ рые развозятся по цехам в утвержденные сроки. Такой порядок освобождает работников цехов от операций, связанных с оформлением первичных документов и по­ лучением материалов, и дает им возможность больше времени уделять непосредственно технологическому про­ цессу изготовления продукции. Во многих случаях

26

йию численности персонала, упрощает первичный матёриальный учет, улучшает организацию снабжения -и производства.

На многих предприятиях все большее распростране­ ние (и не только в цеховых кладовых, но и на общеза­

водских складах) получает система оформления отпус­

ка материала непосредственно в складских сортовых карточках (так называемый бездокументный отпуск). В этом случае расходные документы на отпуск не оформляются. Представитель цеха при получении мате­ риала расписывается в карточке сортового учета, в ко­ торой предусмотрена специальная графа. Здесь же отражается шифр направления затрат. При этом предъ­ является лимитно-заборная карта (книжка), которая является оперативным документом и служит целям кон­ троля за использованием установленного месячного ли­ мита. Она выписывается в одном экземпляре. Еще бо­ лее целесообразно указывать лимит в самой складской карточке, тогдаотпадает необходимость в оформлении специальных лимитирующих документов.

Такой порядок сокращает число первичных доку­ ментов, дает экономию бумаги и упрощает работу бух­ галтерии. Карточка складского сортового учета служит регистром аналитического учета и одновременно выпол­ няет функции расходного документа. Таким образом, разнообразие форм комбинирования и сочетания реги­ стров и первичных документов является перспективным направлением развития учета в условиях распростране­ ния новейшей вычислительной техники. Процесс инте­ грации функций документов н регистров приводит к от­ казу в одних случаях от отдельных документов, а в других — от регистров, а при дальнейшем его разви­ тии — к резкому их общему сокращению.

Операции по внутреннему перемещению материалов и отпуску их на сторону оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов (формы № М-12 и М-13), а при систематическом отпуске (с базисного скла­ да в кладовые цехов) — лимитно-заборными картами.

27

дами и кладовыми оформляют непосредственно на кар­ точках складского учета. При этом получатель распи­ сывается в карточке отпускающего, а отпускающий —

вкарточке получателя.

Всоответствии с Положением о социалистическом государственном производственном предприятии пред­ приятия могут реализовать некоторые излишние и не­ нужные материалы на сторону. Отпуск их производится

отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного раз­ решения руководителя предприятия (или лиц, которые им уполномочены) по накладной на отпуск материалов на сторону (формы № М-14 и М-15). Также оформляет­ ся отпуск материалов отделу капитального строитель­ ства, жилищно-коммунальному хозяйству и т. п. Если отпущенные материалы перевозятся автотранспортом, то нужно выписывать товарно-транспортную на­ кладную.

Отпуск материалов за пределы территории предприя­ тия связан с оформлением специального пропуска, а лица, получающие материалы, должны предъявить до­ веренность. Порядок выписки пропуска может быть раз­ личным. Например, его может оформить отдел снабже­ ния или на основании его заявки — бюро пропусков. Пропуск целесообразно размещать на обороте расход­ ного документа, где заранее печатаются необходимые реквизиты. Пропуском на некоторых предприятиях служит один из экземпляров расходного документа. Его подписывают начальник отдела снабжения и главный бухгалтер (или уполномоченные ими лица). На следую­ щий день использованные пропуска из бюро пропусков передаются в бухгалтерию, которая сопоставляет от­ метки о фактическом количестве пропущенного гр^за с количеством, указанным в расходных документах.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

Рациональная организация учета материалов на складе является неотъемлемой частью всей системы бух­ галтерского учета на предприятии. Складской учет и его контроль во'многом определяют успешное выполне­

28