Практическое занятие № 12. " ms Excel 2007: ссылки, и простейшие формулы"

Целью данного занятия является приобретение и систематизация знаний о способах избирательной и групповой адресации ячеек таблиц, методах выполнения простейших вычислений.

Изучите и исследуйте рассматриваемые ниже вопросы. Действия, которые следует выполнить практически, отмечены в тексте вертикальной чертой слева. После выполнения каждого очередного практического действия удаляйте содержимое только если это оговаривается в задании, так как некоторые последующие действия базируются на результатах предыдущих! Для практического изучения некоторых вопросов данного занятия используются формулы и функции, оговариваемые в задании. Однако подробное знакомство с ними предстоит только на следующих занятиях.

Создайте новый документ Excel 2007 с форматом окна, заданным по умолчанию. В окне параметров установите период автосохранения файла 5 минут.

Изучите предлагаемые ниже сведения и выполните практические действия.

1. Ссылки на ячейки. В программе Excel 2007 ссылки необходимы для указания ячей­ки или диапазона ячеек и передачи информации о расположении данных, которые будут использованы в формуле. Ссылки на ячейки других книг называются связями. Существует два стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1.

Стиль ссылок А1. По умолчанию используется стиль А1. Для ука­зания столбцов применяют буквы и сочетания букв, а для указания строк – числа (заголовки строк и столбцов).

Таблица 1. Например, ссылка J15 указывает

Ячейка или диапазон	Обозначение
Ячейка в столбце Н и строке 8	Н8
Диапазон ячеек: столбец С, строки 10 – 25	С10:С25
Диапазон ячеек: строка 14, столбцы A – W	A14:W14
Все ячейки в строке 11	11:11
Все ячейки в строках с 10 по 201	10:201
Все ячейки в столбце AV	AV:AV
Все ячейки в столбцах с В по AF	B:AF
Диапазон ячеек: столбцы М – X, строки 5 – 17	М5:Х17

на ячейку, которая находится на пересечении столб­ца J и строки 15. В таблице 1 приводятся примеры ссылок на ячейки и диапазоны ячеек. Чтобы создать ссылку на другой лист той же книги, перед именем ссылки указывается имя листа и восклицательный знак (например, Лист3!А1).

Используя дважды команду Вид Новое окно создайте три рабочих окна. Командой ВидУпорядочить все расположите их слева направо по порядку: Книга1:1, Книга1:2, Книга1:3 и откройте в окнах, соответственно, разные листы: 1, 2 и 3. В ячейки А1 трех открытых листов запишите по одной цифре, совпадающей с номером листа. Перейдите на Лист3, выделите ячейку В1 и в строке формул (над таблицей) введите простейшую формулу умножения содержимого ячейки A1 первого листа на константу, равную трем: =Лист1!А1*3 (обратите внимание, что ввод формулы начинается со знака "="). В ячейки С1 и D1 этого же листа введите аналогичные формулы для ячеек А1 Листов 2 и 3, соответственно, при этом в формуле для ячейки текущего листа (в нашем случае это лист 3), номер листа указывать не следует. Пронаблюдайте результат расчетов. Вы познакомились с простейшим использованием первого стиля ссылок (адресацией ячеек) при вычислениях по данным различных листов одной и той же книги.

Ссылки бывают относительными, абсолютными и смешанными.

Относительная ссылка в формуле (например, D1) основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейки, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, в кото­рую введена формула, ссылка также будет изменена. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки.

Протяните за маркер заполнения ячейки А1 на всех трех открытых листах вниз на одну позицию, при этом в окне Параметры автозаполнения используйте режим Заполнить. Теперь протяните ячейки с формулами B1, C1 и D1 на листе 3 также на одну позицию вниз, используя режим Копировать ячейки. Посмотрите на результаты вычислений. Поочередно выделите ячейки B2, C2 и D2 и, наблюдая содержимое строки формул, убедитесь, что при копировании формул относительные ссылки на адрес А1 автоматически заменились ссылками на адрес А2 для всех листов. Вы познакомились с принципом относительной адресации ячеек.

Абсолютная ссылка в формуле использует в качестве префикса символ $ (например, $G$7) и всегда указы­вает на определенную (фиксированную) ячейку. В отличие от относительной ссылки при изменении позиции ячейки с формулой абсолютная ссылка не изменяется.

Введите в ячейку Е1 листа 3 формулу с использованием абсолютной ссылки: =Лист1!$A$1*3. Протяните ее в режиме копирования ячеек на одну позицию вниз. Убедитесь, что результат вычислений и абсолютная ссылка на ячейку А1 листа 1 не изменились. Вы наблюдаете принцип работы абсолютной ссылки.

В смешанную ссылку входит либо абсолютный адрес столбца и относительный строки, либо абсолютный адрес строки и относи­тельный столбца, например: $Е1, Н$1 и т. д.

Введите в ячейку F1 листа 3 формулу, использующую смешанную ссылку с относительным адресом столбца и абсолютным адресом строки: =Лист1!А$1*3 (если не хватает места на экране, подвиньте окно Книга 1:3 влево). Пронаблюдайте результат вычисления. Выделите теперь эту ячейку и протяните ее в режиме копирования на одну позицию вниз. Повторно выделите ячейку F1 и протяните на одну позицию вправо. Несмотря на то, что формулы в ячейках F2 и G1 порождены одной и той же ячейкой F1, Вы видите различные результаты вычислений. Изучите формулы, соответствующие ячейкам F2 и G1 в строке формул и уясните принцип работы смешанной ссылки.

Для анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги целесообразно исполь­зовать трехмерные ссылки. Они включают в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой указываются имена листов.

Введите в ячейку G2 листа 3 формулу с трехмерной ссылкой на листы: =СУММ(Лист1:ЛистЗ!А2) , которая суммирует все значения ячей­ки А2, расположенной на трех рабочих листах. Убедитесь в правильности вычислений и уясните достоинства применения многомерных ссылок.

Очистите содержимое всех листов и закройте все окна, кроме одного: Книга 1 (Лист1).

Стиль ссылок R1C1. В этом стиле нумеруются как строки, так и столбцы. Положение ячейки указывается буквой R (от англ. Row – строка), за которой указывается номер строки, и буквой С (от англ. Column –колонка), за которой указывается номер столбца. Относительные ссылки в этом стиле указываются в квадратных скобках. Примеры обозна­чений ячеек и диапазонов в этом стиле приведены в таблице 2.

Таблица 2 .

Ссылка	Значение
R[-4]C	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на 4 строки выше в том же столбце
R[3]C[5]	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на 3 строки ниже и на 5 столбцов правее
R2C4	Абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и в четвертом столбце
R[-1]	Относительная ссылка на строку, расположенную над текущей ячейкой
R	Абсолютная ссылка на текущую строку
С	Абсолютная ссылка на текущий столбец

Включение/отключение стиля R1C1 производится в окне параметров Excel установкой флажка Стиль ссылок R1C1 на вкладке Формулы. Для ускорения ввода формул при использовании любого стиля относительных адресов вместо ручного ввода ссылок можно использовать выделение требуемых ячеек, при этом необходимая ссылка автоматически помещается в строку формул. Для уяснения этих операций и изучения различия между стилями ссылок выполните следующие действия.

В режиме стиля А1 введите цифру 1 в ячейку А1. Протяните ее за маркер заполнения вниз до ячейки А5, используя режим Заполнить. Введите в ячейку В1 формулу следующим образом:

• выделите ячейку В1 и введите символ = (равно);

• щелкните по ячейке А1, убедитесь в появлении соответствующей относительной ссылки на эту ячейку в строке формул. Ячейка А1 при этом выделяется динамической штриховой границей, а ссылка на нее в строке формул – выделяется цветом;

• продолжите ввод формулы для умножения выбранного операнда на три: *3;

• нажмите Enter.

"Распространите" теперь действие введенной формулы на ячейки В2:В5, используя перетаскивание за маркер заполнения, и убедитесь в правильности вычислений. Просмотрите, последовательно выделяя, формулы в ячейках В1:В5 и обратите внимание на различие относительных ссылок А1,…, А5 в формулах. Установите теперь режим стиля R1C1. Обратите внимание на смену содержимого поля индикации текущего адреса ячейки, расположенного в левой части строки формул, а также смену заголовков столбцов (буквы заменились цифрами). Просмотрите еще раз, последовательно выделяя, формулы в ячейках В1:В5. Теперь все формулы имеют совершенно одинаковую запись: RC[-1]*3.

Вы ознакомились с приемом ускоренного ввода ссылок в формулах и особенностями стиля R1C1.

Отмените стиль R1C1 и полностью очистите рабочее окно.

2. Связь между ячейками в книгах . Для объединения данных из разных ячеек, листов или книг используется операция связывания. Для создания связей щелкните по ячейке, с которой нужно связать другую ячейку, а затем нажмите кнопку Ко­пировать в группе Буфер обмена на вкладке Главная или выберите команду Копировать в контекстном меню. Щелкните по ячейке, ко­торую требуется связать, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить или клавиши Ctrl+V, а затем – кнопку Параметры вставки и выберите переключатель Ссылки на ячейки.

Свяжите между собой ячейки А1 и А3. Введите какие-либо данные в ячейку А1, завершая ввод клавишей Enter. Проследите за изменением связанной ячейки. Свяжите теперь две группы ячеек, например, В1:В10 и С1:С10. Введите в столбец В произвольный ряд чисел, используя команду Заполнить Прогрессия. По заполнению ячеек столбца С убедитесь в работоспособности связанных ячеек.

3. Пример создания таблицы для вычислений с использованием относительных и смешанных ссылок.

Создайте упорядоченную числовую таблицу из двух столбцов, в которой элементы второго столбца будут вычисляться, как сумма соответствующих чисел первого столбца с числом, помещенным в заголовке второго столбца:

• заполните ячейки А2:А11 числами натурального ряда (начиная с единицы), используя для этого перетаскивание за маркер заполнения и режим Заполнить;

• поместите любое число (например, 1) в ячейку В1;

• введите формулу в ячейку В2, путем следующих действий: выделите ячейку В2, введите знак =, щелкните по ячейке А2, введите знак +, щелкните по ячейке В1, используйте Enter;

• выделите ячейку В2, протяните ее за маркер заполнения вниз до ячейки В11 и пронаблюдайте результат вычислений.

Очевидно, что результат отличен от желаемого! Это означает наличие ошибки в ссылках формул, в чем легко убедиться, просматривая формулы в столбце В: из-за использования относительных ссылок суммирование производится не с числом 1 (из заголовка столбца В), а с числом из предыдущей строки столбца В. Исправьте эту ошибку: выделите ячейку В2 и в строке формул добавьте префикс абсолютной ссылки $, чтобы формула приобрела вид А2+В$1. Протяните вновь ячейку В2 для распространения действия исправленной формулы на ячейки В3:В11 и констатируйте достижение цели.