4. Выставки архивных документов

Интересной формой использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей) является экспонирование архивных документов на выставках. Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

Многообразие ценных и интереснейших документальных источников, хранящихся в архивах, позволяют создать экспозиции, которые интересны и доступны всем.

В ГКУСО «ГАНТСДСО» регулярно проходят выставки архивных документов.

В 2011 году специалистами архива начали создаваться электронные выставки. Данный продукт позволяет донести информацию до более широкого круга пользователей. Электронные выставки размещены на сайте архива и сайте Управления архивами Свердловской области. Записанные на электронные носители, выставки используются в качестве презентационного материала в организациях и учебных заведениях.¹⁸

В ГУСО «ГАНТСДСО» регулярно проходят выставки архивных документов. ГАНСДСО активно проводит выставки архивных документов, в соот­ветствии со спецификой состава своих фондов. Тема выставки обсуждается на дирекции, согласовывается с заинтересованными учреждениями и утверждается руководством. При выборе темы должны учитываться состав, содержание и характер имеющихся документов. Основными этапами выставки являются следующие: изучение литературы и опубликованных источников (СИФ архива, библиотеки, интернет, подготовка библиографического списка); разработка концепции (ее логическая структура и тематический план); выявление и отбор документов, для чего необходим творческий подход, научная ценность, яркость и наглядность их как экспонатов; выделение основных разделов выставки (хронология или тематика); аннотация и систематизация документов (систематизация проводится в соответствии с разделами выставки); создание тематико-экспозиционного плана (аннотированный перечень отобранных для экспонирования материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки и с указанием их размеров и порядка размещения на стендах и витринах);размещение экспонатов настенды (щит), витрины (стекло); создание программы мероприятий; PR-компания (подготовка и распространение афиш, пресс-релизы, программы выставки – 3-4 дня, пригласительные билеты на открытие выставки. В мероприятия выставки входятоткрытие выставки, посещения и экскурсии. Также возможны лекции, просмотры кинофильмов, конференции, семинары, «круглые столы».Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел отдела с постоянным сроком хранения¹⁹.

Например, к 310-летию Ка­менска-Уральского и 50-летию полета Ю.А. Гагарина в космос архивом была подго­товлена выставка, рассказывающая о работе промышленных предприятий города в советский период. Тематико-экспозиционный план этой выставки достаточно полно освящает освещает основные этапы ее проведения и организации. В план входят следующие разделы: концепция выставки, перечень архивных фондов и перечень архивных дел, использованных в качестве экспонатов выставки, тематические разделы выставки и программа проведения мероприятий. В концепции выставки указывается и обосновывается ее название, указываются цели и задачи выставки, а также приводятся данные о том, для кого предназначена выставка. В программе подготовки и проведения выставки называются основные ее этапы: подбор и изучения материалов для экспонирования, PR – компания, открытие выставки, экскурсии, подведение итогов выставки²⁰.

В 2011 году специалистами архива начали создаваться электронные выставки. Данный продукт позволяет донести информацию до более широкого круга пользователей. Электронные выставки размещены на сайте архива и сайте Управления архивами Свердловской области. Записанные на электронные носители, выставки используются в качестве презентационного материала в организациях и учебных заведениях²¹. К 70-летию начала Великой отечественной войны была создана элек­тронная выставка о предприятиях Урала, которые, работая в очень тяжелых условиях, внесли свой вклад в дело Победы. Материалы этой выставки архив представляет на уроках патриотического воспитания в школах.

Другой электронной выставкой архив принимал участие в работе Все­российской научно-практической конференции с международным участием «Илизаровские чтения». Конференция проводилась Российским научным центром «Восстановительная травматология и ортопедия» им. акад. Г.А, Илизарова и была приурочена к 90-летию выдающегося ученого, 60-летию его метода и 40-летию центра. К конференции была подготовлена электрон­ная выставка архивных документов «Г.А. Илизаров и Свердловский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии», на которой были представлены документы, которые ярко отражают тесную связь выдающего­ся ученого с институтом с начала 1950-х гг. до сегодняшних дней²². Концепция этой электронной выставки приводится в приложении 5 к дипломной работе.

Многообразие ценных и интереснейших документальных источников, хранящихся в архивах, позволяют создать экспозиции, которые интересны и доступны всем.

Подготовка выставок архивных документов является одним из традиционных направлений работы государственных архивных учреждений по использованию и популяризации документального наследия. Интерес к архивным выставкам всегда был достаточно высок и сегодня они по-прежнему востребованы.

Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются.

Сотрудники отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата являются ответственными за сохранность архивных документов и обеспечивают контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

За последнее десятилетие появились новые возможности и формы экспонирования архивных документов, обусловленные развитием информационных технологий и совершенствованием техники. Например, электронные выставки архивных документов. Они представляют собой новый вид использования документов и обслуживания пользователей, синтез традиционного (бумажного) и нового (электронного) способов предоставления информации.

Электронные выставки являются реакцией архивных учреждений на выход в открытое информационное пространство, базируются на использовании мультимедийных и телекоммуникационных технологий.

На сегодняшний день нет четкого определения, что такое электронная выставка. Хотя применяются они в различных сферах и стали очень популярны (библиотеки, музеи, архивы и т.д.) Применительно к архивам, понятие электронная выставка можно сформулировать так: это публичная демонстрация электронных копий архивных документов, систематизированных по определенному принципу, предназначенная для размещения в сети Интернет, а также на общедоступных электронных ресурсах, с целью расширения доступа к архивным информационным ресурсам.

В сравнении с традиционными выставками, электронные выставки архивных документов обладают рядом достоинств. Так, при создании электронной выставки предоставляется возможность для показа большего количества архивных документов, не занимая реального пространства архива. Выставка не ограничена временными рамками и экспозиционными площадями. Немаловажным моментом является просмотр документов, представленных на выставке, неограниченным количеством пользователей, без угрозы сохранности архивным делам. Особенно важным является свободный доступ для просмотра электронной выставки людьми с ограниченными физическими возможностями.

Работы по подготовке электронных выставок: выбор темы, разработка концепции, выявление и отбор документов аналогичны работе по подготовке традиционных выставок. Создаются электронные выставки на основе программы в области создания компьютерных презентаций – Microsoft Office PowerPoint 2007. Данная программа одна из самых известных и доступных, входит в программный пакет Microsoft Office и позволяет без программирования в короткий срок создавать, и при необходимости изменять, компьютерные презентации.

Планирование работы по созданию электронных выставок осуществляется также как и традиционных, на основе графика общественно-значимых мероприятий, календаря знаменательных и памятных дат. Очень часто создание электронных выставок является следующим этапом работы после проведения стационарных выставок архивных документов. Это позволяет на основе ранее отобранных документов и разработанной концепции в короткие сроки создать выставку в электронном варианте и предоставить возможность ознакомиться с ней неограниченному числу пользователей.

Организация работы по подготовке электронной выставки архивных документов включает следующие этапы:

- выбор темы выставки;

- определение круга фондов, документы которых раскрывают содержание темы выставки;

- изучение литературы по теме выставки, научно-справочного аппарата архива; изданий справочно-информационного и библиотечного фондов;

- разработку концепции выставки;

- выявление и отбор архивных документов;

- структурирование электронной выставки;

- информирование пользователей;

- учет работ по подготовке выставки.

Подготовленная выставка размещается на сайте архива в соответствующем разделе. Если выставка подготовлена к юбилейной дате фондообразователя, ее можно разместить на сайте этой организации. В зависимости от тематики, ее можно использовать в проведении культурно-просветительских и информационных мероприятий – экскурсиях, уроков истории и патриотического воспитания и т.п. ²³

На данный момент архивом подготовлено 5 стационарных и 9 электронных выставок архивных документов, так е ко Дню памяти и скорби в России архивом подготовлена Электронная выставка "Истории той войны..." В выставке «Истории той войны» использованы материалы из личных семейных архивов сотрудников ГАНТСДСО о родных и близких, которые воевали на фронте, о тружениках тыла.

Заключение

Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.[31]

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.[32]

Подводя итоги организации использования научно – технической документации в государственном архиве можно сделать следующие выводы:

2. использование научно – технической документацией в государственных архивах осуществляется по существующим правилам использования архивных документов в государственных архивах архивных документов, однако имеет существенные особенности, связанные общими отличиями НТД от других видов документации; но, главное, с той информацией, которую содержит эта группа документации;

3. система научно – справочного аппарата к научно-технической документации хранящейся в государственном архиве не имеет особых отличий от общей системы научно-справочного аппарата к архивным документам;

4. главными особенностями организации использования НТД являются специфика вопросов, которые интересуют организиции и граждан, обращающихся в государственные архивы за необходимой им информацией;

5. важнейшим направлением в области создания научно-справочного аппарата и использования НТД, в условиях развития информационного общества, сегодня является работа с пользователями архивных документов в режиме удаленного доступа. Это оказывает серьезное влияние на работу государственного архива по созданию автоматизированных систем научно-справочного аппарата, исполнению тематических запросов, инициативному информированию организаций и граждан;

6. организация использования НТД в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области, в полной мере, соответствует этой задаче. Приведенные в данной главе примеры говорят о том, что работа архива поставлена на достаточно высоком уровне, выполняются все основные виды работ в этом направлении;

7. создание Отдела использования архивных документов и научного справочного аппарата в ГУСО «ГАНТСДСО» улучшило организацию использования научно-технической документации, увеличило виды и объемы этого направления деятельности государственного архива.

Профессиональная организация работы с научно-технической документацией в государственных архивах имеет важнейшее значение для сохранения знаний о достижениях в области науки и технике в нашей стране, для использования этой группы документации в практических целях. В то же время, этот вид архивной деятельности имеет свои ярко выраженные особенности, связанные с преобразованиями в российской экономики, спецификой организаций, в ходе деятельности которых создается НТД, особенностями работы с НТД в государственных архивах.

Как показывает наше исследование, эти проблемы находят достаточное понимание в Российской Федерации. Начавшийся процесс создания специализированных государственных архивов научно-технической документации на уровне субъектов страны показывает, что отношение к сохранению научно-технической документации, как нашего национального достояния, меняется в лучшую сторону.

Главными проблемами остаются сегодня отсутствие современных правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах и незаинтересованность негосударственных организаций в передаче своей документации этой группы на государственное хранение. Эти проблемы усложняют работу государственных архивов, являются серьезной угрозой для сохранения НТД.

Рассмотрение основных направлений организации работы с научно-технической документации в государственных архивах на примере Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области в достаточной степени отражает виды, этапы и особенности работы архивистов в этой области.

Современные знания и высокий уровень подготовки историков-архивистов требуется и для организации использования научно-технической документации в государственном архиве. К основным задачам работы архивистов в этой области добавляется сегодня создание автоматизированной системы научно-справочного аппарата, которая ускоряет поиск архивных документов, позволяет осуществлять работу с пользователями НТД в условиях удаленного доступа. Государственные архивы, опять же в условиях развития информационного общества должны применять в своей работе новые методы современные методы в работе, связанной с использованием научно –технической документации. Такие, как размещение необходимой для пользователей информации на своих сайтах, использование интернета для выполнения государственных услуг, создание электронных выставок архивных документов. Анализ деятельности Отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата ГУСО «ГАНТСДСО» показывает, что государственные архивы сегодня способны развивать свою деятельность в этом направлении.

Таким образом, как показывает изучение процесса организации работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации на примере деятельности ГАНТСДСО, создание специализированных архивов этого профиля на уровне субъектов Российской Федерации благотворно сказывается на развитии этого вида архивной деятельности. Государственных архив научно-технической и специальной документации, созданный всего три года назад, имеет сегодня достаточно четкую структуру и грамотную политику по организации работы с НТД. Архив выполняет поставленные перед ним основные задачи по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, применяет новые современные методы в своей работе и развивается.

Опубликованные источники:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

7. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

Литература:

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005;

2. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

4. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

5. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

6. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

7. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

Ресурсы Интернета:

1. #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

[2] Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ

[3] Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955

[4] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. п. 10.1.3.

[5] Основные правила работы государственных архивов РФ.М., 2002. п.8.2.

[6] Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.п. 8.1.1.

[7] Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2.с. 43

[8] Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1. с 49

[9] Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.177

[10] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

[11] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 36-37

[12] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. п.п.8.1.3.)

[13] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 48-49

[14] Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.181-182

[15] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.5.)

[16] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.2.)

[17] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990. - с. 53

[18] Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.184

[19] Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6.с.31

[20] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.42-45

[21] #"#_ftnref22" name="_ftn22" title="">[22] Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002

[23] Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.45-49

[24] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 8.3. пп.8.3.1.)

[25] Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ.М., 1998

[26] Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.3. пп.8.3.3.)

[27] Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1. с 9

[28] Там же, п. 8.4.пп.8.4.2.

[29] Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990

[30] Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2.с 8

[31] Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001-2005 гг) подпрограмма «Архивы России»»

[32] Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.с. 15

1Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документовв государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук С.6.

2 Основные правила работы с научно-технической документации в государственных архивах СССР…С.41-42.

3 Основные правила работы с научно-технической документации в государственных архивах СССР…С.43.

4 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.01-01-01.

5 Торопов А.Н. Зачем нужны архивы // Удача. 2011. 28 июня.

6 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-02.

7 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-02.

8 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-02.

9 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-04.

10 http://gantsdso.ru/

11Положение о справочно-информационном фонде…С.2.

12Положение о справочно-информационном фонде ГКУСО «ГАНТСДСО». С. 4.

13 http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=26&Itemid=43

14Правила работы пользователей в читальном зале… С.7.

15Правила работы пользователей в читальном зале. С.6.

16 http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=30&Itemid=47

17Порядок предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан…С.7.

18http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=65

19 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-23.

20 ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-23.

21 http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=65

22 Торопов А.Н. Зачем нужны архивы // Удача. 2011. 28 июня.

23Методические рекомендации «Создание электронных выставок архивных документов» С.8.