2. Обслуживание пользователей в читальном зале

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.[24]

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.[25]

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

все письма-направления и заявления пользователя;

анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.[26]

Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных залах…не содержит важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».[27]

Читальный зал открыт для посетителей ежедневно с 8:30 до 17:00 за исключением выходных, праздничных и санитарных дней, санитарным днем является последний день (пятница) каждого месяца. В некоторых случаях распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива. Пропуск пользователей в читальный зал осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность на вахте. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, учебное заведение, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается¹³.

В читальном зале пользователи непосредственно работают с архивными делами. Здесь они могут получить консультации специалистов по составу и содержанию документов архива, с помощью научно-справочного аппаратом архива самостоятельно подобрать необходимую для себя информацию, сделать архивные выписки или оформить заказ на копирование документов.

Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.¹⁴

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. (Приложение 3) Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала.Все пользователи знакомятся с Правилами работы пользователей в читальном зале под роспись в журнале учета посещений пользователей.(Приложение 4). Пропуск пользователей в читальный зал осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность на вахте.

Пользователям предоставляется имеющиеся в архиве справочники (описи), дела и документы.Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через зал, порядке и условиях их предоставления, получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющиеся в архиве справочники, получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, в Управление архивами Свердловской области, Федеральное архивное агентство, а также в установленном порядке в судебные органы Свердловской области и Российской Федерации.Так же пользователи читального зала имеют право пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фонда научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда, заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов.При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей архива, проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов согласовывается с работником читального зала. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

Пользователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (приложение № 6) за каждую единицу предоставленного материала и в книге выдаче архивных документов, копий фонда пользования из читального зала пользователям.

Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 15 дел.Дела, документы и другие материалы выдаются через 2 часа после оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям сразу после оформления заказа.Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, особо ценные документы – до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива – на один день, дела и печатные издания – на один месяц. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ. ¹⁵

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал, как правило, не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, некачественные копии, иные обстоятельства).

Архив в праве отказать или отсрочить выдачу дел и документов в следующих случаях:

- плохое физическое состояние;

- ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области или фондообразователем при передаче на постоянное хранение;

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

Так как в архиве отсутствуют технические возможности, допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем сотрудника читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным руководством архива.