1. Справочно-информационный фонд гантсдсо

Справочно-информационный фонд (СИФ) ГКУСО «ГАНТСДСО» - подразделение архива, которое входит в состав отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата архива

СИФ ГАНТСДСО представляет собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности Архива.

В СИФе сконцентрированы опубликованные и неопубликованные материалы по проблемам документоведения, архивоведения и археографии, а также вспомогательных исторических дисциплин, справочно-поисковых средств к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.

Основными направлениями работы СИФ Архива являются: комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата, а также информационное обеспечение основных направлений деятельности архива.

С этой целью СИФ комплектуется нормативными документами, научными и методическими разработками Росархива, ВНИИДАД, Управления архивами Свердловской области и других архивных учреждений, а также необходимой справочной и иной литературой, периодическими изданиями по профилю деятельности архива: журналом «Отечественные архивы» и информационным бюллетенем Российского общества историков-архивистов «Вестник архивиста».

Методически обеспечены практически все виды работ, планируемые отделами на производственный год. Постоянное внимание уделяется внедрению методических пособий, что способствует улучшению качества проводимой работы, повышению деловой квалификации специалистов архива.

Постоянно ведется работа по комплектованию и использованию справочно-информационного фонда (СИФ) архива.Используется межархивный обмен методическими пособиями.

Для облегчения поиска необходимой информации заведен перечень нормативно-методических и справочных материалов фонда. Основу составляют материалы по описанию документов, усовершенствованию и переработке описей дел, по составлению исторических справок, подготовке путеводителей и др. справочников. В архиве ведется разработка собственных методических рекомендаций, рабочих инструкций, памяток, детализирующих вопросы научного описания документов.

Методическая работа – одно из направлений архивной деятельности, обеспечивающей наиболее актуальные направления практической работы архива.

Для повышения качественного уровня проводимых в архиве работ, их методическому обеспечению специалистами архива проводятся методические разработки. Методическая разработка может быть, как индивидуальной, так и коллективной работой. Она направлена на профессиональное совершенствование работ, проводимых в архиве, повышение компетентности сотрудников.

Архивом подготовлены следующие нормативно-методические разработки:

- Инструкция по организации учета документов, хранящихся в ГУСО «ГАНТСДСО».

- Памятка «Особенности оформления дел в ГКУСО «ГАНТСДСО»;

- Памятка «Организация приема-передачи архивных документов в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области»;

- Рекомендации по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования на компакт-дисках в архивных учреждениях Свердловской области

- Памятка по организации работы по проверке наличия и состояния дел в архиве организации-источника комплектования ГКУСО «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области»

- Методические рекомендации «Создание электронных выставок архивных документов»

В своей деятельности архивист, руководствуется приказами, распоряжениями и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства РФ, Управления архивами Свердловской области, приказами директора ГКУСО «ГАНТСДСО» и другими нормативными правовыми актами по вопросам архивного дела, должностной инструкцией и Положением о справочно-информационном фонде ГКУСО «ГАНТСДСО».

Все поступающие в СИФ материалы подлежат учету.Каждому поступившему на учет экземпляру присваивается отдельный инвентарный номер. В случае выбытия единицы учета из СИФа, ее инвентарный номер другой единице не присваивается. К инвентарному номеру единицы учета, кроме печатного издания, добавляется буквенное обозначение: для журналов – «ж», для подшивок газет – «г», для электронных документов – «э», для материалов на оптических дисках – «д» и т.п.

Экземпляр, поступивший в СИФ, маркируется штампом на 1-й и 17-й страницах – для печатных изданий, на обложке или любом другом удобном месте экземпляра – для дисков, комплектов открыток и иных единиц учета. Повторное издание учитывается, как новое название, в том случае, если оно было дополнено или исправлено.¹¹

Обеспечением сохранности материалов СИФа является создание оптимальных условий, исключающих их хищение или утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии (нормативные условия хранения, рациональное размещение, проверка наличия, физико-химическая и техническая обработка, создание электронных копий, соблюдение правил выдачи из архивохранилища).

Ключ от помещения читального зала, в котором располагается СИФ, в рабочее время находится у архивиста. В нерабочее время ключ сдается архивистом на вахту под роспись. Все работы по уборке помещения, ремонту должны производиться в присутствии архивиста.

Использование материалов СИФа – предоставление информационных услуг и информационных продуктов пользователям для удовлетворения их информационных потребностей.

Основные формы использования материалов СИФа:

– справочно-информационное обслуживание работников архива и пользователей по вопросам архивоведения, документоведения, археографии и т. п.;

– методическое обеспечение работ, выполняемых в архиве;

– библиотечно-библиографическая ориентация работников архива и пользователей, информирование их о новых поступлениях в СИФ;

– использование печатных изданий при подготовке теле- и радиопередач, сборников документов, публикаций в средствах массовой информации;

– представление материалов СИФа при проведении встреч с общественностью, тематических и обзорных экскурсий по архиву, презентаций, дней открытых дверей и др.;

– предоставление материалов СИФа пользователям, работающим по заданию организаций по определенной теме;

– исполнение запросов тематического и социально – правового характера, подготовка архивных справок, архивных копий и выписок.

Материалы СИФа выдаются:

– для служебных целей работникам архива;

– для научной работы пользователям;

– для переплета, реставрации, копирования, создания электронных копий (фонда пользования);

– для экспонирования на выставках;

– во временное пользование органам власти, судебным органам и другим организациям (музеи, библиотеки, учебные заведения) в случае, если необходимые печатные издания имеются в нескольких экземплярах;

Выдача материалов СИФа пользователям для работы в читальном зале осуществляется на основании разрешения руководителя ГКУСО «ГАНТСДСО».Выдача материалов работникам архива и пользователям фиксируется в Журнале регистрации выдачи изданий СИФа.Материалы выдаются пользователям, работникам архива, во временное пользование организациям на срок, не превышающий один месяц.Новые поступления и материалы, пользующиеся большим спросом, выдаются на ограниченный срок – от 3-х до 5-ти дней.Выдача материалов во временное пользование оформляется актом выдачи дел во временное пользование. Работа пользователей с материалами СИФа обеспечивается в читальном зале архива в соответствии с Правилами работы читального зала ГКУСО «ГАНТСДСО», в присутствии архивиста.¹²

В СИФе ведется:

– Книга учета выдачи материалов СИФа пользователям и работникам архива; (Приложение 1)

– Книга суммарного и индивидуального учета поступающих в СИФ материалов. (Приложение 2)

На основании учетных документов архивист составляет месячный, квартальный и годовой отчеты, включаемые в отчеты отдела использования архивных документов и НСА с последующим отражением результатов деятельности СИФа в годовом отчете ГКУСО «ГАНТСДСО».

На данный момент для облегчения поиска той или иной информации СИФ создаются различные справочно-поисковые средства такие как «Каталог статей информационно-методических бюллетеней»