Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Исторический факультет

Заочное отделение

Использование архивных документов

(на примере Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области)

Дипломная работа

Студентки 6 курса

Мик Валерии Александровны

Научный руководитель:

доктор ист. наук Мазур Людмила Николаевна

Екатеринбург

2013

Оглавление

Введение

Глава 1. ГКУСО «ГАНТСДСО»: история создания, структура, основные направления деятельности

Глава 2. Справочно-информационный фонд ГАНТСДСО

Глава 3. Информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале

Глава 4. Порядок выполнения запросов граждан и организаций

Глава 5. Выставочная деятельность архива

Заключение

Список литературы и источников

Приложения………………………………………………………...........

Введение

Одной из важнейших функций архивов всех уровней является использование документов. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

К вопросам использования архивных документов действующие правила относят следующие: доступ пользователей к архивным документам, организация работы по рассекречиванию архивных документов, справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам, формы использования архивных документов (исполнение запросов, обслуживание пользователей в читальном зале, инициативное информирование пользователей)¹.

В Основных правилах работы с научно – технической документацией в государственных архивах СССР отражены специфические особенности системы справочного аппарата и использования научно- технической документации по исполнению тематических запросов, при организации выставок, лекций, подготовке докладов, использовании НТД через средства массовой информации и в читальном зале.

Государственный архив выдает научно-техническую документацию по запросам организаций и предприятий при наличии разрешения организации разработчика или директора архива. По запросам организаций и предприятий выдаются подлинники или копии НТД во временное пользование или для работы в читальном зале. В подлинниках выдаются сброшюрованные научно – технические документы (отчеты по НИР, пояснительные записки и др.), а также сброшюрованные светокопии. Графические документы, выполненные на кальке выдаются только в копиях. В запросах должен указываться наименование объекта, организации, на основании которых осуществляется поиск архивных документов. Выдача НТД во временное пользование оформляется специальным актом. При выдаче единицы хранения (или ее части) в акта выдачи указываются номера листов в соответствии с внутренней описью².

Имеет свои особенности и инициативное информирование о НТД. Государственный архив организует тематические выставки научно – технических документов по истории науки и техники. Для экспонирования на выставках используются текстовые, графические и фотодокументы, а рисунки и также личные документы выдающихся деятелей науки и техники. Экспонирование на выставках подлинных научно – технических документов допускается в исключительных случаях с разрешения вышестоящего учреждения государственной архивной службы. На этикетках к экспонатам выставки указывается вид НТД: автор, дата, составления, стадия (этап) разработки, краткое содержание, способ воспроизведения.

Лекции, доклады, экскурсии, встречи с общественностью посвящаются выдающимся деятелям, ученым и специалистам, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, уникальным изделиям. НТД, используемая через средства массовой информации должна отражать историю развития науки и техники, историю индустриализации страны, становление науки и техники, историю развития и реконструкции городов и населенных пунктов, историю отдельных предприятий, историю строительства уникальных зданий, создания уникальных изделий. Статьи, подготавливаемые для опубликования в печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности и народного хозяйства, истории крупнейших научных и научно – технических центров, истории открытий и изобретений, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов. При подготовке статей учитываются запросы учреждений, интересующихся той или иной темой, вопросом. В зависимости от поставленной задачи, в статьях могут использоваться сами документы (чертежи, графики, фото, автографы и т.д.)³

Согласно уставу ГУСО «ГАНТСДСО» архив осуществляет в установленном законодательством порядке следующие виды деятельности в области организации использования НТД:

- создание банка и баз данных, архивных справочников, иных информационно – поисковых систем для эффективного и оперативного использования. Хранящихся в архиве документов, а также страхового фонда пользования;

- осуществление самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовки и организации издания документальных публикаций, справочно – информационной и научно – популярной литературы по архивному делу, истории региона, реализация данной продукции в порядке, установленном законодательство РФ;

- предоставление государственным органам власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам доступа к информационно - поисковым системам и информации об этих системах, а также подлинникам (или) копиям, хранящихся в архиве архивных документов, содержащих конфиденциальную и иную информацию ограниченного доступа;

- исполнение поступивших от организаций и граждан обращений⁴.

Сотрудники архива готовят статьи по составу документов архива. В ходе своей научной деятельности архив раскрывает неизвестные страницы истории родного края. Так, архивистами были обнаружены документы по истории Каменского магниевого завода, который являлся в годы Великой Отечественной войны единственным в нашей стране производителем пиротехнических порошков и пудр, имевших огромное значение для нужд фронта. Было проведено специальное исследование, раскрывающее историю этого незаслуженно забытого предприятия⁵.

В государственном архиве научно – технической и специальной документации Свердловской области использованием НТД занимается Отдел использования архивных документов и научно – справочного аппарата архива. В задачи отдела, связанные с использованием НТД, входит следующее:

- предоставление пользователям открытых документов архива, а также справочно-поисковых средств к ним, изданий справочно-информационного и библиотечного фонда;

- создание ведение и совершенствование системы научно – справочного аппарата к документам архива и информационно – поисковых систем;

- исполнение запросов тематического характера.⁶

В состав отдела использования входят начальник отдела, 2 главных архивиста, ведущий архивист. Их должностные инструкции наглядно показывают их работу в области использования НТД.

В должностные обязанности начальника отдела входит следующее: руководство предоставлением пользователям открытых документов архива, а также справочно – поисковых систем к ним и изданий справочно - информационнго и библиотечного фондов; организация и контроль над исполнение запросов пользователей; организация и контроль над работой читального зала архива, организация и контроль над инициативным информирование граждан, проведением выставок и публикаций документов; участие в создании страхового фонда и фонда пользования; принятие мер по обеспечению преемственности системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и организациях – источниках комплектования; рассмотрение вопросов фондирования документов, организация и методическое обеспечение работа по подготовке архивных справочников; создание и ведение автоматизированных баз данных по профильным направлениям отдела и др⁷.

Из должностных обязанностей главного и ведущего архивиста отдела следует выделить следующие, связанные с вопросами использования НТД: участие в работе по исполнению запросов, участие в организации работы читального зала, осуществление инициативного информирования пользователей; проведение работ по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата, ведение систематического каталога, участие в подготовке к изданию архивных справочников и др.⁸

В 2010 г. организацией использования НТД в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области занимался Отдел обеспечения сохранности архивных документов, а учетом научно-технической документации Отдел государственного учета и научно-справочного аппарата архива. С 1 декабря 2010 г., в связи с изменением структуры архива, этим направлениям архивного дела занимается, указанный выше отдел.

В 2011 г. создание специального отдела существенно увеличило виды и объемы работ, проводимых в архиве в области использования научно-технической документации. Так, например, организована работа читального зала (для улучшения работы читального зала были разработаны бланки заявления и анкеты пользователя, создан журнал регистрации пользователей читального зала и их личных дел, переработаны журнал регистрации пользователей читального зала и их личных дел, книга выдачи архивных документов из читального зала пользователям, журнал регистрации выдачи изданий справочно-информационного фонда архива, журнал регистрации выдачи изданий СИФа, начали заводиться личные дела пользователей); было обслужено 10 посетителей в читальном зале (11 посещений, выдано 32 дела), исполнено 6 тематических запросов в установленные законодательством сроки и др.⁹

В нашем исследовании мы постараемся раскрыть основное направление деятельности Государственного архива научно-технической и специальной документации с момента его создания до сентября 2012 года, т.е. до окончания третьего квартала текущего года.

Целью работы является объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов. 

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. 

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:  1. Определение направлений использования архивных документов;

2. Постановка целей использования архивных документов; 

3. Характеристика форм использования документов. 

В качестве научной литературы для дипломной работы были использованы труды исследователей советского и постсоветского периода, связанные с организацией работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР и Российской Федерации.

Источниковую базу дипломной работы составили опубликованные и неопубликованные документы.

Опубликованными источниками исследования являются нормативные и методические документы, которыми должен руководствоваться архив при работе с НТД. В своей работе государственные архивы руководствуются Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, принятых в 1991 году. Данные Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР «Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР».

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10 04 г), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

1) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.

2) Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

В «Организации использования документов ГАФ СССР» довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».[7]

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что «…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы».[8]

«Вестник архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Также архивы руководствуются Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации, одобренными решением Коллегии Росархива в 2003 году. В новых «Правилах…» регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законодательства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, машинных, пленочных и других носителях информации. Впервые новые «Правила…» регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

Помимо основных правил работы с НТД, архив руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, принятыми в 2007 году. Эти правила являются едиными для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук.

Кроме того, используют наработки и многолетний опыт работы с НТД в РГАНТД г. Самара: Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД (Самара, 2007); Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации (Самара, 2007). Данные рекомендации предназначены специалистам федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации, комплектующихся НТД, а также архивов государственных и негосударственных научно-технических организаций и предприятий Российской Федерации для оказания практической помощи специалистам при подготовке НТД к передаче на постоянное хранение.

В связи с развитием информационного общества в качестве источника следует выделить официальный сайт ГКУСО «ГАНТСДСО», который отчетливо отражает основные направления деятельности архива. На сайте размещены документы, которыми архив руководствуется в своей работе информация о составе и содержании документов архива, а также результаты работы в области комплектования, хранения, учета и использования научно-технической документации в архиве.

Основу дипломной работы составили неопубликованные источники. Это документы, находящиеся на стадии текущего делопроизводства ГАНТСДСО: устав архива, положение об отделе комплектовании, годовые планы работы, отчеты и иные документы.

Эти документы отражают работу архивистов по организации комплектования архива научно-технической и специальной документацией, ее особенности и результаты.

Помимо опубликованных и неопубликованных источников в дипломной работе использованы архивные фонды организаций-источников комплектования ГАНТСДСО.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» .  Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.  Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура диплома. 

Первая глава освещает историю создания, структуру и направления использования архивных документов в ГАНТСДСО, для того, чтобы дать общее представление о вопросе.  Вторая глава содержит характеристику справочно-информационного фонда архива. 

В третьей главе в полной мере раскрывается порядок информационного обслуживания посетителей архива в читальном зале В четвертой главе дан подробный анализ форм использования документов исполнение запросов социально-правового и тематического характера

Пятая глава отражает всю важность выставочной деятельности архива Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.