3. Порядок выполнения запросов граждан и организаций

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

· Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

· Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

· Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.[13]

· Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.[14]

ГАНТСДСО занимается исполнением лишь тематических запросов граждан и организаций, в связи с отсутствием документальной базы для исполнения других видов запросов.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.[15]

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов;

- архивная справка;

- архивная копия;

- архивная выписка.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).[16]

В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.[17]

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Помимо основных форм ответов на запросы, архив может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе, либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.[18]

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

В качестве примера по исполнению тематических запросов можно рассмотреть ГАНТСДСО, в котором использование архивных документов является одним из приоритетных направлений деятельности.

Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области предоставляет государственную услугу по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации. Заявления от организаций и граждан принимаются письмом по почте, по телефону/факсу, по электронной почте или on-line путем заполнения формы на официальном сайте архива¹⁶.

Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется «ГАНТСДСО» при наличии в его фондах соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, тематических перечней, подборок документов (подлинников и копий) по запросам пользователей читального зала, тематических подборок документов для экспонирования, тематических обзоров архивных документов.

Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя.

При консультировании пользователей по телефону и при личном обращении должностные лица и сотрудники «ГАНТСДСО», на которых возложена обязанность по исполнению запросов, дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги, ответ на обращение направляется электронной почтой; почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте в адрес «ГАНТСДСО». (Приложение 7)

В запросе пользователя указываются:

Наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

Почтовый и/или электронный адрес пользователя;

Интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

Форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов, исполненные в письменном или электронном виде);

Дата отправления.

Запросы (обращения) органов государственной власти Свердловской области, иных субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, граждан, предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в «ГАНТСДСО» в течение 30 дней со дня их регистрации.

При рассмотрении запросов (обращений) органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих непосредственных полномочий и функций, «ГАНТСДСО» дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации на безвозмездной основе. В случае, если запрашиваемая органом государственной власти и местного самоуправления информация не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, «ГАНТСДСО» уведомляет орган государственной власти и согласовывает с ним продление на определенный срок рассмотрения запроса.

При поступлении в «ГАНТСДСО» запросов (обращений) пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, «ГАНТСДСО» в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса (обращения) необходимыми для его исполнения сведениями.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Сведения, содержащие о сведения о личной жизни гражданина, представляются уполномоченному лицу в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Запрос (обращение) не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

Если запрос (обращение) пользователя не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

Если в запросе (обращении) пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

Если запрос (обращение) пользователя не поддается прочтению;

Если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу вопроса, и указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

Если на запрос (обращение) пользователя ранее уже многократно давались письменные ответы по существу, и в очередном запросе (обращении) не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель ГУСО «ГАНТСДСО» или уполномоченное на то лицо в таком случае вправе принять решение о безосновательности очередного запроса (обращения) и прекращении переписки при условии, что указанное и предыдущие запросы (обращения) направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу или гражданину. О данном решении уведомляется пользователь, направивший запрос (обращение);

Если в запросе (обращении) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи. В этом случае запрос (обращение) может быть оставлено без ответа на поставленный вопрос, а направившему его пользователю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

«ГАНТСДСО» осуществляет исполнение запросов (обращений) органов государственной власти Свердловской области, иных субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих непосредственных полномочий и функций, бесплатно.

Тематические запросы других категорий пользователей исполняются «ГАНТСД» в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно (для школьников; студентов-учащихся очных отделений; инвалидов; для категорий граждан, внесённых в Постановление Правительства Свердловской области № 1053 – ПП от 29.10.2007 «О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области»).

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры «ГАНТСДСО»:

Регистрация запросов (обращений) пользователей, рассмотрение их руководством «ГАНТСДСО» и передача на исполнение;

Анализ тематики запросов (обращений) пользователей;

Выявление необходимой информации в документах Архивного фонда Российской Федерации, имеющихся на хранении в «ГАНТСДСО»;

Подготовка и направление ответов пользователям.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Поступившие в «ГАНТСДСО» письменные запросы пользователей регистрируются в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Зарегистрированные запросы докладываются руководству «ГАНТСДСО» и передаются в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов.

Судебные запросы и запросы исполнительных органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются руководством «ГАНТСДСО» в день поступления.

После регистрации и рассмотрения директором «ГАНТСДСО» запросы (обращения) пользователей с резолюцией директора передаются в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов, на позднее, чем на следующий день после регистрации.

При поступлении в «ГАНТСДСО» запроса (обращения) пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Руководитель структурного подразделения, занимающегося исполнением запросов, обеспечивает оперативное рассмотрение запросов (обращений) пользователей, доведение их до исполнителей.

Специалисты структурного подразделения, занимающегося исполнением запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов (обращений) с использованием имеющихся в «ГАНТСДСО» архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о фондах, где находятся документы, необходимые для исполнения запросов (обращений) пользователей. При этом определяется:

Правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

Степень полноты сведений, содержащихся в запросе (обращении) (пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

Местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса (обращения) пользователя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

«ГАНТСДСО» письменно запрашивает автора запроса (обращения) об уточнении и дополнении необходимых для его исполнения сведений в случае отсутствия в запросе (обращении) пользователя достаточных данных для организации выявления нужных документов в фондах архива.

«ГАНТСДСО» письменно уведомляет автора запроса (обращения) о результатах рассмотрения.

По итогам анализа запроса (обращения) пользователя «ГАНТСДСО»:

Дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

При отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

Направляет непрофильный запрос по месту хранения требуемых сведений.

Рассмотрение запроса (обращения) пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса (обращения), по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

При ответе на запрос (обращение), полученный через Управление архивами Свердловской области, «ГАНТСДСО» уведомляет Управление о результатах рассмотрения запроса.¹⁷

На сегодняшний день архивом не исполняются социально-правовые запросы граждан из-за отсутствия информационной базы, все запросы, поступившие в архив, регистрируются и перенаправляются в другие архивы посредством единого окна.