Планирование закупок

Планирование закупок - это процесс определения проектных нужд, которые должны удовлетворяться наилучшим образом посредством закупок товаров или услуг за пределами организации. Он включает обсуждение того, стоит ли закупать, как закупать, что закупать, сколько закупать и когда это делать.

Когда проект получает товары и услуги от внешних организаций-поставщиков, должны быть выполнены процессы от планирования хода­тайств до закрытия контракта, должны быть выполнены один раз для каж­дого товара или услуги. Команда управления проектом должна обратиться за поддержкой к специалистам в области контрактов и закупок, когда это необходимо.

Когда проект не получает товары и услуги от организации, выпол­няющей проект, процессы, начиная от планирования ходатайств до закрытия контракта не могут быть выполнены. Это часто случается в проектах исследования и развития, когда организация, выполняющая проект неохотно использует проектную технологию. Намного реже - во внутренних проектах, когда стоимость поиска и управления внешними ресурсами может превысить потенциальные сбережения.

Планирование закупок должно также включать рассмотрение возможных субподрядов, в особенности если покупатель желает в некоторой степени влиять на субподрядные решения или осуществлять контроль над ними.

Данными для планирования закупок являются:

Описание содержания проекта

Описание содержания проекта описывает внутреннюю область проекта. Оно предоставляет важную информацию о проектных нуждах и стратегиях, которые должны быть рассмотрены в процессе планирования закупок.

Описание продукта

Описание содержания проекта предоставляет важную информацию о любых техничеких решениях или проблемах, которые необходимо рассмотреть в процессе планирования закупок.

Описание проектного продукта обычно шире, чем описание работы. Описание работы характеризует конечный продукт проекта; описание работы описывает часть этого продукта, предоставляемого продавцом проекту. Однако, если организация, выполняющая проект, выбирает для закупки весь продукт, различие между двумя терминами становится незначительным.

Ресурсы закупок

Если организация, выполняющая проект не имеет официальной группы по работе с контрактами, проектная команда должна будет приобрести ресурсы, знания, и опыт для поддержки проектных работ по закупкам.

Условия рынка

Процесс планирования закупок должен учитывать ассортимент товаров и услуг на рынке, товаропроизводителя , а также сроки и условия.

Другие результаты планирования

В процессе планирования закупок должно рассматриваться, насколько доступны другие результаты планирования. Другие результаты планирования, которые должны часто учитываться, включают: предварительную оценку стоимости и календарного плана, планы управления качеством, предсказания движения денежных средств, структуру разбивки работ, идентифицированные риски и планирование персонала.

Ограничения

Ограничения - это факторы, которые ограничивают права покупателя. Одним из наиболее распространенных ограничений для многих проектов является наличие денежных средств.

Допущения

Допущения - это факторы, которые для целей планирования, будут рассматриваться как истинные, действительные или определенные.

Анализ 'сделать или купить'

Этот анализ является обычным методом управления, который может использоваться для определения того, может ли организация, выполняющая проект, произвести отдельный продукт эффективно с точки зрения затрат. Обе стороны анализа включают прямые и косвенные затраты. Например, сторона "купить" этого анализа должна включать как текущие заемные средства для закупки продукта, так и косвенные затраты на управление процессом закупок.

Анализ "сделать или купить" должен отражать точку зрения организации, выполняющей проект, также как и непосредственные нужды проекта. Например, закупка важного элемента (от детали строительного крана до персонального компьютера), а не его аренда, редко бывает эффективной..\ Однако, если организация, выполняющая проект, имеет оперативную потребность в этом элементе, часть стоимости закупки, выделяемой для проекта, может быть меньше, чем стоимость аренды.

Заключение эксперта

Заключение эксперта будет часто требоваться для оценки входных данных этого процесса. Такая экспертиза может быть предоставлена любой группой или отдельным лицом со специальными знаниями или образова­нием и может быть предоставлена такими источниками:

• другие подразделения в организации, выполняющей проект.

• консультанты.

• профессиональные и технические союзы.

• промышленные группы.

Выбор типа контракта

Различные типы контрактов в большей или меньшей степени соответствуют различным типам закупок. Контракты обычно относятся к одной из трех крупных категорий:

1. Контракты с твердой ценой или с фиксированной стоимостью – эта категория контракта включает общую твердую цену для четко-опреде­ленного продукта. Если продукт четко не определен, то и покупатель, и продавец рискуют - покупатель может не получить желаемого продукта, а продавец может понести дополнительные расходы для того, чтобы предоставить такой продукт. Контракты с твердой ценой могут также включать стимулы для проведения излишних совещаний или перевы­полнение выбранных целей проекта, например, целевого календарного плана.

2. Контракты с возмещением затрат – эта категория контракта обычно включает оплату (возмещение) продавцу его фактических затрат. Затраты обычно классифицируются как прямые или косвенные. Прямые затраты - это затраты, имеющие отношение к чистой прибыли проекта (например, оклады персонала, занятого по проекту полный рабочий день). Косвенные затраты, называемые также накладными расходами – это затраты на проект, выделенные выполняющей организацией такие как, затраты на ведение бизнеса (например, оклады корпоративных должностных лиц). Косвенные затраты обычно вычисляются как процент прямых затрат. Контракты с возмещением затрат часто включают стимулы для проведения излишних совещаний или перевыполнение заданных целей проекта, таких как целевой календарный план или итоговая стоимость.

3. Контракты с ценой за единицу – продавцу платится предварительно установленная цена за единицу услуги (например, $70 за час профессиональных услуг или $1,08 за куб.м. вырытой земли), и общая сумма контракта – это функция величин, необходимых для завершения работы.

Результаты планирования закупок

План управления закупок должен описывать как будут управлять оставшимися процессами закупок (начиная от планирования ходатайств до закрытия контракта) например:

Какие типы контрактов будут использоваться?

Нужны ли независимые оценки в качестве критериев, кто будет готовить их и когда?

Если у организации, выполняющей проект, есть отдел закупок, то какие действия может предпринимать команда управления проекта в нем?

Если нормативные документы по закупкам необходимы, то где их можно найти?

Как управлять многочисленными поставщиками?

Как закупки будут координироваться с другими проектными аспектами, такими как планирование и составление отчетов по выполнению?

План управления закупками может быть формальным или неформальным, очень детальным или широко очерченным, основанный на нуждах проекта. Он является дополнительным элементом общего плана проекта.

Описание работ

Описание работ (SOW) определяет процесс закупок достаточно детально, чтобы дать возможность предполагаемым продавцам решить: способны ли они обеспечить данный элемент. Термин «достаточно детально» может варьироваться в зависимости от сущности элемента, потребностей покупателя, или предполагаемых контрактных форм.

Некоторые предметные области признают различные типы SOW. Например, в некоторых государственных учреждениях, термин SOW сохраняется для элемента закупок, в котором четко определяется товар или услуга, и используется термин «описание требований» (SOR) для элемента закупок, представляющий собой проблему, которую необходимо решить.

Описание работ может быть пересмотрено и улучшено в течение процесса закупок. Например, предполагаемый продавец может предложить более эффективный подход или более дешевый продукт, чем определенные первоначально. Каждый индивидуальный элемент закупок требует отдельного описания работ. Однако, многочисленные товары или услуги могут быть сгруппированы в один элемент закупок с единым SOW.

Описание работ должно быть ясным, полным и четким на столько, на сколько это возможно. Он должен включать описание требуемых дополнительных услуг, таких как составление отчетов о выполнении или постпроектная оперативная поддержка для закупаемого элемента. В некоторых предметных областях, есть определенное содержание и форматные требования для 50уу\

Планирование ходатайств

Планирование ходатайств включает подготовку документов, необходимых для поддержки ходатайства.

Другие результаты планирования, которые могли изменяться, когда они рассматривались как часть планирования закупок, должны быть проверены снова, но уже как часть ходатайства. В особенности, планирование ходатайства должно быть согласовано с календарным планом проекта.

Стандартные формы могут включать стандартные контракты, стандартные описания элементов закупок или стандартизированные версии всех или части необходимых документов по торгам. Организации, которые делают значительные закупки, должны иметь большую часть этих документов.

Документы по закупкам используются для ходатайственных предложений от предполагаемых продавцов. Термины «торг» и «котировка» обычно используются, когда источник выбранного решения будет управляться стоимостью (при покупке коммерческих элементов), тогда как термин "предложение" обычно используется, когда рассматриваемые не стоимостные факторы, такие как, технические навыки или подходы являются преобладающими (при покупке профессиональных услуг). Однако, эти термины часто используются как равнозначные и можно особенно не следить за различиями в использовании этих терминов.

Общие названия для различных типов документов по закупкам: "Приглашение для участия в торгах" (IFB), "Запрос на предложение"' (RFP), "Запрос на котировку цен" (RFQ), "Приглашение на переговоры" и "Первоначальное извещение подрядчика".

Документы по закупкам должны быть структурированы, чтобы способствовать точным и полным ответам от предполагаемых продавцов. Они всегда должны включать относящееся к делу описание работы, описание требуемых форм ответа и любые требуемые условия контракта (например, копию модели контракта, и неразглашение условий). Некоторая часть или все содержание и структура документов по закупкам, особенно тех, которые подготовлены государственными органами, могут определяться путем соответствующих норм.

Документы по закупкам должны быть достаточно точными, чтобы гарантировать сопоставимые, согласующиеся ответы, но и достаточно гибкими, чтобы наилучшим образом обеспечить рассмотрение предложений и требований.

Критерий оценки

Критерий оценки используется для ранжирования или нормирования предложений. Они могут быть объективными (например, «предполагаемый менеджер проекта должен быть сертифицированным Профессионалом в области управления проектами») или субъективными (например, «предполагаемый менеджер проекта должен иметь документально подтвержденный опыт работы в сходных проектах»). Критерий оценки часто включается в документы по закупкам.

Критерий оценки может быть ограничен для закупочной цены, если известно, чыто элемент закупок легко доступен из числа приемлемых источников (термин "закупочная цена'' в этом контексте включает и стоимость элемента, и дополнительные расходы на поставку). Когда это не имеет значения, то должен быть определен и документирован другой критерий для поддержки полной оценки. Например:

понимание потребностей - как оно продемонстрировано предложением продавца;

общая стоимость или стоимость жизненного цикла - будет ли выбранный продавец предоставлять низшую итоговую стоимость (стоимость плюс текущие расходы)?

технические возможности - имеет ли продавец необходимые техниче­ские навыки и знания или уверен ли он, что сможет их приобрести?

подход к управлению - имеет ли продавец процедуры и процессы управления, чтобы гарантировать успешное завершение проекта или мои, что сможет их разработать?

финансовые возможности - имеет ли продавец необходимые финансовые ресурсы или уверен ли он, что сможет их получить?

Корректировки описания работ

Исправленис к одной или нескольким работам могут определяться в процессе планирования ходатайства.

Некоторые организации поддерживают списки или файлы с информацией о потенциальных продавцах. В основном эти списки содержат информацию об опыте и других характеристиках.

Если такие списки не подготовлены, команда проекта должна подготовить свои собственные. Общая информация широко доступна через каталоги библиотек, соответствующие местные ассоциации, торговые каталоги и т.п.. Детальная информация по конкретным источникам может потребовать более значительных усилий, таких как например, посещение мест работы продавцов или контакты с предыдущими потребителями.

Закупочные документы могут быть отосланы некоторым или всем потенциальным продавцам.

Конференции претендентов (также называемые конференциями подрядчиков, конференциями предпринимателей или конференциями перед тендером) - это совещания с потенциальными продавцами перед подготов­кой предложения. Они используются для того, чтобы убедиться, что вес потенциальные продавцы имеют ясное и общее понимание процесса закупок (технические требования, требования контракта и т.д.). Ответы на вопросы могут быть включены в закупочные документы как поправки.

Существующие списки потенциальных продавцов часто могут быть расширены с помощью помещения рекламных объявлений в средства массовой информации, такие как газеты или в специализированные издания, профессиональные журналы. Некоторые правительственные положения требуют обязательной рекламы определенных элементов закупок; большин­ство правительственных положений требуют обязательной рекламы субпод­ряда по правительственному контракту.

Выходные результаты по процессу восстановления

Предложения - это документы, подготовленные продавцами, которые описывают способность и желание продавца предоставить запрашиваемый продукт. Они подготавливаются в соответствии с требованиями соответ­ствующих закупочных документов.

Выбор источника включает получение тендерной документации и тендерных предложений и применение критериев оценки для выбора победителя. Этот процесс носит прямой характер.

• Цена может быть основной составляющей из имеющихся в наличии критериев, но самая низкая предлагаемая цена может не стать самой низкой ценой, если продавец затем не сможет осуществить поставки товаров в срок.

• Предложения часто разделяются на относящиеся к техническим (подход) и коммерческим (цена), и в рамках каждой секции предложения оцениваются отдельно.

• Для важнейших продуктов могут потребоваться сложные критерии оценки.

Инструменты и технологии, описываемые ниже, могут использо­ваться раздельно или в сочетании. Например, система весовых факторов может использоваться для:

• выбора одного победителя с дальнейшим запросом на подписание стандартной формы контракта,

• установления рейтинга для всех предложений, чтобы определить последовательность переговоров с претендентами.

По основным позициям закупок этот процесс может быть итерацион­ным. Сначала создастся краткий список квалифицированных продавцов, ос­нованный на предварительных предложениях, а затем проводится более де­тальная оценка, которая основывается на более детальных и полных предло­жениях.

Стратегия организации

Любая организация или все организации, вовлеченные в проект, могут иметь формальную или неформальную стратегию, которая может повлиять на оценку предложений.

Переговоры по контракту

Переговоры по контракту включают прояснения положений контракта и взаимное соглашение по структуре и требованиям контракта перед его подписанием. На сколько это возможно окончательный текст контракта должен отражать все достигнутые договоренности. Рассматриваемые вопросы обычно включают, но не сводятся к ответственности и полномочиям, применяемым терминам и законодательству, техническим и коммерческим управленческим подходам, финансирование по контракту и цену.

Для сложных элементов закупок, переговоры по контракту могут быть независимыми от своих входных данных (например, перечня или списка открытых позиций) и результатов (например, меморандума о сотрудничестве).

Переговоры по контракту можно рассматривать как специальный случай общих управленческих навыков, называемых «переговорами». Инструменты, технология и стили переговоров широко обсуждаются в специальной литературе и полностью подходят для случая переговоров по контрактам.

Система весовых факторов

Система весовых факторов – это способ количественного представления качественных данных, направленный на то, чтобы минимизировать влияние персональных предпочтений при выборе источника. Большинство таких систем включают:

1. назначение числового значения веса для каждого критерия оценки,

2. получение рейтинга потенциальных продавцов по каждому критерию,

3. перемножение весовых значений на рейтинги,

4. суммирования полученных произведений для вычисления общего числа.

Система необходимых условий

Система необходимых условий включает создание минимальных требований к показателям выполнения по одному или более критериям оценки. Например, от потенциального продавца может потребоваться, чтобы его менеджер проекта был Профессиональным Менеджером Проекта (РМР) для того, чтобы оставшаяся часть его предложения вообще рассматривалась бы.

По многим элементам закупок, закупающая организация может подготовить свои собственные оценки для проверки предлагаемой цены. Значительные различия между этими оценками могут быть показателем того, что SOW были неадекватными или что потенциальный продавец либо неверно понял SOW, либо не учел всех требований, содержащихся в них. Независимая оценка часто называется оценкой "будущей стоимости".

Контракт

Контракт - это письменное соглашение, подписанное двумя сторонами, которое обязывает покупателя платить по нему. Контракт является юридическим документом, который может использоваться в судебном заседании как основание для возмещения ущерба. Соглашение может быть простым или сложным, обычно (но не всегда) отражающим простоту или сложность продукта. Среди других терминов могут использо­ваться следующие: контракт, соглашение, субподряд, порядок закупок или меморандум о сотрудничестве. Большинство организаций имеют формаль­ную стратегию и процедуры, определяющие, кто может подписывать такие соглашения со стороны организации.

Хотя все проектные документы подлежат той или иной форме • просмотра и утверждения, сама юридическая "связываемая"' сущность контракта обычно означает, что он должен быть подвергнут более серьезному процессу проверки В любом случае первой задачей процесса просмотра и утверждения должно быть гарантирование того, что контракт описывает продукт или услугу, удовлетворяющую заданным нуждам. В случае, если проект выполняется общественной организацией, данный процесс может включать публичное изучение соглашения.

Администрирование по контракту

Администрирование по контракту – это процесс обеспечения того, что показатели выполнения продавца удовлетворяют контрактным требованиям. В больших проектах с большим количеством лиц, предоставляющих продукты и услуги, ключевым аспектом администрирования контракта является управление взаимосвязями между различными поставщиками. Юридическая сторона контрактных отношении делает необходимым, чтобы все участники команды проекта фактически осознавали все юридические последствия решении, принимаемых при администрировании контракта.

Администрирование контракта включает применение соответству­ющих процессов управления проектами к контрактным отношениям и интег­рацию результатов этих процессов в общее управление по проекту Такая интеграция и координация часто происходит на разных уровнях при вовлечении в проект множества продавцов и продуктов. Применяемые процессы управления проектами включают:

• выполнение плана проекта, для утверждения работы подрядчика в определенные моменты времени;

• отчеты по выполнению, для отслеживания затрат, календарного плана и технического выполнения у подрядчика;

• контроль качества, для инспектирования и проверки адекватности продукта подрядчика;

• контроль изменений, для того чтобы убедиться в том, что изменения соответствующим образом утверждены и что все, кто имеют к ним отношение, уведомлены об этих изменениях.

Администрирование по контракту также содержит компонент финансового менеджмента. Сроки оплаты должны быть определены в контракте и должны включать определенную связь между выполнением и выплатами по нему.

Система контроля изменений в контракте

Система контроля изменений в контракте в контракте определяет процесс, по которому контракт может быть изменен. Он включает работу с документами, системы отслеживания контракта, процедуры разрешения споров и уровни полномочий для утверждения изменений. Система контроля за изменениями в контракте должна интегрироваться в общую систему контроля.

Отчеты по выполнению

Отчеты по выполнению предоставляют службам менеджмента информацию о том, насколько эффективно продавец достигает целей по контракту. Отчеты по выполнению контракта должны быть встроены в общий отчет о выполнении по проекту.

Система оплаты

Оплата продавца обычно управляется с помощью системы оплаты по счетам организации, выполняющей проект. На больших проектах с многими или сложными требованиями по закупкам в проекте может быть разработана своя собственная система оплаты. В любом случае система должна включать соответствующий просмотр результата и их приемку командой управления проекта.

Закрытие контракта

Закрытие контракта аналогично административному закрытию, которое включает как проверку продукта (Выполнена ли вся работа верно и удовлетворительно?), так и собственно закрытие (корректировка записей для отражения заключительных результатов и архивация этой информации для будущего использования). Термины и условия контракта могут содержать определенные процедуры для закрытия контракта. Раннее закрытие контракта является специальным случаем закрытия контракта.

Контрактная документация включает, но не сводится к самому контракту, вместе с соответствующими календарными планами, запрашивае­мыми и принятыми изменениями по контракту, любой технической документацией, разрабатываемой продавцом, отчеты о выполнении продавца, финансовые документы, такие как накладные и документы на оплату, а также результаты инспекций по контракту.

Аудит закупок - это структурированный просмотр процесса закупок от стадии планирования закупок до администрирования но контракту. Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, которые могут иметь последствия для других элементов закупок по этому проекту или по другим проектам в организации, выполняющей проект.

Для включения в заключительное множество проектных записей должен быть подготовлен полный набор индексированных записей.

Лицо или организация, ответственная за администрирование по кон­тракту должна предоставить продавцу формальное письменное извещение, что контракт завершен. Требования по формальной приемке и закрытию обычно определяются в контракте.