Конспект лекций

“Закупки и контракты в проектах”

Литература:

1. Бушуев С.Д., Морозов В.В. Управления закупками в проектах в 2-х томах, 1999 г. Украинская ассоциация управления проектами.

2. Шапиро В.Д. Управления проектами СПб, 1996 г.

Допоміжна літ-ра:

3. Тендери у підприємстві /Укр. інвистіційний журнал Welcome// - Укр. ас. упр. проект.

“Проектний менеджмент (ПМ)”

Это направление человеческой деятельности и в мировой практике является одним из двигателей рыночных реформ через механизмы организации эффективной конкуренции при организации выбора подрядной организации, выполняющей работы проекта, консультантов, закупках машин, механизмов, оборудования, материалов и т.д.

Все эти механизмы обеспечивают эффективное и экономичное использование средств, выделенных на реализацию проекта.

Проект- одно из часто употребляемых слов в процессе производственной деятельности и даже в обиходе.

Хотя многие не имеют четкого представления о моделях, методах, инструментах и технологиях управления проекта. И, как следствие, может быть 2 исхода.

Один из исходов-

считают, что проект- очень простой способ подготовки и реализации идей и замыслов, лишь были бы деньги. Ошибочно!

Проект становится убыточным даже при сверхприбыльном замысле.

2-й исход - приходится привлекать иностранных консультантов (специалистов), т.к. необходим профессиональный подход к проектному менеджменту!

В свое время получила жизнь специальность “Проектный менеджмент”.Сегодня это специальность 7.000003 “Управление проектами”.

Одна из ведущих мировых профессиональных организаций- 1) Институт проектного менеджмента(США); 2) Профессиональная ассоциация проектного менеджмента (Европа) – являютя основными и направляющими организациями, которые разработали комплекс профессиональных знаний в области проектного менеджмента, которые в свою очередь являются соответствующими профессиональными стандартами.

.

Комплекс инструментов ПМ:

Разделяется на две группы:

1. Инструменты окружения.

2. Внутренние инструменты.

Инструменты окруженияв той или иной мере используются менеджерами проектов на этапах подготовки и сопровождения проектов и относятся к:

• проектному анализу (включая элементы микро- и макроэкономики);

• маркетингу и стратегическому менеджменту;

• инвестиционному менеджменту (включая инвестиционные инструменты финансового и фондового рынков);

• оценке бизнеса и определении залога для инвестирования проектов;

• санации предприятия (включая реструктуризацию, сертификатную и денежную приватизацию);

• экологическому сопровождению проектов.

Внутренние инструментыпроектного менеджмента обеспечивают процесс управления временем реализации проекта, стоимостью проекта, ресурсами, качеством проекта и другими компонентами.

Одним из ключевых рыночных внутренних инструментов проектного менеджмента являются механизмы тендеров и международно-принятая система закупок в проектах.

Профессиональную поддержку этого направления в Украине осуществляет общественная организация – “Украинская ассоциация управления проектами”, входящая в состав “Международной ассоциации проектного менеджмента” (ІРМА) и работающая совместно со всеми ведущими мировыми профессиональными структурами (Европы, Америки, Австралии, Азии), поддерживающими развитие этого направления деятельности. Основные задачи этой ассоциации связаны с формированием профессиональной культуры проектного менеджмента через:

• формирование и распространение профессиональной системы знаний, методов и средств, накопленных мировой практикой;

• участие в формировании рыночных механизмов организации тендеров и конкурентно-ориентированной системы закупок в проектах на различных уровнях -–государственном, областном, отраслевом …

• обучение проектному менеджменту на основе этих знаний;

• участие в проектах развития производства и бизнеса;

• консультирование по проектному менеджменту и информационным технологиям управления проектами;

• активный обмен знаниями и опытом управления проектами в переходных экономиках на основе проведения конференций, симпозиумов и семинаров;

• создание и реализацию в украинской практике международной системы сертификации проектных менеджеров;

• разработку и комплексирование систем инвестиционных инструментов проектного менеджмента, которые доступны в настоящее время украинским предприятиям;

• совместное выполнение международных проектов в обдасти развития моделей, методов и средств проектного менеджмента.

Проект и цикл проекта.

Проект – это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, обладающих следующими отличительными чертами:

1. Ограниченность во времени.

2. Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.

3. Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта.

4. Определенные сроки начала и конца проекта.

5. Ограниченные ресурсы.

6. Определенная степень уникальности целей проекта и условия его осуществления.

7. Неизбежность различных конфликтов.

Попадает огромное количество видов человеческой деятельности от- и до- (спорт, промышленность, шоу-бизнесс и т.д.).

До недавнего времени не требовалось создания особых методов и все осуществлялось в рамках традиционных организационных форм и методов управления п.4., п.5.

Это функционально-ориентированные формы с нечеткой ответственностью за конкретный проект.

С середины ХХ века сложность проектов стала возрастать (аэрокосмическая промышленность, наукоемкие и технически сложные отрасли экономики…)

Усилилось влияние на осуществление проектов таких факторов, как:

1. Требования заказчиков и увеличение их компетентности;

2. Собственная сложность конечных продуктов проектов;

3. Взаимосвязь и взаимовлияние с внешним окружением проектов (экономическое, политическое, экологическое, социальное, культурное окружение);

4. Степень неопределенности и риска;

5. Организационные перестройки;

6. Частота смены технологий;

7. Ошибки планирования и ценообразования.

Влияние этих факторов приводило к нарушению сроков выполнения проектов, перерасходу средств, по невыполнению требований по характеристикам конечной продукции, что вело к уменьшению прибыли, убыткам.

Проектный менеджмент - универсальный язык общения между участниками проекта.

Основные проблемы управления проектами формируются вокруг следующих факторов:

• требования заказчиков к проекту и изменения их компетентности. При этом срабатывает принцип “аппетит приходит во время еды”;

• сложность результирующих продуктов или проектов. Эта сложность рассматривается как объективное свойство системы, которое требует децентрализации функций управления и использования иерархии как средства борьбы со сложностью задач управления. Как правило, в такой схеме управления возникает значительное количество конфликтов при принятии решений менеджерами одного уровня. Каждый менеджер пытается “перетянуть одеяло на себя”;

• взаимосвязь и взаимовлияние с внешним окружением проектов (экономическое,политическое, экологическое, социальное, культурное окружение). Такие связи достаточно часто негативно влияют на ход выполнения проекта. Например, вы – менеджер проекта достройки Хмельницкой АЭС. Выходя на работу, Вы ежедневно сталкиваетесь с пикетами “зеленых”и лозунгами “долой АЭС”;

• степень неопределенности и риска. В сложных проектах степень риска всегда намного выше, так как она балансируется эффектом от реализации проекта. Здесь срабатывает народная мудрость “за все приходится платить”;

• организационные перестройки. Такие перестройки неизбежны, так как система управления проектом должна отображать изменения объекта управления, которые отображаются в изменениях структуры реорганизации. Это объективное свойство любого сложного проекта, а отсутствие изменений в сложном проекте в процессе его реализации является “не правилом, а исключением”;

• частая смена технологий. Это свойство обуславливается значительной длительностью реализации проектов, с одной стороны, и желанием заказчика получить результат соответствующий последним технологическим достижениям, с другой. Неизбежность замены технических и технологических решений позволяет удовлетворить ожидания заказчика по типу – “хочу то, но не знаю что”;

• ошибки планирования и ценообразования. Эти ошибки являются неотъемлемым атрибутом любого сложного проекта. В этом случае менеджеры проекта всегда находятся под “перекрестным огнем” проектировщиков, заказчика и исполнителей работ. Этот треугольник является источником большинства проблем, возникающих в процессе мониторинга проекта.

Основные, ключевые понятия проектного менеджмента.

Программа – множество взаимосвязанных проектов, обеспечивающих достижение крупномасштабной цели в обусловленные сроки, с установленным бюджетом и необходимыми ресурсами.

Процесс - производственный процесс, обеспечивающий выпуск продукции для последующей реализации на рынке и получения прибыли.

Продукт – результат производственного процесса, проекта или программы, который обладает определенными потребительскими качествами с точки зрения рынка или заказчика.

Концепция 4П (Программа-Проект-Процесс-Продукт) составляет основу модели развития любой крупномасштабной системы, ориентированной на выпуск продукции или предоставление услуг.

Концепция 3П (Проект-Процесс-Продукт) составляет основу модели развития сложной системы, в рамках инноваций процесса и/или продукта через проект.

Жизненный цикл – цикл реализации Программы, Проекта, Процесса или Продукта с момента зарождения идеи изменения или начала до момента завершения реализации.

Работа – неделимая часть проекта, обеспечивающая выполнение предписанных действий в установленные сроки на основе обусловленной технологии и требований к качеству, использующая материально-технические и финансовые ресурсы.

Структура работ проекта (WBS структура) – иерархическая структура, разделяющая работы проекта на группы, подгруппы, категории и т.п. По своей природе структура работ проекта является иерархической и, в основном, предназначена для обеспечения полноты описания проекта и отслеживания изменений состава и содержания работ, которые происходят в нем.

Модель проекта– представление проекта в форме отличной от его реального существования. С точки зрения проектного менеджмента, наибольший интерес представляют математические модели проекта, отображающие работы проекта, их связи и разнообразные структуры, ресурсы, время, стоимость, качество и другие.

Управляемые параметры проекта– внутренняя область проекта (содержание), время, стоимость, ресурсы, качество. Для каждого из управляемых параметров проекта разработан и используется на практике свой набор инструментов управления.

Целевая модель проекта- целевая модель проекта фиксирует утвержденные, директивные значения управляемых параметров работ проекта и проекта в целом.

Мониторинг проекта– отслеживание хода реализации проекта во времени, по стоимости, использованию ресурсов и требуемому качеству.

Процесс управления проектом - обеспечивает на этапе мониторинга проектов комплекс управляющих воздействий для устранения отклонений от целевой модели проекта – задержек по времени, перерасхода ресурсов, стоимости и т.п. При этом чаще всего работает классическая схема управления “по отклонению”: внутренней областью проекта (содержанием),временем, стоимостью и качеством. Такая схема относится к схемам управления по замкнутому контуру.

Механизм управления проектами– набор инструментов, методов, средств и технологий управления проектом, обеспечивающий реализацию отдельных функций проектного менеджмента (материально-техническое обеспечение проекта, закупки и тендеры, финансирование проекта, определение и комплексирование источников инвестиций проекта и т.п.).

Инструмент упраления проектами- набор методов, средств и технологий, инвариантный к виду проекта, реализующий одну из задач проектного менеджмента. Примерами инструментов могут быть: инструмент закупок оборудования проекта на основе международных конкурентных торгов, инструменты финансирования, инвестиционные инструменты и т.п.

Метод управлениея проектами– многократно используемые правила решения задач управления проектами. Например: метод критического пути определяет правила выделения работ сетевой модели проекта, определяющих путь сети максимальной длительности.

Средство управления проектами– компьютерная система и набор материалов, устройств и приспособлений отображения проекта для выработки решений и фиксации информации о ходе и результате проекта. Например: средства подготовки,копирования и рассылки потребителям отчетной информации о ходе проекта в текущем году. В реализации этой задачи управления проектом, обычно, используются компьютерная система с соответствующей информационной технологией управления проектом и внутрифирменный стандарт подготовки отчетов о ходе проекта, копировальная и брошюровальная техника, система доставки отчетов.

Функции управления проектом – выделенный элемент системы управления проектами, обеспечивающий решение задач и/или выработку решений в рамках определенной специфической области знаний,. инструментов, методов и средств проектного менеджмента.Например: функции управления временем, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами.

Проектный менеджмент (управление проектами)- это использование знаний, навыков, методов и средств к управлению выполнением работ проекта для удовлетворения или превышения нужд и желаний заинтересованных лиц при достижении цели проекта. Удовлетворение или превышение этих желаний обозначает обеспечение баланса конкурирующих требований по:

-внутренней области проекта(содержанию) , времени, стоимости и качеству;

-заинтересованным лицам с различными потребностями и ожиданиями;

-идентифицированным и не идентифицированным требованиям.

Введенные определения позволяют определить пирамиду механизмов, инструментов, методов, средств и функций проектного менеджмента. Она не является единственно возможной, с точки зрения структуризации ПМ.