Содержание

Введение 3

1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов 4

2. Этапы и виды контроля исполнения документов 6

3. Формы контроля за исполнением документов 10

Заключение 16

Список литературы 17

Введение

Тема контроля исполнения документов и поручений затрагивается крайне редко. Между тем, данный аспект деятельности компании чрезвычайно актуален для большинства российских предприятий и организаций, различных по масштабам и отраслевой принадлежности, будь то крупное промышленное предприятие, средняя по размерам торговая фирма, либо представитель мелкого бизнеса из сферы услуг. Практически любая организация, число служащих которой более 10 — 15 человек, сталкивается с проблемой внедрения системы эффективного контроля исполнения документов и поручений. Отсутствие такой системы мешает работать всем — и высшему руководству, и начальникам подразделений, и рядовым сотрудникам; порождает нервозность и нарушение нормального режима работы, постоянное «дергание» менеджеров и персонала и авральное, а от того, как правило, не самое лучшее исполнение отдельных заданий, которые можно было бы спокойно и качественно сделать загодя. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей, что заметно облегчит работу организации.

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В последнее время распространяется электронный способ документирования. Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов.

Главная задача данной работы – изучение всех этапов и форм контроля исполнения документов.

1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполне­ния поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное ли­цо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и со­ответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

Задачи службы ДОУ

1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования.

3. Контроль за исполнением документов.

4. Хранение документов.

5. Унификация форм документов.

6. Сокращение документооборота.

7. Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

8. Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

Одной из функций службы ДОУ является контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки. Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

1. получение данных постановки документа на контроль;

2. проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

3. получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

4. снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

5. обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Службой контроля (сотрудником, отвечающего за контроль) осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.¹