учебник информатика

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.77. Добавление уровней группировки для отчета

Надпись

Поле

Прямоугольник

Макет, построенный из надписей и полей таблицы Список, стиль «В столбик»

Рисунок 3.78. Отчет, созданный с использованием Мастера отчетов

271

Глава 3. Программное обеспечение

Вполученном отчете присутствуют объекты 3-х видов – Поле, которое в отчете может показывать данные поля таблицы базы, значение переменной или выражения, Надпись – любой текст в отчете и Прямоугольник – элемент оформления.

ВКонструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Приме-

чание отчета), в начале каждой страницы (Верхний колонтитул) или в конце каждой страницы (Нижний колонтитул), в начале каждой группы (Заголовок группы, групп может быть много) и в конце каждой группы (Примечание группы) и для каждой записи главной таблицы отчета (Область данных). Зоны Примечания… более правильно было бы назвать Итоги…, т. к. здесь можно разместить поля общих итогов (сумма, среднее

ипр.) для группы или всего отчета.

Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов) или в файл rtf -формата.

Начало отчета в режиме просмотра и при печати на принтере приведено на рисунок 3.79.

Рисунок 3.79. Отчет, созданный Мастером, при печати его на принтере

272

Глава 3. Программное обеспечение

Созданный Мастером отчет весьма несовершенен, его ширина превышает размер формата А4. В отчет необходимо добавить названия факультетов, специальностей и предметов и изменить их надписи.

Для добавления новых и модификации существующих объектов следует использовать вкладку Конструктор контекстной группы вкладок Инструменты конструктора отчетов, для настройки расположения объектов

– вкладку Упорядочить, для настройки параметров страницы (полей и размера бумаги) – вкладка Параметры страницы (см. рисунок 3.80).

Рисунок 3.80. Контекстная группа вкладок

Инструменты конструктора отчетов и окно Список полей

Для использования в отчете данных справочных таблиц следует вы-

брать команду Добавить существующие поля на вкладке Конструктор

(см. рисунок 3.80), на нижней рамке окна Список полей нажать на ссылку Показать все таблицы, после чего перетащить поля NAME_F, NAME_S

273

Глава 3. Программное обеспечение

и NAME_P в соответствующие зоны отчета. В результате изменится Источник записей Отчета, что можно увидеть в Окне свойств (рисунок 3.81). При нажатии на кнопку … в строке Источник записей открывается окно построителя запросов, которое после добавления нужных полей имеет вид, показанный на рисунок 3.82.

Рисунок 3.81. Окно свойств Отчета, вкладка Данные

Рисунок 3.82. Окно Построителя запросов Источника записей Отчета

Кроме того, необходимо задать наличие Примечаний для всех групп, в зону примечаний поместить вычисляемые поля, которые будут

274

Глава 3. Программное обеспечение

показывать средние оценки для студента, группы, факультета и для всего отчета. Для этого на вкладке Конструктор группы Инструменты кон-

структора форм следует в группе команд Группировка и итоги выбрать кнопку Группировка и сортировка, после чего в нижней части окна Access откроется панель Группировка, сортировка и итоги (см. рисунок 3.83).

Рисунок 3.83. Панель Группировка, сортировка и итоги Отчета

Для каждого уровня группировки нажмем кнопку Больше ►, в появившихся параметрах выберем с разделом примечания и с итогами. Далее в Конструкторе Отчета скопируем в появившуюся зону примечаний для группы NZ поле BALL, в разделе Данные его Окна свойств изменим выражение на =Avg(BALL) для вычисления среднего значения поля, зададим Формат поля фиксированный и Число десятичных знаков = 2, затем скопируем измененное поле в зоны примечаний других групп.

При создании вычисляемых полей в пункте Данные Окна свойств можно нажать на кнопку с многоточием, после чего откроется окно Построителя выражений, где можно выбрать для построения выражений имеющиеся в системе функции и другие компоненты.

Разместим в отчете также надписи для итоговых значений, разлинуем таблицу (при этом для линий нужно задать свойство Тип границы – Сплошная и ее цвет).

Вид отчета в Конструкторе после его модификации показан на рисунке 3.84.

275

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.84. Отчет после модификации его в Конструкторе

Вид отчета при его печати на бумаге показан на рисунке 3.85.

276

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.85. Фрагмент распечатки отчета

277

Глава 3. Программное обеспечение

3.3.4.6 Использование запросов

Ранее отмечалось, что при работе с таблицами, формами и отчетами можно использовать фильтр отбора данных, который задает условия отображения данных в этих объектах (вкладка Главная ленты, группа Сорти-

ровка и фильтр). Там же присутствует кнопка Расширенный фильтр,

которая открывает окно Конструктора запросов для текущей таблицы. Кроме того для разработки запросов и их сохранения в базе данных в

системе Access имеются специальные режимы на ленте Создание в группе

Другие – Мастер запросов и Конструктор запросов.

Запросы при работе с базами данных в различных СУБД имеют близкий синтаксис, определяемый правилами языка SQL (Structured Query Language) и фактически являются текстовой командой на этом языке. Система Access использует команды языка SQL не только для отбора данных (команда SELECT…), но и для изменения множества данных одной командой UPDATE…, добавления множества записей одной командой INSERT… и удаления группы записей одной командой DELETE …, а также для выполнения вычислений путем создания в запросах вычисляемых полей.

Типы запросов, которые могут быть заданы в системе Access:

1.Выборка – запрос для отбора данные по заданным сложным условиям из одной или нескольких таблиц баз данных, с показом результатов выполнения запроса в виде таблицы, либо с использованием его для форм и отчетов данных – команда SQL SELECT…; в Окне свойств запроса

может быть настроен параметр Тип набора записей: динамический набор – после редактирования данных в таблице запроса данные таблиц базы данных обновляются! (с некоторыми ограничениями) и статический набор – только просмотр результатов отбора.

2.Перекрестный – формирование двухмерной итоговой таблицы, с группировкой по двум выражениям, одно из которых становится заголовком строки, другое – заголовком столбца.

3.Создание таблицы – задается имя новой таблицы, куда заносятся результату выполнения запроса, с сохранением ее в текущей или другой базе данных.

4.Запросы на изменение данных:

4.1.обновление данных – команда занесения общих изменений в группу записей одной или нескольких таблиц (команда SQL

UPDATE…);

278

Глава 3. Программное обеспечение

4.2.добавление данных – команда добавления группы записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц (команда SQL INSERT…);

4.3.удаление данных – команда удаления группы записей из одной или нескольких таблиц (команда SQL DELETE…).

Принцип формирования запросов наиболее легко освоить при использовании Мастера запросов. Предположим, нам нужно отобрать тех студентов, которые по предмету высшая математика имеют только отличные оценки по результатам второго семестра.

Для создания запроса на вкладке Создание нажимаем кнопку Мастер запросов, после чего открывается окно с названием Новый запрос, в котором предлагается выбрать тип запроса из списка:

Простой запрос (создание запроса на выборку из определенных полей)

Перекрестный запрос (создание запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы)

Повторяющиеся записи (создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе)

Записи без подчиненных (создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице).

Выберем первый тип – простой запрос, после чего откроется окно

Мастера запросов, на первом шаге которого требуется выбрать таблицы и поля для запроса (рисунок 3.86).

Рисунок 3.86. Выбор полей в Мастере запросов

279

Глава 3. Программное обеспечение

Выбор полей может быть выполнен из нескольких таблиц базы. Для нашего примера выбираем из таблицы Список все поля, кроме DATA_P и N_PASP, из таблицы Оценки 4 поля: SEMESTR, N_PREDM, BALL, DATA_B из таблицы Предметы поле NAME_P.

На шаге 2 необходимо выбрать подробный или итоговый отчет, выбираем подробный.

На последнем шаге 3 задаем название запроса Математика и выберем вариант Изменить макет запроса, после чего нажимаем кнопку Готово. Запрос открывается в Конструкторе запросов, его вид показан на рисунок 3.87.

Рисунок 3.87. Конструктором запросов

При работе с Конструктором запросов используется контекстная вкладка Работа с запросами – Конструктор (см. рисунок 3.88), в которой,

в частности, есть кнопка Итоги, после нажатия на которую в Конструкторе запросов появляется строка Групповая операция для задания условий группировки данных и создания итоговых вычисляемых полей.

280