учебник информатика

Глава 3. Программное обеспечение

вкладку Упорядочить контекстных групп вкладок Инструменты кон-

структора форм и Работа с макетами форм).

В результате ширина надписей и полей для макета В столбик выровнена «по самому широкому», такой вариант нельзя признать оптимальным. Размер формы достаточно большой – ширина 25,453 см, высота заголовка ~ 1 см, области данных – 13,429 см. Эти размеры будет иметь печатная форма, автоматически формирующаяся при выборе команды Печать (меню кнопки Office или на панели быстрого доступа).

Для формы и всех ее элементов можно открыть Окно свойств, щелкнув правой кнопкой мыши на любом объекте и выбрав в контекстном меню слово Свойства (рисунок 3.63).

Рисунок 3.63. Окно свойств объекта Форма, вкладки Макет и Данные Все свойства в окне разбиты на группы:

Макет – расположение, шрифт, цвет и прочее, связанное с внешним видом объекта;

Данные – важнейшее свойство в этом разделе – Источник записей или Данные (для поля) – для объектов, связанных с редактированием какихлибо данных (связанные объекты – поля, списки…);

События – макросы, выражения и программы, выполняющиеся для объекта при наступлении определенных событий (Загрузка, Откры-

тие, До обновления, После обновления и пр.);

Другие – прочие свойства.

На экранной форме присутствуют элементы управления (объекты) следующих типов:

261

Глава 3. Программное обеспечение

Надпись – текст на форме, обычно не изменяющийся. Главные свойства этого объекта присутствуют на вкладке Макет окна свойств (рисунок 3.64).

Поле – объект для редактирования данных, связанный с полем таблицы базы данных или с переменной. Главное свойство этого объекта – Данные на странице Данные окна свойств (рисунок 3.65), которое показывает, с какими данными связан этот объект формы. Контекстное меню объектов типа Поле имеет достаточно большое количество команд, как показано на рисунке 3.66.

Подчиненная форма – вложенная форма для дочерней таблицы данных, связанной с главной таблицей, на которой могут присутствовать такие же элементы, как и на основной форме.

Кроме того, на форме могут присутствовать и другие объекты, которые можно добавлять, используя группу кнопок Элементы управления контекстной вкладки Конструктор (рисунок 3.67):

Группа переключателей, Переключатель, Кнопка, Выключатель –

кнопки и группы кнопок разного вида, связанные с выполнением определенных процедур. При выборе объекта Кнопка запускается Мастер, который предложит для выбора набор стандартных кнопок перехода по записям таблицы, обработки записей (восстановить, дублировать, печатать и пр.), работы с формой, с отчетами (печатать, просмотреть, отправить в файл или по почте), работы с приложениями и разное. Кнопки можно создать с помощью мастера, при этом программный код, связанный с их действием, уже будет присутствовать (рисунок 3.68).

Флажок – поле, связанное обычно с полем таблицы логического типа,

вкотором стоит галочка или нет.

Поле со списком – сложный элемент, предоставляющий возможность показывать данные справочных таблиц, списков или массивов и заносить выбранные значения в поле другой таблицы.

Список – список данных для выбора одного из значений.

Рисунок – вставка рисунка в форму.

Свободная рамка объекта – любой объект Windows-приложений, редактирование которого будет возможно вызовом соответствующего приложения.

Присоединенная рамка объекта – для работы с полями таблиц типа поле объекта OLE.

262

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.65. Окно свойств объекта типа Поле, группа Данные

Набор вкладок – многостраничная форма.

Линия, Прямоугольник – элементы оформления.

Вложение – объект, появившийся в версии Access 2007 для работы с полями типа Вложение.

263

Глава 3. Программное обеспечение

Использовать

мастера

Рисунок 3.67. Элементы управления вкладки Конструктор

Рисунок 3.68. Окно Мастера создания кнопок

Для использования экранной формы нужно запустить ее в работу с данными, для этого на вкладке Главная в группе Представления выберем Вид – Режим формы. Вид формы при работе с базой данных приведен на рисунок 3.69.

В данном режиме можно редактировать существующие записи, добавлять новые в список студентов и в список оценок для каждого студента. Для удаления записей можно использовать контекстные меню для вертикальной полосы слева в главной форме и для метки слева подчиненной формы. Поле быстрого поиска на нижней рамке окна позволяет найти и выделить фрагменты значений полей для главной формы.

264

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.69. Работа с базой данных с использованием экранной формы, созданной с использованием Мастера

При работе с формой можно задать сортировку записей по одному из полей и фильтр для показа только тех данных, которые соответствуют заданному условию (см. вкладка Главная, группа Сортировка и фильтр).

Как было сказано выше, для данной формы можно сделать значительные усовершенствования, повышающие удобства работы с базой данных.

Прежде всего, в Конструкторе выполним отмену объединения в единый макет полей таблиц Список и Оценки (кнопка Удалить макет в группе Макет контекстной вкладки Упорядочить). После этого можно изменить размер и расположение полей. Изменим также чередование цве-

тов в записях таблиц (свойство Цвет фона чередования Области данных).

Далее добавляем на форму объекты Поле со списком для выбора из справочных таблиц факультета, специальности (с занесением соответствующих номеров в главную таблицу) и предмета (с занесением его номера из справочника в таблицу оценок). Эти основные свойства описыва-

265

Глава 3. Программное обеспечение

ются с помощью Мастера, который запускается автоматически при добавлении этого типа объекта к форме, если с группе кнопок Элементы управления включена кнопка Использовать мастера. Для добавления нового объекта необходимо выбрать его тип в группе Элементы управления вкладки Конструктор, затем показать его расположение и размер на форме.

На первом шаге Мастера выбираем пункт Объект “поле со спис-

ком” будет использовать значения из таблицы или запроса (см. рису-

нок 3.70).

Рисунок 3.70. Первый шаг Мастера создания Поля со списком

На втором – выбираем из списка нужную нам справочную таблицу, на третьем – выбираем все поля (номер и название), на четвертом шаге – оставляем галочку у флажка скрыть ключевой столбец и задаем ширину поля для названия (см. рисунок 3.71).

266

Глава 3. Программное обеспечение

Рисунок 3.71. Четвертый шаг Мастера создания Поля со списком

Пятый шаг – задаем условие сохранить в поле и выбираем из списка поле главной таблицы, в котором будет сохраняться значение ключевого поля справочной таблицы (см. рисунок 3.72).

Если Вы не укажите поле таблицы, с которым связано поле со списком, все Ваши предыдущие шаги бессмысленны для данной задачи!!!

Важнейшее свойство поля со списком!

Рисунок 3.72. Последний шаг Мастера создания Поля со списком

267

Глава 3. Программное обеспечение

Далее нажимаем Готово. Надпись для Поля со списком на форме можно удалить.

Наиболее важные свойства Поля со списком для работы со справочником факультетов, описанные с помощью Мастера, показаны на рисунке 3.73.

Рисунок 3.73. Важнейшие свойства объекта Поле со

списком

После модификации форма будет иметь в Конструкторе вид, приведенный на рисунок 3.74.

Поле со списком!

Рисунок 3.74. Экранная форма, модифицированная в Конструкторе

Цветовые решения формы легко изменить с использованием режима Автоформат в режиме формы Макет, для каждого элемента формы также можно использовать цветовые решения тем системы Access. Для подчиненной таблицы оценок изменено свойство Разделительные линии – Да. Кроме того, в зоне Примечание формы таблицы оценок добавлено вы-

268

Глава 3. Программное обеспечение

числяемое поле (копированием поля BALL и его изменением) его свойство которого Данные = AVG(BALL), а также Надпись к нему (копированием другой надписи в таблице, чтобы сохранить стиль шрифта).

В режиме работы с базой данных в усовершенствованной форме можно видеть названия факультетов, специальностей, предметов и выбирать их из справочных таблиц с помощью раскрывающихся списков, а также просматривать средние оценки студентов (рисунок 3.75).

Рисунок 3.75. Усовершенствованная экранная форма с объектами Поле со списком и расчетом средней оценки студента

3.3.4.5 Разработка отчетов

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных в печатных документах, в системе Access можно Мастер отчетов и Конструктор отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Печатные документы отчетности предприятий часто должны иметь точное соответствие с унифицированными формами, утвержденными Госкомстататом РФ.

Поставим задачу разработать отчет, в котором показаны оценки всех студентов с группировкой данных по факультетам, курсам, группам. Для

269

Глава 3. Программное обеспечение

этого на вкладке Создание в группе Отчеты нажимаем кнопку Мастер отчетов.

На первом шаге Мастера выбираем поля главной таблицы базы (Список), которые мы хотим показать в отчете и все поля дочерней таблицы оценок (Оценки) (рисунок 3.76).

На втором шаге Выберите вид представления данных – выбираем первый вариант, когда выделена таблица Список.

Рисунок 3.76. Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

На третьем шаге добавляем группировку данных по факультетам, курсам и группам (см. рисунок 3.77). Более трех уровней группировки мастер задать не позволяет, однако это можно сделать при необходимости в Конструкторе отчетов. Сортировку на следующем шаге не задаем.

На 5-м шаге выбираем вид макета для отчета – структура, на следующем – стиль отчета – Access 2007, далее задаем название отчета Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово. Полученный отчет в режиме Конструктора представлен на рисунок 3.78.

270