Поршкевич_Реализация информ.технологий

•содержание документа;

•технология обработки (как составляется, в скольких экземплярах, носитель);

•периодичность возникновения;

•объем информации (страницы, строки, число знаков);

•ответственный за выполнение документа;

•трудоемкость изготовления.

Методы обследования информационных потоков и способы их

формализации помогают создать информационную модель предприятия или подразделения предприятия. Методы обследования позволяют также выделить первичные, или основные документы (элементы) базы данных и вторичные документы, составленные на основе первичных, а также зависимость и алгоритмы расчета показателей внутренних и исходящих документов.

Метод графического описания потоков информации использу-

ется для анализа информационных потоков небольшой размерности, позволяет выявить структуру и функции документопотока, а также совершенствование его. Документы и отношения между ними изображаются в виде графической схемы, а действия по обработке каждого документа описываются в виде кратких пояснений на самой схеме (рис. 1). Каждый документ на схеме изображается в виде прямоугольника, на котором написан номер документа или его шифр. Направление движения документа указывается стрелкой. Под документом даются краткие пояснения: что делают при обработке документов, какая информация в документе используется в данном структурном подразделении (или конкретным исполнителем), как используется эта информация, что изменяется в документе в результате обработки, ссылка на материалы, где можно получить подробные объяснения. Описанная графическая схема информационного обмена накладывается на пространственно-временную систему координат, в которой на горизонтальной оси записаны структурные подразделения или отдельные исполнители (участники информационного обмена), а на вертикальной оси – условные временные моменты формирования документов или промежутки времени, в течение которых происходит работа, предшествующая формированию документов. Эта схема дает полное представление о движении документов. Если документ формируется на основании других документов, на схеме этот процесс обозначается как «подложка». Графическое описание является наглядным, простым, универсальным и экономичным способом и позволяет отобразить документопоток во времени и пространстве. Но этот

21

метод лучше использовать при обследовании небольших информационных потоков. Этот метод также не отражает структуру документа.

Рис. 1. Схема документопотока:

1 – документ образуется впервые; 2 – изображение копии документов; 3 – движение документов; 4 – документ движется в одном из обозначенных направлений (пунктир); 5 – образование одного документа из других; 6 – внутренний документ

С целью исследования информационного обмена предприятия применяется также метод графов. Использование теории графов для описания информационных потоков позволяет представить процесс управления в динамике и оптимизировать движение информационных потоков. Существует несколько способов, основанных на использовании теории графов.

Рассмотрим сетевую модель и графоаналитический способ.

При исследовании информационного потока на основе его сетевой модели понятия «работа» и «событие» принимают характер, соответствующий процессу управления. Работа – это определенная задача управления, которая предшествует формированию документа, а событие – это законченный результат решения управленческой задачи, чаще всего это сформированный документ. Графоаналитический метод исследования потоков информации основан на построении информационного графа, а анализ информационных потоков вытекает из анализа «матриц смежности». Систему управления рассматривают как систему, через входы которой поступают исходные данные, а через выходы выдаются результаты. Между исходными данными и резуль-

22

татами внутри системы имеются промежуточные звенья. Все это рассматривается как упорядоченные компоненты xi информационного потока: нулевой порядок у исходных данных, наивысший – у результатов функционирования.

Строится граф, вершинами которого служат компоненты информационного потока xi, а дугами – связи перехода. Дуги ориентируются в направлении компонентов более высокого порядка. Такой граф называется информационным (рис. 2).

На основе графа строится матрица смежности: элемент ij, стоящий на пересечении i-й строки и j-го столбца, равен единице, если из вершины xi в вершину xj идет дуга, и равен нулю, если дуги нет. Такая матрица является моделью информационного графа.

Далее строится последовательность матриц, представляющих собой матрицы смежности, последовательно возводимые в квадрат, третью степень, и т. д. до тех пор, пока элементы заключительной строки не превратятся в нули. Этим достигается упорядочение вершин графа по тактам движения потоков информации. С помощью матричной модели определяется общий порядок всей схемы потоков информации; порядок каждого компонента потока; число компонентов, участвующих в формировании каждого результата; число результатов, в формировании которых участвует каждый компонент; число путей, связывающих любые два компонента, и другие показатели.

Построим матрицу смежности для исходного информационного графа (рис. 3). Из этой матрицы видно (по нулям в заключительной строке), что компоненты x1, x2, x3, x4 имеют нулевой порядок (это исходные данные). Возведя эту матрицу в квадрат, получим матрицу М2, где видно, что x5, x6 – компоненты первого порядка. В матрице М3 заключительная строка содержит нули для x7, x10. Это компоненты второго порядка, x8, x9 – компоненты третьего порядка, они равны нулю в заключительной строке матрицы М4 . Матрица М4 не приводится – в заключительной строке там все нули (рис. 3).

В результате приводится итоговая матрица, которая получается путем наложения всех матриц друг на друга. Элемент итогового столбца первой матрицы указывает, сколько раз документ № I (где I – номер строки) участвует в формировании других документов. Элемент итоговой строки первой матрицы указывает на то, из скольких и из каких документов строится рассматриваемый документ.

Итоговая матрица получается путем суммирования всех предыдущих матриц, а итоговые показатели по строке показывают, сколько раз документ № I (где I – номер строки) участвует в формировании других документов.

23

сведения об использовании документов и показателей для формирования других. Строки показывают, сколько раз и для формирования каких документов и показателей используются показатели из документов данного подразделения. Каждый из блоков, расположенных по основной диагонали первого квадранта, отражает формирование показателей данного документа. Итоговые результаты (итоговая строка) первого квадранта характеризуют количество разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования показателя данного столбца, а также степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или показателей других документов подразделения (итоговый столбец). Во втором квадранте наименование строк такое же, как и в первом, а по столбцам расположены наименования потребителей документов (исходящие документы). Каждый столбец здесь отражает степень использования документов данного подразделения в соответствующем подразделении потребителя, а каждая строка характеризует распределение показателей из данных документов по подразделениям потребителей. Итоговый столбец характеризует количество показателей, передаваемых данным подразделением всем другим, а итоговая строка – использование показателей или документов данного подразделения во всех других подразделениях. В третьем квадранте наименование столбцов совпадает с наименованием столбцов первого квадранта. Наименованием строк являются входящие документы и показатели по подразделениям – поставщикам документов. Этот квадрант характеризует связи данного подразделения со всеми другими со стороны входа, так как здесь отражаются все документы, поступающие из других подразделений и внешних организаций. Строки третьего квадранта отражают степень использования каждого из поступающих документов и показателей при формировании документов в данном подразделении, а столбцы – количество входных документов и показателей, используемых при создании показателя, записанного в данном столбце, в том числе и переписанного из одного документа в другой. В четвертом квадранте содержание строк совпадает с третьим квадрантом, а столбцов – со вторым. Здесь отражается передача входящих документов, данные которых используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения, т. е. он характеризует транзитные для данного подразделения документы. Итоговые столбцы характеризуют использование поступающих показателей всеми другими подразделениями, а строки – количество поступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям.

26

27

Кроме четырех основных квадрантов, матричная модель имеет вспомогательный раздел – правый нижний. В левой части вспомогательного раздела перечислены все признаки (частота представления, периодичность движения, количество знаков, трудоемкость расчетов и др.), входящие в качестве составных элементов в показатели внутренних и исходящих документов. В этом подразделе на пересечениях столбцов и соответствующих строк знаком (×) отмечают, какие из перечисленных признаков содержит данный показатель внутреннего или исходящего документа. В правой части подраздела делают то же самое для показателей, содержащихся в поступающих документах. Анализируя первый и второй квадрант вместе, можно сделать вывод о процессе создания показателей и документов в данном подразделении

иих движения в другие подразделения, внешние организации, архив и т. д. Второй и четвертый квадранты отражают выход всех документов

ипоказателей независимо от того, создаются они в подразделении или поступают извне. Третий и четвертый квадранты, вместе взятые, показывают использование, контроль или простой перенос данных из одного документа в другой. Построение матричных моделей – трудоемкая работа, так как зачастую модели имеют большую размерность. Но такие модели дают огромный материал для анализа информационной системы предприятия и оптимизации ее. В системе управления матричная модель типа «документ на документ» изучает документооборот между подразделениями и организациями, матричная модель типа «показатель на показатель» моделирует процессы плановоуправленческих работ и др. Возможности использования метода матричного моделирования применительно к анализу и проектированию информационных потоков имеет существенные ограничения. Построение матричной модели является доступным и обозримым лишь для отдельных звеньев информационной цепи. Комплексный охват всей информационной системы матричной информационной моделью весьма затруднителен как с точки зрения построения, так и с точки зрения использования. Данный метод может быть использован, и достаточно успешно, для фрагментарных разработок информационных систем.

Метод семиотического анализа предполагает рассмотрение информационного сообщения как определённой знаковой системы, обеспечивающей общение функциональных подразделений друг с другом и с внешней средой. Применение этого метода предполагает изучение информации как знаковой системы в трёх аспектах – синтаксическом, прагматическом и семантическом.

28

Синтаксический анализ устанавливает соответствие правилам формирования и переформирования языковых единиц. Все задачи, которые связаны с описанием знаков и выражений языка, с исследованием правил образования таких выражений из более простых знаков, с анализом отношений между этими знаками, а также правил преобразований этих выражений, относятся к области синтаксического анализа.

На семантическом уровне рассматривается смысловое значение элементов языка. Одна из основных проблем семантики – проблема однозначной передачи и уточнения смысла языковых выражений, связанная с устранением многозначности, нерелевантности и эмоциональной окрашенности слов. Здесь оценивается количество смысловой информации, которое несёт отдельный документ, выявляются и устраняются такие недостатки, как наличие одинаковой формы у разных по содержанию документов, показателей и, наоборот, разное оформление одинаковых содержаний.

Прагматический анализ рассматривает ценность содержания документа для участников информационного обмена. Документы строятся для решения определённых задач, но уже функционирующая система документов во многом определяет качество и скорость их решения. Решаемые в ходе производственной деятельности задачи оказывают непосредственное влияние на язык документов. Как содержание, так и конкретная форма документа определяются экономическими задачами и уровнем системы управления, на котором они решаются. Важно выяснить, при решении каких задач необходим данный документ, определить информативность документа для данной задачи и на этой основе предложить оптимальную форму документа. Ограничения использования метода семиотического анализа информационных потоков обусловлены наличием высокой степени субъективности оценки синтаксиса, семантики и прагматики документопотоков. Здесь отсутствуют жесткие критерии оптимальности документопотока, универсальные правила формирования документации, требования к качественному и количественному составу документации. Следует признать, что перечисленные признаки практически не поддаются формализации. Особенно актуальной данная проблема является в условиях многообразия и частой сменяемости документопотоков в информационных системах.

Метод схем информационных связей предполагает графиче-

ское отображение состава, источников и приёмников информации, направления её дальнейшего использования. Схема информационных связей строится в следующей последовательности.

29

1.Выбирается основное подразделение системы управления, для которого строится схема подчиненности подразделений или сотрудников.

2.Процесс преобразования информации в подразделении разбивается на этапы, и составляется схема каждого этапа.

3.Определяются основные блоки преобразования информации.

4.Для выделенных блоков определяют входную и выходную информацию; информация на схеме обозначается кружком, внутри которого указывается её наименование (рис. 6).

Рис. 6. Обозначение входа и выхода блока преобразования информации

5.Для каждого потока входной информации выясняется её источник. Возможны два случая:

•источником информации является другой блок преобразования того же подразделения;

•источником информации служит другое подразделение или внешняя организация.

Все эти подразделения и организации именуются адресом и имеют соответствующее обозначение:

– обследуемое подразделение

– структурное подразделение обследуемого отдела

– другое подразделение системы управления

– внешняя организация

30