Информатика. Введение в Microsoft Office

Помимо стиля «Обычный», шаблон «normal.dot» содержит большое число других стилей. Некоторые основные стили представлены в списке «Стиль» на панели инструментов «Форматирование». Остальные стили можно просмотреть и выбрать в диалоговом окне «Стиль» (меню «Формат», команда «Стиль»).

Если ни один из стандартных стилей не устраивает, можно создать свой собственный. Для этого надо с помощью команды «Формат Стиль» открыть диалоговое окно «Стиль». Нажать кнопку «Создать» и в окне «Создание стиля» (рисунок 1.37) задать необходимые параметры.

Рис. 1.37 – Создание стиля

Вокне «Имя» следует ввести имя стиля, в списке «Стиль» выбрать параметр «Знак», если хотите создать стиль знака, или «Абзац» — для создания стиля абзаца. Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование символов. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Знаки текста в абзаце могут быть оформлены собственным стилем независимо от того, применен ли какой-либо стиль абзаца к этому абзацу в целом.

Всписке «Основан на стиле» выбирается уже существующий стиль, параметры которого наиболее близки к желаемым. Если стиль создается заново, то лучше выбрать слово «Нет».

Ввыпадающем списке «Стиль следующего абзаца» можно определить стиль, который будет применен к тексту после нажатия клавиши Enter при вводе текста.

Параметры шрифта и абзаца задаются с помощью стандартных диалоговых окон: «Шрифт», «Список», «Абзац» и т. д. Вызвать эти окна можно с помощью кнопки-меню «Формат».

После того как все параметры определены, нужно нажать клавишу «ОК».

MS-Word может создать оглавление только в том случае, если все заголовки набраны с использованием ограниченного набора стилей. Например, перед созданием документа следует для себя решить, что все заголовки будут создаваться с использованием стилей «Заголовок1», «Заголовок3» и «Заголовок5». Тогда для создания оглавления необходимо выполнить такие действия:

1)Установить курсор в то место, где должно быть оглавление.

2)В меню «Вставка» открыть диалоговое окно «Оглавление и указатели» (рисунок 1.39).

3)Выбрать вкладку «Оглавление».

4)Выбрать из списка формат оглавления.

5)Установить количество уровней, которые должны быть включены в заголовок.

6)Нажать кнопку «ОK».

Рис. 1.39 – Создание оглавления

Однако, как правило, этих действий недостаточно. Чтобы сформировать оглавление, требуется дополнительно нажать кнопку «Параметры» и в появившемся окне явно указать те стили, которые следует использовать в качестве заголовков, а также определить их уровни. Это легко сделать расстановкой номеров уровней (цифры 1,2,3,. . .) в области «Уровень», соответствующей каждому из стилей. Если нужно исключить стиль при создании оглавления, то достаточно удалить номер уровня в области «Уровень» соответствующего стиля.

При необходимости оглавление легко обновить, установив курсор на любую его строку и нажав на клавиатуре функциональную клавишу F9. В готовом оглавлении можно обновить только номера страниц. Для этого следует вызвать контекстное меню оглавления, выбрать команду «Обновить поле» и затем указать, что обновлять: номера страниц или оглавление целиком.

1.19 Печать документов

Все возможности MS-Word не представляли бы такого интереса, если бы не был реализован механизм вывода документа на печать (принтер, плоттер или др.). Для вывода на печать используются две команды. Первая из них — «Печать» панели инструментов «Стандартная» организует печать всего документа целиком. Если необходимо вывести на печать только часть документа или организовать вывод специфически, то следует использовать команду «Файл Печать»1. При этом на экран выводится окно, изображенное на рисунке 1.40, в котором можно уточнить параметры для вывода документа на печать.

Рис. 1.40 – Печать документа

Верхняя часть окна содержит информацию о принтере (принтерах для случая, когда в системе установлено несколько печатающих устройств), который подключен к компьютеру. Если нажать на кнопку «Свойства», то откроется окно свойств принтера, которые при необходимости можно изменить2.

Нижняя часть диалогового окна «Печать» имеет непосредственное отношение к печатаемому документу. Слева располагается группа команд «Страницы». По умолчанию MS-Word распечатывает все страницы документа. Об этом сообщает точка перед словом «Все». Но можно распечатать только текущую страницу, для чего требуется установить переключатель (отметить точкой) в новое положение: «Текущая».

Существует возможность печати заданных страниц одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц. Для этого в группе страницы надо установить переключатель в положение «Номера» и ввести номера страниц, разделяя их запятыми. Если требуется ввести диапазон страниц, то следует разделить дефисом номер первой и последней страниц диапазона.

Например: если требуется вывести на печать 2, 5, 7, 8, 9, 10, 16 страницы, то в поле номера можно ввести следующую строку: «2,5,7–10,16».

1Эта команда также доступна сочетанием клавиш Ctrl+P.

2Свойства принтера можно изменить и другим путем с помощью команды Пуск Настройка Принтеры.

Группа команд «Копии» позволяет задать требуемое количество копий документа. Флаг «Разобрать по копиям» устанавливается в том случае, когда нужно распечатать сначала целиком первую копию документа, затем вторую и т. д. В противном случае будут распечатываться сначала несколько копий первой страницы, затем несколько копий второй и т. д.

Прежде чем отправить документ на печать, нужно предварительно посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге. Просмотреть документ можно с помощью команды «Предварительный просмотр» панели инструментов «Стандартная». При этом на экране появляется новая панель инструментов (рис 1.40).

Прежде чем отправить документ на печать, можно предварительно просмотреть все страницы. Это удобно делать перед выводом, так как отображаемые на экране страницы точно соответствуют страницам печатным. Просмотреть документ можно с помощью команды «Предварительный просмотр» панели инструментов «Стандартная». Для выхода из режима предварительного просмотра следует нажать кнопку «Закрыть».

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Контрольные вопросы по главе 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1)Для чего предназначено приложение MS Word?

2)Каким образом создать собственный стиль форматирования текста?

3)Рассказать о назначении команд панелей инструментов «Форматирование» и «Стандартная».

4)Создание и редактирование таблиц в MS Word. Каким образом вставить формулу в ячейку таблицы?

5)Вставка объектов в документ. Возможно ли изменить тип объекта, импортируемого из другой программы?

Рис. 2.1 – Главное окно MS-Excel

адрес, состоящий из индекса столбца и номера строки. Например, A1, B12, AZ83 и т. д. Ячейка, выделенная на рисунке 2.1 цифрой 9, имеет адрес D2.

Иногда удобно поставить некоторой ячейке заданного листа собственное имя

ив дальнейшем обращаться к ней по этому имени. Для присвоения активной ячейке имени следует перейти в область отображения адреса (область 5 на рисунке 2.1)

иввести имя, которое будет доступно с любого листа книги.

MS-Excel строго регламентирует то, как можно и как нельзя именовать ячейки

идиапазоны. Приведем эти правила:

•имена ячеек и диапазонов могут иметь длину не более 255 символов;

•имя должно начинаться с буквы или с символа «_»;

•в имени могут использоваться только буквы, цифры, точка и символ подчеркивания;

•пробелы использовать запрещено;

•имя ячейки не может совпадать с ее адресом или содержащимся в ней значением;

•в качестве имени нельзя использовать одну букву или число без каких-либо знаков пунктуации или дополнительных символов.

Одна ячейка на листе является активной (на рисунке 2.1 это ячейка В4, которая обозначена цифрой 10). Она обведена жирной рамкой, и ее адрес высвечивается в специальном поле «Имя» (область 5 на рисунке 2.1). Ввод данных всегда осуществляется только в активную ячейку. При этом ее содержимое дублируется в области, обозначенной на рисунке 2.1 цифрой 6, называемой «Строка формул». Изменить активную ячейку можно несколькими способами:

•с помощью клавиш перемещения курсора;

•кликом мыши по нужной ячейке;

•с помощью поля «Имя», в котором необходимо записать имя ячейки.

Вкладка «Вычисления» содержит параметры, такие, как точность вычислений, максимальное количество выполняемых итераций и т. п. Изменение этих опций позволяет принудительно завершить некоторые функции MS-Excel, если они зациклились (вычисления повторяются снова и снова, так как MS-Excel не может найти решение применяемым алгоритмом). Всплывающие подсказки, например, можно включить/выключить на вкладке «Общие» и т. п.

Однако наибольший интерес в настройках MS-Excel представляет параметр, позволяющий обезопасить пользователя от случайных сбоев сети и при возникновении критических ошибок операционной системы и различных приложений. Для этого на вкладке «Сохранение» имеется опция «Сохранять данные для автовосстановления каждые:», в которой указываются интервалы (в минутах), через которые MS-Excel будет выполнять сохранение книги.

Иногда вместо букв в обозначении столбцов используются цифры 1, 2, 3,. . .

В этом случае имена ячеек представляются в виде — «R1C1», «R12C5» и т. д. Такое обозначение отображается в MS-Excel, если установлен стиль ссылок «R1C1». Чтобы перейти к стандартному, рассмотренному ранее режиму ссылок, следует выбрать команду меню «Сервис Параметры», затем в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку «Общие», убрать флажок «Стиль ссылок R1C1» и нажать кнопку «OK».

Еще одна из полезных возможностей MS-Excel, известная как автозавершение, призвана облегчить ввод текстовых заголовков. В процессе ввода MS-Excel сравнивает введенный фрагмент с содержимым нескольких ячеек, расположенных выше, и, если первые символы совпали, предполагает, что данные ячеек совпадают. После этого он автоматически дописывает остальные символы значения ранее введенной ячейки к вводимому фрагменту. Если предлагаемый текст — именно тот, что необходим, следует нажать Enter для его ввода. В противном случае можно продолжить ввод. Чтобы отключить автозавершение, следует выбрать команду меню «Сервис Параметры», в появившемся окне перейти на вкладку «Правка» и убрать флажок на параметре «Автозавершение значений ячеек».

Как и в MS-Word, для быстрого доступа к часто применяемым командам в MSExcel используются панели инструментов. Принципы работы с панелями инструментов в MS-Excel аналогичны соответствующим принципам и приемам работы с панелями инструментов MS-Word, описанных в п. 1.2, поэтому здесь не будем останавливаться на их рассмотрении.

2.3 Общие принципы работы с книгами

Рабочая книга является эффективным способом поддержания порядка среди пользовательских проектов. После запуска, MS-Excel создает новую пустую книгу

сименем «Книга1.xls». Эта книга, по умолчанию, содержит три листа, имена которых: «Лист1», «Лист2» и «Лист3». Задать количество листов в новой книге можно

спомощью диалогового окна «Параметры» на вкладке «Общие».