12.1.2. Облагаются ли страховыми взносами расходы по найму жилого помещения?

Для проживания в месте командировки сотрудник может оплатить номер в гостинице или же арендовать частную квартиру.

Возмещение работнику расходов по найму жилого помещения не облагается страховыми взносами в ФСС РФ в полном объеме, однако при условии, что такие затраты фактически произведены и подтверждены документально (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Следует обратить внимание на компенсации стоимости стандартных услуг, предоставляемых гостиницами. Иногда такие услуги выделяют в документах отдельной строкой. При этом в перечне необлагаемых командировочных расходов указанные выплаты не содержатся (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Как правило, такие суммы (стоимость питания, чистки одежды и т.п.) возмещаются за счет суточных или вовсе не относятся к командировочным расходам (оплата услуг сауны, фитнес-центра и т.д.). Поэтому, если в документах гостиничные услуги выделены отдельно, на их сумму нужно начислить взносы по травматизму. Если же стоимость питания (например, завтрака) включена в цену гостиничного номера, то она не облагается страховыми взносами. Такие разъяснения даны контролирующими органами (Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Возмещение работникам расходов по найму жилого помещения необходимо подтвердить документально (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Подтверждающими документами могут быть, например, чек ККТ и счет из гостиницы, договор найма квартиры (комнаты), договор с риелторским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости.

Если же работник не представил подтверждающие документы, то расходы на проживание можно все-таки не облагать страховыми взносами, но в определенных размерах.

Так, согласно п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подтвержденные документально расходы по найму жилья не облагаются взносами в пределах норм, которые установлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Трудовым кодексом РФ установлено, что нормы возмещения командировочных расходов организация закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Например, вы можете предусмотреть их в Положении о командировках.

Исключение составляют организации бюджетной сферы, для которых нормы определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (для внутрироссийских командировок); Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н (для заграничных командировок).

Поэтому в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, расходы по найму жилья возмещаются в пределах сумм, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации, и в этих же размерах не облагаются страховыми взносами при неподтверждении расходов документально.

Например, руководитель отдела сбыта организации "Альфа" П.И. Борисов был направлен в командировку для поездок в г. Пермь и г. Киров. В течение трех дней сотрудник проживал в г. Перми в гостинице, а затем уехал в г. Киров, где находился в гостинице 2 дня. Стоимость одноместного номера в гостинице в г. Перми составила 2000 руб., а в г. Кирове - 2300 руб. в сутки.

По возвращении из командировки П.И. Борисов представил вместе с авансовым отчетом документы, подтверждающие оплату проживания только за три дня в г. Перми. Документы на оплату номера за два дня в г. Кирове были им утеряны.

В Положении о командировках, утвержденном в организации "Альфа", предусмотрено, что расходы по найму жилья возмещаются работнику в размере фактически понесенных им затрат при наличии оправдательных документов или в размере 700 руб. за сутки проживания - в случае отсутствия документально подтверждения.

Несмотря на отсутствие документов, организация "Альфа" компенсировала работнику затраты по оплате гостиницы за все пять дней командировки в размере 10 600 руб. (2000 руб. x 3 дня + 2300 руб. x 2 дня).

Страховыми взносами не облагается компенсация расходов в размере 7400 руб.:

- 6000 руб. - подтверждено документально за проживание в г. Перми и

- 1400 руб. (700 руб. x 2 дня) - документально не подтверждено, в пределах норм, закрепленных в Положении о командировках.

На остальную сумму компенсации в размере 3200 руб. необходимо начислить страховые взносы.

Отметим, что ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, в которой поименованы командировочные расходы, не облагаемые страховыми взносами, действует с 1 января 2011 г.

Ранее виды выплат, которые освобождались от обложения взносами, содержались в Перечне необлагаемых выплат. Так, п. 10 Перечня также предусматривал, что не облагаются взносами от производственного травматизма документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке. Что касается документально не подтвержденных затрат, то каких-либо правил Перечень необлагаемых выплат не предусматривал.

Поэтому при отсутствии документов органы ФСС могли придерживаться позиции о начислении взносов на неподтвержденные суммы. Однако в противовес такому подходу можно отметить следующее. Исходя из понятия объекта обложения взносами, закрепленного ранее в п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств, взносами облагалась начисленная по всем основаниям оплата труда (доход) работника. Однако компенсация неподтвержденных расходов не является оплатой за труд. Значит, не было и объекта для начисления страховых взносов в ФСС РФ.

СИТУАЦИЯ: Облагаются ли страховыми взносами расходы командированного сотрудника на риелтора?

Работник, находясь в командировке, может проживать не только в гостинице. Он вправе арендовать частное жилье (комнату или квартиру). Нередко для поиска жилья организация прибегает к услугам агентств недвижимости.

Нужно ли уплачивать страховые взносы с компенсаций расходов на оплату таких услуг?

Полагаем, что начислять взносы на эти суммы не нужно. Страховыми взносами не облагается компенсация расходов командированного сотрудника по найму жилого помещения (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). А в расходы "по найму" может быть включена не только оплата за проживание, но и сопутствующие расходы.

Кроме того, необходимость прибегнуть к услугам агентств недвижимости может возникнуть из-за производственной необходимости. Например, при длительных командировках сотруднику выгоднее проживать в съемной квартире, чем оплачивать гостиничный номер. А для поиска жилья с учетом недостатка информации о рынке недвижимости вы вправе воспользоваться услугами риелтора.

Таким образом, расходы на риелтора являются составной частью затрат по проживанию в командировке.

Напомним, что данные расходы должны быть фактически произведены и подтверждены документально - именно в таком случае они освобождены от взносов в полном размере (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). В качестве подтверждающих документов могут выступать договор с риелтором или агентством недвижимости, чек ККТ или счет на оказание услуг.

Если подтверждающих документов у вас нет, то нужно начислить страховые взносы на сумму компенсации.

Примечание

Статья 20.2 Закона N 125-ФЗ, в которой поименованы командировочные расходы, не облагаемые страховыми взносами, действует с 1 января 2011 г.

Ранее выплаты, освобождаемые от обложения взносами, содержались в Перечне необлагаемых выплат. Так, п. 10 Перечня также предусматривал, что не облагаются взносами от производственного травматизма документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке.