Анализ хозяйственной деятельности предприятия.-1

мам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматри­ ваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет замести­ тель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

10.4. Информационное и методическое обеспечение анализа

Классификация источников данных, их характеристика. Требования к организации информационного обеспечения АХД. Методическое обеспечение анализа.

Состав, содержание и качество информации, которая привле­ кается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении действенности АХД. Анализ не ограничивается только эконо­ мическими данными, а широко использует техническую, техно­ логическую и другую информацию. Все источники данных для АХД делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­ кущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды от­ четности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­ надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо­ лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре­ зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от­ четности, обеспечивает принятие корректирующих мер, направ­ ленных на успешное выполнение планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процес­ сов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерс­ ким учетом обеспечению анализа необходимыми данными (на­ пример, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии про­ изводственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, явля­ ется и экономический паспорт предприятия, где накапливают­ ся данные о результатах хозяйственной деятельности за не­ сколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко­ торые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

Вих число входят следующие документы:

1.Официальные документы, которыми обязан пользовать­ ся субъект хозяйствования в своей деятельности: законы го­ сударства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов уп­ равления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2.Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3.Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4.Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и т.д.).

5.Техническая и технологическая документация.

6.Материалы специальных обследований состояния произ­ водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра­ фия и т.п.).

7.Устная информация, которая получена во время встреч

счленами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней инфор­ мации — это данные статистического, бухгалтерского, опера­ тивного учета и отчетности, плановые данные, нормативные дан­ ные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, перио­ дических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо­ лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая инфор­ мация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К ис­ точникам регулярной информации относятся плановые и учет­ ные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицирует­ ся на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость собы­ тий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвен­ таризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определен­ ную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюн­ ктурные обзоры и т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъ­ является ряд требований. Это аналитичность информации,

ее объективность, единство, оперативность, рациональ­ ность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся си­ стема экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям

АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эф­ фективности производства. Поэтому вся система информаци­ онного обеспечения АХД должна постоянно совершенство­ ваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации уче­ та, в планировании и статистике на предприятии. Там посто­ янно пересматриваются формы документов, их содержание, ор­ ганизация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в ви­ ду компьютерная технология)., Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости ин­ формационного обеспечения АХД и выработки управленчес­

объективно отражать исследуемые явления и процес­ сы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитика­ ми предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации ин­ формационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учет­ ного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое эко­ номическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре­ гистрироваться только один раз, а полученные результаты мо­ гут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тог­ да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации до­ стигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ПЭВМ и т.д.

Одно из требований к качеству информации — это обес­ печение ее сопоставимости по предмету и объектам ис­ следования, периоду времени, методологии исчисления показа­ телей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рацио­ нальной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или про­ цесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информа­ ции удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезно­ сти информации и на этой основе совершенствование информа­ ционных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна фор­ мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных вы­ ше требований, что является необходимым условием повыше­ ния действенности и эффективности АХД.

Не менее важное значение в организации анализа имеет методическое его обеспечение. От того, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспече­ ние анализа обычно возлагается на специалиста, который осу­ ществляет руководство аналитической работой на предприя­ тии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в об­ ласти анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопро­

сам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, по­ зволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности с использованием экономико­ математических методов.

10.5. Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности

Проверка исходной информации. Приведение показате­ лей в сопоставимый вид. Упрощение числовых показате­ лей. Аналитическая обработка данных.

Ответственным этапом в АХД является подготовка инфор­ мации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, дол­ жна быть проверена на доброкачественность. Проверка про­ водится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколь­ ко полными являются данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется пра­ вильность арифметических подсчетов. Аналитик должен обра­ тить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведенные в разных таблицах плана или отчета и т.д. Такая проверка но­ сит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к ана­ лизу данных по существу. В процессе ее определяют, насколь­ ко тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сфор­ мулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обо­ снованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспе­ чена сопоставимость показателей. Для этого всю число­ вую информацию после проверки ее доброкачественности при­

водят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные нами в параграфе 4.3.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный харак­ тер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерс­ ком учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объемк аналитических расчетов (когда они прово­ дятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Прав­ да, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степе­ ни упрощения зависит от содержания показателя, его величи­ ны и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, до­ статочно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 де­ сятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет об­ легчить обобщающую оценку деятельности субъектов хозяй­ ствования.

Аналитическая обработка данных — это уже непо­ средственно анализ. Поэтому она является более ответствен­ ным этапом работы аналитика. Здесь производят сравнение фактических данных отчетного периода с данными прошлых лет, бизнес-плана, конкурирующих предприятий, средними по отрасли, изучают внутренние и внешние факторы, определяю­ щие результаты деятельности предприятия, изыскивают и обо­ сновывают величину резервов повышения ее эффективности. От того, насколько глубоко и качественно проведен анализ, зависят выводы и корректирующие действия по его результа­ там, стратегия и тактика бизнеса на перспективу. Поэтому очень важно в процессе обработки информации использовать наи­ более совершенный инструментарий анализа, позволяющий глубоко и комплексно исследовать экономические процессы, более точно измерить влияние факторов и величину хозяй­ ственных резервов.

10.6. Документальное оформление результатов анализа

Документы, которыми оформляются результаты ана­ лиза. Содержание пояснительной записки, справки, заклю­ чения. Экономический паспорт как документ для обоб­ щения результатов анализа.

Любые результаты аналитического исследования деятель­ ности предприятия в целом или его сегментовдолжны быть оформлены в виде документов. Это может быть аналити­

ческий отчет (пояснительная записка), справка, за ­ ключение.

Аналитический отчет обычно составляется для внешних пользователей. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки или заключения.

Содержание аналитического отчета должно быть до­ статочно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, он должен со­ держать общие вопросы — экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитичес­ кая часть отчета должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таб­ лицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При его оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обо­ снованными и направленными на улучшение результатов хозяй­ ственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяй­ ственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более.кон­ кретным, акцентированным на отражении недостатков или до­ стижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и ус­ ловий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из посто­ янного макета типовых аналитических таблиц и графиков и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы и графики позволяют систематизировать, обобщить изучаемый ма­ териал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они стро­ ятся в соответствии с требующимися для анализа данными. По­ казатели в аналитических таблицах необходимо размещать та­ ким образом, чтобы они одновременно использовались в каче­ стве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать р одной таблице все показатели ра­ боты предприятия или бросаться в другую крайность — вво­ дить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное количество таблиц усложняет их использование. Аналитичес­ кие таблицы и графики должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в после­ днее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоя­ тельно разобраться в обработанной и систематизированной ин­ формации и принимать необходимые решения. -Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом со­ кращается разрыв между выполнением анализа и использо­ ванием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Нали­ чие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспе­ чивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты итогового анализа и разработанные на их ос­ нове мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после принятия соответствующих управленческих решений и действий.

10.7. Организация компьютерной обработки аналитической информации

Роль автоматизации экономических расчетов в повыше­ нии эффективности аналитических исследований. Орга­ низация АРМ аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообраз­ ных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потреб­ ность в аналитической информации значительно увеличивает­ ся. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, ком­ плексной оценки эффективности краткосрочных и долгосроч­ ных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Современные информационные технологии позволяют це­ ликом автоматизировать обработку всех экономических дан­ ных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономи- стов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются эко­ номические явления и процессы, более полно изучаются фак­ торы и выявляются резервы повышения эффективности про­ изводства.

В-третьих, повышаются оперативность и качество анали­ за, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяй­ ственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, на­ личие развитого программного обеспечения, диалогового режи­ ма работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ,