Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Хранение фондов (110

2.5.При приеме сверяют соответствие номеров, зарегистрированных в картотеке ч/з № 8 с имеющимися в наличии, а также, название, год издания, страницы, вкладыши, иллюстрации.

2.6.При установлении соответствия карточки ч/з № 8 с фактическим наличием журналов ставится штамп «Принято К/Х»; на последний номер журнала выносят шифр книгохранения.

2.7.В случае отсутствия какого-либо номера журнала, в регистрационной картотеке ч/з № 8 этот номер обводят в кружок, лакуну помечают крестиком.

2.8.По итогам приема журналов сотрудник отдела хранения фондов составляет списки на отсутствующие журналы, которые передают

вОП для их восполнения или исключения из фондов.

2.9.Количество принятых журналов (годовых комплектов, номеров) по отраслям знаний фиксируют в справке, которую, передают ответственному по учету фондов основного хранения для отражения сведений в Книге движения фондов.

2.10. Принятые журналы транспортируют грузовым лифтом на этажи книгохранения, где они проходят техническую обработку

ирасстановку в основной фонд.

3.Порядок приема иностранных журналов

3.1.Прием иностранных журналов осуществляют аналогично приему отечественных.

3.2.При приеме иностранных журналов, в качестве ключа для установления шифров книгохранения, используют «Указатель иностранных периодических изданий, выписанных ГПНТБ и библиотеками НИУ СО на ... г.».

3.3.Все изменения о новых, переименованных журналах вносят в указатель и картотеку шифров основного хранения.

4. Порядок отражения журналов в справочном аппарате отдела хранения фондов

4.1.Журналы, принятые в основной фонд, отражаются в картотеке периодических изданий (ключе), топокаталоге и ЭК на основе пометок, сделанных в картотеке ч/з № 8.

4.2.Новые журналы, не имеющие шифра и образованные в результате слияния или разделения, передают в ОНОД на описание для дальнейшего их отражения в картотеке периодических изданий основного фонда и ключе.

4.3.На журналы, изменившие название, в картотеке и ключе дают соответствующие отсылки.

21

5. Внесение изменений в электронный каталог по результатам передачи журналов из ч/з № 8

вотдел хранения фондов

1.По окончании передачи журналов в ОХФ ч/з № 8 предоставляет следующие списки:

· Список новых журналов, получивших при передаче статус «по-

стоянное хранение» – для изменения статуса «новый» на статус «ядерный»;

· Список новых журналов, получивших при передаче статус «временное хранение» – в целях информирования.

2. На журналы, принятые в основной фонд, в электронном каталоге делается переотметка о месте хранения на основе картотек ч/з № 8.

ПАМЯТКА ПО ПРОВЕРКЕ ПРАВИЛЬНОСТИ ОБРАБОТКИ НОВЫХ ПОСТУПЛЕНИЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Литературу, прошедшую техническую обработку, перед сдачей в сектор хранения, редактирует старший сотрудник группы приема новых поступлений на предмет правильности написания шифра и соответствия издания топографической карточке.

Всю обработанную литературу подбирают по шифрам. Проверяют правильность шифра, вынесенного с оборота титульного листа на обложку и суперобложку (при ее наличии). Сверяют сведения (автор, название, инвентарный номер, шифр) на книге и топокарточке на предмет их соответствия. Если все сведения на книге и топокарточке соответствуют, то топокарточку отделяют от издания и передают в топокаталог на расстановку, книги по счету – в сектора хранения. При несоответствии данных топокарточки и издания (разночтения в шифре, в инвентарных номерах, в описании и т. д.) издание с вложенной в него топокарточкой передают в ОНОД сотруднику для выполнения соответствующих исправлений. При обнаружении неверно вынесенного шифра с оборота титульного листа на обложку (суперобложку) издание возвращают сотруднику, выполнявшему техническую обработку, для исправления. После исправлений книги по счету передают в сектор хранения, а топокарточки – на расстановку в топокаталог.

22

ПАМЯТКА ПО ОТРАЖЕНИЮ В ТОПОКАТАЛОГЕ ДУБЛЕТНЫХ ИЗДАНИЙ

Издания, направляемые в основной фонд дублетом, поступают

вкнигохранение без топокарточек.

Вотделе хранения фондов они проходят процесс технической обработки, где издания подбирают по шифрам и приписывают в топографический каталог на карточку первого экземпляра:

1. В топографическом каталоге по шифру отыскивают карточку на издание. Данные книги (автор, название, выходные данные, цена, тираж и т. д.) сверяют с данными топокарточки и, при их соответствии, инвентарный номер дублетного издания приписывают на топокар-

точку первого экземпляра. Инвентарные номера проставляют в верхней части топографической карточки над описанием. В случае приписки большого количества дублетных изданий и отсутствия свободного места на лицевой стороне карточки инвентарный номер очередного дублетного издания может быть приписан на обороте топографической карточки, а на лицевой ее стороне делается пометка «см. на обороте».

2.Если дублетное издание направляют в подсобную рабочую библиотеку подразделения, не связанного с обслуживанием читателей, на топографической карточке рядом с инвентарным номером делают отметку о направлении издания и передают сотруднику, ответственному за индикатор, для сдачи его в соответствующее подразделение.

3.На дублетные издания, направленные в подсобные фонды читальных залов непосредственно из подразделения хранения фондов передают одну топокарточку со штампом читального зала, по которой делают приписку данного издания в топографический каталог. Топокарточки передают для расстановки в индикатор на подсобный фонд соответствующего читального зала.

4.Если цена дублетного издания не совпадает с ценой, проставленной на топокарточке первого экземпляра, перед инвентарным номером делают пометку «X)» и внизу карточки под описанием ставят цену приписываемого издания.

5.Все дублетные издания отмечают в тетради «приписка дублетов» и передают в соответствующие сектора хранения по счету.

23

ПАМЯТКА ПО ШИФРОВКЕ ЛИТЕРАТУРЫ, ПРИНЯТОЙ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ

На депозитарное хранение принимают малоиспользуемую, но профильную для основного фонда литературу, не потерявшую научного, практического и культурно-исторического значения.

Литературе, принятой на депозитарное хранение, при обработке присваивают следующие полочные шифры:

1. Книгам:

·отечественным – шифр ДХ (порядковый номер), например: ДХ–99, ДХ–102, где «ДХ» – депозитарное хранение отечественной малоиспользуемой литературы и номер по порядку поступления книги в фонд депозитарного хранения;

·иностранным – шифр V (порядковый номер), где «V» – шифр депозитарной части иностранной литературы и номер по порядку поступления книги в этот фонд, например: V–72.

2. Журналам:

·отечественным, изданным до 1962 г., полочный шифр не присваивается, их расставляют в порядке алфавита названий журналов, внутри по годам и номерам;

·отечественным, изданным после 1962 г., присваивают расстано-

вочные шифры «Р...», «С...», «Т...».

Малоспрашиваемые названия отечественных журналов, изданных после 1962 г., выделены в депозитарную часть фонда и к основному обозначению формата прибавлено обозначение «МИ» – малоиспользуемые.

Например: МИ – лакуна в «Летописи газетных статей», журнал имеет шифр: МИ (малоиспользуемый), Р (формат) и порядковый номер журнала «Летописи газетных статей» – 3646; МИ – лакуна в малоспрашиваемом фонде, формат «С» и номер журнала «Дон»;

МИ – лакуна в журнале «Пластмассы за рубежом». Журнал организован в депозитарной части фонда, имеет формат «Т» и номер указанного журнала.

·иностранным журналам, изданным до 1969 г., полочный шифр не присваивают, журнал ставят в порядке алфавита названия;

·иностранным журналам, вышедшим после 1969 г., присваивают шифр названия журнала, находящегося в фонде (форматы «Z», «W», «N») без добавления «ДХ».

24

3. Продолжающимся изданиям:

·отечественным продолжающимся изданиям присваивают шифр

взависимости от формата («Р», «С», «Т»); при закрытии лакун – без добавления «ДХ», при отсутствии поступившего названия в фонде – с добавлением «ДХ». Многотомному изданию присваивают шифр предыдущего тома;

·иностранным продолжающимся изданиям присваивают шифр

взависимости от формата («Z», «W», «N»); при закрытии лакун – без добавления «ДХ», при отсутствии поступившего названия в фонде – с добавлением «ДХ».

4. Авторефератам, поступившим на депозитарное хранение, присваивается шифр, продолжающий нумерацию основного фонда авторефератов.

5. Диссертациям, поступившим на депозитарное хранение, присваивается следующий шифр:

Н

ДХ № пост.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ИЗДАНИЯМИ, ОТБИРАЕМЫМИ ДЛЯ ИСКЛЮЧЕНИЯ ИЗ ФОНДА ОСНОВНОГО ХРАНЕНИЯ 1. Общие положения

1.1. Данная инструкция определяет последовательность работ с изданиями, отбираемыми для исключения из фонда основного хранения, и порядок оформления картотек исключаемых изданий.

1.2. Руководящими документами, регламентирующими проведение вторичного отбора из фонда основного хранения и комплекс задействованных в нем технологических процессов и операций, являются:

·Положение об организации депозитарного хранения фондов библиотек страны. Утв. М-вом культуры СССР, Гос. ком. Совета Министров СССР по науке и технике, Президиумом АН СССР, М-вом высш.

исред. спец. образования СССР, 1975 г. // Руководящие материалы по библиотечному делу. Справочник. – М., 1982. – С. 122–128.

·Инструкция о порядке отбора непрофильной и малоценной литературы, получаемой ГПНТБ СО РАН // Организационно-технологиче- ская документация ГПНТБ СО РАН. Формирование фондов / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2004. – С. 84–89.

25

·Инструкция по организации работы с изданиями временного хранения в ГПНТБ СО РАН // Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Формирование фондов / ГПНТБ СО РАН. –

Новосибирск, 2004. – С. 89–97.

·Инструкция по исключению изданий из фондов ГПНТБ СО РАН.

//Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН – Новосибирск, 2003. – С. 17–38.

·Инструкция по перераспределению изданий основных фондов ГПНТБ СО РАН // Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН. – Новоси-

бирск, 2003. – С. 44–47.

·Памятка по проведению вторичного отбора в ЦКО:ХФ // Орга- низационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2003. – С. 38–39.

·Тематико-типологический профиль комплектования ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2000. – 172 с.

2. Просмотр и отбор изданий для исключения из фонда основного книгохранения

2.1.Каждое снимаемое с полки для исключения из фонда издание рассматривают индивидуально, с привлечением, при необходимости (например, литература, имеющая тенденцию к частому переизданию: художественная, учебная, справочная и т. д.), сведений, содержащихся

вСПА библиотеки.

2.2.На нижней части обложки каждого снимаемого для исключения из фонда издания простым карандашом пишут цифру, указывающую количество экземпляров, оставшихся в фонде, или ставят знак « – », если исключают все до последнего экземпляры, находившиеся в фонде основного книгохранения в данном разделе.

Примечание. Сведения о выявленных при работе со СПА переизданиях, находящихся в других разделах фонда, заносятся в картотеку, используемую при проведении вторичного отбора в данных разделах в плановом порядке.

2.3.Снимаемую для исключения литературу разделяют на 3 части –

дублетные издания, «минусовые», переизданные или включенные

вкумулятивные сборники, – расставляемые отдельно.

2.4.Издания, снятые по причине дублетности, организуют во 2-й ряд расстановки; издания, изымаемые из фонда до последнего экземпляра, –

в3-й ряд; переиздания и издания, отраженные в кумулятивных сборниках – в 4-й ряд. В каждом ряду сохраняют строгий порядок расстановки, идентичный основному фонду.

26

2.5. Подготовленный к исключению массив изданий оформляют этикетками с указанием раздела фонда, причины изъятия, даты и фамилии сотрудника, производившего вторичный отбор.

В таком порядке литературу хранят до окончания процесса исключения.

Примечание. Если вторичный отбор проводят в журнальном фонде, то необходимо учитывать наличие изданий в других библиотеках города, полноту и физическое состояние годового комплекта. В картотеке периодики на исключаемые издания делают отметку об исключении из фондов «Спис. в ... г.» и выписывают дублетную карточку для акта.

3. Просмотр и отбор литературы для исключения при передаче ее из подсобных фондов читальных залов

идругих подразделений библиотеки

3.1.Каталожные карточки на издания, подготовленные к сдаче

восновное книгохранение, представляют в сектор топокаталогов подобранными по шифрам основного хранения, со всеми оговоренными соответствующей инструкцией пометками.

3.2.Сотрудник сектора топокаталогов, занимающийся перераспределением фондов, регистрирует и распределяет карточки по секторам подразделения для проверки на наличие дублетов, переизданий и кумулятивных сборников в фонде основного книгохранения, а также установления интенсивности спроса на них.

3.3.Количество имеющихся на полке экземпляров издания указывают в верхней части карточки над описанием. В нижней части карточки указывают спрос на издание, шифр имеющихся в основном фонде переизданий либо кумулятивных сборников. Сотрудник, проводивший указанную работу, ставит свой рабочий номер на обороте карточки и передает отработанную картотеку руководителю сектора для решения вопроса о принятии в фонд либо исключении изданий.

3.4.После контрольного просмотра и деления картотеки исключаемых изданий по причинам исключения руководителем сектора топокаталогов, карточки передают для принятия решения заведующему сектором научного формирования фонда основного хранения и заведующему подразделением, после чего картотеку возвращают в тот читальный зал или отдел, откуда она поступила.

3.5.Издания, предназначенные для исключения, выделяют в отдельные ряды в читальном зале и карандашом выносят шифр основного хранения на обложки изданий.

27

3.6.Сотрудники сектора топокаталогов сверяют карточки с изданиями и изымают для проведения дальнейшей работы по исключению изданий из фонда. По ним в топокаталоге делают отметку об исключении данных изданий.

Из индикатора карточки изымают и передают сотрудникам, ответственным за фонды в читальных залах (отделах).

3.7.Массивы подготовленных к исключению изданий оформляют этикетками: «усл.акт №», причина исключения из фондов, количество печ. ед., вид издания, фамилия сотрудника, подготовившего акт, начало

и конец акта.

Картотеку на исключаемые издания оформляют идентичной этикеткой и передают сотруднику сектора топокаталогов, ответственному за исключение изданий, для дальнейшей работы в соответствии с действующей инструкцией.

4. Отбор изданий для исключения из фонда основного хранения по карточкам систематического каталога

4.1.На литературу, имеющую более поздние переиздания, сотрудники ОНОД изымают карточки из систематического каталога и ежегодно передают их в сектор топокаталогов.

4.2.Карточки подбирают по шифрам основного хранения, сверяют

сфондом и топокаталогом на предмет наличия данных изданий и интенсивности читательского спроса на них. Все пометки выносят карандашом на карточки в установленном порядке.

4.3.На основании всех сделанных на карточках пометок решается вопрос о том, какие из этих изданий оставить в фонде, а какие исключить из него. Издания, подлежащие исключению, изымают из фонда и организуют в особый ряд расстановки для подготовки акта исключения из фондов.

5.Изъятие топокарточек

5.1.Карточки из топокаталога изымают соответственно книгам, подготовленным для исключения; проверяют название, год издания, цену, количество страниц, инвентарный номер. На карточке указывают количество экземпляров данного издания, оставшихся в фонде (дублетов), или знак «–», если изъяты все экземпляры. Цены на издания указывают в соответствии с принятой индексацией цен на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 25.11.95 г.

№1148 «О переоценке основных фондов предприятий и организаций».

Примечание. Обязательно необходимо проверить издание: не переплетено ли несколько изданий в одной обложке.

28

5.2.В том случае, когда на одну топокарточку приписано несколько актовых номеров, а исключают не все издания, на топокарточке обводят кружком и зачеркивают те актовые номера изданий, которые подлежат исключению из фондов.

Например:

912

М – 202 Малый атлас мира. М., ГУГК, 1964.

х) 12, 13, 14 – списаны.

Эта карточка остается в топокаталоге.

5.3.Для акта дублируют другую карточку. На нее переносят актовые номера, зачеркнутые на основной топокарточке, указывают коли-

чество экземпляров, оставленных в фонде, и карточку ставят в картотеку для составления акта.

Например:

912 1732 12 -13 -14

64

М – 202 Малый атлас мира. М., ГУГК, 1964.

Красным карандашом на карточке указывают количество экземпляров данного издания, исключаемых по этой карточке.

5.4.Если на несколько экземпляров изданий в топокаталоге имеется 2 топокарточки и исключают не все издания, целесообразно одну карточку оставить в топокаталоге, приписав на нее актовые номера оставшихся в фонде дублетных экземпляров, а другую снять, приписав на нее актовые номера изданий, подлежащих исключению.

5.5.В случае отсутствия топокарточки на издание, подлежащее исключению, на нее выписывается 2 дублетные карточки, на которых указывают все сведения о книге (автор или авторский коллектив, заглавие, номер тома, выпуск, если он есть, место, год издания, количество страниц, цена на тот период времени, новая цена). Одну топокарточку для контроля ставят в топокаталог с пометкой «списана». При обнаружении основной, обе топокарточки уничтожают. Вторую карточку ставят в картотеку выяснений для проверки по Генеральному каталогу и инвентарным книгам. Только после выяснения, что издание не исключено ранее, карточку откладывают для исключения. Если выясняется, что издание было списано, обе карточки уничтожают.

Примечание. Чтобы книга исключалась со своей партией, все выяснения производят в тот же день.

5.6. Картотеки изъятых топокарточек оформляют этикетками, идентичными массивам изданий, подготовленных к исключению. Количество экземпляров исключаемых книг на топокарточках должно быть равным количеству книг на полке.

29

5.7. Картотеки топокарточек на издания, подлежащие исключению, передают сотруднику сектора топокаталогов, ответственному за процесс.

Примечание. В акт включают не более 1 000 печ. ед., имеющих инвентарные номера. Акт на журналы может содержать более 1 000 номеров.

6.Порядок составления актов на исключение изданий

6.1.На основании изъятых топокарточек сотрудник топокаталога начинает работу по составлению актов на исключение изданий. Порядок прохождения и оформления актов оговорен Инструкцией по исключению изданий из фондов ГПНТБ СО РАН, Приказом директора ГПНТБ СО РАН № 6 от 15.02.2001 г. «О внедрении новой технологии бухгалтерского учета» с последующими изменениями от 4.07.2006 г.,

№31.

6.2.К каждому акту (за исключением журналов) топокарточки подбирают по актовым номерам, в порядке возрастания, для удобства исключения из фондов по инвентарным книгам. Первоначально все топокарточки разбирают на 5 партий:

·инвентарные номера – 17169,

·актовые номера – 173 23 ,

64

·инвентарные номера Книжной палаты 19125-73,

·инвентарные номера Книжной палаты на продолжающиеся из-

дания – П-17163-72,

·актовые номера на дублетные издания читальных залов – 163 4 4

44

В пределах каждой партии:

·инвентарные номера – в порядке возрастания: 17169, 19173 и т. д.

·актовые номера – по году поступления, внутри – по акту, внутри

где: 173 – номер акта, 23 – порядковая запись в акте, 36 – год поступления;

·инвентарные номера Книжной палаты в пределах каждой партии

–по году поступления: 17263-72, 17265-72, 1213-73; последние две цифры в акте означают год поступления. Внутри года в порядке возрастания инвентарных номеров.

6.3. Топокарточки с актовыми номерами на дублетные издания читальных залов первоначально разбирают по залам. Последняя цифра

30