Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Хранение фондов (110

Впределах каждого читального зала – по актовым номерам.

6.4.На каждой топокарточке нумератором штампуют номер акта и год исключения из фондов: 4-76 г. (акт № 4 – 1976 года). Для удобства дальнейшего подсчета топокарточки разделяются по 50 ед.

6.5.С топокарточек в таком же порядке столбиком составляют

опись актовых номеров. Нумеруют первую и последнюю запись на странице.

Примечание. К актам исключения из фондов недостающих изданий, выявленных при сверке топокаталога с фондом или утерянных при обслуживании читателей, печатают списки и передают для решения на комиссию по сохранности фондов.

ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ФОНДА ОСНОВНОГО ХРАНЕНИЯ ХУДОЖЕСТВЕННОЙ ЛИТЕРАТУРОЙ

1.Общие положения

1.1.Настоящая памятка предусматривает порядок отбора художественной литературы в фонд основного хранения на стадии текущего комплектования и отражение ее в СПА библиотеки.

1.2.Единственным источником комплектования фонда основного хранения художественной литературой является ОЭ РКП.

1.3.Основным документом, определяющим принципы и параметры формирования фонда художественной литературой основного хранения,

атакже фондов ИА и ОРКиР, является «Профиль комплектования фонда ГПНТБ СО РАН художественной литературой», утвержденный директором ГПНТБ СО РАН в 1995 г.

2.Организация работы

2.1.Отбор изданий художественной литературы из ОЭ ведут наиболее квалифицированные сотрудники отделов-фондодержателей. Окончательное решение по спорным вопросам, возникающим при распределении художественной литературы, вырабатывают и принимают коллегиально.

2.2.Просмотр и отбор художественной литературы ОЭ для основного фонда осуществляют на «палате» после отбора ее в фонд ОРКиР.

31

2.3.На изданиях, отобранных в фонд основного хранения, сотрудник ставит пометку на обороте титульного листа «КХ», что служит основанием для направления издания в данный фонд.

2.4.На многотомные и серийные издания, имеющие нумерацию, сотрудник ОХФ ставит пометку «КХ» только на первом томе, последующие тома ОКОЛ направляет в основной фонд согласно первому тому. Все отобранные для основного фонда издания сверяют со справочным аппаратом библиотеки для установления наличия их в фонде, как отдельно изданных, так и вошедших в собрание сочинений.

2.5.Издания малоизвестных авторов, соответствующие профилю библиотеки, направляются сотрудником ОКОЛ в фонд абонемента для проверки временем. На обороте титульного листа делают пометку «Аб».

2.6.Все недоразумения, возникающие в ходе отбора изданий

вфонде, рассматривают на следующий день после просмотра.

3.Справочный аппарат

3.1.Фонд художественной литературы отражают в ряде каталогов и рабочих картотек которые используют сотрудники основного фонда для наведения различного рода справок.

3.2.Алфавитный каталог художественной литературы (читательский) отражает сведения об изданиях, имеющихся во всех подразделениях библиотеки. Он используется сотрудником ОХФ для уточнения сведений о наличии изданий в библиотеке и принятия решения.

3.3.Топокаталог на фонд художественной литературы отражает сведения о наличии изданий в основном фонде, абонементе, читальном зале (кроме фонда ОРКиР). Используется сотрудником основного фонда для уточнения сведений о наличии изданий в библиотеке и месте его хранения.

3.4.В качестве подсобных картотек для наведения сведений используют:

· картотеку выполнения заказа ОКОЛ, · картотеку изданий, направляемых в отсев (ОКОЛ).

3.5.Для проведения более оперативной и качественной работы

по отбору изданий в фонд основного хранения сотрудник хранения ведет подсобную картотеку-дезидерат на издания, заявленные в книготорговой библиографии на текущий год, предварительно отработав ее по СПА библиотеки.

3.6. Сотрудники ОКОЛ должны своевременно направлять в ОХФ информацию о заявленных к печати изданиях.

32

ПАМЯТКА ПО ПРОВЕДЕНИЮ ВТОРИЧНОГО ОТБОРА

В ФОНДЕ ОСНОВНОГО ХРАНЕНИЯ

При проведении вторичного отбора в фонде основного хранения ГПНТБ СО РАН исключению не подлежат единственные экземпляры (профильные, не имеющие ограничений в сроках хранения, а также переизданий и кумуляции) следующих документов:

1. Официальные издания:

· официально-документальная литература государственных органов, ведомственных (РАН) учреждений, центральных и региональных общественно-политических движений и объединений;

· статистические материалы (сборники, справочники, сводки, таблицы ЦСУ, региональных статистических органов, а также государств ближнего и дальнего зарубежья).

2. Научные издания:

·монографии (коллективные, индивидуальные, обобщающие);

·тематические и продолжающиеся сборники (материалы конференций, симпозиумов, съездов, сборники трудов, тезисы докладов);

·неопубликованные документы (диссертации, защищенные в Объединенном совете СО РАН, депонированные рукописи и отчеты НИР);

·препринты ГПНТБ СО РАН;

·авторефераты.

3. Научно-популярные издания:

· академические издания, содержащие сведения о теоретических или экспериментальных исследованиях в области науки, культуры

итехники.

4.Производственно-технические и нормативные, производственнопрактические издания:

·фундаментальные издания, содержащие сведения по технологии, технике, а также другим областям общественной практики;

·издания, содержащие действующие нормы, правила и требования

вразных сферах производственной деятельности, а также других областях общественной практики и рассчитанные на специалистов.

5. Учебные издания:

·фундаментальные учебники и учебные пособия для вузов и средних специальных учебных заведений, изданные центральными издательствами, а также на территории Сибири и Дальнего Востока;

33

· хрестоматии для вузов и средних специальных учебных заведений, изданные центральными издательствами, а также на территории Сибири и Дальнего Востока.

6. Справочные издания:.

·энциклопедии, словари, справочники (универсальные и отраслевые), содержащие сведения научного и научно-прикладного характера

ипредназначенные специалистам;

·издания ведущих центров информации;

·издания государственной регистрации печатной продукции («Летописи», «Ежегодники»);

·библиографические указатели, содержащие сведения об изданиях по основным направлениям развития науки, культуры и общества, а также изданные на территории Сибири и Дальнего Востока либо носящие региональный характер.

ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ ФОНДА В ОТДЕЛЕ ХРАНЕНИЯ ФОНДОВ

Настоящая Инструкция составлена на основе «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвержденной Минкультуры 02.12.98, приказом № 590 и является дополнением к Организационно-технологической документации ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН.

–2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск, 2003. – 64 с.

1.Общие положения

1.1.Учет фонда в ОХФ – комплексный вид внутрибиблиотечной деятельности, обеспечивающий получение точных сведений о величине, составе и движении основного фонда, а также его сохранности.

1.2.Объектами учета являются документы, поступающие в основной фонд и выбывающие из него.

1.3.Учет фонда в ОХФ включает следующие операции: прием новых документов и их техническую обработку; регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии; проверку наличия документов в фонде.

1.4.Основой для учета фонда основного хранения является учетная документация, систематизированная по определенным формам и показателям.

1.5.Основной формой суммарного учета в отделе является Книга движения фонда, которая состоит из трех частей:

·поступление литературы;

·выбытие литературы;

34

· итоги движения фонда.

Примечание. Помимо общей Книги движения, которую заполняет заведующий сектором топокаталога на основании сведений, предоставляемых участком приема литературы и группой исключения литературы, каждый сектор (СДХОЛ, СДХИЛ, СНПОЛ) ведет учет движения своего фонда; вспомогательными формами суммарного учета являются: Книга поступлений из ОНОД, Тетрадь учета литературы по отраслям, Тетрадь учета движения литературы по этажам, Тетрадь первоначального учета изданий, возвращаемых из подсобных фондов, а также тетради: путь акта, условных актов, актовых номеров, доработки актов, возвращено в фонд

иучета списания литературы.

1.6.Формами индивидуального учета являются: топографическая карточка, акты проверки и исключения изданий.

1.7.Основными единицами учета фонда печатных и неопубликованных документов являются экземпляр, название и годовой комплект (для периодических изданий).

1.8.Итог подводят ежемесячно, ежеквартально, за полугодие и за год.

2.Методика заполнения Книги движения основного фонда

2.1.Часть 1 «Поступление литературы» включает в себя следующие разделы:

2.1.1.Новые поступления из ОНОД:

·Основой для наполнения данного раздела Книги движения основного фонда является оперативный учет новых поступлений, который ведут в специальной Книге поступлений из ОНОД (табл. 1), заполняемой на участке приема новых поступлений сектора топокаталога по результатам каждого приема изданий.

·Учет ведется количественно. Учету подлежат отдельно все виды

итипы отечественных и иностранных изданий, поступающие в библиотеку как по текущему комплектованию, так и докомплектованию. Отдельным пунктом (по топокарточкам) учитывают литературу, направляемую в фонды читальных залов, состоящие на балансе ОХФ.

· Прием отечественных и иностранных изданий производят по листам РКП и по инвентарным актам ОКОЛ и ОКИЛ.

·Раздел Книги движения фонда содержит те же позиции, что

иКнига поступлений из ОНОД, за исключением пункта «Литература для читальных залов». Издания, поступающие в фонд основного хранения после определенного периода нахождения в оперативных фондах, отражают в разделе «Возврат из подсобных фондов».

35

2.1.2.Возврат литературы из подсобных фондов читальных залов

иотделов:

·первоначальный учет изданий, возвращаемых из подсобных фондов в соответствии с ежегодным графиком, ведется в специальной тетради (табл. 2).

·после сверки с основным фондом и проведения вторичного отбора часть изданий исключают из фонда по причинам, зафиксированным в Инструкции по исключению изданий из фондов ГПНТБ СО РАН (Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2003), остальные издания принимают в основной фонд и учитывают в данном разделе Книги движения фонда.

2.1.3. Периодические издания, поступившие из ч/з № 8:

·прием изданий производят ежегодно в соответствии с Инструкцией по приему журналов из зала новых поступлений (Организацион- но-управленческая документация ГПНТБ СО РАН. Инструктивнотехнологическая документация ЦКО. Часть 2. Хранение фондов / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 1999).

2.1.4. Газеты отечественные. Прием в фонд основного книгохранения производят в соответствии с инструкцией «Формирование, организация и перераспределение фонда газет в структурных подразделениях ГПНТБ СО РАН» (Утв. 15 ноября 1995 г.)

Все разделы части 1 включают учет по следующим графам:

·Всего поступлений, то есть суммарное количество экземпляров поступивших изданий (отечественных и иностранных);

·Виды изданий (подразделяющаяся на отечественную и иностранную):

o книги,

o продолжающиеся издания, o журналы,

o микрофильмы, o микрофиши,

o авторефераты,

o препринты ГПНТБ СО РАН, o карты;

·По содержанию:

o общественно-гуманитарная,

o естественно-научная, медицинская, сельскохозяйственная, o техническая,

o универсальная, o художественная, o прочая.

36

Таблица 1

Текущие поступления

Таблица 2

Возврат из залов

37

2.2.Часть II «Выбытие литературы» включает в себя следующие разделы:

2.2.1.Исключение из фондов. Этот раздел заполняют на основании данных, фиксируемых в следующих вспомогательных формах учета:

·Тетрадь «Путь акта» фиксирует процесс передачи картотеки изданий, отобранных на исключение из фондов, по задействованным в отборе лицам и подразделениям. В ней указывают подразделение, в которое передана картотека, дату передачи, количество топокарточек и номер условного акта.

·Тетрадь «Условные акты» предназначена для регистрации предварительных актов для передачи их на Комиссию по сохранности. В ней фиксируют дату передачи из подразделений, вид изданий, входящих

вакт, и причину исключения из фонда. Далее идет текущий номер условного акта и местонахождение изданий, отобранных для исключения.

·Акт, прошедший экспертирование членами комиссии, подписанный и завизированный ответственными лицами, регистрируют:

·в тетради «Актовых номеров» в соответствии с реальными номерами актов, присваиваемыми ОКОЛ (на каждый год – новая нумерация). Тетрадь включает следующие графы: номер акта, вид изданий, причина исключения из фондов, роспись ответственного лица в ОКОЛ о приеме карточек и приеме документированно оформленного акта.

·Тетрадь «Доработки актов» предназначена для наведения справок об исключаемой литературе и включает следующие графы: реальный акт, условный акт, вид изданий, причина исключения, количество экземпляров, исполнитель, место нахождения.

·Тетрадь «Возвращено в фонд» фиксирует количество экземпляров, возвращенных в фонд после экспертирования членами Комиссии по сохранности и номер условного акта.

·Тетрадь «Учет списания литературы» предназначена для ведения учета исключаемых изданий по видам, причинам исключения, количеству, отраслям знания. Кроме того, тетрадь содержит сведения о номерах приходных актов на передачу изданий в ОРФ и макулатуру (табл. 3).

Итоги исключения из фондов ежегодно заносят в соответствующий раздел Книги движения фонда по следующим графам: виды издания, отрасли знания, причины исключения.

2.2.2.Докомплектование фондов читальных залов, отделов

·Текущий учет изданий, передаваемых с баланса фонда основного хранения, ведут в специализированной тетради, включающей следующие графы: дата, виды издания, отраслевая принадлежность, всего (отечественные и иностранные).

Итоговые данные ежегодно переносят во II часть Книги движения фонда.

2.3.Часть Ш «Итоги движения фонда» кумулирует данные по сле-

дующим графам: поступление за год, выбытие за год, состоит на 1 января…

38

39

Список сокращений

АГ – Академгородок ББК – Библиотечно-библиографическая классификация

ДХ – депозитарное хранение ИА – индивидуальный абонемент КА – коллективный абонемент КХ – книгохранение

МБА – межбиблиотечный абонемент МИ – малоиспользуемая МФ – микрофильмы

НО – Отделение ГПНТБ СО РАН ОКИЛ – отдел комплектования иностранной литературой

ОКОЛ – отдел комплектования отечественной литературой ОНОД – отдел научной обработки документов ОП – отдел периодики ОРКиР – отдел редких книг и рукописей

ОХФ – отдел хранения фондов ОЭ – обязательный экземпляр РКП – Российская книжная палата

СДХИЛ – сектор депозитарного хранения иностранной литературы СДХОЛ – сектор депозитарного хранения отечественной литературы СНГ – Содружество Независимых Государств СНПОЛ – сектор новых поступлений отечественной литературы СПА – справочно-поисковый аппарат ТК – топокаталог ч/з – читальный зал

ЭК – электронный каталог

40