Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Справочно-информационная работа. Ч. 1. Положения, инструкции, памятки

3

СОКРАЩЕНИЯ

АПУ – алфавитно-предметный указатель БД – база данных

ВИНИТИ – Всероссийский институт научной и научно-технической информации

ГАК – генеральный алфавитный каталог ГПНТБ СО РАН – Государственная публичная научно-техническая библио-

тека Сибирского отделения Российской академии наук ДОР – дифференцированное обслуживание руководства ИРИ – избирательное распространение информации ЛИСА – лаборатория информационно-системного анализа МБА – межбиблиотечный абонемент ННЦ – Новосибирский научный центр

НИУ – научно-исследовательское учреждение ОАС – отдел автоматизированных систем

ОКИЛ – отдел комплектования иностранной литературы ОКМТ – отдел компьютерной и множительной техники ОКОЛ – отдел комплектования отечественной литературы ОНИМР – отдел научной и методической работы ОПКИ – отдел патентной и конъюнктурной информации ОСИ – оперативная сигнальная информация Отделение – Отделение ГПНТБ СО РАН ПОБД – проблемно-ориентированные базы данных

ПЭВМ – персональная электронная вычислительная машина СМИ – средства массовой информации СБО – справочно-библиографический отдел

СО РАН – Сибирское отделение Российской академии наук СПА – справочно-поисковый аппарат ЦКО:МР – центр комплексного обслуживания: массовая работа

ЦКО:ХФ – центр комплексного обслуживания: хранение фондов ЦНОД – центр научной обработки документов ЦСК – центральный систематический каталог ЭДД – электронная доставка документов ЭК – электронный каталог

4

ПОЛОЖЕНИЕ О РАБОТЕ ПО ПРОПАГАНДЕ ФОНДОВ ГПНТБ СО РАН

Положение устанавливает порядок организации работы по пропаганде фондов ГПНТБ СО РАН, определяет степень участия в ней структурных подразделений библиотеки.

1.Общие положения

1.1.ГПНТБ СО РАН формирует универсальные фонды изданий, организует их пропаганду.

1.2.В своей деятельности по пропаганде фондов ГПНТБ СО РАН руководствуется:

•действующими законодательными актами Российской Федерации;

•федеральными законами об информации и библиотечном деле;

•документами, определяющими основные направления развития библиотечного дела в стране;

•постановлениями и распоряжениями президиумов РАН и СО РАН;

•рекомендациямиБиблиотечныхсоветовприпрезидиумахРАНиСОРАН;

•Уставом ГПНТБ СО РАН;

•приказами и распоряжениями по ГПНТБ СО РАН;

•действующей инструктивно-методической документацией подразделений ГПНТБ СО РАН;

•настоящим Положением.

2.Задачи и содержание работы

2.1.ГПНТБ СО РАН систематически ведет пропаганду своих фондов:

•для наиболее полного их раскрытия перед широким кругом специалистовСО РАН, предприятий, учреждений иорганизаций города, области, региона;

•оперативного распространения информации о современных достижениях в области мировой науки, техники и культуры;

•удовлетворения информационных потребностей читателей всех кате-

горий.

2.2.Формы работы по пропаганде фондов:

•организация выставок научных изданий;

•проведение информационно-массовых мероприятий (дней информации, семинаров, презентаций, лекций и т.д.);

•организация работы консультационного пункта (по охране интеллектуальной собственности);

•издание и распространение тематического плана информационномассовой работы, справочника по информационным ресурсам, рекламно-ин- формационных материалов (памяток для читателей, приглашений на выставки, пресс-релизов, информационных писем и т.п.), представление сведений об услугах в Интернете;

•проведение экскурсий по библиотеке;

•отражение деятельности библиотеки в средствах массовой информации.

5

3.Организация работы

3.1.Работа проводится в соответствии с годовыми планами мероприятий отделов по пропаганде фондов библиотеки.

3.2.Координационные функции по пропаганде фондов библиотеки осуществляет центр комплексного обслуживания (ЦКО).

3.3.Эффективность работы определяется результатами данных библиотечной статистики и отзывами участников мероприятий.

4.Обязанности отделов и подразделений в организации деятельности по пропаганде фондов ГПНТБ СО РАН

4.1.Включение в план отдела мероприятий по пропаганде, соответствующих направлениям его работы.

4.2.Участие в информационно-массовых мероприятиях.

4.3.Организация выставок и обзоров.

4.4.Выступления сотрудников на мероприятиях, раскрывающих информационные возможности библиотеки.

4.5.Подготовка к изданию рекламно-информационных материалов.

4.6.Подготовка информационных сообщений и материалов для прессы, радио и телевидения.

ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ В ГПНТБ СО РАН

Положение определяет организационные принципы и основные направления справочно-библиографического обслуживания читателей библиотеки,

атакже регламентирует содержание работы и формы ее учета.

1.Общие положения

1.1.Целью справочно-библиографического обслуживания является удовлетворение информационных потребностей читателей, обеспечение информационной поддержки научно-образовательного и промышленного комплекса региона.

1.2.Справочно-библиографическое обслуживание по основным направлениям своей деятельности осуществляют структурные подразделения библиотеки, занимающиеся обслуживанием читателей: справочно-библиогра- фический отдел (СБО) является специализированным подразделением, основная задача которого – осуществление справочно-библиографического об-

служивания, Отделение ГПНТБ СО РАН, отдел патентной и конъюнк-

турной информации (ОПКИ), учебно-методический кабинет библиотековедения (УМКБ ОНИМР), центр научной обработки документов (ЦНОД), центр комплексного обслуживания.

1.3.Справочно-библиографическое обслуживание в библиотеке регламентируется: положениями об отделах, инструкцией по учету библиографических запросов и консультаций в ГПНТБ СО РАН, настоящим Положением.

6

2. Содержание справочно-библиографического обслуживания

2.1. Основной формой справочно-библиографического обслуживания

вструктурных подразделениях библиотеки является выполнение библиографических запросов в режиме "запрос-ответ" и консультаций.

Справочно-библиографический отдел (СБО) – выполняет все типы за-

просов, поступившие от всех категорий читателей, в том числе по электронной почте, по всем отраслям знаний. Базой для этого являются: справочнобиблиографический фонд и справочно-поисковый аппарат библиотеки, а также информационные ресурсы Интернета.

Отделение ГПНТБ СО РАН – выполняет все типы запросов, поступившие от всех категорий читателей, в том числе по электронной почте, по всем отраслям знаний. Базой для этого являются: справочно-библиографический фонд и справочно-поисковый аппарат библиотеки, а также информационные ресурсы Интернета.

Отдел патентной и конъюнктурной информации (ОПКИ) – выполняет все типы запросов, касающиеся ценовой, фирменной, патентной и конъюнктурной информации, поступившие от всех категорий читателей библиотеки,

втом числе по электронной почте. Базой для этого являются: справочно-биб-

лиографический фонд отдела, справочно-поисковый аппарат библиотеки, а также информационные ресурсы Интернета.

Учебно-методический кабинет библиотековедения (УМКБ ОНИМР) –

выполняет все типы запросов по библиотечному делу, библиографоведению, книговедению, поступившие от всех категорий читателей библиотеки, в том числе по электронной почте. Базой для этого являются: фонд и справочнопоисковый аппарат УМКБ и библиотеки, а также информационные ресурсы Интернета.

Центр научной обработки документов (ЦНОД) – выполняет все типы запросов, поступившие от всех категорий читателей, по всем отраслям знаний. Базой для этого является справочно-поисковый аппарат библиотеки.

Центр комплексного обслуживания (ЦКО) – выполняет все типы запро-

сов, поступившие от всех категорий читателей. Базой для этого являются: справочно-поисковый аппарат читальных залов и электронный каталог библиотеки.

3.Справочно-библиографическое обслуживание

врежиме "запрос-ответ"

3.1.Запросы и их типы.

Запросы могут быть библиографическими и фактографическими.

Под разовым библиографическим запросом понимается запрос, выражающий единовременную потребность в информации о произведениях печати и других документах, а также фактических сведениях, содержащихся в них.

Библиографические запросы делятся: на тематические, адресные, уточняющие.

3.1.1.Тематический запрос – это библиографический запрос, содержащий библиографическую информацию по определенной теме.

3.1.2.Адресный запрос – это библиографический запрос, устанавливающий наличие и/или местонахождение документа в определенном фонде.

7

3.1.3.Уточняющий запрос – это библиографический запрос, устанавливающий и/или уточняющий элементы библиографического описания документа, которые отсутствуют или искажены.

3.1.4.Фактографический запрос – это ответ на разовый запрос, содержащий фактические сведения статистического, технического, терминологического характера.

3.2. Консультации и их типы.

3.2.1.Методическая консультация – это ответ на разовый запрос, содержащий советы по самостоятельному библиографическому поиску [1].

3.2.2.Фактографическая консультация – один из видов методической кон-

сультации, включающий указание на конкретного человека или учреждение, которыемогутпомочьввыполнении запроса, адрес другойбиблиотекии др. [2].

3.3. Обучение основам библиотечно-библиографических знаний в библиотеке осуществляется в форме:

•семинаровпометодикеработысбиблиографическимиизданиями, СПАит.д.

•лекций;

•консультаций (коллективных и индивидуальных).

4.Учет работы по справочно-библиографическому обслуживанию

Учет библиографических запросов производится всеми подразделениями библиотеки, занимающимися этим видом обслуживания [3].

4.3.1.Основным показателем работы подразделений библиотеки по справочно-библиографическому обслуживанию является количество запросов

иконсультаций, выполненных отделами.

4.3.2.Учет библиографических запросов и консультаций осуществляется в целях обоснованного планирования справочно-библиографического обслуживания, учета затрат на справочно-библиографическое обслуживание, анализа результатов справочно-библиографического обслуживания и выявления направлений его развития и совершенствования, систематического контроля за состоянием справочно-библиографического обслуживания, соблюдения единообразия в учете справочно-библиографического обслуживания и сопоставимости результатов.

4.3.3.Учет библиографических запросов и консультаций ведется по единой форме, в том числе выполненных с использованием БД, на специальных бланках. В зале каталогов учет запросов ведется с помощью счетчика, где учитываются типы запросов и их отраслевая принадлежность, а также отдельно учитываются запросы, выполненные с использованием электронного каталога (ЭК).

4.3.4.За единицу учета принимается один выполненный запрос или кон-

сультация.

4.3.5.Количественные показатели по справочно-библиографическому обслуживанию представляются в текстах годовых и промежуточных отчетов отделов следующим образом:

Запросы (разовые). Всего:

в том числе тематические_____________

в том числе в автоматизированном режиме__________________

8

Приложение

1.ГОСТ 7.0-84 Библиографическая деятельность. Основные термины и оп-

ределения. – Введ. с 01.01.86. – М., 1985. – 24 с.

2.Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям.

–М., 1995. С.198.

3.Инструкция по учету библиографических запросов и консультаций в ГПНТБ СО РАН и библиотеках институтов ННЦ // Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Справочно-информационная работа. Ч. 1. Положения, инструкции, памятки / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2004. – С. 9–10.

ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ЗАПРОСОВ

ИКОНСУЛЬТАЦИЙ В ГПНТБ СО РАН И БИБЛИОТЕКАХ НИУ ННЦ

1.Общие положения

1.1.Основными видами справочно-библиографического обслуживания являются библиографические справки и консультации, выдаваемые в соответствии с разовыми библиографическими запросами.

1.1.1.Под разовым библиографическим запросом понимается запрос, выражающий единовременную потребность в информации о произведениях печати и других документах, а также фактических сведениях, содержащихся в них.

1.1.2.Под библиографической справкой понимается ответ на конкретный запрос, сообщаемый устно (по телефону или лично) или в письменной форме.

1.1.3.Под библиографической консультацией понимается консультация по методике поиска документов, по использованию справочного аппарата, по методике библиографической работы.

1.2.Унифицированный учет основных видов справочно-библиографиче- ского обслуживания осуществляется:

•для обоснованного планирования справочно-библиографического обслуживания;

•учета затрат времени на справочно-библиографическое обслуживание

ивыявление направлений его развития;

•систематического контроля над состоянием справочно-библиографи- ческого обслуживания;

•соблюдения единообразия в учете справочно-библиографического обслуживания в библиотеке и сопоставимости результатов.

2.Объекты и единицы учета

2.1.Основными показателями работы библиотеки в области справочнобиблиографического обслуживания являются количество выполненных библиографических запросов и консультаций.

2.2.Подлежат учету следующие библиографические запросы:

• адресные, устанавливающие наличие и/или местонахождение запрашиваемого документа в определенном фонде;

9

•уточняющие, устанавливающие и/или уточняющие элементы библиографическогоописания, которыеотсутствуютилиискаженывзапросечитателя;

•тематические, содержащие библиографическую информацию по определенной теме (составление списка первичных источников информации, учитывается как письменная тематическая справка);

•фактографические – справки-ответы на запросы фактографического характера, содержащие конкретные сведения статистического, хронологического, терминологического, библиографического характера.

2.3. Подлежат учету библиографические консультации (ответ на разовый

запрос, содержащий советы по самостоятельному использованию путей

исредств библиографического поиска).

2.4.За единицу учета принимается один выполненный библиографический запрос в устной или письменной форме (подбор источников информации по одной теме, одно библиографическое уточнение, установление наличия одного издания, одно фактическое сведение, одна библиографическая

консультация, независимо от положительного или отрицательного ответа и источника выполнения: традиционные библиографические издания или базы данных).

2.5.Библиографические запросы, выполненные в кооперации с несколькими отделами, учитываются каждым отделом, который принимал участие

вработе над запросом.

2.6.Адресный запрос, требующий библиографического уточнения, учитывается как уточняющая справка.

2.7.Тип выполненной справки, как правило, соответствует типу запроса (в случае, если в ответ на запрос фактографического характера рекомендуется литература по теме, справка учитывается как тематическая).

3.Формы учета

3.1.Учет библиографических запросов производится всеми подразделениями библиотеки, выполнявшими запросыиконсультациисоответственнономенклатуре

исистемесправочно-библиографическогообслуживаниявГПНТБСОРАН.

3.2.Учет библиографических запросов ведется по единой форме, но дифференцированно.

3.2.1.Тематические запросы, сложные для разыскания, уточняющие, фактографические, адресные запросы и отказы "не установлено" для всех типов запросов, в том числе по базам данных, учитываются на специальных бланках.

3.2.2.Запросы всех типов, выполнение которых не требует длительного разыскания, а также консультации учитываются точками.

3.2.3.Отделы, ведущие справочно-библиографическое обслуживание, раз в год предоставляют статистический отчет в СБО по установленной форме для подготовки сведений в общебиблиотечный отчет.

3.2.4.В тексте отчета количественные показатели справочно-библиогра- фического обслуживания представляются следующим образом:

Запросы (разовые). Всего:

в том числе тематические ___________________

в том числе по базам данных ________________

10