Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Хранение фондов (110

·новости технической литературы расставляют по сериям, внутри серий – по годам и номерам;

·указатели к журналам расставляют вслед за годом, к которому они составлены.

Журналы с 1962 г. расставляют по форматно-хронологически- порядковому принципу соответственно форматам «С», «Т» по годам, номерам, начиная с первого номера.

4.3.2.4. Авторефераты, вышедшие до 1966 г., расставляют по порядку присвоенных номеров;

·авторефераты, изданные после 1966 г. – по годам, внутри года – по порядковым номерам, соответствующим актовым номерам авторефератов.

4.3.2.5. Карты расставляют в порядке номеров поступлений. 4.3.2.6. Газеты расставляют в хронологически-алфавитном поряд-

ке, то есть внутри каждого года – по алфавиту заглавий. 4.3.2.7. Микрофильмы расставляют по порядку номеров.

4.3.2.8. Микрофиши расставляют по годам, внутри года – по номерам в порядке возрастания. Микрофиши на газеты расставляют по алфавиту.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РЕДАКТИРОВАНИЮ ОСНОВНОГО ФОНДА

1.Общие положения

1.1.Данная инструкция определяет порядок и технологию проведения редактирования основного фонда.

1.2.Редактирование фонда проводится квалифицированными сотрудниками, хорошо знающими систему организации фондов в отделе, библиотеке.

1.3.Редактирование фондов предусматривает проверку:

·правильности расстановки различных разделов фонда, выявление и устранение застановок литературы в фонде;

·выдачи изданий из основного фонда;

·своевременности предъявления и правильности оформления задолженности;

·общего состояния редактируемого раздела (устарелость, ветхость, запыленность, сохранность и т.д.);

·правильности оформления разделов основного фонда указателями, разделителями.

11

1.4.Фонды редактируют в соответствии с планом в зависимости от производственной необходимости отдела.

1.5.Отредактированные разделы фонда принимает специальная производственная комиссия отдела.

1.6.Учет и состояние отредактированных разделов фонда ведется

вспециальных тетрадях (журналах) учета на всех этажах книгохранения (табл.).

Таблица

12

2.Содержание процесса редактирования фонда

2.1.При редактировании фонда необходимо проверить правильность расположения каждого издания на полке соответственно шифру издания:

· сверяют шифр издания, вынесенный в левый верхний угол

сшифром на обороте титульного листа. При расхождении данных на титульном листе и обложке изданий проводят проверку по топокаталогу и исправление, после чего издание расставляют на место. При расхождении сведений топокаталога с шифром на титульном листе и генеральным каталогом издание передают для исправления в отдел обработки документов;

·при систематической расстановке фонда проверяют шифр, название, год издания, выпуск, номер выпуска; при формальной расстановке фонда – формат, год поступления и порядковый номер (под одним номером не должно быть двух разных изданий). Проверяют соответствие предварительной расстановки издания на «ребро». Издание поднимают

с«ребра», если оно расставлено верно. Застановки литературы, выявленные в процессе проверки, предварительно проверяют по картотекам отказов «нет на месте». При наличии отказа на найденное издание карточки из картотеки отказов изымают, издание расставляют соответственно шифру.

2.2. Выданные издания в период редактирования фонда проверяют по книжным заместителям на предмет соблюдения правил выдачи изданий, сроков пользования ими в соответствии с действующей инструкцией Путь требований на литературу в ГПНТБ СО РАН (Организационнотехнологическая документация ГПНТБ СО РАН. Основные документы, регламентирующие обслуживание читателей и абонентов: 2-е изд., перераб. и доп. / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад.

наук. – Новосибирск, 2004. – С. 14–32).

2.3. При наличии задолженности проверяют своевременность предъявления последней. Если задолженность не была предъявлена, то заполняют бланк предъявления задолженности и отправляют в соответствующий отдел.

2.4. Проверяют гигиеническое состояние фонда:

·берут на учет все ветхие издания для переплета;

·выявляют наиболее загрязненные части фонда для обеспыливания их в дальнейшем.

2.5. Фонд оформляют указателями и полочными разделителями. На разделителях указывают отдел, подотдел, авторский знак (при

13

систематической расстановке) или формат, год, номер издания при формальных расстановках. Разделители расставляют в фонд соответственно шифрам изданий.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕРКЕ ИЗДАНИЙ НА ЭКЗЕМПЛЯРНОСТЬ

1.Общие положения

1.1.Проверку изданий на экземплярность производят в целях оптимизации формирования фонда, а именно:

· докомплектования недостающими изданиями; · освобождения от излишних экземпляров, не находящих практи-

ческого применения; · приведения фонда в соответствие со справочным аппаратом

итопокаталога с генеральным каталогом.

1.2.Работу по проверке изданий на экземплярность выполняет опытный квалифицированный сотрудник.

2.Содержание работы

2.1.Для докомплектования основного фонда недостающими изданиями при возврате литературы из подсобных фондов проверяют наличие данных изданий в фонде книгохранения.

Проверку изданий на экземплярность производят у полки и по топокаталогу (при проверке на переиздания – по генеральному каталогу и ЭК).

Карточки подбирают по шифру соответствующего этажа книгохранения, а внутри – в порядке расположения отдельных частей фонда.

По карточкам на полке отыскивают издание, сверяют автора, название, выходные данные, цену. Определяют количество экземпляров, имеющихся на полке, учитывают книги, выданные в данный момент по требованиям читателей (за исключением задолженности).

В центре верхней части карточки над описанием проставляют количество экземпляров издания, имеющихся в фонде; в нижней части карточки, слева, – читательский спрос. В случае отсутствия издания на полке, в центре верхней части карточки ставится знак « – ». При наличии переизданий ставится пометка «переизд…. г.». На обороте карточки сотрудник, выполняющий данную работу, ставит свой рабочий номер. По карточкам на отсутствующие в основном фонде издания производят проверку наличия информации о них в топокаталоге.

14

2.2. Для освобождения фонда от дублетных экземпляров изданий (и изданий, имеющих более новые либо дополненные переиздания) также производят проверку на экземплярность. Одновременно проверяют читательский спрос и, при отсутствии последнего, дублетные экземпляры изданий изымаются из фонда.

2.3. Проверку на экземплярность производят также при работе с недостающими изданиями после сверки фонда с топокаталогом и топокаталога с генеральным каталогом.

Картотеку недостачи отрабатывают по инвентарным книгам, а затем подобранные по шифрам карточки сверяют с топокаталогом. На карточках проставляют сведения о наличии данных изданий в основном фонде, а также в фондах читальных залов и подразделений библиотеки.

При отсутствии информации об интересующем издании в топокаталоге на карточке проставляется знак « – ».

Карточки со знаком « – », подобранные по алфавиту, отрабатывают по генеральному/электронному каталогу на предмет выявления переизданий.

Карточки с пометками о наличии или отсутствии дублетных экземпляров изданий передают заведующим секторами для решения вопроса о докомплектовании или исключении из фондов данных изданий. Карточки с пометками о наличии переизданий передают в группу исключения из фонда сектора топокаталогов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КАРТОТЕК СПРОСА НА ФОНД ОСНОВНОГО ХРАНЕНИЯ

1.Для более рациональной организации, формирования и хранения отечественных и иностранных периодических и продолжающихся изданий проводят изучение эффективности их использования по картотекам спроса на основании читательских требований, МБА и других отделов библиотеки.

2.Учет читательского спроса ведут в течение года на специальных карточках (прил.). Ежегодно спрос отмечают цветом (в секторе депозитарного хранения отечественной литературы одним цветом).

3.На карточке указывают вид издания, наименование, отрасль знания по ББК, язык издания, источник поступления. В левом верхнем углу проставляют шифр издания.

15

Приложение

Учет читательского спроса

Отдел хранения фондов___________________________________________________

Отрасль знания________________________________________________________

Вид издания_______________________________________________________________

Язык издания__________________________________________________________

Наименование издания ___________________________________________________

Источник поступления_________________________________________________

До 1955 1956–1965 1966–1970 1971–1975 1976–1989 1990–

4.Спрос на издания отмечают точкой в зависимости от категории читателей: 1–4 (иностранная часть) или 1–4 (отечественная часть); 5–10 (отечественные и иностранные издания). Кроме того, учитывают отдельно спрос на издания, выданные по МБА, коллективному абонементу, Отделению ГПНТБ СО РАН, выставке и т. п.

5.Спрос изданий учитывают также в зависимости от специальностей читателей. Специальности даны в соответствии с таблицами ББК.

6.Спрос изданий фиксируют в хронологическом аспекте по основ-

ным принятым периодам: до 1940 г., 1941–1955, 1956–1965, 1966– 1975, 1976–1980, 1981– ... и т. д.

7.В конце каждого года подсчитывают общий спрос на каждое издание за год в зависимости от года издания, категории и специальности читателя. Результаты данных спроса передают в отдел комплектования иностранной литературой – по иностранным изданиям, в отдел комплектования отечественной литературой – по отечественным изданиям и переносят в сводные таблицы (по мере необходимости).

8.В картотеках карточки расставляют по алфавиту названий жур-

налов, продолжающиеся издания – соответственно шифру.

16

ПАМЯТКА ПО РАЗМЕЩЕНИЮ ФОНДА ОСНОВНОГО ХРАНЕНИЯ

Назначение данной памятки состоит в том, чтобы правильно ориентироваться при приеме требований в книгохранение и возврате литературы.

4 этаж. Сектор новых поступлений отечественной литературы.

В секторе новых поступлений сосредоточена отечественная литература последних лет издания.

1.Книги форматов: «В», «Г», «Д», «Е», «Л» с 1980 г.

2.Авторефераты с 2001 г.

3.Журналы и продолжающиеся издания форматов «С», «Т» без обозначения в шифре «МИ» с 1962 г.

4.Фонд художественной литературы.

5.Препринты ГПНТБ СО РАН.

6.Микрофильмы и микрофиши.

2 этаж. Сектор депозитарного хранения отечественной литературы.

1.Книги. Систематическая расстановка (по 1966 г.).

2.Книги форматов: «В», Т», «Д», «Е», «Л» с 1966 по 1979 г.

3.Авторефераты по 2000 г. включительно.

4.Журналы и продолжающиеся издания формата «Р».

5.Карты.

6.Литература, поступившая на депозитарное хранение, с шифром

«ДХ».

7.Журналы: алфавитная расстановка (до 1962 г.).

8.Журналы и продолжающиеся издания формата «С», «Т», с обозначением в шифре «МИ».

9.Микрофильмы и микрофиши.

10.Фонд раскрываемой литературы ограниченного распространения

(ОР).

3этаж. Сектор депозитарного хранения иностранной литературы.

1.Книги.

2.Журналы.

3.Микрофильмы и микрофиши.

4.Газеты.

17

ПАМЯТКА ПО ПРИЕМУ, УЧЕТУ И ОБРАБОТКЕ ТЕКУЩИХ ПОСТУПЛЕНИЙ В ФОНДЫ, СОСТОЯЩИЕ НА БАЛАНСЕ ОТДЕЛА ХРАНЕНИЯ ФОНДОВ

Прием всех изданий, направляемых в фонд основного хранения, их учет, техническую обработку, распределение и передачу в соответствующие группы хранения осуществляет группа приема новых поступлений сектора топокаталогов.

1.Получение литературы

1.1.Книги, продолжающиеся издания, микрофильмы, микро-

фиши, карты, переводы, авторефераты диссертаций принимают

вОНОДе.

1.2.Первые экземпляры книг, направляемые в отдел основного хранения, принимаются с одной топокарточкой; дублеты – без карточки.

1.3.На первые экземпляры книг, направляемые в читальные залы, принимают две топокарточки, одна из которых должна быть со штампом зала. Эта карточка является книжным формуляром и ее ставят в индикатор соответствующего читального зала.

1.4.На дублеты, направленные в читальные залы, принимают одну топокарточку со штампом зала для расстановки в индикатор.

1.5.Прием литературы производят по инвентарным листкам РКП (обязательный экземпляр) или по инвентарным актам отделов комплектования (поступившая из других источников).

При приеме сверяют соответствие издания записи в инвентарном листе или акте.

1.6.В инвентарных листах и актах против каждого инвентарного номера принятой книги ставят штамп подразделения «принято К/Х». Напротив инвентарного номера принятой топокарточки ставят штамп «принято Т/К».

1.7.При разночтении издания (топокарточки) и записи в инвентарном листе или акте книгу (топокарточку) возвращают диспетчеру группы выпуска.

1.8.При приеме требований «молния» кроме инвентарного листа или акта отметку о приеме издания делают еще и в тетради «молний».

18

2. Учет новых поступлений

Учет всей поступившей литературы ведут в книге движения основного фонда.

Получаемые партии литературы ежедневно заносят в книгу движения и учитывают отдельно: по видам комплектования (новые поступления, депозитарное хранение, докомплектование), направлению издания (сектора хранения, подсобные фонды читальных залов), видам изданий, языковому принципу, отраслям знаний.

Литературу, направляемую в подсобные фонды читальных залов, учитывают в книге движения по топокарточкам и формулярам.

3. Техническая обработка литературы

Техническая обработка заключается в вынесении шифров с обратной стороны титульного листа на обложку издания и суперобложку (при ее наличии), наклейке листков возврата и, в том случае, если книгу направляют в читальный зал или другой отдел библиотеки, наклейке кармашков, написании книжных формуляров и актовых номеров на кармашках.

Примечание. Требование «молния» обрабатывают в день получения и сдают в сектора хранения в тот же день под роспись в тетради «молний».

4.Сдача литературы, топокарточек

иформуляров на расстановку

Перед сдачей в группы хранения первые экземпляры предварительно подбирают по группам хранения, а внутри – по шифрам. Руководитель группы приема сверяет правильность вынесенного шифра и отделяет топокарточки от изданий для дальнейшей передачи на расстановку в топокаталог.

Передачу литературы в группы хранения производят по счету. Инвентарные номера дублетных экземпляров приписывают на

топокарточки. Передачу дублетов в группы хранения производят в указанном, для первых экземпляров, порядке.

Индикаторные формуляры на литературу, направляемую в подсобные фонды читальных залов, передают из группы приема в группу топокаталога для расстановки в индикатор соответствующего читального зала.

19

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИЕМУ ЖУРНАЛОВ ИЗ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА № 8 И ОТРАЖЕНИЮ ИХ В ТОПОКАТАЛОГЕ

Данная инструкция регламентирует порядок отбора, приема и учета отечественных и иностранных журналов, поступающих из ч/з № 8 в основной фонд.

1.Общие положения

1.1.Весь репертуар отечественных и иностранных журналов, поступающих в ГПНТБ СО РАН, направляют в ч/з № 8 и хранят там

втечение 5 лет.

1.2.По истечении 5 лет репертуар отечественных и иностранных журналов, подлежащих постоянному хранению, передают в фонд основного хранения.

1.3.В целях рациональной организации фонда часть журналов направляют на временное хранение. Отбор изданий, подлежащих временному хранению, осуществляет комиссия из сотрудников ОКОЛ, ОКИЛ, ОП и ОХФ.

1.4.Весь репертуар журналов, направляемый в ч/з № 8, регистри-

руют в картотеке, где указывают: название журнала, год, номер

ишифр книгохранения.

2.Порядок приема отечественных журналов

вфонд основного хранения

2.1.Прием журналов в основной фонд осуществляет сотрудник ОХФ по регистрационной картотеке ч/з № 8.

2.2.Картотеку ч/з № 8 на журналы, уже имеющиеся в основном фонде, предварительно сверяют с алфавитной картотекой шифров книгохранения (ключом) на предмет соответствия.

2.3.Массив журналов, впервые поступающих в библиотеку, дорабатывают сотрудники ч/з № 8 по «Летописям периодических изданий», в некоторых случаях – по Генеральному каталогу периодических изданий в целях установления их новизны, действительного отсутствия в библиотеке, полноты комплекта, профильности для библиотеки. Информацию об этих журналах из ч/з № 8 передают в комиссию для принятия решения о включении их в репертуар постоянного хранения.

2.4.Переименованным журналам присваивают шифр старого названия данного журнала, при приписке в топокаталог делают соответствующие пометки.

Примечание. Журналы, образовавшиеся в результате слияния двух названий или разделения одного на два, подлежат новому описанию. На карточках со старым названием сотрудники ч/з № 8 делают отсылки к новому.

20