ИздательствоСанкт-Петербургский государственный лесотехнический университет имени С.М. КироваГод2017Страниц48Уровень образованияБакалавриат. Менеджмент

Существует достаточно большое количество методов планирования рабочего времени. Одним из эффективных методов является метод «АЛЬПЫ».

Метод «АЛЬПЫ» включает следующие этапы:

1)составление заданий;

2)оценка длительности поставленных задач;

3)резервирование времени;

4)принятие решений по приоритетам, сокращению времени и перепоручению дел;

5)контроль (учет невыполненных дел).

1. Составление заданий

Необходимо записать в исходный «План дня» все, что должен или хочет сделать менеджер в течение следующего дня:

задачи из общего списка дел или недельного (месячного) плана; не выполненные накануне дела, добавившиеся задачи; периодически возникающие дела; время, которое требуется для выполнения дела.

Втаблице «План дня» рекомендуется использовать сокращения, соответствующие виду деятельности, или рубрики:

В– прием посетителей, визитеров;

Д – делегирование или перепоручение дел другим сотрудникам; К – контроль процесса выполнения заданий; П – задание находится в процессе выполнения; ПК – поездки, командировки; ПР – письменная работа, деловые письма; Т – телефонные разговоры;

Ч – чтение документов (отчетов, писем и т. п.).

Могут использоваться и другие рубрики, связанные с конкретной профессиональной деятельностью менеджера.

Перечень дел рабочего дня должен быть реальным, т. е. ограничен только теми задачами, которые менеджер фактически может решить.

2. Оценка длительности поставленных задач

Напротив каждого задания необходимо поставить приблизительное время, которое требуется для его выполнения, и получить ориентировочное общее время.

41

3. Резервирование времени

При составлении плана дня необходимо придерживаться следующего правила: планом должно быть охвачено не более 60 % времени; приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел (соотношение 60 / 40). Таким образом, при восьмичасовом рабочем дне запланированное время должно составлять не более 6 ч.

4. Принятие решений по приоритетам, сокращению времени и перепоручению дел

Если выполнение всего списка дел требует больших затрат времени, необходимо довести список до указанных параметров (5–6 ч), устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая время, отведенное для выполнения заданий.

Данный этап выполняется в следующей последовательности:

1.Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето (соотношение 80 / 20).

Итальянский экономист В. Парето (1848–1923) сформулировал прин-

цип, по которому отдельные малые части в группе обнаруживают бо́льшую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы. В практике менеджмента это означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80 % результата, а остальные 80 % времени, дают лишь 20 % результата.

Этот принцип конкретизируется, если все решаемые задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате (достижении определенной цели) и затем распределить по степени важности. Причем, следует приступать сначала к решению немногих наиболее значимых задач, затем – многочисленных «второстепенных».

2.Установление приоритетов с помощью метода анализа АВС и уточнение в соответствии с ними задач дня.

Анализ АВС базируется на том, что доля более важных и менее важных дел в их общей численности остается в целом неизменной.

Задачи (дела) делятся на три группы в соответствии с их важностью (значимостью):

категория А – важнейшие задачи составляют примерно 15 % от общего количества задач и дел, которыми занят руководитель или менеджер; их значимость (достижение определенного результата, цели) составляет 65 %;

42

во всем объеме задач

Рис. П.7. Метод анализа АВС

категория В – важные задачи, на долю которых приходится около 20 % от общего числа задач; и их значимость составляет 20 %;

категория С – менее важные и несущественные задачи, которые составляют 65 % от общего объема задач, но имеют небольшую долю значимости – 15 %.

На рис. П.7 проиллюстрирован метод анализа АВС.

Рекомендуется за дела группы А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить бо́льшую часть эффекта (результата). На следующие по значимости задачи группы В приходится также существенная часть общего результата. Выполнение относительно большого количества, но менее важных задач группы С в целом дает небольшой итог.

Принятие менеджером решений о приоритетах – процесс субъективный, индивидуальный. При планировании и выявлении задач категории А менеджеру необходимо ответить на следующие вопросы:

благодаря решению каких задач, он в наибольшей степени приблизится к достижению главных целей;

может ли он решением одной единственной задачи решить несколько других;

какие нерешенные задачи будут иметь негативные последствия. Следует иметь в виду, что часто время, необходимое для выполнения

действительно важных дел, тратится на срочные, но менее важные дела.

3. Рассмотрение каждой задачи с учетом возможности ее перепоручения, делегирования и рационализации.

Важной функцией менеджера является делегирование полномочий, т. е. поручение подчиненным выполнять дела из сферы своей деятельно-

43

сти. Одновременно с этим должны определяться необходимая компетентность и ответственность того сотрудника, кому делегируется задача. Следует знать, что ответственность за решаемую задачу не может быть делегирована.

4.Проверка необходимого времени и сокращение времени на выполнение всех дел (заданий) до необходимой величины.

5.Установление очередности выполнения задач в соответствии с их значимостью (А, В, С).

5.Контроль и перенос дел

Вконце рабочего дня необходимо контролировать выполнение поставленных задач. Остаток дел, которые нельзя перепоручить, следует либо перенести на следующий день, либо завершить за счет резерва времени или сверхурочной работы, либо вычеркнуть из списка.

44

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ ПЛАНА РАБОЧЕГО ДНЯ

Группа логистики занимается управлением материальными потоками (сырья, комплектующих, запчастей и т. п.).

Резерв времени составляет 2 ч (1ч – до обеда и 1 ч – после обеда).

46

47

С о с т а в и т е л и :

Шейнова Ирина Петровна Беспалова Вероника Валерьевна

МЕНЕДЖМЕНТ

Методические указания по выполнению курсовой работы для бакалавров

по направлению подготовки 38.03.02 «Менеджмент»

Редактор М. А. Молчанова

Компьютерная верстка – Н. А. Ушакова

Подписано в печать с оригинал-макета 25.12.17. Формат 60×84/16. Бумага офсетная. Печать трафаретная. Уч.-изд. л. 3,0. Печ. л. 3,0. Тираж 100 экз. Заказ № 157. С 140.

Санкт-Петербургский государственный лесотехнический университет Издательско-полиграфический отдел СПбГЛТУ 194021, Санкт-Петербург, Институтский пер., 3

48