4871

21

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ЗАКУПКАМ

2.1. Понятие и организация материально-технического обеспечения

Возникает необходимость предварительного объяснения категорий «материальнотехническое снабжение», «материально-техническое обеспечение», «закупки», их соотношения и взаимосвязи.

Термин «материально-техническое снабжение», возникший как специфическое наименование военных подразделений тылового обеспечения в армии, широко применялся в названии служб производственных предприятий вплоть до 90-х гг. XX века. Особенности экономического развития того периода отличаются жесткими рамками функционирования предприятий, строгой централизацией иерархии управления. Таким образом, изначально предприятие действовало в соответствии с точной количественной оценкой своей будущей деятельности – планом производства. В этих условиях ресурсное обеспечение производства также ограничивалось по большинству параметров: заранее устанавливались поставщики, пределы потребления, сроки доставки, цены. Тем самым удовлетворение потребности в материальных ресурсах приобретало черты «военного снабжения», предполагающим последовательное выполнение установленных свыше процедур и правил поведения и исключающим проявление инициативы и применение экономических методов в управлении материальными ресурсами. В противоположность термину «материально-техническое снабжение» термин «закупки» как проявление рыночной концепции в сфере материальнотехнического снабжения находит свое применение на предприятиях в силу следующих обстоятельств:

1.Категория «закупки» означает сугубо рыночный подход в организации материаль- но-технического снабжения, предполагающий свободный выбор партнера, множественность потенциальных источников ресурсообеспечения, свободное ценообразование. По сути, предприятие действует в условиях, диктуемых спросом на его профильную продукцию, а сфера материально-технического снабжения должна гибко и оперативно обеспечивать параметры входного материалопотока в соответствии с производственными возможностями и предпринимательскими намерениями.

2.Термин «закупки» обозначает специфику организации материально-технического снабжения на некоторых предприятиях, когда совокупность внешних функций организационно обособляется в специализированную службу. Соответственно внутренние функции также обособляются и носят производный характер от функций внешних.

22

3. Термин «закупки» механически привносится от традиций бывшей отрасли советской торговли, где категории «закуп», «закупки» представляли особую разновидность деятельности, содержание которой заключалось в поиске источников товарных ресурсов.

Категория «материально-техническое обеспечение» с точки зрения ее содер-

жания носит более комплексный, системный и современный характер по следующим причинам:

обеспечение в большей степени отличается чертами именно последовательного «процесса» удовлетворения потребности, что не противоречит требованиям международных стандартов системы ИСО 9000:2000; наряду с закупкой в процесс обеспечения равноценно и гармонично вписываются и

функции доставки, хранения, материально-технического обеспечения производственных подразделений.

Таким образом, современная трактовка термина «материально-техническое обеспечение» обозначает целенаправленный комплексный процесс удовлетворения потребности предприятия в материальных ресурсах в соответствии со стратегией его производственно-хозяйственной деятельности.

Специфика реализации всех операций и процедур, составляющих содержание процесса материально-технического обеспечения, заключается в том, что начинаются они во внешней среде предприятия (рынок сырья, материалов, оборудования) и заканчиваются непосредственно в сфере производственно-технологической деятельности (прицеховые склады, рабочие зоны и участки). Значение подсистемы материальнотехнического обеспечения определяется следующими обстоятельствами:

1.Материально-техническое обеспечение активно формирует и организует удовлетворение потребности в конкретных материальных ресурсах, позволяющих предприятию реализовывать основную функцию – производство профильной продукции.

2.В сфере материально-технического обеспечения также создается стоимость и потребительная стоимость, определяющие как цену материального ресурса, так и цену готовой продукции.

3.Имеющая конкретный результат на «входе» предприятия (цена материальных ресурсов, уровень затрат материально-технического обеспечения) и его «выходе» (величина себестоимости готовой продукции, уровень сбытовых затрат), материальнотехническое обеспечение тем самым является фактором, определяющим рыночное положение фирмы как покупателя и продавца, его конкурентные преимущества и недостатки.

23

Таким образом, система материально-технического обеспечения производства на предприятии может быть рассмотрена с двух позиций:

как деятельность (структура), обеспечивающая выполнение основной функции фирмы (производства) и, следовательно, адаптирующаяся (приспособленная) к требованиям основного производства; как структура (деятельность), формирующая и регулирующая производственное

потребление, его материально-техническое обеспечение (качество ресурсов, новые прогрессивные виды сырья, материалов) и стоимостные (стоимость закупки, затраты по доставке, хранению) параметры.

Следовательно, материально-техническое обеспечение представляется элементом входного потока, формирующим выходной поток в виде будущего готового продукта производственного предприятия и соответственно – силу его конкурентных возможностей за счет качества и цены готовой продукции.

Организация материально-технического обеспечения предполагает определен-

ное упорядочение процедур и операций, устанавливающее последовательность и границы данной деятельности, а также ее построение в пространстве и во времени в соответствии с целями и задачами производственно-хозяйственной деятельности. Объектом организации является подсистема материально-технического обеспечения предприятия, создаваемая на базе совокупности функциональных элементов: специалистов, предметов и средств труда, финансовых и информационных ресурсов. Подсистема материально-технического обеспечения, являясь элементом производственной системы в целом, прежде всего, должна тождественно соответствовать системе управления предприятия, ее элементам и целям общепроизводственной деятельности. Это достигается путем создания адекватной организационной структуры управления мате- риально-техническим обеспечением. В разделе 1.2 указаны классические принципы управления и соответствующие базовые критерии построения организационной структуры коммерческих служб предприятия. На практике основу данных критериев традиционно составляют факторы внешней и внутренней среды, обуславливающие численность службы материально-технического обеспечения, количество и соподчиненность ее подразделений, сферу их компетенции.

1. Факторы внешней среды [8. С. 13].

1.1. Экономическая среда. Включает совокупность факторов, отражающих специфику рынков реальных и потенциальных источников материальных ресурсов и характеризуется:

количественной и качественной оценкой (объем, структура) предложения на рынке конкретных необходимых ресурсов;

24

количественной и качественной оценкой спроса на рынке, отражающих доступность ресурсов, уровень конкурентного давления на рынке; характер взаимоотношений между субъектами рынка, обуславливающий специфи-

ку формирования хозяйственных связей, особенности финансирования, ценообразования, налогообложения и т.д.

1.2.Политическая среда. Характеризуется принятой в стране системой управления экономикой в целом, ее отдельными отраслями, территориальной политикой центрального правительства, состоянием и перспективами внешнеэкономической деятельности.

1.3.Географическая среда. Определяет положение предприятия с точки зрения его территориального размещения: наличие необходимых природно-сырьевых ресурсов, состояние и перспективы транспортных, инженерных и иных коммуникаций, близость и доступность зарубежных рынков, а также природно-климатические условия функционирования.

1.4.Правовая среда. Характеризуется спецификой нормативно-правовой базы деятельности предприятия, набором применяемых в данной сфере прав, обязательств, ограничений, стимулирующих или сдерживающих уровень деловой активности, прогрессивное развитие экономических взаимоотношений между субъектами.

1.5.Научно-техническая среда. Предполагает возможность использования предприятием достижений научно-технического прогресса с позиций потребителя новых технологий, оборудования, материальных ресурсов и их заменителей, способствующих росту производительности, устойчивости конкурентного положения и стабильности развития.

1.6.Институциональная среда. Включает состав и структуру государственных и общественных институтов, субъектов рынка, сфера профессиональных интересов которых связана с деятельностью предприятия. Кроме указанных факторов к данной группе могут быть отнесены факторы социально-культурной среды, национальных традиций, экологических условий и т.д.

2.Факторы внутренней среды.

2.1. Производственная среда. Включает сложную совокупность организационных, технологических и экономических условий, определяющих специфику предприятия как производителя продукции и потребителя материальных ресурсов:

Тип производства: единичное, серийное, массовое.

Форма организации производства: в зависимости от специфики сочетания элементов производства во времени и пространстве – цеховая, линейная, технологическая, предметная, поточная, точечная, интегрированная.

Метод организации производства: индивидуальный, поточный, групповой, синхронизированный.

25

Внутрипроизводственная специализация: предметная, технологическая, интегрированная, смешанная.

2.2.Пространственная среда. Определяет специфику территориального расположения предприятия, наличие и соотношение площадей основного, заготовительного, вспомогательного производств, складского хозяйства и иных служб, состояние подъездных путей и путей внутрипроизводственного перемещения.

2.3.Складское хозяйство. Характеризуется наличием, мощностью, технической оснащенностью материальных складов, их способностью к переработке необходимого количества ресурсов, выполнению требований хранения, технологической подготовке и комплектации.

2.4.Организационно-правовая среда. Обуславливается формой собственности, степенью хозяйственной самостоятельности и кооперации (головное, самостоятельное, филиал), наличием дочерних предприятий и собственных филиалов, системой управления, сложившейся на предприятии.

Формирование рациональной структуры службы материально-технического обеспечения на основе указанных критериев и факторов должно сопровождаться анализом и оценкой следующих элементов:

1.Базовая исходная информация. Предполагает исследование количественных и качественных характеристик материальных ресурсов как объекта управления, состав и особенности реальных и потенциальных источников и потребителей материальных ресурсов, характер и предполагаемые объемы необходимой информации, состав функций и задач, включаемых в сферу компетенции и ответственности службы мате- риально-технического обеспечения .

2.Определяемые параметры. Включает оценку необходимых уровней управления, количества подразделений, численности специалистов, состава их обязанностей и маршруты движения внешней и внутренней информации.

3.Оценочные результативные параметры. Предполагают расчеты необходимых затрат времени на обработку информации, на решение конкретных задач материальнотехнического обеспечения, реакции на оперативные запросы, оценку степени напряженности труда сотрудников в подразделениях и величину общих затрат на содержание аппарата службы.

Таким образом, можно сформулировать шесть признаков структуризации службы материально-технического обеспечения: функциональное назначение службы; характеристика обслуживаемого процесса; характеристика обслуживаемого ресурса; характеристика обслуживаемых потребителей; количество сотрудников; режим рабочего времени. Соответственно, оптимальной структурой службы матери-

26

ально-технического обеспечения будет считаться та, которая обеспечивает четкое разделение труда и наличие высококвалифицированных специалистов; незначительное число уровней руководства, но обеспечивающее необходимый контроль; ориентацию на конкретную потребность, режим функционирования поставщиков и потребителей; оперативную реакцию на изменения параметров внешней и внутренней среды; высокую производительность каждого сотрудника и подразделения в целом; сравнительно низкую затратность функционирования службы. Кроме этого важнейшим условием эффективной деятельности службы материально-технического обеспечения является наличие взаимосвязанной внутри предприятия системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей и скоординированность различных функций и задач между подразделениями и уровнями управления.

Поскольку определяющим элементом создания структуры службы материальнотехнического обеспечения является набор функций как совокупность действий (процедур, операций, работ), однородных с точки зрения достижения установленной цели,

целесообразно классифицировать [22. С. 187–190]:

по признаку однородности: общие; специальные;

по характеру процессов: управленческие; торговые; технологические;

по роли в воспроизводственном процессе: основные; вспомогательные; обеспечивающие;

по масштабу обеспечиваемого объекта: объединения; предприятия; цеха (между отдельными цехами); участки (бригады);

по характеру задач: планирования; организации; регулирования; контроля; учета и анализа; стимулирования;

по признаку деятельности: экономические; организационные; производственные; социальные;

по периодичности: перспективные, стратегические; текущие, тактические; оперативные;

по сфере реализации: во внешней среде предприятия; во внутренней среде предприятия;

по содержанию работ: закупка; доставка; хранение; обеспечение производства. Следует указать, что структуризация и обособление функций (действий, работ,

процедур) на различных предприятиях происходит по-разному. Основу такого комбинирования составляет принцип (сочетание принципов), положенный в основу формирования организационной структуры службы материально-технического обеспечения.

27

Тем не менее, признак специализации на выполнении определенного вида функций сотрудниками материально-технического обеспечения присутствует практически в любой структуре. Наибольшее распространение на практике получили следующие типы организационной структуры материально-технического обеспечения:

1.Функциональный тип. Предполагает наличие в службе отдельных относительно обособленных звеньев (групп, бюро), специализирующихся на выполнении конкретной функции – планирование закупок, доставка ресурсов, хранение и т.п. Использование данного типа организации свойственно для предприятий с незначительными объемами выпуска единичной и мелкосерийной продукции, номенклатурой материалопотребления, ограниченным числом поставщиков. Эффективность управления в этом случае достигается за счет высокой степени специализации сотрудников службы, возможности централизованного контроля за процессом, оперативности принятия решений. При этом технические методы и средства решения задач материальнотехнического обеспечения, права и обязанности каждого функционального звена достаточно четко определены. В свою очередь с ростом объемов производственной деятельности, усложнением технологии, изменением конъюнктуры рынка данный тип структуры вступает в противоречие с изменениями внешних и внутренних условий деятельности по причине значительной обособленности службы, низкой степени адаптивности, жесткости внутрипроизводственных и внешних связей.

2.Материальный тип. Предполагает наличие в службе материально-технического обеспечения подразделений, специализирующихся на выполнении всего комплекса функций материально-технического обеспечения в рамках отдельных предметных (ресурсных) групп закупаемой номенклатуры материальных ресурсов. Такая организация наиболее характерна для предприятий со значительными объемами выпуска крупных или массовых серий продукции, значительным числом поставщиков, смежников, субконтракторов. Достоинствами данного типа организации службы являются относительная децентрализация управления, более точное знание специалистами потребительских, технических и иных качеств ресурсов, особенностей их поведения в производстве, проявляется также более тесная связь с производственными подразделениями. С другой стороны, материальный тип организации приводит к появлению «ресурсного сепаратизма», преобладанию инженерно-технических факторов закупки над экономическими, сложностям в управлении системой поставщиков. Кроме этого, реализация перспективных, стратегических проектов по выпуску новых видов изделий, освоению новых технологий, предполагающая участие в них множества видов сырья и материалов, оборудования и механизмов, зачастую ставится под сомнение ввиду невозможности контроля и координации различных звеньев службы.

28

3. Смешанный (комбинированный) тип. Предусматривает возможность распределения функций и задач по материально-техническому обеспечению, как правило, по двум направлениям:

а) внешнее и внутреннее обеспечение. В этом случае вся совокупность внешних функций по закупке и доставке выполняется подразделениями службы материальнотехнического обеспечения, отдела комплектации, отдела внешней кооперации, внутренние функции ресурсообеспечения конкретных потребителей – специализированными подразделениями главного механика, главного технолога, главного энергетика и т.п. Промежуточным связующим звеном между внешними и внутренними обеспечивающими процедурами становится общезаводской склад, совмещающий функции приемки, хранения, переработки и распределения материальных ресурсов; б) организационно-правовое и оперативное обеспечение. Предполагает выполнение

планово-организационных действий (формирование потребности, поиск источников ресурсообеспечения, контакты и переговоры с поставщиками) в рамках обособленного звена, например, бюро планирования. Непосредственное управление поставками, графиками завоза, приемки осуществляется оперативно-диспетчерским отделом, в непосредственном управлении которого находятся главный материальный склад и прицеховые склады производственных подразделений.

Таким образом, распределение функций материально-технического обеспечения изначально должно ориентироваться на специфику организации производства, структура которого может осуществляться в свою очередь по пространственному, технологическому, продуктовому, функциональному принципам. Любое более или менее значительное изменение внешней или внутренней среды влечет за собой соответствующее изменение структуры (в том числе и материально-технического обеспечения), определяемой сочетанием принципов, что позволяет обеспечивать гибкость и адаптивность материально-технического обеспечения, оперативно перераспределять собственные возможности. Кроме этого, существование в ряде отраслей экономики специфической организации производства включающей вертикаль: производственное объединение – предприятие – филиал, а также наличие сложной системы, диктует необходимость использования рациональной степени централизации и децентрализации функций материально-технического обеспечения. В различных условиях централизация и децентрализация обладают определенными преимуществами и недостатка-

ми. В общем смысле к достоинствам централизации функций материальнотехнического обеспечения следует отнести:

• реализацию единой научно-технической, производственной, закупочной и сбытовой политики;

29

•снижение степени дублирования отдельных функций;

•возможность концентрации материальных, финансовых и иных ресурсов для решения стратегических перспективных целей;

•повышение степени координации сложных закупок и контроля над ними.

Всвою очередь достоинства децентрализации заключаются в том, что:

•возрастает гибкость и сокращается время принятия решений в сфере материальнотехнического обеспечения ;

•более конкретно и точно учитываются обстоятельства закупки, особенности поставщиков;

•увеличивается степень достоверности информации, оптимизируется ее объем.

Вслучае необходимости сосредоточения управленческих функций в рамках крупного производственного объединения в сфере материально-технического обеспечения вопрос централизации решается путем перераспределения отдельных функций стратегического (корпоративного) характера в пользу ведущего (головного) предприятия: разработка политики в сфере закупок, выбор поставщиков, планирование потребности и т.п. Причем выполнение этих функций может быть установлено только для важнейшей номенклатуры материальных ресурсов, определяющей устойчивость функционирования объединения в целом. Соответственно, в сферу компетенции и ответственности других предприятий объединения, филиалов головного предприятия включаются оперативные текущие функции по доставке, складированию, хранению, отпуску в производство по указанной номенклатуре, а также функции полного цикла материаль- но-технического обеспечения по вспомогательной, второстепенной номенклатуре материальных ресурсов. В любом случае большая степень централизации функций управления в сфере материально-технического обеспечения может диктоваться следующими обстоятельствами:

•специфика и сложность организационной структуры предприятия;

•значительные объемы и номенклатура потребляемых ресурсов, особый режим материалопотребления;

•необходимость концентрации финансовых средств для организации крупных сложных закупок;

•значительная территориальная рассредоточенность предприятий и филиалов;

•необходимость организации закупок на внешнем рынке;

•сосредоточение отдельных операций переработки ресурсов на главном материальном складе объединения;

•возможность снижения затрат за счет рационализации хозяйственных связей, доставки, управления производственными запасами.

30

Безусловно, процессы централизации и децентрализации носят объективный характер. Но динамика производства, развитие хозяйственных взаимоотношений диктует необходимость постоянной корректировки организационной структуры либо проведения реорганизации, обеспечивающих необходимый уровень управляемости процесса материально-технического обеспечения и коллектива службы.

2.2.Организация материально-технического обеспечения производственных подразделений предприятий

Логически завершающей стадией процесса материально-технического обеспечения предприятия является наделение каждого подразделения (цеха, рабочего участка, конкретного мест) определенным ассортиментом и количеством сырья, материалов,

комплектующих, полуфабрикатов. Функция материально-технического обеспече-

ния производственных подразделений в той или иной степени полноты включает в себя следующие процедуры и операции:

нормирование объемов необходимых материалов каждому подразделению на определенное время (под конкретный заказ);

организация отпуска материальных ресурсов с главного материального склада;

организация транспортировки ресурсов по подразделениям потребителям по определенным схемам завоза;

участие в организации материалопотока внутри производственного процесса;

контроль за расходом материальных ресурсов и оперативное регулирование материалопотребления.

Внутрипроизводственное обеспечение с точки зрения роли и участия в этом процессе службы материально-технического обеспечения имеют своими целями:

рационально организовать потребление материальных ресурсов в производстве;

сократить потери времени и материалов по причинам простоев технологического оборудования, брака;

высвободить специалистов производственных подразделений от несвойственных им функций;

оптимизировать величину затрат на производственное потребление. Последовательность конкретных действий по материально-техническому обеспе-

чению цехов и участков определяется прежде всего производственной спецификой предприятия. В этом случае целесообразно проанализировать и оценить преобладающие формы специализации цехов, что позволит выявить параметры и режим материа-