3. Документооборот и защита информации

В составлении и использовании любого документа, как правило, поочередно участ­вует несколько человек. Поэтому для документа неизбежно физическое перемещение от подразделения к подразделению, от одного лица к другому. Информация, содержащаяся в составленном документе используется неоднократно.

Документ про­ходит путь от момента его составления или поступления в организацию извне до сдачи в архив или передачи контрагенту организации. У каж­дого экземпляра документа свой путь. Весь путь документа в организации – это его документооборот.

Защита информации – одна из важнейших функций бухгалтерии на любом её участке, на любом этапе учётных процедур. На уровне первичных документов защита ин­формации достигается несколькими способами.

Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещение – эле­менты защиты информации.

Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой имен­но бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.

Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких эк­земплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно умень­шает риск утраты информации.

Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, иден­тифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облига­ция и купон к ней.

Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять под­линность подписи оттиском печати облечён начальник канцелярии предприятия.

Регламентация отношения к ошибкам. При составлении первичных документов возможны ошибки. Для исправления ошибочных записей используют корректурный способ, суть которого заключается в сле­дующем. Неправильно написанное слово или число аккуратно зачёркивают одной линией так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое. Затем вверху пишут правильное слово (число) и звездочкой *) указывают на сноску. В сноске пишут: «Исправлено (на что). Верить». Да­лее следуют дата и подпись автора документа. Более строгие правила (например, в воин­ских частях) требуют указать что исправлено и на что именно. В денежных документах вообще недо­пустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предпри­ятии заносят в специальный журнал.

Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах – по од­ному для каждого участника операции.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение бухгалтерских документов.

2. Какое место в системе управления организацией занимает первичная документация?

3. По каким признакам классифицируются первичные документы?

4. Дайте определение «документооборота».

5. Какие требования предъявляются к оформлению первичной учётной документации?

6. Перечислите основные реквизиты первичных документов.

7. Поясните, что такое «таксировка»?

8. Дайте понятие «группировки».

9. Приведите определение «контировки».

10.  Раскройте способы учёта, обеспечивающие защиту информации в первичных документах.