4.2 Классификация первичных документов

1. По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние – это те документы, которые поступают в организацию от её контрагентов. Например, счёт, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчёт­ного счёта в банке, которой банк извещает о движении денег по расчётному счёту фирмы.

Внутренние оформляются в самой организации: приходный ордер (о поступлении материа­лов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о её выпол­нении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т.д. со склада определённому лицу, их затребо­вавшему, получившему и имеющему на то право) и т.д.

2. По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на ис­полнительные и оправдательные.

Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоря­жения его заместителей.

Оправдательные свидетельствуют о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт при­ёмки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.п.) передан одним предприятием другому или перемещён в другое подразде­ление фирмы.

Часто документ выполняет обе функции т.е. несёт в себе и распоряжение выпол­нить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинирован­ными. Это, например, уже знакомый наряд.

3. По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные.

Ра­зовые оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации.

Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней еже­дневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.

4. По форме документы подразделяются на типовые и произвольной формы.

Типовые (стандартные) – это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны вы­сококвалифицированными работниками Госкомстата и Министерства финансов. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тира­жирование бланков. Типизация форм первичных документов – большое достижение оте­чественного бухгалтерского учёта. Немного можно назвать стран, в которых есть высоко­качественные общепризнанные альбомы типовых форм первичных документов.

5. Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства (документы, оформляющие операции в торговых, строительных промышленных и др. организациях) и по направ­лениям работы бухгалтерии (документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, доку­менты, оформляющие операции по труду и его оплате, расчётные документы и т.д.). Это тоже подразделение документов по назначению, но в более узком смысле сло­ва, чем деление на оправдательные и исполнительные.

6. По способу составления различают документы: на чистом листе бу­маги или на бланке; от руки или с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.