8. Реквизиты документов в справочных правовых системах: назначение и использование.

Реквизиты – это определенные идентификационные характеристики, присущие любому документу.

Для официальных правовых документов обязательными реквизитами, по которым их можно однозначно идентифицировать, являются следующие:

· Наименование (вид) документа; · Название;

· Принявший орган; · Дата принятия;

· Регистрационный номер; · Дата регистрации в Минюсте РФ

При поиске могут быть использованы дополнительные реквизиты: дата и номер регистрации в Министерстве юстиции.

Поиск по реквизитам (Атрибутный поиск) - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса.

Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь.Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.

Зная номер документа, указываем его в поле реквизита номер документа, нажимаем клавишу F9 или кнопку Построить список, на экране появляется найденный документ.

(НЕВАЖНО Если в поле Тематика карточки поиска внести определенную тематику с помощью словаря, то в нижней части появляется список найденных документов. Если возникает ситуация, что необходимо найти документы, относящиеся к определенному типу правовой информации, тогда эффективнее использовать локальный поиск в одном из разделов. Например, необходимо найти бланк документа или финансовые консультации, то в Карточке поиска раздела Финансовые консультации в специальных полях указываем тематику поиска Налоги. Взносы. Платежи, Выплаты физическим лицам, Расходы организации и Ключевые слова.)

Перечень реквизитов документа определяется спецификой самого документа и различен для различ­ных разделов информационного массива.

Реквизиты документы могут быть известны не полностью, а только их фрагменты. Возможно комбинирование данного вида поиска с полнотекстовым по­иском и поиском по тематическому классификатору. Результат поиска будет за­висеть от того, какие именно реквизиты известны. Зада­ние специфических реквизи­тов (официальный номер документа, номер регистра­ции документа в Минюсте РФ, конкретная дата его принятия, слова и словосо­четания, встречающиеся в названии) дают наиболее точный результат поиска.

Атрибутный поискрекомендуется применять в случаях, когда более или менее точно известны значения атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести контекст. Главное достоинство данного вида поиска — возможность гибко комбиниро­вать условия и границы поиска.