9. Список в электронной таблице, назначение, структура, средства обработки.

Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например, набор адресов и телефонов клиентов. Списком называется таблица Excel, которая состоит из одного и более столбцов и строк.

Список может использоваться, как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы – полей. Первая строка списка при этом содержит имена столбцов (имена полей). В Excel имеется набор функций списка, облегающих обработку и анализ данных в списке.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо правильно его сформировать:

• список должен состоять из столбцов (полей) и строк (записей).

• каждый столбец должен иметь заголовок (имя поля) и содержать данные только одного типа (например, только числа или только текстовые значения и т.д.).

• В списке не должно пустых строк или столбцов.

Excel обладает мощными средствами для работы со списками:

• пополнение списка;

• фильтрация списка;

• сортировка списка;

• подведение промежуточных итогов;

• создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка.

10. Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по критерию, подведение итогов (ms Excel).

Под сортировкой списка понимается упорядочение записей по возрастанию или убыванию. В зависи-мости от содержимого поля, по которому задана сортировка (текст, числа, даты), записи располагаются в алфавитном, числовом или хронологическом порядке. Кроме того, предусмотрена сортировка в по-рядке, указанном пользователем.

Сортировка может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. Причем в каждом поле может быть указан свой (убывающий или возрастающий) порядок сортировки

На вкладке Главное меню Главное- редактирование- сортировка и фильтр.

Фильтрация применяется в случаях,когда необходимо из общего списка выбрать и отобразить на эк-ране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel предоставляет пользователю два способа фильтрации: с помощью автофильтра и с помощью расширенного фильтра. Вкладка Главное меню Главное-данные-сортировка и фильтр.

Отбор данных по критерию: использование автофильтра MS EXCEL.

Автофильтр позволяет быстро отфильтровать данные с заданием одного или двух простых условийотбора. Эти условия накладываются на содержимое ячеек отдельных столбцов.

Расширенный фильтр рекомендуется использовать в тех случаях,когда:

- условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов,

- к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора,

- в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления по заданной формуле.

Вычисление итогов - для этого предназначена команда промежуточные итоги вкладки Главного меню данные-структура. Появится диалоговое окно с полями (при каждом изменении; операция; добавить итоги по) и флажками (заменить текущие итоги; конец страницы между группами; итоги под данными).

Пакет MS Excel позволяет подводить общие и промежуточные итоги. Для вычисления итоговых значений используются функции: сумма, количество значений, среднее, максимальное, минимальное, произведение и простейшие статистические функции.

Для подведения промежуточных итогов список предварительно разбивается на группы. Общий итог определяется с применением функций, заданных для вычисления промежуточных итогов, и располагается в виде отдельной строки в конце списка.

11. Защита данных в электронной таблице (MS Excel).

ащита элементов листа от всех пользователей

Откройте лист, который требуется защитить.

Разблокируйте все ячейки, которые должны быть доступны пользователям для изменения: выделите каждую ячейку или диапазон, выберите в меню Формат команду Ячейки, откройте вкладку Защита, а затем снимите флажок Защищаемая ячейка.

Скройте все формулы, которые не должны отображаться: выделите ячейки с этими формулами, выберите в меню Форматкоманду Ячейки, откройте вкладку Защита, а затем установите флажок Скрыть формулы.

Разблокируйте все графические объекты, которые должны быть доступны пользователям для изменения.

Нет необходимости разблокировать кнопки и элементы, пользователи в любом случае смогут использовать их. Следует разблокировать внедренные диаграммы, надписи и другие рисованные объекты, которые должны быть доступны пользователям для изменения. Чтобы найти на листе графические объекты, выберите в меню Правка команду Перейти, нажмите кнопку Выделить, а затем установите переключатель в положение объекты.

Удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните все объекты, которые требуется разблокировать.

В меню Формат выберите команду, соответствующую выделенному объекту: Автофигура, Объект, Надпись,Рисунок, Элемент управления или Объект WordArt.

Откройте вкладку Защита.

Снимите флажок Защищаемый объект и флажокСкрыть текст (если он отображается).

В меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите командуЗащитить лист.

+

Введите пароль для защиты листа.

ПРИМЕЧАНИЕ. Пароль задавать необязательно; однако, если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с листа и изменить защищенные элементы. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, так как если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

В списке Разрешить всем пользователям этого листа выберите действия, выполнение которых требуется разрешить всем пользователям.

Нажмите кнопку OK и, если будет предложено, введите этот пароль еще раз.