4. Основные этапы подготовки текстового документа.

1. Ввод текста

Ввод текста начинается с позиции, на которой установлен курсор. Для ввода текста используется клавиатура. При вводе текста осуществляется автоматический переход к следующей строке при заполнении предыдущей

2. Редакторская обработка

Редактирование документа предполагает прежде всего логико-содержательный анализ текста, на основе которого в текст вносятся исправления. Этап редактирования завершается, как правило, проверкой орфографии и устранением выявленных орфографических ошибок.

Внесение исправлений включает в себя вставку, удаление, замену

или перестановку фрагментов текста/

3. Оформление

Оформление документа начинается с установки его формата, после чего, как правило, устанавливают шрифт для всего текста, а затем

оформляют (форматируют) отдельные фрагменты текста (шрифтовое

выделение) и его структурные элементы, как правило, абзацы.

4. Печать еще можно назвать

Такое разбиение на этапы не означает, что из последующего этапа

нельзя вернуться к предыдущему. На практике при подготовке сложных документов это происходит повсеместно.

В любой организации, как правило, имеется набор образцов и шаблонов типовых документов, которые и используются для их подготовки. При подготовке документа на основе образца в документобразец вносится недостающая информация и необходимые изменения стандартного текста. Заботиться об оформлении документа в этом

случае не приходится. При подготовке документа на основе шаблона

текст документа является оригинальным: его приходится полностью

вводить и редактировать. Оформление документа в достаточной мере

автоматизировано, так как шаблон содержит стили оформления структурных элементов документов этого типа.

5. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста (ms Word).

Ввод текста начинается с позиции, на которой установлен курсор. Для ввода текста используется клавиатура. При вводе текста осуществляется автоматический переход к следующей строке при заполнении предыдущей, при этом осуществляется перенос: по словам или по слогам, если установлен соответствующий режим с помощью инструмента Расстановка переносов группы параметры страницы вкладки разметка страницы.

· Ввод текста выполняется в режиме вставки или замещения. В режиме вставки вводимые по месту расположения курсора символы автоматически сдвигают находящийся справа текст. В режиме замещения вводимый по месту расположения курсора текст замещает находящиеся справа от курсора символы. Переключение между режимами вставки и замещения выполняется с помощью клавиши Insert.

· Клавишу Enter нажимают только в конце абзаца, – переход на новую строку внутри абзаца выполняется автоматически при достижении правого поля.

· Клавишу Backspace используют удаления символа перед курсором, а клавишу Delete – за курсором.

· Между словами всегда ставят только один пробел.

· Знаки препинания пишут слитно с предшествующим словом и отделяют пробелом от следующего. Кавычки и скобки не отделяют пробелами от заключенного в них текста.

· Никогда не следует ставить пробелы в начале абзаца – красную строку устанавливают движком на линейке или нажатием клавиши Tab.

· Для центрирования абзаца (например, заголовка) используют способ выравнивания По центру, а не пробелы или клавишу Tab.

· Чтобы вставить пустую строку после абзаца, нужно поместить курсор в последнюю позицию абзаца и нажать клавишу Enter.

· Для удаления пустой строки помещают на нее курсор и нажимают клавишу Delete.

· Чтобы разбить абзац на два отдельных абзаца, нужно поместить курсор в позицию, с которой начнется новый абзац, и нажать клавишу Enter.

· Чтобы соединить два абзаца в один, нужно поместить курсор в последнюю позицию первого абзаца и нажать клавишу Delete.

Средства автоматизации ввода текста:Автотекст.Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое. 39

Автозамена.Автозамена - средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.

Автоформат - может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений - отказаться.