6.6. Открытие и закрытие базы данных

При открытии и закрытии уже существующей базы данных или при создании новой текущая база данных будет закрыта, так как программа Access позволяет одновременно работать только с одной базой данных, хотя специальными приемами это правило можно обойти.

Открытие базы данных

В программе Access 2007 предусмотрено несколько методов открытия базы данных.

В частности, выполнить открытие базы данных можно следующим образом:

• Щелкнуть на имени файла базы данных в окне, Приступая к работе с Microsoft Office Access.

Список использовавшихся последними баз данных дублируется в правой части окна Приступая к работе с Microsoft Office Access, в разделе Открыть последнюю базу данных. Если в этом списке присутствует нужная вам база данных (в нашем случае база данных Обучение), щелкните на имени ее файла.

• Выбрать имя базы данных из меню Office. Также применяется в том случае, если вы недавно работали с требуемой вам базой данных.

• Для этого выполните следующее.

• Щелкните на кнопке Office. В правой части панели меню показан список (от 1 до 9 позиций) имен файлов баз данных, которые использовались последними. Если в этом списке есть необходимая вам база данных, щелкните на ней. Файл будет открыт с теми же настройками, которые были установлены при последнем к нему обращении.

• Чтобы изменить число файлов, которые отображаются в этом списке, щелкните на кнопке Office, а затем — на кнопке Параметры Access. В одноименном окне выберите категорию Дополнительно. Справа, в группе параметров Вывод на экран, из раскрывающегося списка опции Число документов в списке последних файлов выберите удобное для вас значение (от 1 до 9) и щелкните на кнопке ОК.

• Если в окне Приступая к работе с Microsoft Office Access или списке файлов меню Office имя требуемой базы данных отсутствует, открыть ее можно в диалоговом окне Открытие файла базы данных.

• Для этого выполните следующее.

• Щелкните на ссылке Другие раздела Открыть последнюю базу данных в рабочей области окна Access или, щелкнув на кнопке Office, выберите из меню команду Открыть. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных .

• Если в списке тех файлов, которые отображены в этом окне, нет интересующей вас базы данных, воспользуйтесь раскрывающимся списком Папка, чтобы выбрать нужные диск и папку. Для этого сначала щелкните на стрелке справа в этом поле, а затем, дважды щелкнув на папке, откройте ту, в которой хранится нужная вам база данных.

• Когда нужный файл найден, дважды щелкните на нем. Выбранная база данных будет открыта в рабочей области приложения Access.

Создание на рабочем столе ярлыка

для открытия нужного объекта базы данных.

Чтобы иметь возможность быстро открыть объект базы данных (таблицу, форму или отчет), создайте для этой цели ярлык на своем рабочем столе.

Для этого выполните следующее.

• Откройте в приложении Access 2007 базу данных, которая содержит интересующий вас объект. Убедитесь, что он действительно присутствует слева, в области переходов.

• Уменьшите размер окна приложения Access так, чтобы был виден рабочий стол.

• Щелкните левой кнопкой мыши на имени нужного объекта в области переходов и, удерживая кнопку, перетащите пиктограмму из окна приложения Access на рабочий стол. Отпустите кнопку мыши — теперь на рабочем столе появился новый ярлык. Отныне двойной щелчок на нем позволяет открывать в приложении Access базу данных, содержащую этот объект, а также и сам объект.

Закрытие базы данных

Если базу данных необходимо закрыть, сделать это можно следующим образом.

Щелкните на кнопке Office.

В левой части панели меню выберите команду Закрыть базу данных.

При выходе из базы данных все внесенные в нее изменения программа Access автоматически сохранит.

Однако если модификация затронула макеты и структуру объектов базы данных, система запросит у вас соответствующее подтверждение.