8. Электронные документы как важнейший элемент современного юридического документооборота. Реквизиты электронных документов.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. (ФЗ 149)

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

- на экране дисплея; бумажном носителе;

- ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон. 

Преимущества использования электронных документов:

- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК; компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

- уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

- появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:

• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;

• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

• необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Реквизиты электронного документа:

регистрационный номер и дата;

электронная подпись уполномоченного лица;

название и юридический адрес организации, в которой электронный документ был составлен;

иные реквизиты.

Электронная подпись (далее – ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронная подпись бывает трех видов:

• простая;

• усиленная неквалифицированная (далее – неквалифицированная);

• усиленная квалифицированная (далее – квалифицированная).

Отметим, что только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

В остальных случаях контрагентам нужно заключать специальное соглашение, которое позволит признать электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, равнозначным документу, подписанному собственноручно. То есть от соблюдения порядка использования разных видов электронной подписи зависит, будет документ обладать юридической значимостью или нет.