Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Dokumentovedenie.docx
Скачиваний:
211
Добавлен:
13.06.2021
Размер:
215.32 Кб
Скачать

25. Официальное (деловое) письмо: структура и реквизиты делового письма.

Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций. Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому, насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено, судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Структура и реквизиты:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, ФИО и адрес.

3. Дата написания и отправления письма.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение. Располагается посередине с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, ФИО. Традиционным считается обращение «Уважаемый». Задача обращения - установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму.

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма.

7. Основная часть текста служит для последовательного и подробного написания различных аспектов вопроса. В ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора.

9. Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество и т.п. Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО)

11. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

12. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе.

Кроме вышеперечисленных деловое письмо имеет/может иметь следующие реквизиты: государственный герб РФ; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; код формы документа; регистрационный номер документа и др.